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      2. word怎么設(shè)置公文頁碼

        時間:2024-10-04 23:26:34 office辦公 我要投稿
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        word怎么設(shè)置公文頁碼

          頁碼是書的每一頁面上標明次序的號碼或其他數(shù)字。下面是小編為您整理的關(guān)于word怎么設(shè)置公文頁碼的相關(guān)資料,歡迎閱讀!

        word怎么設(shè)置公文頁碼

          一、黨政機關(guān)公文格式處理存在的主要問題

          黨政機關(guān)公文格式設(shè)置的主要問題體現(xiàn)在機關(guān)標志的設(shè)置、發(fā)文字號與簽發(fā)人的排列和分隔線的制作上。

          (一)發(fā)文機關(guān)標志設(shè)置的主要問題有二

          1.欠精確!饵h政機關(guān)公文格式》規(guī)定信函發(fā)文機關(guān)標志上邊緣至上頁邊為30mm,命令為20mm,余者為35mm。有些秘書在發(fā)文機關(guān)標志前分別空3、2、3.5 行, 根據(jù)版心高225mm 和一般每頁排22 行的規(guī)定,機關(guān)標志與上邊緣距離約為30.7、20.5、35.8mm,不合規(guī)范,此法不妥。亦有人僅在發(fā)文機關(guān)標志前空一行,將該行的行距設(shè)置為2.9、2.4、3.4 倍,或根據(jù)毫米與磅的換算關(guān)系設(shè)置行距為85、71、99 磅。此二法亦非精確設(shè)置途徑,且未能考慮發(fā)文機關(guān)標志前標注份號、密級與保密期限、緊急程度等占行的需要。

          2.操作步驟復(fù)雜。熟悉Word 處理技術(shù)的秘書都采用文本框定位法設(shè)置機關(guān)標志。此法需三步操作。首先插入橫排文本框,其次輸入發(fā)文機關(guān)標志,完成字體字號調(diào)整和套色工作,最后改變文本框?qū)傩浴5谝徊胶妥詈笠徊较喈敺爆。第一步?zhí)行“插入”-“文本框”-“橫排”時,立即跳出“在此建立圖形”的對話框,若在對話框內(nèi)建立文本框,對話框?qū)⒄紦?jù)一定頁面,破壞公文格式。最后一步需作三項工作。一是將線條設(shè)為無色。二是把“文本框”-“內(nèi)部邊距”所有數(shù)值設(shè)為“0”,同時去掉“Word 在自選圖形中自動換行(W)”前的“√”,選中“重新調(diào)整自選圖形以適應(yīng)文本(T)”,使文本框自動調(diào)整邊框,緊密貼近文字。三是進入高級頁面,將文字環(huán)繞設(shè)為“上下型”,以使機關(guān)標志占滿所在行空間,“圖片位置”-“水平對齊”選為“相對于頁邊距居中對齊”,垂直對齊則選擇“絕對位置”-“頁邊距”,下側(cè)將信函、命令設(shè)為3.2厘米,其余文件設(shè)為3.5 厘米。

         。ǘ┌l(fā)文字號與簽發(fā)人的排列欠規(guī)范。

          發(fā)文字號年份部分應(yīng)當用六角括號(“〔〕”)括起。由于鍵盤沒有該符號,一些秘書用四角括號(“[]”)或弧形括號即“()”替代。當發(fā)文字號與簽發(fā)人同行排列時,有個別文件未能分別居左空一字或居右空一字。居某個方向空字排列出錯的還有署名及成文日期、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期、頁碼等。

          (三)分隔線定位欠準確

          除了命令,其余14 種公文都需印制分隔線。

          版頭處,信函以外的13 種公文,其分隔線印制于發(fā)文字號之下4 mm 處,信函的分隔線則印制于發(fā)文機關(guān)之下4mm 處。此處的分隔線一般采用圖片定位法制作。13 種公文在貼近發(fā)文字號下邊緣處插入一條橫線,雙擊之,執(zhí)行“版式”-“高級”,“圖片位置”-“水平對齊”選擇“相對于頁邊距居中對齊”,“垂直對齊”則選擇“絕對位置”-“行(或段落)”,下側(cè)設(shè)為“0.4”厘米。在發(fā)文字號下邊緣插入橫線不好把握距離。遠或近了,分隔線將不是相對發(fā)文字號距離0.4 厘米,而是相對于發(fā)文字號的下一行或上一行距離0.4 厘米。信函則在發(fā)文機關(guān)標志下插入雙線(武文線),由于發(fā)文機關(guān)采用文本框定位,線條與文本框之間沒有適合的方法設(shè)置出0.4 厘米的距離,往往導(dǎo)致信函版頭雙線定位不準確。

          版記處,一如上文采用圖片定位法。由于13 種公文版記處需印制三條分隔線,依此法需分別設(shè)置線高、版式和對齊方式,較為繁瑣。信函版記因只有一條上細下粗的雙線(文武線),則相對好處理,又因暫無其他更好的方法,故信函版記的分隔線沿用圖片定位法。

          二、精確設(shè)置黨政機關(guān)公文格式的方法

          黨政機關(guān)公文格式設(shè)置可分為兩部分:頁面設(shè)置和各要素排列。此處就Word 的處理技術(shù),對一些容易出錯的格式進行精確設(shè)置的探討。

         。ㄒ唬╉撁嬖O(shè)置

          1.頁邊距的設(shè)置。公文用紙?zhí)祛^為37mm,訂口為28mm,版心尺寸為156 mm×225mm。由于Word 文檔不能直接設(shè)置版心,需要通過頁邊距設(shè)置,即將上下左右頁邊距設(shè)置為3.7、3.5、2.8、2.6 厘米。

          2.版心文字排列。版心“一般每面排22 行,每行排28 字”,執(zhí)行“頁面設(shè)置”-“文檔網(wǎng)格”,將“網(wǎng)格”、“字符- 每行”、“行- 每頁”分別設(shè)置為“指定行和字符網(wǎng)格”、“28”、“22”。

         。ǘ└饕氐脑O(shè)置

          1.密級和保密期限的排列。密級和保密期限之間要插入一個五角星,需三步驟。首先執(zhí)行“插入”-“圖片”-“自選圖形”-“星與旗幟”-“五角星”,于“在此創(chuàng)建圖形”對話框外插入五角星。隨后調(diào)整五角星大小,使其與三號字相仿。最后,雙擊五角星,跳出“設(shè)置自選圖形格式”對話框,將“填充顏色”和“版式”設(shè)置為“黑色”、“嵌入型”。經(jīng)嵌入型設(shè)置,密級和保密期限若需調(diào)整位置,五角星將與之移動,避免了額外操作程序。最后,將五角星移到密級與保密期限之間。

          2.發(fā)文機關(guān)標志與版頭分隔線的設(shè)置。采用表格定位法設(shè)置機關(guān)標志,同時完成版頭分隔線的制作。執(zhí)行“表格”-“插入”-“表格”,插入行數(shù)、列數(shù)均為“1”及固定列寬為“15.6”或“17”厘米的表格。隨后在表格內(nèi)輸入機關(guān)標志信息,調(diào)整字體、字號和顏色,再單擊右鍵,執(zhí)行單元格對齊方式,選擇“居中”處理。接著雙擊表格左上角的“田”字符號,執(zhí)行“表格”-“文字環(huán)繞”,單擊“環(huán)繞”圖標,隨后單擊環(huán)繞圖標右側(cè)的定位,執(zhí)行表格定位。將水平對齊設(shè)為“相對于頁邊距居中”,垂直位置設(shè)為“相對于頁邊距2 或3 厘米對齊”,將距正文的所有數(shù)值設(shè)為“0”,全部去點選項前的“√”,單擊確定,返回表格頁面。最后,單擊邊框與底紋,將信函的線型選為上粗下細的武文線(13 種公文無需此項操作),顏色選為紅色。然后單擊預(yù)覽處上、左、右線條以去掉表格相應(yīng)線條。僅保留下線作為分隔線。若為信函,將光標移到發(fā)文機關(guān)標志所在行,執(zhí)行“格式(必須單擊工具欄)”-“段落”-“間距”,將段后設(shè)為“0.4”厘米。若是13種公文,則在表格內(nèi)完成發(fā)文字號與簽發(fā)人輸入,于發(fā)文字號所在行設(shè)置“段后0.4”厘米。

          聯(lián)署發(fā)文,分情況處理。若機關(guān)個數(shù)為奇數(shù),可在中間的機關(guān)名稱后添加“文件”二字,其余機關(guān)名稱以中間機關(guān)名稱為基準左側(cè)對齊即可。若為偶數(shù)個機關(guān)發(fā)文,只能采用文本框定位法。各用一個文本框輸入機關(guān)名稱和“文件”二字,調(diào)整字體字號和套色后,參照本文第二部分提及的文本框定位法處理。注意,僅對機關(guān)名稱文本框進行版式設(shè)置,在最后一個機關(guān)名稱后連按四次“空格”鍵,留出兩字空格,拉動文本框右邊框,使空字行剛好顯示段落標記,再以機關(guān)名稱中部為基準,將“文件”文本框移到其右側(cè),其右邊框與機關(guān)名稱文本框的右邊框重合。最后,去掉文本框線條顏色。此法繁雜,卻是無奈之舉。

          隨后,行數(shù)與列數(shù)均為“1”及固定列寬為“15.6”厘米的表格,輸入發(fā)文字號及簽發(fā)文,仿照前文設(shè)置版頭分隔線。

          3.發(fā)文字號與簽發(fā)人的排列。六角括號執(zhí)行“插入”-“特殊符號”-“標點符號”,雙擊“〔”即可。若為上行文,發(fā)文字號居左空一字編排,與最后一個簽發(fā)人姓名同行排列,簽發(fā)人居右空一字。若簽發(fā)人僅占一行,可右鍵單擊發(fā)文字號所在行,執(zhí)行段落,將左右縮進均設(shè)為“2 字符”,然后于發(fā)文字號與簽發(fā)人之間連續(xù)按空格鍵,以未跳行為準。若簽發(fā)人占兩行或以上,在最后一行設(shè)置“左右縮進2 字符”,其他行簽發(fā)人,全部居右處理,設(shè)為“右縮進2字符”。

          4.版記分隔線的制作。13 種公文,可采用表格定位法設(shè)置。第一步,插入一個列數(shù)為“1”、行數(shù)為“2”及固定列寬為“15.6”厘米的表格,輸入抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期的相關(guān)信息。第二步,雙擊表格左上角“田”字符號,參照發(fā)文機關(guān)標志表格定位法處理,所例外者有三。一是垂直位置選擇相對于頁邊距底端對齊,二是僅去掉左右線條,三是將首末二線之高設(shè)為“寬度1 磅”,即接近.35mm,將中線之高設(shè)為“寬度3/4 磅”,即接近0. 25 mm。需要說明的是,此三線之高度,《格式》只推薦數(shù)值,未硬性要求,且表格線條的粗細只能設(shè)置磅值,不能以厘米為單位設(shè)置,故此作接近式設(shè)置。

          信函,可用圖片定位法。插入橫線后,雙擊線條,將線型設(shè)為武文線,套色,寬度設(shè)為17厘米,執(zhí)行“版式”-“高級”-“圖片位置”,水平設(shè)為相對于頁邊距居中對齊,垂直對齊選擇“絕對位置”-“頁邊距”,下側(cè)設(shè)為“20.5”厘米。由于版心高225mm, 在版心上邊緣下側(cè)205mm 處設(shè)置分隔線,該線距離下頁邊剛好是

          20mm。亦可用表格定位法設(shè)置。插入一個行數(shù)、列數(shù)為“1”及固定列寬為“17”厘米的表格,將表格定位為水平位置相對于頁邊距居中,垂直位置相對于頁邊距底端對齊,隨后處理線型和顏色,去掉左、右、下三線,最后將表格高度設(shè)為“2”厘米。

          由于信函每頁均需印制機關(guān)標志和版記分隔線,為避免操作麻煩,可執(zhí)行“視圖”-“頁眉與頁腳”,分別設(shè)置機關(guān)標志和版記分隔線,退出頁眉與頁腳后,所有頁面將自動出現(xiàn)以上要素。

          5.頁碼。頁碼要求數(shù)字左右各放一條一字線,單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。執(zhí)行“插入”-“頁碼”,對齊方式選擇“外側(cè)”,再單擊“格式”,數(shù)字格式選擇左右均帶橫線的形式。插入頁碼后,分別對任意單雙頁碼進行縮進字符設(shè)置即可。公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。設(shè)置此格式,需要分節(jié)處理。將光標移到空白頁,執(zhí)行“插入”-“分隔符”,分節(jié)符類型選擇“連續(xù)”。執(zhí)行“視圖”-“頁眉和頁腳”,彈出“頁眉和頁腳”對話框,單擊“連接到前一個”圖標,跳出新對話框,單擊“否”,使本節(jié)頁眉頁腳的格式與上一節(jié)不同,刪除本節(jié)任意單雙頁碼。注意,編輯頁眉頁腳后,頁眉處出現(xiàn)一條橫線,應(yīng)執(zhí)行“格式”-“樣式和格式”,點擊“清除格式”將其去掉。信函首頁不顯示頁碼,執(zhí)行“頁面設(shè)置”-“版式”,選擇“首頁不同”。

          四、結(jié)束語

          黨政機關(guān)公文格式關(guān)于文字字體、字號、顏色的格式要求相對簡單,稍加學(xué)習(xí)就能掌握。由于公文主體處的格式主要涉及文字處理,故本文不述。頁面設(shè)置、要素的位置排列則相對復(fù)雜。本文僅對這些有難度的格式的精確設(shè)置提供途徑,供秘書工作者使用。

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