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文秘如何寫會議紀(jì)要？
一、概念和特點
會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀(jì)實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。
會議紀(jì)要有以下幾個特點：
(一)綜合性。會議紀(jì)要是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的，它具有整理和提要的基本特點。
(二)指導(dǎo)性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性;二是會議紀(jì)要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀(jì)要一經(jīng)下發(fā)，將對有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀(jì)要還可以作為與會同志向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報、向群眾傳達的文字依據(jù)。
(三)備考性。一些會議紀(jì)要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。
二、分類
按照會議性質(zhì)來分，會議紀(jì)要大致有辦公會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要、聯(lián)席(協(xié)調(diào))會議紀(jì)要、座談會議紀(jì)要等。
辦公會議紀(jì)要是記述機關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀(jì)要。辦公會議紀(jì)要一般有例行型辦公會議紀(jì)要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀(jì)要，以及現(xiàn)場辦公會議紀(jì)要，即為解決某重大問題而召集有關(guān)方面和有關(guān)單位在現(xiàn)場研究、議決或協(xié)商的辦公會議紀(jì)要。
專題會議紀(jì)要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀(jì)要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結(jié)合，既要歸納比較集中、統(tǒng)一的認(rèn)識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都?xì)w納表達出來。
三、寫法
會議紀(jì)要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應(yīng)寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀(jì)要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：
(一)集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認(rèn)識、議定的有關(guān)事項(包括解決問題的措施、辦法和要求等)，用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。
(二)分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標(biāo)號或小標(biāo)題，分項來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細(xì)，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。
(三)發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據(jù)上級機關(guān)布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀(jì)要，可采用這種寫法。
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