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企業(yè)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)有效設(shè)計(jì)方法
KPI 是通過(guò)對(duì)組織內(nèi)部流程的輸入端、輸出端的關(guān)鍵參數(shù)進(jìn)行設(shè)置、取樣、計(jì)算、分析，衡量流程績(jī)效的目標(biāo)式量化管理指標(biāo)，是把企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)分解為具體可操作的工作目標(biāo)的工具，是基于經(jīng)營(yíng)管理績(jī)效的系統(tǒng)性的考評(píng)體系。下面是小編為大家整理的企業(yè)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)有效設(shè)計(jì)方法，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、做好設(shè)計(jì)和應(yīng)用KPI的基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作
1.確立明確的戰(zhàn)略目標(biāo)和戰(zhàn)略規(guī)劃
設(shè)計(jì)合理有效的KPI體系需要以清晰的戰(zhàn)略目標(biāo)和戰(zhàn)略規(guī)劃為基礎(chǔ)。企業(yè)的企業(yè)級(jí)KPI、部門及崗位KPI都來(lái)源于企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和戰(zhàn)略規(guī)劃的分解。
2.通過(guò)各種方式取得各層級(jí)人員對(duì)考評(píng)系統(tǒng)的支持和理解
設(shè)計(jì)和推廣KPI需要高層管理者的支持，績(jī)效考評(píng)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)者應(yīng)采用簡(jiǎn)要概括的方式，通過(guò)正式渠道，向高層領(lǐng)導(dǎo)闡述KPI考評(píng)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)以及實(shí)施中可能遇到的障礙和問(wèn)題，以獲得企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的全面支持和幫助，同時(shí)希望他們能身體力行地遵守和執(zhí)行績(jī)效考評(píng)的各種制度和程序;企業(yè)人力資源部還應(yīng)通過(guò)各種各樣的方法，使基層員工意識(shí)到推行KPI的重要性和必要性，特別是對(duì)其今后職業(yè)生涯的發(fā)展所具有的積極作用;此外，企業(yè)還應(yīng)通過(guò)績(jī)效培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)，端正中層主管的認(rèn)識(shí)，使每個(gè)中層主管都成為積極、有效的考評(píng)者。
3.改進(jìn)組織結(jié)構(gòu)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)的信息化管理水平
設(shè)計(jì)KPI必須在戰(zhàn)略目標(biāo)與組織結(jié)構(gòu)之間找到平衡點(diǎn)。如果組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)不合理，很難將戰(zhàn)略目標(biāo)分解落實(shí)到崗位并形成KPI.企業(yè)應(yīng)圍繞客戶(外部客戶和內(nèi)部客戶)需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，建立首尾相接、完整連貫的整合性業(yè)務(wù)流程，并建立基于流程導(dǎo)向的組織結(jié)構(gòu)。戰(zhàn)略目標(biāo)分解到流程，進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為部門目標(biāo)和崗位目標(biāo)。
KPI的設(shè)計(jì)和應(yīng)用需要及時(shí)高效的信息溝通，所以企業(yè)應(yīng)提高自身的信息化管理水平。完善的信息系統(tǒng)不僅可以保證信息的完整和準(zhǔn)確，還能提高企業(yè)績(jī)效溝通、績(jī)效反饋、信息查詢和信息處理的效率，充分發(fā)揮企業(yè)中信息的協(xié)同價(jià)值。
二、構(gòu)建企業(yè)級(jí)KPI
在明確企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和年度目標(biāo)的基礎(chǔ)上，企業(yè)首先通過(guò)繪制戰(zhàn)略地圖，找到實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)鍵經(jīng)濟(jì)利益價(jià)值驅(qū)動(dòng)因素，接著運(yùn)用魚骨分析法和頭腦風(fēng)暴法或平衡計(jì)分卡(BSC)等工具對(duì)這些因素進(jìn)行分析，分解出企業(yè)要采取的戰(zhàn)略舉措(為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)必需采取哪些行動(dòng)?)找出企業(yè)的業(yè)務(wù)重點(diǎn)，得出企業(yè)的關(guān)鍵成功因素。然后，再利用 QQTC 模型，遵循戰(zhàn)略導(dǎo)向、可操作性、差異性、精煉性、可控性和SMART(具體、可度量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)并基于時(shí)間)等原則，從質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間和成本四個(gè)維度將關(guān)鍵成功因素轉(zhuǎn)化為企業(yè)級(jí)KPI指標(biāo)。
所謂QQTC模型是：Q(Quantity 數(shù)量)：即在規(guī)定條件下完成工作的數(shù)量，一般采用個(gè)數(shù)、時(shí)數(shù)、次數(shù)、項(xiàng)數(shù)、人數(shù)、額度等表示;Q(Quality 質(zhì)量)：即在規(guī)定條件下完成工作的質(zhì)量，通常采用比率、評(píng)估結(jié)果、滿意度、及時(shí)性、達(dá)成率、準(zhǔn)確性、完成情況、合格率、周轉(zhuǎn)次數(shù)等表示;T(Time 時(shí)間)：即在規(guī)定條件下完成工作的時(shí)間，一般通常采用批準(zhǔn)時(shí)間、完成時(shí)間、開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、最早/最遲開(kāi)始時(shí)間、最早/最遲結(jié)束時(shí)間等表示;C(Cost 成本)：即在規(guī)定條件下完成工作所耗費(fèi)的成本，一般采用費(fèi)用額、預(yù)算控制等表示。
因?yàn)槠髽I(yè)還要考慮到對(duì)某些KPI進(jìn)行考評(píng)的經(jīng)濟(jì)性與可行性，企業(yè)在應(yīng)用 QQTC 模型確定KPI時(shí)，并不要求所有的關(guān)鍵成功因素都要按照這四個(gè)維度進(jìn)行轉(zhuǎn)化。
經(jīng)過(guò)歸納和分解出來(lái)的KPI會(huì)有很多，因此，企業(yè)可以使用BSC (BSC可以保證KPI的系統(tǒng)性、全面性和平衡性，確保KPI能支撐企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn))從客戶、財(cái)務(wù)、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)等四個(gè)維度對(duì)KPI進(jìn)行歸類，這樣就形成了企業(yè)級(jí)KPI指標(biāo)庫(kù)。
因?yàn)閼?zhàn)略目標(biāo)是相對(duì)長(zhǎng)期的，而組織外部經(jīng)營(yíng)與管理環(huán)境在不斷的變化，在進(jìn)入規(guī)劃期某個(gè)實(shí)際年度時(shí)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)一定會(huì)有所偏重，所以企業(yè)應(yīng)運(yùn)用指標(biāo)提煉技術(shù)從企業(yè)級(jí)KPI指標(biāo)庫(kù)中設(shè)計(jì)和創(chuàng)建出各年度企業(yè)級(jí)KPI體系。BSC理論的先驅(qū)和實(shí)踐倡導(dǎo)者卡普蘭和諾頓建議KPI的個(gè)數(shù)最好不要超過(guò)20個(gè)，一般控制在5——12個(gè)，過(guò)多則企業(yè)的精力會(huì)被大范圍分散。確定年度KPI后，企業(yè)應(yīng)根據(jù)年度戰(zhàn)略構(gòu)想，采用專家法或頭腦風(fēng)暴法對(duì)KPI進(jìn)行賦值。
三、確定部門和崗位KPI
績(jī)效指標(biāo)體系設(shè)計(jì)的側(cè)重點(diǎn)在于部門績(jī)效指標(biāo)和崗位績(jī)效指標(biāo)體系的設(shè)計(jì)。運(yùn)用KPI法設(shè)計(jì)部門和崗位績(jī)效考評(píng)指標(biāo)需要經(jīng)過(guò)4個(gè)步驟。
第一步：列出部門和崗位的工作產(chǎn)出由于KPI要體現(xiàn)績(jī)效對(duì)組織目標(biāo)的增值，是針對(duì)對(duì)企業(yè)目標(biāo)起到增值作用的工作產(chǎn)出設(shè)定的，因此要想設(shè)定部門和崗位KPI首先要確定各部門、崗位的工作產(chǎn)出。確定工作產(chǎn)出的基本原則主要有：(1)結(jié)果優(yōu)先原則：一般來(lái)說(shuō)，定義工作產(chǎn)出首先要考慮最終的工作結(jié)果，對(duì)于有些工作，如果最終結(jié)果難以確定，就采用過(guò)程中的關(guān)鍵行為。(2)增值產(chǎn)出原則：工作產(chǎn)出必須與企業(yè)目標(biāo)相一致，在企業(yè)的價(jià)值鏈上能夠?qū)ζ髽I(yè)年度KPI及業(yè)務(wù)重點(diǎn)產(chǎn)生直接或間接的增值。(3)客戶導(dǎo)向原則：在確定部門和崗位工作產(chǎn)出時(shí)，要考慮誰(shuí)是他們的內(nèi)外部客戶，明確他們的要求和期望。
企業(yè)可以利用客戶關(guān)系圖來(lái)確定部門及崗位的工作產(chǎn)出�？蛻絷P(guān)系圖就是通過(guò)圖示的方式表現(xiàn)一個(gè)部門或崗位對(duì)部門內(nèi)外、企業(yè)內(nèi)外客戶的工作產(chǎn)出。在客戶關(guān)系圖中，我們可以看到一個(gè)部門或崗位為哪些內(nèi)外客戶提供工作產(chǎn)出，將部門或崗位的績(jī)效與企業(yè)內(nèi)外其他個(gè)體和團(tuán)隊(duì)聯(lián)系起來(lái)，增強(qiáng)每個(gè)員工的客戶服務(wù)意識(shí)。通過(guò)客戶關(guān)系圖我們能更加清晰地看到員工對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)以及對(duì)每個(gè)客戶提供的工作產(chǎn)出分別是什么。這種直觀的方式能使企業(yè)更全面地了解部門和崗位的工作產(chǎn)出，不易產(chǎn)生大的遺漏�？蛻絷P(guān)系圖示例如圖2.在列出各個(gè)部門和崗位的工作產(chǎn)出后，必須為各項(xiàng)工作產(chǎn)出設(shè)置相應(yīng)的權(quán)重，在設(shè)置權(quán)重時(shí)主要考慮各指標(biāo)所代表的工作內(nèi)容對(duì)整個(gè)部門目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的貢獻(xiàn)程度，再考慮在各指標(biāo)間進(jìn)行平衡，這樣既能避免主次不分，又能避免過(guò)分突出某一項(xiàng)工作而顧此失彼。企業(yè)在確定部門工作產(chǎn)出權(quán)重時(shí)，可以采用經(jīng)驗(yàn)判斷法，經(jīng)由分管部門領(lǐng)導(dǎo)、部門主管及人力資源部討論確定。崗位工作產(chǎn)出權(quán)重可以由部門和人力資源管理部門參與討論決定。
第二步：建立部門和崗位KPI建立部門和崗位KPI時(shí)應(yīng)在遵循上述建立企業(yè)級(jí)KPI原則的基礎(chǔ)上，回答下列問(wèn)題：(1)通常在評(píng)估該部門或崗位工作產(chǎn)出時(shí)，我們關(guān)心什么?(數(shù)量?質(zhì)量?時(shí)限?成本?)(2)我們?cè)鯓雍饬窟@些工作產(chǎn)出?(數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)限和成本)(3)是不是存在可以追蹤的數(shù)量或百分比?如果存在這樣的數(shù)量指標(biāo)，就把它們列出來(lái)。(4)如果沒(méi)有數(shù)量化的指標(biāo)來(lái)評(píng)估工作產(chǎn)出，那誰(shuí)可以評(píng)估工作結(jié)果完成得好不好?能否描述一下工作成果完成得好是什么樣的狀態(tài)?有哪些關(guān)鍵的衡量因素?
回答出上述問(wèn)題后，基本上就可以得出該部門或崗位的KPI了。部門和崗位KPI一般應(yīng)比較穩(wěn)定，所以企業(yè)應(yīng)對(duì)其KPI進(jìn)行規(guī)范定義，對(duì)每一KPI建立“KPI定義指標(biāo)表”，包括指標(biāo)名稱、指標(biāo)定義、計(jì)算公式、相關(guān)說(shuō)明、數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)核對(duì)、統(tǒng)計(jì)周期等。“KPI定義指標(biāo)表”用來(lái)幫助被考評(píng)者接受和理解并全面透視KPI存在的價(jià)值和意義。
部門或崗位的KPI設(shè)計(jì)完之后，企業(yè)要根據(jù)各項(xiàng)績(jī)效指標(biāo)在工作目標(biāo)中的“重要性”為各項(xiàng)考評(píng)指標(biāo)劃分權(quán)重。各項(xiàng)權(quán)重最高的不要超過(guò)40%，最低的盡量不要少于5%.
第三步：設(shè)定考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)在設(shè)計(jì)KPI的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，往往結(jié)合目標(biāo)管理的思想，綜合考慮企業(yè)所選擇的標(biāo)桿、績(jī)效計(jì)劃中的目標(biāo)、企業(yè)的歷史經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)等因素，利用等級(jí)描述法/關(guān)鍵事件法/百分比率法或非此即彼法來(lái)描述考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該在管理者和員工雙方溝通協(xié)調(diào)、充分討論和分析的基礎(chǔ)上制定出來(lái)。企業(yè)績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)應(yīng)滿足以下條件：(1)要支撐企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、滿足企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)需求;(2)應(yīng)對(duì)員工具有激勵(lì)性;(3)必須是公開(kāi)的，并且十分明確;(4)要與企業(yè)的資源能力、崗位職責(zé)、員工個(gè)人能力相適應(yīng);(5)是基于工作制定的，具有一定的穩(wěn)定性和可操作性。
第四步：審核KPI企業(yè)確定了工作產(chǎn)出，設(shè)計(jì)出KPI之后，還應(yīng)以KPI的設(shè)計(jì)原則為依據(jù)，對(duì)得到的KPI進(jìn)行審核和篩選，以確保它們能夠全面、客觀地反映被評(píng)估對(duì)象的工作績(jī)效，有效支撐企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。審核KPI主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：(1)工作產(chǎn)出是否為最終產(chǎn)品，是否和企業(yè)的戰(zhàn)略相一致?(2)KPI是否容易被員工理解，是否方便控制? (3)不同的評(píng)估者對(duì)同一個(gè)績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行評(píng)估，是否能取得一致的結(jié)果?(4)這些指標(biāo)的總和是否可以解釋被評(píng)估者80%以上的工作目標(biāo)?(5)是否從客戶的角度來(lái)界定KPI?(6)跟蹤和監(jiān)控這些KPI是否可以操作，指標(biāo)數(shù)據(jù)來(lái)源是否方便，是否方便員工計(jì)算?(7)在制定目標(biāo)時(shí)，是否留下了超越目標(biāo)的空間? (8)和其他指標(biāo)是否優(yōu)勢(shì)匹配，能否共同指引員工的工作業(yè)績(jī)?
完成了上述四個(gè)步驟，就可以得出部門或崗位完整的KPI體系。
四、落實(shí)各級(jí)KPI的承擔(dān)者
企業(yè)制定出KPI并將其層層分解之后，需要落實(shí)各KPI的承擔(dān)者�；鶎訂T工承擔(dān)其所在崗位的KPI，而中高層管理人員作為企業(yè)或部門的負(fù)責(zé)人，需要對(duì)其所領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的KPI負(fù)責(zé)。在這個(gè)過(guò)程中應(yīng)注意，越是高層KPI數(shù)目應(yīng)越少，結(jié)果指標(biāo)所占權(quán)重越大，量化性越高。越是基層KPI數(shù)目應(yīng)越多，行為指標(biāo)所占權(quán)重越大，過(guò)程性越強(qiáng)。
五、制定對(duì)部門和崗位績(jī)效表現(xiàn)的跟蹤計(jì)劃
在設(shè)定了部門和崗位KPI之后，企業(yè)需要通過(guò)各種各樣的手段對(duì)部門和崗位的績(jī)效表現(xiàn)進(jìn)行跟蹤，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提供解決方案，并為公正的評(píng)價(jià)部門和員工的績(jī)效水平提供依據(jù)。在確定如何跟蹤績(jī)效表現(xiàn)時(shí)，我們需要弄清楚以下問(wèn)題：(1)我們需要收集哪些數(shù)據(jù)?(2)需要收集多少數(shù)據(jù)?(包括收集數(shù)據(jù)的樣本大小)(3)什么時(shí)候收集數(shù)據(jù)?采用什么方式收集數(shù)據(jù)?(4)由誰(shuí)來(lái)收集數(shù)據(jù)?
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