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外貿跟單員的工作內容有哪些
貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等，下面我們詳細了解一下!
一、接單
接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。
1.下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax,Email或書面合同等方式。
2.接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。
3.接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：
(1) 合同：(CONTRACT)合同有銷貨合同(SALES CONTRACT)和購貨合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。
(2) 確認書：(CONFIR MATION)它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書(SALES CONFIRMATION)和購貨確認書(PURCHASE CONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。
4.接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。
(1) 詢盤：(INQUIRY)又叫詢價。
(2) 發盤：(OFFER)又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。
(3) 還盤：(COUNTER-OFFER)又叫還價。
(4) 接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。
二、審單：即審核合同
1.審單內容：
確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。
2.審單方法：
(1)產品名稱，規格： 審查時產品代碼是不是自身的產品?與我們的產品資料能否對上號?有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。
(2)質量： 也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。
(3) 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2.5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。
(4)單價，總額的審查：
A. 客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對?總額有沒有加錯?新客戶下單，要查看我們給他的報價。
B. 通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。(英鎊，港幣，歐元)
(5)價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：
FOB船上交貨價(指裝運港的價格條件)
C&F(Freightor Carriage Paid to…..)運費付至指定目地的交貨
CIF成本+保險費+運費(指目的港)價格
(6)付款方式審查：
A. 付款方式是否能接受?LC ，付定金，等等。
B. 支付的貨幣能否接受?
(7)包裝要求的審查：
A. 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受?
B. 客戶提供的包裝(彩印，尺寸)我們能否做?
C. 客戶提供的包裝資料是否齊全?(內包裝，外包裝，標簽，說明書) 內包裝：普合，白合，彩合，吸塑。外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。
(8)交貨期的審查
跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。
(9)交貨方式的審查
運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。 注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運(趕銷售)，我們可要求客戶承擔多出部分的費用。
關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步：
1. 寄目錄，樣本;
2. 準備樣品：
(1) 工廠現有的款式
(2) 新款
(3) 客戶來樣。
要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。
作為跟單員，要做到：
(1) 有完整的產品資料，主動進行宣傳。
(2) 新品的成本，價格要進行核算。
(3) 新品的制作要留有實樣。
(4) 客戶的來樣要保存好原樣。
三、形式發票
PROFORMAIN VOICE 買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交后不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。為了區別于正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。(收貨人，合同號，形式發票號，開出日期)。 產品信息 (品名，數量，價格，交貨期)。合同條款 (價格條款，付款方法)。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。
注意幾點：
1 .單價條款要明確 (FOB、CFR、 CIF)
2 .交期要明確
3 .付款條件要明確 (L/C, T/T)
四、出口貨物跟單的基本程序
出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：
(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。
(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。 只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。
催證：貨物快完成時，要催證。
審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿易往來?開證行的資信?公司審開證人和受益人對否?L/C的貨物和金額與合同是否相同?裝期?特別條款?
改證：審證后發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。
(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。首先， 出貨裝柜。跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。
A. 貨柜選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 ;40’ 58 – 61 立方/22.5噸 ;40’H 68 –71立方/27.5噸。
B. 制作裝箱單：裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。
C. 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。
(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環節。
A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。要在L/C的有效期內將單據送交銀行。 出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。
B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。 單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔
五、進口貨物跟單的基本程序
就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。
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