企業(yè)檔案與文化建設
論文摘要：企業(yè)檔案機構作為企業(yè)重要的文化機構，在企業(yè)文化建設過程中發(fā)揮著重要的作用。文章以我國企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設的關系為出發(fā)點，結合企業(yè)文化理論，探討了如何在加強企業(yè)檔案工作的同時，推動企業(yè)文化建設的新發(fā)展。
經(jīng)濟文化一體化發(fā)展趨勢使得文化因素在經(jīng)濟發(fā)展中的作用越來越顯著。提高企業(yè)的文化內(nèi)涵和文化附加值，正在成為經(jīng)濟增長的手段和追求的目標，經(jīng)濟競爭正在悄悄演變?yōu)楦[蔽的文化競爭。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善和改革開放的不斷深入，許多企業(yè)已經(jīng)認識到企業(yè)精神和企業(yè)形象帶給企業(yè)的經(jīng)濟價值和社會價值，并逐漸在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、銷售等活動中形成具有企業(yè)特色的新穎的社會文化現(xiàn)象企業(yè)文化。與企業(yè)文化建設有著密切聯(lián)系的企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財富，它不僅僅是企業(yè)技術儲備的一種形，而且也是企業(yè)文化儲備的一種形式。作為企業(yè)基礎管理不可缺少的子系統(tǒng)，企業(yè)只有進一步強化和發(fā)展企業(yè)檔案工作，才能適應企業(yè)管理現(xiàn)代化和企業(yè)文化建設不斷提出的新要求。
一、企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設的關系
企業(yè)檔案與企業(yè)文化都是企業(yè)基礎管理的一部分，雖然分屬不同的管理范疇，但二者之間既存在區(qū)別，又有著不可割裂的內(nèi)在聯(lián)系。盡管企業(yè)檔案具有多種性質各不相同的載體，但其都以具體的物質形態(tài)存在，具有直觀性、形象性的特征。而企業(yè)文化不僅可以通過具體的物質形態(tài)表現(xiàn)其精神內(nèi)涵，又可通過內(nèi)隱的精神和意識形態(tài)體現(xiàn)企業(yè)文化的獨特性。企業(yè)檔案具有文化特性，企業(yè)文化又通過企業(yè)檔案記載的內(nèi)容體現(xiàn)出來。企業(yè)檔案與企業(yè)文化之間的必然聯(lián)系，決定了二者對企業(yè)的成長發(fā)展起著保障作用。
企業(yè)檔案和企業(yè)文化建設相輔相成，互相依托：
1.企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設提供了大量的歷史文獻，是企業(yè)文化建設的歷史借鑒和參考，對企業(yè)文化建設起著宣傳推廣和教育作用。企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)文化建設的重要組成部分，推動企業(yè)文化建設的發(fā)展過程。企業(yè)文化建設需要企業(yè)成長、發(fā)展歷程的真實記載，需要有關企業(yè)經(jīng)營哲學和企業(yè)精神文化宣傳的記載，而企業(yè)檔案作為記錄企業(yè)成長、發(fā)展歷程的載體，真實地記錄了企業(yè)文化建設所需的全部資料，它為能為企業(yè)文化建設提供寶貴的材料，是企業(yè)文化建設的保障。企業(yè)檔案工作者在收集企業(yè)檔案時，要充分考慮企業(yè)文化建設的需求，分析哪些文件、檔案或資料是企業(yè)文化建設所需的資料和素材，能推進企業(yè)文化的建設進程。因此，企業(yè)檔案工作者必須具備較強的企業(yè)文化建設敏感性和企業(yè)文化建設意識。
2.企業(yè)文化建設影響著企業(yè)檔案的收集范圍和企業(yè)檔案的價值和鑒定工作。企業(yè)檔案的價值表現(xiàn)為企業(yè)檔案客體對企業(yè)主體的需求和滿足程度。企業(yè)檔案價值受多種因素的影響和制約呈現(xiàn)出大小不一的價值體現(xiàn)，對企業(yè)經(jīng)營決策有用的'企業(yè)檔案，其檔案價值要大于對企業(yè)經(jīng)營決策沒用的檔案。企業(yè)檔案價值的鑒定工作帶有較強的主觀性，受多種因素的影響。企業(yè)文化建設作為企業(yè)管理活動的重要組成部分，不僅是企業(yè)檔案信息收集的重點，同時它也影響著企業(yè)檔案信息價值的鑒定工作。在企業(yè)檔案價值鑒定過程中充分考慮企業(yè)文化建設的影響，使企業(yè)檔案價值表現(xiàn)出多重價值，賦予企業(yè)檔案更為豐富的價值內(nèi)涵。
二、加強企業(yè)人事檔案工作，實現(xiàn)以人為本的企業(yè)人力資源管理文化
企業(yè)人事檔案作為企業(yè)選用人才、開發(fā)人力資源的基礎，是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，離不開企業(yè)人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關系。企業(yè)人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于在企業(yè)內(nèi)部最優(yōu)化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業(yè)的核心競爭力。因此，企業(yè)在選聘、考察員工的時候，不僅要看他現(xiàn)在的工作能力和水平，還要了解每個員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個人社會經(jīng)歷和實踐活動的全部記載，較為全面地反映了個人的業(yè)務能力、職業(yè)道德和素質等基本內(nèi)容。
健全企業(yè)人事檔案制度，優(yōu)化開發(fā)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，應當從以下幾個方面出發(fā)：完善健全人事檔案內(nèi)容制度，適應現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理和時代發(fā)展的要求;結合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，對人事檔案工作進行評估，形成切合企業(yè)實際的人才評價體系;企業(yè)人事檔案實行社會化開放式的管理模式。
三、建立企業(yè)信用檔案，開發(fā)企業(yè)誠信文化
社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展日益完善的今天，企業(yè)的誠信、質量、創(chuàng)新構成了企業(yè)生存、發(fā)展不可缺少的三要素。建立企業(yè)誠信文化，健全企業(yè)信用檔案，構建企業(yè)信用形象，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)迫在眉睫的工作。誠信經(jīng)營從長遠來看能為企業(yè)樹立良好的口碑和信譽，進而在激烈的市場競爭中戰(zhàn)勝對手、贏得客戶，從而贏得整個市場。在市場競爭激烈的今天，誠信成為一種競爭力和無形資產(chǎn)，是企業(yè)的生存之道、發(fā)展之本。企業(yè)誠信文化，作為企業(yè)文化建設的有機組成部分，是企業(yè)文化經(jīng)營哲學的重要內(nèi)容，是企業(yè)文化精神層面的直接體現(xiàn)。企業(yè)應該樹立“誠信第一，品格第一”的企業(yè)文化價值理念，使誠實守信、公平合法的經(jīng)營理念滲透到企業(yè)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，滲透到企業(yè)文化建設的核心部分。美國惠普公司的企業(yè)理念是“以誠心換忠心”，我國海爾集團把“真誠到永遠”作為企業(yè)的座右銘。這些都表明企業(yè)己經(jīng)意識到誠信文化對于企業(yè)的生存發(fā)展有著巨大的影響，企業(yè)誠信文化的建設已經(jīng)成為企業(yè)文化建設的關鍵所在。
九屆全國人大五次會議上的《政府工作報告》中強調要“加快建立企業(yè)、中介機構和個人的信用檔案。”而企業(yè)作為市場的主體和國民經(jīng)濟的基石，建立企業(yè)信用檔案成為建立社會信用檔案的重中之重。企業(yè)信用檔案在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中起到了憑證作用，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，能為企業(yè)帶來隱形利潤。企業(yè)信用檔案，就是指在企業(yè)和有關管理機關中形成的，反映企業(yè)從事各種社會活動時的有關信譽和行為規(guī)范狀況的原始記錄，它可以紙質或其他存儲載體的形式出現(xiàn)，具有一定的保存?zhèn)洳閮r值。不同企業(yè)的經(jīng)營范圍不同，因此其信用檔案記錄的內(nèi)容也各有不同。但都能直接或間接地反映企業(yè)的信譽、誠信記錄，具備查考利用的價值。
企業(yè)信用檔案是企業(yè)誠信文化的載體，企業(yè)誠信文化則是企業(yè)信用檔案的表現(xiàn)形式。二者相互依存，構成了企業(yè)文化建設的重要組成部分。企業(yè)誠信文化的建立離不開對企業(yè)信用的管理與監(jiān)督，而對企業(yè)信用原則實施過程的監(jiān)督與管理是建立在掌握了企業(yè)真實、準確、可靠以及系統(tǒng)全面的信用數(shù)據(jù)基礎之上的，即對企業(yè)信用的監(jiān)督與管理是建立在對企業(yè)信用檔案的規(guī)范化管理基礎上的。從企業(yè)檔案工作的基本屬性來看，系統(tǒng)、全面的收集并管理企業(yè)的信用數(shù)據(jù)，保證企業(yè)信用數(shù)據(jù)的真實可靠性，保證企業(yè)信用數(shù)據(jù)的原始憑證性，正是企業(yè)信用檔案管理的基本原則。因此，建立一套規(guī)范的企業(yè)信用檔案，是構建企業(yè)信用監(jiān)督與管理機制必不可少的重要環(huán)節(jié)，即企業(yè)信用檔案的建立是企業(yè)誠信文化建設的重要內(nèi)容和根本。
四、建立企業(yè)形象系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)檔案的文化價值
企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動真實可靠的原始記錄。它反映了企業(yè)在其日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中的全部活動，蘊含著企業(yè)深厚的文化底蘊，囊括了企業(yè)豐富的信息資源。企業(yè)形象是社會公眾對企業(yè)及其行為產(chǎn)生的各種感知、看法、認識、感情的綜合印象，是企業(yè)以體貌特征等圖像形式表現(xiàn)出來的企業(yè)文化。企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳，是企業(yè)管理文化的不同層面，它們都對企業(yè)管理起到了積極的促進作用，是企業(yè)管理體系中不可缺少的一部分。良好的企業(yè)形象，不僅能推動企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動，還能在企業(yè)外部產(chǎn)生巨大的形象推動力，給企業(yè)帶來不可估量的經(jīng)濟效益和社會效益。企業(yè)檔案中記載的企業(yè)在成長、發(fā)展歷程中所榮獲的各種獎項和成果，都是樹立企業(yè)形象的典型素材。
企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳有著極其密切的關系，企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳都是企業(yè)的寶貴財富，都能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益，對企業(yè)的生存與發(fā)展具有重要的作用。因此，檔案信息中心應當主動與企業(yè)宣傳部門合作，積極開發(fā)深層次的檔案信息資源，為企業(yè)的發(fā)展做好專題服務工作。企業(yè)檔案機構可以收集企業(yè)榮譽檔案，對榮譽檔案實行集中統(tǒng)一保管，通過整理榮譽檔案，提取出最能代表企業(yè)精神和價值觀念的典型代表，樹立能代表企業(yè)經(jīng)營理念的形象，成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。編寫先進人物宣傳冊，發(fā)揮企業(yè)英雄模范作用。企業(yè)先進人物是企業(yè)精神的體現(xiàn)，是企業(yè)行為和群體行為規(guī)范化和合理化的優(yōu)秀代表，是無數(shù)默默無聞的員工點點滴滴的企業(yè)精神實踐的集中反映，是企業(yè)組織力量的縮影，是企業(yè)文化的樞紐。企業(yè)發(fā)現(xiàn)了這樣的英雄人物，將其行為和實際行動表現(xiàn)，及其所創(chuàng)造的成果與企業(yè)的價值觀聯(lián)系起來，將其作為人們學習的典范加以表彰、宣傳和榜樣化。企業(yè)先進人物的模范帶頭作用有利于影響其他員工形成和堅持正確的觀念。企業(yè)利用檔案信息資源，挖掘企業(yè)的品牌價值，樹立企業(yè)的外在社會形象和企業(yè)內(nèi)部的英雄人物形象，提升企業(yè)社會地位，增加企業(yè)的文化附加值，不僅拓展了企業(yè)檔案信息中心的檔案保管和提供利用職能，豐富了企業(yè)檔案工作的內(nèi)容，還在很大程度上推動了企業(yè)文化建設的進程，促進企業(yè)全面經(jīng)營管理的發(fā)展。
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