公司檔案管理流程

公司檔案管理流程

　　一、 目的：

　　為加強和規(guī)范公司檔案管理，建立起良好的檔案運行管理制度，提高檔案利用效率及品質。

　　二、 檔案整理：

　　編 碼：由綜合部統(tǒng)一編碼。(見附件一)

　　備 注：如遇有新增文件或遺漏文件，各個部門需及時進行預先的統(tǒng)計與整理，最后匯總到綜合部門進行統(tǒng)一的編碼。

　　整理方法：由綜合部整理出‘范本’，各部門則按‘范本’對各自部門的文件進行整理。(見附件一)

　　備 注：如在整理的方法上有更好的建議，請及時聯(lián)絡綜合部門進行修正。

　　檔案歸檔：

　　(1)、原則上每一項工作一結束，就需將所有的相關資料送至檔案室進行歸檔。

　　(2)、對于正在進行的各項工作所涉及的文件，各部門應作好‘預先歸檔’工作，整理方法與‘范本’雷同。

　　外來文件的收發(fā)：

　　由檔案室進行統(tǒng)一接收，并作好登記、存檔，再分發(fā)到各個職能部門，各部門在接收到資料時也應作好相應的登記與歸檔。

　　備 注：原則上檔案室均保留原稿，如有特殊情況需保留復印件需在‘文件收發(fā)記錄表’(見附件三)上的備注欄上注明。

　　檔案資料的發(fā)行：

　　如因工作上的需要，有些部門需備有相關檔案資料，此時應填寫‘檔案資料發(fā)行申請表’(如附件四)并經(jīng)核準后再由檔案室統(tǒng)一發(fā)行。

　　備 注：

　　(1)、當有新的檔案資料時，檔案室應及時進行更新、回收、發(fā)行等工作。

　　(2)、各種發(fā)行檔案資料需蓋有‘檔案發(fā)行章’才能生效，嚴禁私自對各種發(fā)行的檔案進行復印。

　　印章管理：

　　閩泰、泰爾隆、博泰三個檔案專用章，并各分設‘受付’、‘發(fā)行’、‘作廢’三枚印章蓋在文件背面，執(zhí)照等證件除外)。

　　(1)所有的檔案資料需蓋有‘受付’章 ------ 紅色

　　(2)發(fā)行的檔案資料需蓋有‘發(fā)行’章 ------- 蘭色

　　(3)對于過期或失效的檔案應改有‘作廢’章------- 蘭色

　　(4)檔案的‘受付’、‘發(fā)行’、‘作廢’應做相關的履歷(如附件五)。

　　檔案的使用審批程序：

　　(書籍、技術資料手冊、宣傳資料除外)

　　(1) 查閱：在檔案室現(xiàn)場查閱，不得帶離。A：查閱本部門檔案：查閱人填申請表 → 部門負責人審批 B：查閱非部門檔案：① B級檔案查閱：填申請表 → 部門負責人審批 → 檔案相關部門的負責人審批② A級檔案查閱：填申請表 → 部門負責人審批 → 檔案相關部 門的負責人審批 → 公司負責人審批(副總→總經(jīng)理)(注：證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經(jīng)總經(jīng)理審批，其余只需副總審批即可)

　　(2) 借閱：只限于B級檔案。A：程序：填申請表 → 部門負責人審批B：時間：三天，如續(xù)借則需再次填寫申請表。

　　(3) 復印、摘抄：A：程序：填申請表 → 部門負責人審批 → 公司負責人審批

　　(4) 備注：A級檔案即機密檔案;B級檔案即是A級檔案除外的普通檔案。

　　(5) “檔案使用申請表”詳見附件六。

　　書籍、技術資料、宣傳資料的使用程序的

　　(1) 借閱：只需在登記表上(如附件七)作相關的登記。

　　(2) 領用：只限于宣傳資料，但也需在‘宣傳資料領用登記表’上登記(如附件八)。

　　備注：在統(tǒng)計過程中發(fā)現(xiàn)各部門均有合同、標書、到貨、代理、授權、協(xié)議等清單復印件，此資料的整理方法待原件全部整理完畢后，再進行統(tǒng)一的收集、整理、發(fā)行。

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