英語商務信函(匯編5篇)
英語商務信函1
商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用
摘要：隨著經(jīng)濟和信息技術的快速發(fā)展,商務英語函電已成為對外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動中最常用也最有效的通訊手段之一;它是一種行業(yè)英語,主要用于對外經(jīng)濟貿(mào)易活動和社會活動中。如果沒有往來的貿(mào)易電函,大部分的國際貿(mào)易活動都不可能順利進行。因此,商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用就是為雙方的溝通交流搭起的橋梁,準確而具體地傳遞雙方的各類相關信息。
關鍵詞：商務英語 對外貿(mào)易 商務英語函電 作用 通訊方式
一 、商務英語函電和對外貿(mào)易的概述
1、商務英語函電 商務英語函電是在對外貿(mào)易活動中以英語為載體而相互進行的商務函電往來;商務英語是一種有獨特語言風格的外貿(mào)專業(yè)用語。不同于一般的日常英語，它包括專業(yè)貿(mào)易用語、縮略用法等。眾所周知，英語是當今全球運用最廣的語言，因此英語成為對外貿(mào)易的主要用語，便稱為商務英語。商務函電是指在對外貿(mào)易中所使用的信函、電報、電傳、傳真、電子郵件等通訊方式。商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函、聯(lián)系函。從商務函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯(lián)絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。
商務函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯(lián)絡與溝通感情。 商務英語函電也是公司與公司之間用以聯(lián)系顧客的工具，在對外貿(mào)易中發(fā)揮著溝通買賣雙方的媒介作用;它涉及外貿(mào)業(yè)務中的各個環(huán)節(jié)包括建立業(yè)務關系、詢盤、發(fā)盤、還盤、接受、執(zhí)行訂單、裝運、保險、付款、索賠等。在商務英語函電的寫作中應注意七個要素：完整、具體、清楚、簡潔、禮貌、體諒、正確;遵循三個準則：求同準則、委婉準則、德言行一致準則。商務函電的公函，其寫作格式有多種風格，有專業(yè)式、簡潔式和莊重式。函電格式自由化主要體現(xiàn)在信頭、呼語和信內地址等方面。隨著貿(mào)易雙方業(yè)務聯(lián)系的增多與貿(mào)易關系的加強，彼此間的了解與溝通日益深入，有個人內容滲入公函的趨勢，這也促進了其格式的自由化。在商務函電的寫作過程中，除因格式自由化而變簡潔外,其語言運用方面也簡潔化了。一方面，函電中應省去那些客套、多余的話語而直接指向磋商主題，主要是為了簡潔明了、便于閱讀;另一方面，電子數(shù)據(jù)交換、電報等用語及短句的使用，都使其語言風格簡潔化了。
2、對外貿(mào)易 對外貿(mào)易是特指國際貿(mào)易活動中的一國或地區(qū)同其他國家或地區(qū)所進行的商品、勞務和技術的交換活動。這是立足于一個國家或地區(qū)去看待它與其他國家或地區(qū)的商品貿(mào)易活動。有時也被稱為國外貿(mào)易。
對外貿(mào)易的分類：
1、按交易內容，對外貿(mào)易按商品形式與內容的不同，可分為貨物貿(mào)易、服務貿(mào)易和技術貿(mào)易。
2、按貨物移動方向，對外貿(mào)易可分為出口貿(mào)易、進口貿(mào)易、過境貿(mào)易、復出口與復進口貿(mào)易、凈出口與凈進口貿(mào)易。
3、按交易對象，對外貨物貿(mào)易可分為直接貿(mào)易、間接貿(mào)易與轉口貿(mào)易。
4、按運輸方式，對外貨物貿(mào)易可分為海運貿(mào)易、陸運貿(mào)易、空運貿(mào)易、多式聯(lián)運與郵購貿(mào)易等等，可以說形式多樣。
二、英語函電在對外貿(mào)易中作用
隨著信息技術、多媒體技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，人類社會進入了信息社會，信函在業(yè)務交流中不再占主導地位，而是很大程度上代之以傳真、互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等更為迅速、方便、經(jīng)濟的通信手段，但在信息內容和形式來看，其基本格式、表達方式和內容都沒有大的變化�？梢哉f，傳真和電子郵件是一封用傳真或電子郵件方式投遞的信函。特別是隨著電子商務方式的發(fā)展，進出口商可在網(wǎng)上輕輕松松地發(fā)廣告、報價格、下訂單、簽合同、結貨款等。電子商務的應用，是提高國際貿(mào)易效率的最有效辦法之一。電子化、網(wǎng)絡化國際貿(mào)易是國際貿(mào)易的發(fā)展方向。據(jù)在外貿(mào)行業(yè)工作的人員介紹，目前的商務交流98%使用的是E- mail，其余的是電傳，有時候會打打電話。 伴隨著世界經(jīng)濟一體化步伐的加快，國際的商務合作日益加強。加入世界貿(mào)易組織后，我國與其他成員國的經(jīng)濟交往日趨頻繁，對外經(jīng)濟貿(mào)易和技術合作也得到了迅速發(fā)展。國際貿(mào)易不斷發(fā)展，而外貿(mào)英語函電在當今世界貿(mào)易蓬勃發(fā)展之際，是國際商業(yè)交往中必不可少的手段，對外貿(mào)易的各個環(huán)節(jié)大多通過函電進行。從建立業(yè)務關系到達成交易、執(zhí)行合同以及執(zhí)行合同過程中的糾紛等，大都需通過函電解決。因而，現(xiàn)代國際貿(mào)易又被稱為“單據(jù)貿(mào)易”。在國際貿(mào)易的操作實務中，貿(mào)易各環(huán)節(jié)所有的交往函電都構成了重要的法律依據(jù)。特別是當產(chǎn)生貿(mào)易糾紛時，它有可能左右糾紛解決的結果。國際貿(mào)易越來越依賴于單據(jù)交換的過程，商務函電的中心化作用也日漸明顯商務英語信函定義商務英語信函定義。
商務英語函電在對外貿(mào)易中的主要有以下的作用。
1、實現(xiàn)貿(mào)易的全球化 傳統(tǒng)的貿(mào)易通訊方式是個比較繁瑣的過程，有時還需要貿(mào)易雙方反復進行多次的面對面的洽談和信息交流，而且貿(mào)易活動的開展很大程度上受到貿(mào)易雙方地理位置等客觀條件的限制。同樣也受到時間和空間的限制，不僅過程復雜，成本費用高，速度緩慢，并還存在很大的安全問題，容易丟失或毀損。 現(xiàn)代商務英語函電的迅速發(fā)展，為企業(yè)提供了進入國際市場的快捷通訊工具。外貿(mào)企業(yè)從此沒有地理區(qū)域的限制，可以在全球的范圍內尋找貿(mào)易合作伙伴和開展新的業(yè)務，并且可以隨時與客戶進行交流信息意見，就不會出現(xiàn)貿(mào)易雙方洽談和信息交流上的不便;不論是歐洲的客戶還是北美洲的客戶一樣的高效便捷。這些都是信息技術和商務英語函電發(fā)展的碩果，實現(xiàn)貿(mào)易的全球化，企業(yè)就可以順利進攻外國市場。
2、促進對外貿(mào)易的增長 商務英語函電能促進對外貿(mào)易的增長。近年來，電話和傳真為跨國界的貿(mào)易伙伴提供了快捷的通信;有很多實例說明了這點，而電子郵件和一些先進的全球聊天通話網(wǎng)絡(MSN、Skype、黑莓)信息交換平臺，進一步促進對外貿(mào)易的發(fā)展商務英語信函定義文章商務英語信函定義出自http://www.gkstk.com/article/wk-78500001806040.html，轉載請保留此鏈接！。有這些快捷的全球通訊方式做后盾，使許多中、小型企業(yè)紛紛進攻國外市場，尋找新的貿(mào)易發(fā)展機會并擴大貿(mào)易規(guī)模;與此同時也增加我國的進出口貿(mào)易額、推動經(jīng)濟的增長。
3、提高對外貿(mào)易的工作效率、降低成本 商務英語函電還在對外貿(mào)易中起著提高對外貿(mào)易的工作效率和降低成本的作用。在對外貿(mào)易中，相關的信息可以通過商務函電快速地傳送給客戶或合作伙伴;而不同傳統(tǒng)的通訊方式需要在漫長地等待客戶的回復，并且由于傳統(tǒng)的信函、電報等是以紙文件傳送信息，會造成有大量相關的資料文件和單據(jù)需要進行整理、分類并存檔。這樣使得工作效率非常低，既費時又費力。現(xiàn)代商務函電被廣泛使用以來，“紙單據(jù)”的使用就逐漸減少，工作量也隨之減輕;換而言之，對外貿(mào)易的工作效率提高了并減低了成本，尤其當外貿(mào)企業(yè)不斷發(fā)展壯大時，企業(yè)管理成本降低的幅度就更加的明顯。
4、幫助企業(yè)獲得更多的新客戶，加深企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系 隨著網(wǎng)絡信息技術的快速發(fā)展、信息的全球化，商務英語函電也逐步發(fā)展起來，隨后傳真、電子郵件的出現(xiàn)并被廣泛使用，促使國際通訊方式更加的便捷。許多外貿(mào)企業(yè)可通過他人介紹得知潛在客戶的聯(lián)系方式后，便使用方便、快捷、可靠的現(xiàn)代商務英語函電與他們在短短幾分鐘內，長則幾分鐘內取得聯(lián)系。然后可以進行詢盤或相關交流，如果順利就可以建立業(yè)務關系最終成為真正的客戶。這樣以來企業(yè)的客戶將越來越多，同時業(yè)務量也隨之增多，以便于企業(yè)進一步發(fā)展壯大。 同樣，外貿(mào)企業(yè)可以與已經(jīng)建立業(yè)務關系的客戶加深相互之間的聯(lián)系。例如，當外貿(mào)企業(yè)業(yè)務員在執(zhí)行合同時，出現(xiàn)任何問題或困難可立即與客戶取得聯(lián)系，并共同商議解決途徑使合同得以順利履行;另一方面，常與客戶保持聯(lián)系了解近況、加深感情在以后的合作里就更加方便順利了。
三、評價商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用
商務英語函電已經(jīng)是對外貿(mào)易中的重要組成部分，主要為貿(mào)易雙方的溝通交流搭建橋梁、準確而具體地傳送雙方的各類相關信息;它起著溝通買賣雙方的媒介作用并涉及到對外貿(mào)易的各個環(huán)節(jié)。商務英語函電在對外貿(mào)易中有促進、輔助的作用商務英語信函定義商務英語。促使對外貿(mào)易全球化、促進對外貿(mào)易的增長、提高工作效率并降低成本、還能使企業(yè)及時與客戶溝通信息和獲得新客戶等。 我們見證了商務英語函電的逐步發(fā)展，從信函、電報、電傳到傳真、電子郵件的發(fā)展過程;它越來越完善，既方便快捷又便宜;但是現(xiàn)代商務函電依然存在一些安全因素，從而造成一些負面的影響和作用
在使用電子郵件時，可能會有“黑客”利用自己掌握的電腦系統(tǒng)，到未經(jīng)授權的情況下訪問計算機文件或網(wǎng)絡、竊取他人的機密數(shù)據(jù)資料;在傳輸信息中被中斷或存在一些潛在的軟件缺陷和安全疏忽，還有計算機病毒會破壞系統(tǒng)文件資料;因而在使用網(wǎng)絡傳輸信息(如電子郵件)時要多關注安全問題，可以設定密碼來保護客戶信息或機密資料。在信息技術迅速發(fā)展的同時應善于發(fā)現(xiàn)它可能存在的安全因素并盡可能地完善它。
四、展望
商務英語函電在對外貿(mào)易中還有很大的發(fā)展空間;相信只要通過全球人民的共同努力，商務英語函電的發(fā)展必定會比現(xiàn)今的電子郵件傳輸速度還快幾倍，并且安全系數(shù)也會相應加大。相信在不久的將來商務英語函電會被全球的大小企業(yè)甚至個人廣泛使用，并真正實現(xiàn)信息全球化，商務英語函電將會成為對外貿(mào)易中不可或缺的一部分。
參考文獻：
1.孫平：《當代商務電函》，武漢大學出版社 20xx年版。
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3.蘭天：《外貿(mào)英語函電》，東北財經(jīng)大學出版社 20xx年版。
4.滕美榮、許楠：《外貿(mào)商英函電》，首都經(jīng)濟貿(mào)易大學出版社 20xx年版。
英語商務信函2
摘 要：國際商務活動中進行有效的英語交流需要使用商務英語信函來進行相關的書寫與記錄工作，因為商務英語信函自身的特定問題格式，在進行詞匯、語法、整體段落方面的書寫過程中，需要區(qū)別一般的英語信函。本篇文章主要是依據(jù)商務英語中獨特的語言條件，來進行有關英語寫作方面的原則講解，通過一些經(jīng)典例子，來分析和研究有關商務英語信函書寫時，需要遵循的寫作技巧。
關鍵詞：商務英語信函；語境；修辭
一、商務英語信函
二、商務英語語境
想要對商務英語語境進行充分的理解，就需要先對語境一詞的含義有所了解。在國內和國外的學者，對于商務英語語境就有不同的理解，并且這一理解也隨著時代的遷移在潛移默化的發(fā)生改變。唯一不變的就是對于語境這個詞具有相當復雜的含義。通常來講，語境指的是宏觀條件下有關的社會環(huán)境與微觀條件下有關的語言環(huán)境進行統(tǒng)一。根據(jù)大量的文獻資料，能夠總結出語言環(huán)境的定義是一種詞匯通過自身所在的不同位置，即短語、句子成分中，起到了不同的內容作用。社會環(huán)境對于物質情景和時代背景條件的概念，包括多種非語言方面的環(huán)境，諸如人文狀況、政治氣候、社會制度、時代思潮等。社會環(huán)境同整個社會所蘊含的經(jīng)濟文化背景的關系密切，所以，在商務英語中，有關語境的概念也需要包含以上內容，但是不僅僅是簡單的包含，需要有更深層次的需要，同國際貿(mào)易在發(fā)展變化的進程等相結合，利用自身所接收的不同地域的文化差異，表現(xiàn)在不同的交際、價值觀、思維中的沖擊。
對于商務而言，進行微觀語言環(huán)境的交流就要求密切的關注自身包含的特定人群，進行不同場合內的不同話題的交際。不同與宏觀的社會環(huán)境，需要結合寫信者自身的商務方面的文化背景，能夠更多的消除地域內存在的巨大差異。因此，要求我們在今后進行商務英語信函書寫時，一定要注意更多的樹立一種更加多元的有關跨文化的發(fā)展觀點，持續(xù)不斷的增加自身的商務英語的.書寫應用能力，通過不斷的交流溝通與時俱進。
三、商務英語語境的修辭
想要在進行更準確地商務英語信函書寫工作，就要同商務自身所處的語境結合，通過得體的修辭進行目的的表達。第一點，需要對修飾有充分的認識。對于修辭的概念，目前的大部分人都認為僅僅是一種有關語言運用方面的技術。實際上，有關修辭的概念，最早出現(xiàn)在古典流派中，并一直延續(xù)至今。有學者認為，修辭就是根據(jù)不同的目的進行精心的安排，也就是對語言進行選擇的過程。為了將所要表達的內容更加得體與精準的進行表達，也就是所修辭能夠最大程度的提升語言運用方面的藝術和規(guī)律。在《英文修辭》一書中，有關與英文的修辭方式，不僅僅能夠提供讀者在寫作中展現(xiàn)出來的技巧和表現(xiàn)，還能夠對各種詞匯和句型的結構進行詳細的使用說明。
在一定程度上而言，通過商務活動自身的特點，如交際和談判特性，導致商務活動的表達具有更加精準的語言和修辭[8]。修辭是一門具有極大魅力并極為復雜的藝術，利用修辭進行言語的活動，能夠將語境進行更多的適應，能夠將使用的語言進最大程度的約束。修辭的運用不能夠脫離一個整體的使用環(huán)境。進行商務英語信函時，一定要嚴格的對商務英語使用的語境進行把握，也就是說在使用信函進行商務英語的書寫時，一定要注意考究的修辭，將兩者進行有效的結合。
四、語境論的應用
根據(jù)不同的語境選擇適合的修辭方法，能夠將所要表達的內容更完整的發(fā)揮出來。修辭結合語境，能歐股成功的將商務英語信函的寫作藝術進行修飾。使用得當?shù)拇钆�，能夠更好的體現(xiàn)商務英語的內涵。這也要求商務人員能夠從兩個層面達到要求。
第一，使用得體的搭配進行詞句的應用。在造句時，一定要將商務英語的語言特色進行突出的表達。利用符合英文寫作的安排來撰寫信函。依據(jù)合理的英語結構規(guī)律，進行商務英語信函的書寫，表達一定要合情合理，清晰流暢。
第二，認真思考商務英語的常變因素。如國際社會背景、交際內容等。通過對商務英語在不同語境下的得體修辭，來保證使用的規(guī)范性。要想達到修辭得體，就需要使用合乎語境的修辭方式。
關于修辭得體，需要考慮進行不同語境下的商務英語應用時，使用者的語氣是否恰當。一般來講，對于語氣的含義，可以解釋為一種傳遞信息時，具有的全面的感受。通過語境學的內容，可以看出，在商務英語的表達上，僅僅依靠單詞或表達是遠遠不夠的，還需要進行更加具體的語境選擇恰如其分的語氣。通常來講，語氣的恰當包括兩方面：自然和客氣。
事實上，商務環(huán)境是隨時都在變化的，因此在實踐的交流中也不會僅僅是對于商務內容的表達，還有一些層出不窮的問題需要我們去解決。但是在這一過程中，寫信者一定要注意自己的措辭是否得體，也就是注意自己的態(tài)度，切實的考慮到對方的出境，能夠表現(xiàn)出友好和禮貌，也更容易促成較易。比如再說同意對方的要求，可以用被動語態(tài)（You have earned 2.5 commission.你已經(jīng)獲得了2.5%的傭金）來代替生硬的主動語態(tài)（We allow you 2.5% commission）。這一語氣更能夠體現(xiàn)出對方deserve it，而不是I give it.語氣中透露出對于對方的禮貌與尊重，而不是傲慢的態(tài)度。只有使用更加得體又合乎情理的表達，才能夠更加到位的進行溝通，既符合自身位置，又體現(xiàn)自身的禮貌，只有這樣才能夠更加容易讓他人接受。
五、總結
綜上所述，隨著科技的發(fā)展，商業(yè)模式也在不斷的變化。對于今后，需要自身在進行商務英語信函的書寫時，更加熟悉彼此的條件，并熟悉各項規(guī)章法律，通過規(guī)范程序化的國際貿(mào)易，來進行更加豐富的發(fā)展。不同的貿(mào)易話題需要進行不同的貿(mào)易措辭來溝通。根據(jù)變化的話題來進行有效的結合，從而書寫出來的商務英語信函能歐股更具有時代特點，抓住其中的使用規(guī)律和語言風格，能夠更好的獨立進行寫作書寫，將修辭藝術使用的別具匠心，能夠更好的實現(xiàn)國際商務間的有效交流。對于商務英語的推進作用，在目前的國際間進行經(jīng)濟貿(mào)易，在我國進行經(jīng)濟的發(fā)展，都具有較為明顯的獨特作用。
英語商務信函3
From: X X X
To: X X X
Date: X X X
Subject（主題）：
Dear Ms. Cunningham:
You and your company have been recommended to us by Charles Lewis of East Asia Building Material Supplies. Charles mentioned that your company provides high quality goods and services at a reasonable cost, and I am writing to inquire about establishing business cooperation between you and my company, China Merchandise Company.
China Merchandise Company is one of the largest international exporters of Chinese goods. We have clients throughout the world, especially in the United States. Chinese ornamental merchandise represents one of our most popular products. As such, we would appreciate it if you could send us your latest sales catalog for our review. We believe that establishing business cooperation with Ornamental Decorations and Supplies will be mutually beneficial for your company and ours.
I look forward to receiving your catalog and doing business with you in the future.
Sincerely yours,
Mai Yang
Manager
常用表達方式
說明如何了解對方，請求提供產(chǎn)品信息：
We recently learned about your company through our market research, and are writing to request a catalogue and price-list for merchandise available from your store.
介紹自己的實力：
We are a Chinese export company with clients around the world.
請求實質性磋商：
I will contact you within a week to schedule an appointment.
這個只是個例子
如果你需要對方快速回信你可以在信的末尾寫上I'm looking forward to hearing from you
需要注意的是總體格式一般都是靠左頂格寫，如上，無需和中文書信一樣空兩格，這是目前最流行的格式
英語商務信函4
The layout of letters
1.The top part of a business letter
日期：Date: 23 December 20xx
地址：Mr. James Green
Sales manager
BBB PLC
55-60 Old St, London E6 6HG
稱謂：Dear Mr. Green (Dear Gentlemen, Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam)
2.The body part of a business letter
標題（可以不要）
正文
3. Look at the two endings of business letter below. Notice the useful phrases that are used in these letters.
(1)Please let me know if this is convenience.
I look forward to hearing from you.
Best wishes
Yours sincerely,
(signature)
Ms. Gillian Janes
Personnel Nanager
(2)Please phone us to confirm the details.
We look forward to receiving your comments.
Yours faithfully
(signature)
for Ms. Gillian Jones
Personnel Manager
英語商務信函5
面對客戶,同事,上司,信函,報告,電子郵件??很多初入公司的新手會講英語,但是不知道如何寫出簡單、得體、有效溝通的商務文件。此篇文章主要論述了商務英語信函的寫作技巧。寫作需要不斷革新,適應社會、科技以及商業(yè)的發(fā)展,從而清晰、準確的寫符合時代要求的信函、備忘錄、報告、傳真以及電子郵件。這些技巧可以幫助我們增強個人的寫作風格,避免寫作障礙,消除過時的套話,運用強有力的溝通詞語,創(chuàng)建高效的信函、備忘錄、報告、傳真等。
商務信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進行有效的溝通,在業(yè)務往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此商務信函的寫作技巧是國際商務人員必須掌握的一門重要功課。
盡管寫作在今天已經(jīng)被列為商業(yè)領域的關鍵技能之一,但在這一領域接收過全面訓練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無須動筆的課程上學有專攻,要么就是專攻學術寫作之道,而學術寫作與商務寫作不是一回事。學術寫作與商務寫作的不同,主要在于讀者和寫作目的不同。在學術寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業(yè)領域的博學。讀者通常也是行業(yè)內的專家,他們閱讀和評價論文是有報酬的。而在商務英語寫作領域,文章是寫給那些可能并不了解寫作題材的各行各業(yè)的讀者看的。商務文章的寫作,受到時間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無須,也不想花時間來整理和閱讀那些冗長而復雜的文章,因此,今天的商務溝通要求的是一種簡潔明了易懂的文風。
因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。
一、讀者
了解讀者是成功的關鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進行。
二、遣詞
簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的團體或行業(yè)內使用的專業(yè)語言。如果給這樣的團體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準確的解釋某些概念,也有助于于技術人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。
三、造句
句首、句尾的內容應該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發(fā)展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。商務應用文句子的平均長度為15 到18 個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18 個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細節(jié),要么就會錯誤的理解句意,因此長度應切成兩到三個短句為宜。最佳的商務信函應該由長短不同地句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。標點超過四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復雜而需要那么多的標點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達觀點。表達三個乃至更多觀點時使用列表是最好的辦法,標題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。
四、分段
信函、備忘錄和報告的起始段落與結尾段落的長度不應超過三到四行。從心理學的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續(xù)看下去。結尾段落也應該簡短扼要,明白說明讀者應該采取怎樣的行動。意思表達的越清楚越準確,越有可能得到想要的效果,位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應該超過8 行長。今天的讀者已經(jīng)不習慣長篇大論,他們會撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8 行以內是最好的。電子郵件中的起始和結尾應該只有2～3 行長,主題部分段落長度不應該超過5 行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。
五、外觀
外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內容或推遲到以后再閱讀。選擇合適的字體和字 號。字體應以適宜閱讀為標準�，F(xiàn)在有了word 軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節(jié)制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——即對某些單詞或習語起到強調作用。只在其強調作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。
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