商務(wù)英語之商務(wù)函的寫作指南
信函和傳真的格式
收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美觀整潔的書信格式會給收信人留下深刻的印象。
標(biāo)準(zhǔn)的商業(yè)書信由以下三個部分組成：
·信頭
·信文
·信尾
信 頭
在信和傳真中，信頭所占頁面一般不超過三分之一。
發(fā)信人地址
一般來說，商業(yè)書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標(biāo)明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭格式。
傳真發(fā)信人的地址位于傳真紙頁首固定的信頭格式內(nèi)。
發(fā)信日期
日期的書寫有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年]
日期不能縮寫，序數(shù)詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。
收信人地址
收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當(dāng)。
傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應(yīng)的空格內(nèi)。
指定收信人姓名
在商業(yè)書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現(xiàn)已不常用。收信人地址的`首行已經(jīng)寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。
如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。
稱 呼
商業(yè)信件和傳真常用以下方式開頭：
·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);
·Dear Sir或Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人，如Sales Manager,
Chief Accountant等，而且寫信人知道對方的性別);
·Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);
·Dear Sirs (表示寫給一家公司，沒有明確的收信人)。
稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。
事 由
寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內(nèi)容一目了然。
信 文
全齊頭式(full-blocked)書信，每個段落都從左邊空白處開始寫起，右邊空白處必須盡量對齊，不能把單詞斷開。
在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開始寫起，在事由下面空一行。
信 尾
傳真的信尾一般都很簡短(通常只有結(jié)尾敬辭和署名)，而書信的信尾內(nèi)容則相對較長。
結(jié)尾敬辭
一般來說，書信和傳真結(jié)尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時結(jié)尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結(jié)尾則用“Yours faithfully”。
信末簽名
寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：
Yours faithfully
For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd
縮寫 (Abbreviation)：
縮寫在商務(wù)英語寫作中有它獨(dú)特的意義。
(1)商務(wù)英語中常用的幾種縮寫形式：
�、� 置于人名前后，表示身份、職銜、學(xué)位等
② 表示商業(yè)企業(yè)名稱
�、� 表示時間
�、� 表示組織名稱，一般由首字母組成
�、莺铣煞轿辉~
�、蕹Ｓ玫睦≡~
(2)商務(wù)英語中不應(yīng)使用縮寫的地方：
① 某些頭銜
�、� 星期、月、季節(jié)
�、� 街道地址
④ 國名、城市名
商務(wù)用詞的大寫
大寫字母(Capital Letters)又稱“Block letters”，“Upper case/print”,一般用于句首，此外大寫首字母還出現(xiàn)在以下幾種情況中：
(1) 專有名詞(proper nouns)。
(2) 在標(biāo)題(title) 中也要大寫單詞首字母。
(3) 用于禮貌性稱呼語(即Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.)學(xué)銜(Dr.)和軍銜(General)的首字母。
(4) 職務(wù)，職稱，頭銜以及組織的名稱也要大寫首字母。
(5) 在商務(wù)書信中，重要的字詞常常被大寫以引起讀信人的注意。
(6) 商務(wù)英語寫作中的副標(biāo)題與小標(biāo)題也需大寫。
(7) 用于縮寫詞，如“a SWOT analysis”, “ASEAN”, “USA”等。
【商務(wù)英語之商務(wù)函的寫作指南】相關(guān)文章：
商務(wù)英語寫作09-08
商務(wù)英語之電話用語09-19
商務(wù)英語郵件之化繁為簡01-16
商務(wù)英語寫作的講授技巧09-20
商務(wù)英語寫作技巧09-20
商務(wù)英語寫作開頭技巧08-18
商務(wù)英語寫作精品范文10-14
商務(wù)英語寫作范文推薦10-14
摘選商務(wù)英語寫作范文10-14
商務(wù)英語寫作范文精選10-14