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英語邀請(qǐng)函與答復(fù)函
簡(jiǎn)潔明了是邀請(qǐng)函的特點(diǎn)之一。在不斷進(jìn)步的時(shí)代，需要使用邀請(qǐng)函的場(chǎng)合越來越多，那么寫邀請(qǐng)函真的很難嗎？下面是小編幫大家整理的英語邀請(qǐng)函與答復(fù)函，希望對(duì)大家有所幫助。
一、寫邀請(qǐng)函范例
Dear Mr. / Ms,
We should like to invite your Corporation to attend the 2000 International Fair which will be held from August 29 to September 4 at the above address. Full details on the Fair will be sent in a week.
We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.
Yours faithfully
尊敬的先生/小姐，
在上述地址，我們想請(qǐng)貴公司參加于八月二十九日到九月四日舉辦的2000國(guó)際商品交易會(huì)，關(guān)于交易會(huì)的詳情我們一周內(nèi)將寄給你。希望不久能收到你的來信，并能來參加。
您誠(chéng)摯的
二、對(duì)邀請(qǐng)函肯定答復(fù)的范例
Dear Mr. / Ms,
Thank you for your letter of June 28 inviting our corporation to participate in the 2000 International Fair. We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.
Mr. Li will be in your city from July 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.
Yours faithfully
尊敬的先生/小姐，
感謝六月二十八日來信邀請(qǐng)我們公司參加2000國(guó)際商品交易會(huì)。我們樂于參加并計(jì)劃展示我們前幾年生產(chǎn)的電子設(shè)備。李先生將于七月二日至七日去你市做具體安排，非常感謝你的協(xié)助。
你誠(chéng)摯的
三、對(duì)邀請(qǐng)函否定的答復(fù)范例
Dear Mr. / Ms,
Thank you very much for your invitation to attend the 2000 International Fair. As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.
We hope to see you on some future occasion.
Yours faithfully
尊敬的先生/小姐，
非常感謝您邀請(qǐng)我們參加2000國(guó)際商品交易會(huì)。由于我們將于同一時(shí)間到你市新開一家維修店，非常抱歉我們不能前去。
希望以后在某些場(chǎng)合見到您。
您誠(chéng)摯的XX
英語正式邀請(qǐng)函的格式:
邀請(qǐng)函的格式主要有四個(gè)部分，分別是標(biāo)題、稱謂、正文、落款。
一、標(biāo)題
由活動(dòng)名稱和文種名組成，還可包括個(gè)性化的活動(dòng)主題標(biāo)語。如“XX公司年終客戶答謝會(huì)邀請(qǐng)函”�；顒�(dòng)主題標(biāo)語可以體現(xiàn)舉辦方特有的企業(yè)文化特色。
二、稱謂
邀請(qǐng)函的稱謂使用“統(tǒng)稱”，并在統(tǒng)稱前加敬語。如 ，“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × ×總經(jīng)理(局長(zhǎng))”。
三、正文
邀請(qǐng)函的正文是指商務(wù)禮儀活動(dòng)主辦方正式告知被邀請(qǐng)方舉辦活動(dòng)的緣由、目的、事項(xiàng)及要求，寫明活動(dòng)的日程安排、時(shí)間、地點(diǎn)，并對(duì)被邀請(qǐng)方發(fā)出得體、誠(chéng)摯的邀請(qǐng)。正文結(jié)尾一般要寫常用的邀請(qǐng)慣用語。如“敬請(qǐng)光臨”、“歡迎光臨”。
四、落款
落款要寫明禮儀活動(dòng)主辦單位的全稱和成文日期。
注意問題:
一、被邀請(qǐng)者的姓名應(yīng)寫全，不應(yīng)寫綽號(hào)或別名。
二、在兩個(gè)姓名之間應(yīng)該寫上"暨"或"和"，不用頓號(hào)或逗號(hào)。
三、應(yīng)寫明舉辦活動(dòng)的具體日期(幾月幾日，星期幾)。
四、寫明舉辦活動(dòng)的地點(diǎn)。
英文回復(fù)函格式及范文
一) 郵件主題
與公司內(nèi)部同事溝通的郵件格式為： 部門-發(fā)件人姓名-事件-日期
與其他公司工作上的溝通郵件格式為： 公司名稱-事件-日期
(二) 郵件內(nèi)容
郵件正文由以下幾個(gè)部分組成：稱呼、正文、結(jié)束語、附件、署名。
1、稱呼
稱呼是寫信人對(duì)收件人的稱呼用語。 第一行頂格書寫，使用姓氏+職位為稱呼，稱呼后用逗號(hào)間隔敬語。
例如： 徐總，您好： ;
如果為群發(fā)收件人可直接稱呼為 Dear all
注：在進(jìn)行郵件回復(fù)時(shí)，若未將發(fā)件人加入通訊錄通常會(huì)出現(xiàn)對(duì)方郵箱名作為郵件的稱呼，為避免此情況可先將收件人地址添加至通訊錄并標(biāo)注，也利于今后的溝通與聯(lián)系。
2、正文
位置在稱呼語下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。每段文字第一行的第一個(gè)文字向右縮兩個(gè)漢字，每段第二行從左面頂格寫起。
正文內(nèi)容以列表的形式概述工作匯報(bào)的內(nèi)容， 默認(rèn)文字格式。 每項(xiàng)內(nèi)容后換行空兩格的書寫。
對(duì)于工作匯報(bào)類郵件
首先、表明工作是否完成，已完成的簡(jiǎn)單描述完成情況。
其次、未完成的描述執(zhí)行進(jìn)度，未執(zhí)行的描述為何未執(zhí)行，需要特定人配合執(zhí)行的需使用紅色字體加粗等重點(diǎn)標(biāo)注的形式書寫。
對(duì)于數(shù)據(jù)匯報(bào)類郵件
首先、簡(jiǎn)述數(shù)據(jù)的內(nèi)容并輔以簡(jiǎn)要的分析。
其次、針對(duì)數(shù)據(jù)異常的部分，需使用紅色字體加粗等重點(diǎn)標(biāo)注的形式書寫。
3、結(jié)束語
結(jié)束語在正文之后，空一行另起一段書寫，以表尊重。
4、附件
信件如果有附件，可在郵件內(nèi)容書寫完畢后空一行注明，以注字加冒號(hào)起“附件一、附件二……”依序列出附件內(nèi)容，并在文字底下加橫線，以引起收信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。 附件文件名的格式統(tǒng)一為：
日期-姓名-附件內(nèi)容
5、署名
郵件的結(jié)尾空一行頂格標(biāo)注發(fā)件姓名，換行頂格再標(biāo)注發(fā)件日期。
注：正文為郵件不可或缺的一部分，即使使用附件內(nèi)容的，也應(yīng)根據(jù)附件內(nèi)容簡(jiǎn)述匯報(bào)的內(nèi)容，對(duì)于需要特定人員配合執(zhí)行或數(shù)據(jù)異常的文字描述采用加粗標(biāo)紅的格式。
(三) 郵件地址欄
收件人：郵件的接收人，并對(duì)該郵件做回復(fù)、指示。
抄送：將郵件同時(shí)發(fā)送給收件人以外的人，用戶所寫的郵件抄送一份給別人，收到的人可回(郵件)可不回(郵件)。
注：正確理解并填寫收件人和抄送的郵件地址有助于郵件接收者明確需要各自的職責(zé)。
(四) 郵件統(tǒng)一格式
字體：除特殊標(biāo)注需著重注意的文字內(nèi)容外(可加粗、字體顏色彩紅色)， 郵件內(nèi)容字體統(tǒng)一為：宋體 9號(hào)字(不同郵箱工具對(duì)字體大小的定義不同，應(yīng)用常規(guī)正文字體大小均可)，顏色為黑色 。
開頭語和正文之間，按段分隔。分隔距離為一行。
回復(fù)時(shí)收件人只填發(fā)郵件的人，其他均為抄送。
附件文件名的格式統(tǒng)一為：日期-姓名-附件內(nèi)容
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