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      2. 英文商務郵件格式和禮儀

        時間:2023-07-27 17:00:33 振濠 禮儀英語 我要投稿
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        英文商務郵件格式和禮儀

          對于外貿從業的小伙伴們來說,英文郵件是跟客戶最主要的溝通方式,其重要性不言而喻,所以大家對英文商務郵件的寫作技巧都很感興趣。但是在學習郵件寫作技巧之前,可能我們應該首選關注一下郵件的格式和一些細節問題,處理好這些,可以讓我們的郵件更圓滿。下面是小編給大家整理的關于英文商務郵件格式和禮儀,歡迎閱讀!

        英文商務郵件格式和禮儀

          英文商務郵件格式和禮儀 1

          收件人

          1.盡量不要把一堆郵箱地址都放在“收件人”欄里,這里只寫跟郵件內容直接相關聯系人的郵箱。其他相關人員的郵箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

          2.不是郵件內容的直接處理者,但也需要知道這件事情的人可以添加到抄送中。只給需要的人抄送,有同學習慣性抄送一大堆相關和不相關的人,這是不可取的。

          3.如果不想讓收件人知道你同時把郵件也發給了某人,這種情況可以添加「密送」。

          4.需要添加多個收件人或者抄送人的時候,一般會按照職位高低進行排序。

          郵件標題

          1.一定不要發空白標題,這是非常不禮貌的行為。相信大家也不會故意這么做,有可能是想先寫好郵件再定標題,但最后直接空白標題就發出去了。所以要養成良好的習慣,先把標題寫好。

          2.標題應「簡明扼要」,能反應文章內容或者重要性,不宜冗長。

          3.標題里應盡量不用特殊符號和長串的數字,以免郵件被放進對方垃圾郵件箱。如非必要,盡量少用"urgent"等字眼。

          4.回復對方郵件的時候,可以根據需要更改標題,不要一長串"RE"。

          比如要回復收件人關于一款小黃人設計圖的問題,郵件標題就可以簡單地描述如下:

          RE:Art work of minions item

          附件

          1.如果有附件,標題寫好馬上上傳附件,養成好習慣,不要等到郵件寫完最后再上傳,最后很可能會忘記。相信不少人有過漏傳附件的經歷,郵件發出去才發現附件沒上傳。

          2.郵件有附件時,應在正文里提醒收件人查收附件。

          3.附件個數不宜過多,一般不超過4個。數量較多的時候可以打包壓縮成一個文件。

          4.如果附件內容是特殊格式,應告知收件人打開方式,以免影響使用。

          5.如果附件過大,最好拆分為多個郵件發送,或者通過網盤分享。單封郵件附件過大可能發送不成功,或者被攔截。

          比如,附件壓縮包里是Art work的源文件,需要解壓縮后用Illustrator打開,上傳附件后可以在郵件中提醒如下:

          郵件內容

          1.首先是稱呼:第一次聯系盡量用「Dear XXX」作為稱呼,不知道姓名只知道頭銜的情況下,可用「Dear Title」,熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是對某個群體發的郵件,可以用「Dear All」作為郵件稱呼。

          2.郵件內容都左對齊頂格寫,開頭不留空格。

          3.寫正文的時候,把最重要的事情放在最前面,簡單的問候之后「直奔主題 」。

          4.能用簡單句的時候不用復雜句,能用簡單詞匯的時候不用復雜詞匯。郵件內容力求簡潔明了,表述準確。如非必要,郵件盡量不要寫的很長,也不要分很多段落,一般三四段即可。

          5.如果郵件涉及信息比較多,可以按要點進行編號,12345分條敘述,這樣表達更清楚。重要內容可用「加粗」或「其他顏色字體」來提醒,但是同一封郵件中字體盡量一致,字體顏色不宜過多,最好不要超過3種。

          6.注意措辭,多用虛擬語氣和委婉語氣。比如:if……,I would……,Could you……這些句型,既明確了自己立場,又不至于太生硬,更容易讓對方接受自己觀點。

          7.電子郵件可以輕易的被轉發給他人,也是書面的證據,所以郵件內容務必慎重客觀,切不可信口開河。

          8.郵件最后要對收件人表示感謝,如果郵件開頭已經說過感謝的話語,結尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」來呼應開頭。

          9.郵件結尾要有署名,一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相對更正式一些,適合所有場合。

          按照以上要點給大家提供一個簡單的模板:

          ▲ 另外需要注意:在跟收件人不熟悉的時候盡量寫全名,不要寫昵稱。

          其他需要注意的細節

          1.最好設置一個簽名檔,里面包含自己完整的姓名、公司全稱、公司網址、辦公室地址、聯系方式,社交賬號等信息,方便收件人隨時查找。

          2.郵件寫好之后,自己先檢查一遍有沒有拼寫錯誤,語句不通順,或者表達有歧義的地方,確認沒問題再發送。

          以上就是一封完整的英文郵件應該包含的要素和需要注意的地方。我們常說細節處見真章,希望大家養成良好的習慣,早日寫出完美郵件。

          英文商務郵件格式和禮儀 2

          在郵件的開頭,我們通常會先寫上對方的「稱謂」作為開頭,但要注意到,隨著你要寫信的對象身份、職稱不同,也要選用不同的稱謂,才不會給人不禮貌、或是過分禮貌的感覺!

          1. 寫給朋友或熟識的同事

          可用較口語化的開頭,加上對方的名字使用。

          · Hi / Hello / Hey + name 哈啰/嗨

          例如:

          Hi Jenny, Hello Judy, Hey Jupiter

          2. 寫給長官或者主管

          可用Dear加在前頭表示尊敬語氣,并在后方加入對方的性別或職稱。

          · Dear + Sir/Madam / Mr. Last name 先生/長官

          例如:

          Dear Mr.Bloom

          · Dear + Madam / Ms. Last name / Mrs. Last name 小姐 /女士

          例如:

          Dear Ms.Knightley

          *注意: Ms 為 Miss 的縮寫,可用來表示未婚或已婚女子,而 Mrs. 則只可用來表示已婚女子。

          · Dear + Job title 職稱

          例如:

          Dear Marketing Manager

          3. 寫給非特定人物或不清楚姓氏時

          常用于應聘新工作、與廠商接洽及新合作洽談時在不確定對方職稱及性別時使用。

          · To whom it may concern 致負責人

          常用于應聘新工作或不清楚接洽人的情況下。

          · Greetings 您好

          在不確定對方職稱或是性別時可用較正式并禮貌的方式作為開頭。

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