英文商務(wù)郵件格式和禮儀

時(shí)間：2023-07-27 17:00:33 振濠禮儀英語(yǔ) 我要投稿

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英文商務(wù)郵件格式和禮儀

　　對(duì)于外貿(mào)從業(yè)的小伙伴們來(lái)說(shuō)，英文郵件是跟客戶(hù)最主要的溝通方式，其重要性不言而喻，所以大家對(duì)英文商務(wù)郵件的寫(xiě)作技巧都很感興趣。但是在學(xué)習(xí)郵件寫(xiě)作技巧之前，可能我們應(yīng)該首選關(guān)注一下郵件的格式和一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，處理好這些，可以讓我們的郵件更圓滿(mǎn)。下面是小編給大家整理的關(guān)于英文商務(wù)郵件格式和禮儀，歡迎閱讀！

英文商務(wù)郵件格式和禮儀

　　英文商務(wù)郵件格式和禮儀 1

　　收件人

　　1.盡量不要把一堆郵箱地址都放在“收件人”欄里，這里只寫(xiě)跟郵件內(nèi)容直接相關(guān)聯(lián)系人的郵箱。其他相關(guān)人員的郵箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

　　2.不是郵件內(nèi)容的直接處理者，但也需要知道這件事情的人可以添加到抄送中。只給需要的人抄送，有同學(xué)習(xí)慣性抄送一大堆相關(guān)和不相關(guān)的人，這是不可取的。

　　3.如果不想讓收件人知道你同時(shí)把郵件也發(fā)給了某人，這種情況可以添加「密送」。

　　4.需要添加多個(gè)收件人或者抄送人的時(shí)候，一般會(huì)按照職位高低進(jìn)行排序。

　　郵件標(biāo)題

　　1.一定不要發(fā)空白標(biāo)題，這是非常不禮貌的行為。相信大家也不會(huì)故意這么做，有可能是想先寫(xiě)好郵件再定標(biāo)題，但最后直接空白標(biāo)題就發(fā)出去了。所以要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，先把標(biāo)題寫(xiě)好。

　　2.標(biāo)題應(yīng)「簡(jiǎn)明扼要」，能反應(yīng)文章內(nèi)容或者重要性，不宜冗長(zhǎng)。

　　3.標(biāo)題里應(yīng)盡量不用特殊符號(hào)和長(zhǎng)串的數(shù)字，以免郵件被放進(jìn)對(duì)方垃圾郵件箱。如非必要，盡量少用"urgent"等字眼。

　　4.回復(fù)對(duì)方郵件的時(shí)候，可以根據(jù)需要更改標(biāo)題，不要一長(zhǎng)串"RE"。

　　比如要回復(fù)收件人關(guān)于一款小黃人設(shè)計(jì)圖的問(wèn)題，郵件標(biāo)題就可以簡(jiǎn)單地描述如下：

　　RE:Art work of minions item

　　附件

　　1.如果有附件，標(biāo)題寫(xiě)好馬上上傳附件，養(yǎng)成好習(xí)慣，不要等到郵件寫(xiě)完最后再上傳，最后很可能會(huì)忘記。相信不少人有過(guò)漏傳附件的經(jīng)歷，郵件發(fā)出去才發(fā)現(xiàn)附件沒(méi)上傳。

　　2.郵件有附件時(shí)，應(yīng)在正文里提醒收件人查收附件。

　　3.附件個(gè)數(shù)不宜過(guò)多，一般不超過(guò)4個(gè)。數(shù)量較多的時(shí)候可以打包壓縮成一個(gè)文件。

　　4.如果附件內(nèi)容是特殊格式，應(yīng)告知收件人打開(kāi)方式，以免影響使用。

　　5.如果附件過(guò)大，最好拆分為多個(gè)郵件發(fā)送，或者通過(guò)網(wǎng)盤(pán)分享。單封郵件附件過(guò)大可能發(fā)送不成功，或者被攔截。

　　比如，附件壓縮包里是Art work的源文件，需要解壓縮后用Illustrator打開(kāi)，上傳附件后可以在郵件中提醒如下：

　　郵件內(nèi)容

　　1.首先是稱(chēng)呼：第一次聯(lián)系盡量用「Dear XXX」作為稱(chēng)呼，不知道姓名只知道頭銜的情況下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是對(duì)某個(gè)群體發(fā)的郵件，可以用「Dear All」作為郵件稱(chēng)呼。

　　2.郵件內(nèi)容都左對(duì)齊頂格寫(xiě)，開(kāi)頭不留空格。

　　3.寫(xiě)正文的時(shí)候，把最重要的事情放在最前面，簡(jiǎn)單的問(wèn)候之后「直奔主題」。

　　4.能用簡(jiǎn)單句的時(shí)候不用復(fù)雜句，能用簡(jiǎn)單詞匯的時(shí)候不用復(fù)雜詞匯。郵件內(nèi)容力求簡(jiǎn)潔明了，表述準(zhǔn)確。如非必要，郵件盡量不要寫(xiě)的很長(zhǎng)，也不要分很多段落，一般三四段即可。

　　5.如果郵件涉及信息比較多，可以按要點(diǎn)進(jìn)行編號(hào)，12345分條敘述，這樣表達(dá)更清楚。重要內(nèi)容可用「加粗」或「其他顏色字體」來(lái)提醒，但是同一封郵件中字體盡量一致，字體顏色不宜過(guò)多，最好不要超過(guò)3種。

　　6.注意措辭，多用虛擬語(yǔ)氣和委婉語(yǔ)氣。比如：if……,I would……,Could you……這些句型，既明確了自己立場(chǎng)，又不至于太生硬，更容易讓對(duì)方接受自己觀點(diǎn)。

　　7.電子郵件可以輕易的被轉(zhuǎn)發(fā)給他人，也是書(shū)面的證據(jù)，所以郵件內(nèi)容務(wù)必慎重客觀，切不可信口開(kāi)河。

　　8.郵件最后要對(duì)收件人表示感謝，如果郵件開(kāi)頭已經(jīng)說(shuō)過(guò)感謝的話(huà)語(yǔ)，結(jié)尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」來(lái)呼應(yīng)開(kāi)頭。

　　9.郵件結(jié)尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相對(duì)更正式一些，適合所有場(chǎng)合。

　　按照以上要點(diǎn)給大家提供一個(gè)簡(jiǎn)單的模板：

　　▲ 另外需要注意：在跟收件人不熟悉的時(shí)候盡量寫(xiě)全名，不要寫(xiě)昵稱(chēng)。

　　其他需要注意的細(xì)節(jié)

　　1.最好設(shè)置一個(gè)簽名檔，里面包含自己完整的姓名、公司全稱(chēng)、公司網(wǎng)址、辦公室地址、聯(lián)系方式，社交賬號(hào)等信息，方便收件人隨時(shí)查找。

　　2.郵件寫(xiě)好之后，自己先檢查一遍有沒(méi)有拼寫(xiě)錯(cuò)誤，語(yǔ)句不通順，或者表達(dá)有歧義的地方，確認(rèn)沒(méi)問(wèn)題再發(fā)送。

　　以上就是一封完整的英文郵件應(yīng)該包含的要素和需要注意的地方。我們常說(shuō)細(xì)節(jié)處見(jiàn)真章，希望大家養(yǎng)成良好的習(xí)慣，早日寫(xiě)出完美郵件。

　　英文商務(wù)郵件格式和禮儀 2

　　在郵件的開(kāi)頭，我們通常會(huì)先寫(xiě)上對(duì)方的「稱(chēng)謂」作為開(kāi)頭，但要注意到，隨著你要寫(xiě)信的對(duì)象身份、職稱(chēng)不同，也要選用不同的稱(chēng)謂，才不會(huì)給人不禮貌、或是過(guò)分禮貌的感覺(jué)！

　　1. 寫(xiě)給朋友或熟識(shí)的同事

　　可用較口語(yǔ)化的開(kāi)頭，加上對(duì)方的名字使用。

　　· Hi / Hello / Hey + name 哈啰/嗨

　　例如：

　　Hi Jenny, Hello Judy, Hey Jupiter

　　2. 寫(xiě)給長(zhǎng)官或者主管

　　可用Dear加在前頭表示尊敬語(yǔ)氣，并在后方加入對(duì)方的性別或職稱(chēng)。

　　· Dear + Sir/Madam / Mr. Last name 先生/長(zhǎng)官

　　例如：

　　Dear Mr.Bloom

　　· Dear + Madam / Ms. Last name / Mrs. Last name 小姐 /女士

　　例如：