英文書(shū)信的格式要求
1、信頭(Heading)
指發(fā)信人的姓名(單位名稱(chēng))、地址和日期，一般寫(xiě)在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱(chēng)、地址、電話號(hào)碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫(xiě)上寫(xiě)信日期就可以了。
英文地址的寫(xiě)法與中文完全不同，地址的名稱(chēng)按從小到大的順序：第一行寫(xiě)門(mén)牌號(hào)碼和街名;第二行寫(xiě)縣、市、省、州、郵編、國(guó)名;然后再寫(xiě)日期。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫(xiě)日期的時(shí)候。
日期的寫(xiě)法，如1997年7月30日，英文為：July 30，1997(最為普遍); July 30th，1997;30th July，1997等。1997不可寫(xiě)成97。
2、信內(nèi)地址(Inside Address)
在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫(xiě)在信頭日期下方的左角上，要求與對(duì)信頭的要求一樣，不必再寫(xiě)日期。
3、稱(chēng)呼(Salutation)
是寫(xiě)信人對(duì)收信人的稱(chēng)呼用語(yǔ)。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，從該行的'頂格寫(xiě)起，在稱(chēng)呼后面一般用逗號(hào)(英國(guó)式)，也可以用冒號(hào)(美國(guó)式)。
(1)寫(xiě)給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱(chēng)呼或直稱(chēng)其名(這里指名字，不是姓氏)。例如：My dear father，Dear Tom等。
(2)寫(xiě)給公務(wù)上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意：Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn)，前不加Dear，是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式。
(3)寫(xiě)給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱(chēng)、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。
4、正文(Body of the Letter)
位置在下面稱(chēng)呼語(yǔ)隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello!(你好!)
正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書(shū)信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些，通常以五個(gè)字母為宜，每段第二行從左面頂格寫(xiě)起，這就是縮進(jìn)式。
但美國(guó)人寫(xiě)信各段落往往不用縮進(jìn)式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫(xiě)起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫(xiě)法。
5、結(jié)束語(yǔ)(Complimentary Close)
在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開(kāi)始，第一個(gè)詞開(kāi)頭要大寫(xiě)，句末用逗號(hào)。不同的對(duì)象，結(jié)束語(yǔ)的寫(xiě)法也不同。
(1)寫(xiě)給家人、親戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等;
(2)寫(xiě)給熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等;
(3)寫(xiě)業(yè)務(wù)信函用Truely yours(Yours truely)，F(xiàn)aithfully yours(Yours faithfully)等;
(4)對(duì)上級(jí)、長(zhǎng)輩用Yours obediently(Obediently yours)，Yours respectfully(Respectfully yours)等。
6、簽名(Signature)
低于結(jié)束語(yǔ)一至二行，從信紙中間偏右的地方開(kāi)始，在結(jié)束語(yǔ)的正下方，在簽完名字的下面還要有用打字機(jī)打出的名字，以便識(shí)別。職務(wù)、職稱(chēng)可打在名字的下面。當(dāng)然，寫(xiě)給親朋好友的信，就不必再打了。
7、附言(Postscript)
一封信寫(xiě)完了，突然又想起遺漏的事情，這時(shí)用P.S.表示，再寫(xiě)上遺漏的話即可，要長(zhǎng)話短說(shuō)。通常在信末簽名下面幾行的左方，應(yīng)于正文齊頭。
注意：在正式的信函中，應(yīng)避免使用附言。
8、附件(Enclosure)
信件如果有附件，可在信紙的左下角，注上Encl：或Enc：，例如：Encl：2 photos(內(nèi)附兩張照片)。如果福建附件不止一項(xiàng)，應(yīng)寫(xiě)成Encl：或Encs。
我們有時(shí)可看到在稱(chēng)呼與正文之間有Re：或Subject：(事由)字樣。一般在信紙的中間，也可與“稱(chēng)呼”對(duì)齊。還應(yīng)在底下加橫線，以引起讀信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。事由一般在公務(wù)信函中使用，也可以省略。
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