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畢業(yè)論文的目錄格式規(guī)范
一篇word文檔,內(nèi)容有大的章,小的節(jié)。如何把章節(jié)抽出來生成目錄?
WORD →點(diǎn)擊需要插入的地方 → 插入菜單 → 索引和目錄 → 目錄 → 確定
目錄通常是長(zhǎng)文檔不可缺少的部分,有了目錄,用戶就能很容易地知道文檔中有什么內(nèi)容,如何查找內(nèi)容等。Word 提供了自動(dòng)生成目錄的功能,使目錄的制作變得非常簡(jiǎn)便,而且在文檔發(fā)生了改變以后,還可以利用更新目錄的功能來適應(yīng)文檔的變化。
6.10.1 創(chuàng)建標(biāo)題目錄
Word 一般是利用標(biāo)題或者大綱級(jí)別來創(chuàng)建目錄的。因此,在創(chuàng)建目錄之前,應(yīng)確保希望出現(xiàn)在目錄中的標(biāo)題應(yīng)用了內(nèi)置的標(biāo)題樣式(標(biāo)題1 到標(biāo)題9)。也可以應(yīng)用包含大綱級(jí)別的樣式或者自定義的樣式。如果文檔的結(jié)構(gòu)性能比較好,創(chuàng)建出合格的目錄就會(huì)變得非?焖俸(jiǎn)便。
6.10.1.1 從標(biāo)題樣式創(chuàng)建目錄
從標(biāo)題樣式創(chuàng)建目錄的步驟如下:
(1)把光標(biāo)移到要拖入目錄的位置。
(2)單擊【插入】菜單項(xiàng)的【索引和目錄】菜單項(xiàng),并在彈出的【索引和目錄】對(duì)話框選擇【目錄】選項(xiàng)卡,如圖6-43 所示。
(3)在【格式】列表框中選擇目錄的風(fēng)格,選擇的結(jié)果可以通過【打印預(yù)覽】框來查看。如果選擇【來自模板】,標(biāo)識(shí)使用內(nèi)置的目錄樣式(目錄1 到目錄9)來格式化目錄。如果要改變目錄的樣式,可以單擊【更改】按鈕,按更改樣式的方法修改相應(yīng)的目錄樣式。
6.10.1.2 從其他樣式創(chuàng)建目錄
如果要從文檔的不同樣式中創(chuàng)建目錄,例如,不需要根據(jù)【標(biāo)題 1】到【標(biāo)題9】的樣式來創(chuàng)建目錄,而是根據(jù)自定義的【樣式1】到【樣式3】的樣式來創(chuàng)建目錄,操作步驟如下:
(1)將光標(biāo)移到要插入目錄的位置。
(2)打開如圖6-43 所示的對(duì)話框,然后單擊【選項(xiàng)】按鈕,彈出如圖6-45 所示的【目錄選項(xiàng)】對(duì)話框。
(3)在【有效樣式】列表框中找到標(biāo)題使用的樣式,然后在【目錄級(jí)別】文本框中指定標(biāo)題的級(jí)別。如果不想用某一樣式,要?jiǎng)h除【目錄級(jí)別】文本框中的數(shù)字。例如,用戶可以刪除標(biāo)題1、標(biāo)題2 和標(biāo)題3 后面的【目錄級(jí)別】中的數(shù)字。
(4)單擊【確定】按鈕,返回到【索引和目錄】對(duì)話框。
(5)在【索引和目錄】對(duì)話框中選擇合適的選項(xiàng)后單擊【確定】按鈕。
6.10.2 創(chuàng)建圖表目錄
圖表目錄也是一種常用的目錄,可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明,以及它們出現(xiàn)的頁碼。在建立圖表目錄時(shí),用戶可以根據(jù)圖表的題注或者自定義樣式的圖表標(biāo)簽,并參考頁序按照排序級(jí)別排列,最后在文檔中顯示圖表目錄。
使用題注組織目錄的方法如下:
(1)確保文檔中要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形加有題注。
(2)將光標(biāo)移到要插入圖表目錄的地方。
(3)單擊【插入】菜單中的【索引和目錄】菜單項(xiàng),并在【索引和目錄】對(duì)話框中選擇【圖表目錄】選項(xiàng)卡,如圖6-46 所示。
(4)在【題注標(biāo)簽】下拉列表框中選擇要建立目錄的題注,如圖表、公式、表格等。
(5)在【格式】下拉列表框中選擇一種目錄格式,其他選項(xiàng)與創(chuàng)建一般目錄一樣,確定后單擊【確定】按鈕。
在檢查圖表目錄后,當(dāng)將鼠標(biāo)移到目錄項(xiàng)目上時(shí),鼠標(biāo)指針會(huì)變?yōu)槭中危瑔螕羰髽?biāo)左鍵接口跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置。
利用題注建立圖表目錄是很方便的,但有時(shí)候,文檔中的標(biāo)簽是用戶鍵入的,并不是Word 的題注功能加上的。這時(shí),就需要使用自定義樣式建立圖表目錄,方法如下:
(1)打開如圖6-46 所示的【索引和目錄】對(duì)話框,并選中【圖表目錄】選項(xiàng)卡。
(2)單擊【選項(xiàng)】按鈕,彈出如圖6-47 所示的【圖表目錄選項(xiàng)】對(duì)話框。
(3)選中【樣式】復(fù)選框,并在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標(biāo)簽使用的樣式名后單擊【確定】按鈕。
(4)在【索引和目錄】對(duì)話框中選擇各選項(xiàng),然后單擊【確定】按鈕。
6.10.3 創(chuàng)建引文目錄
引文目錄與其他目錄類似,可以根據(jù)不同的引文類型,創(chuàng)建不同的引文目錄。在創(chuàng)建引文目錄之前,應(yīng)該確保在文檔中有相應(yīng)的引文。創(chuàng)建引文目錄的操作步驟如下:
(1)將光標(biāo)移到要插入引文目錄的位置。
(2)單擊【插入】菜單中的【索引和目錄】菜單項(xiàng),在彈出的【引文和目錄】對(duì)話框中選擇【引文目錄】選項(xiàng)卡,如圖6-48 所示。
(3)在【類別】中選擇相應(yīng)的引文類別,注意此種類別應(yīng)該是引文中已經(jīng)創(chuàng)建有的引文類型。
(4)創(chuàng)建的引文目錄也有相應(yīng)的內(nèi)置引文目錄樣式來套用,如果要更改,可以單擊【更改】按鈕。
(5)如果引文的頁碼超過五處,可以選中【使用“各處”】復(fù)選框,這樣可以避免頁碼過多反而給用戶造成不便。
(6)如果引文過長(zhǎng),可以選擇【保留原格式】,以保留原有的引文格式。
(7)選好目錄的制表前導(dǎo)符和格式后,單擊【確定】按鈕即可,插入的引文目錄如圖6-49 所示。
如果要標(biāo)記引文,以創(chuàng)建合適的引文目錄,可以按如下方法進(jìn)行:
(1)選擇要標(biāo)記的引文。
(2)打開如圖6-48 所示的對(duì)話框,單擊【標(biāo)記引文】按鈕,彈出如圖6-50 所示的【標(biāo)記引文】對(duì)話框。
(3)在【類別】的下拉列表框中選擇合適的類型。
(4)單擊【標(biāo)記】按鈕即可對(duì)當(dāng)前所選的文字進(jìn)行標(biāo)記,如果單擊【標(biāo)記全部】按鈕,將對(duì)存在于文檔中的所選文字進(jìn)行標(biāo)記。
(5)如果還要標(biāo)記其他引文,不要關(guān)閉【標(biāo)記引文】對(duì)話框,直接在文檔中選取要標(biāo)記的引文。
(6)返回【標(biāo)記引文】對(duì)話框,選中的引文將出現(xiàn)在【所選引文】下面,然后單擊【標(biāo)記】即可。
(7)如果要修改一個(gè)存在的類別,可以單擊【類別】按鈕,彈出如圖6-51 所示的對(duì) 話框。
(8)選中要修改的類別,在【替換為】下面的文本框中輸入要替換的文字,單擊【替換】按鈕即可。
(9)完成后單擊【確定】按鈕,回到【標(biāo)記引文】對(duì)話框。單擊【關(guān)閉】按鈕。
6.10.4 更新目錄
Word 所創(chuàng)建的目錄是以文檔的內(nèi)容為依據(jù),如果文檔的內(nèi)容發(fā)生了變化,如頁碼或者標(biāo)題發(fā)生了變化,就要更新目錄,使它與文檔的內(nèi)容保持一致。最好不要直接修改目錄,因?yàn)檫@樣容易引起目錄與文檔的內(nèi)容不一致。
在創(chuàng)建了目錄后,如果想改變目錄的格式或者顯示的標(biāo)題等,可以再執(zhí)行一次創(chuàng)建目錄的操作,重新選擇格式和顯示級(jí)別等選項(xiàng)。執(zhí)行完操作后,會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框,詢問是否要替換原來的目錄,選擇【是】替換原來的目錄即可。
如果只是想更新目錄中的數(shù)據(jù),以適應(yīng)文檔的變化,而不是要更改目錄的格式等項(xiàng)目,可以對(duì)著目錄單擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的快捷菜單中單擊【更新域】菜單項(xiàng)即可。用戶也可以選擇目錄后,按下 F9 鍵更新域。
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