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會計電算化系統(tǒng)的現(xiàn)狀與審計對策淺析
隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟體制改革的深化，會計電算化得到迅速普及和發(fā)展，不同的企事業(yè)單位根據(jù)自身的需求和條件，選擇了不同方式的會計電算化系統(tǒng)。因此開展對會計電算化系統(tǒng)的審計是
新形勢下擺在我們面前的新任務。
一、開展對會計電算化系統(tǒng)審計的必要性
會計電算化的實施，改變了會計的信息存貯方法、核算形式及內(nèi)部控制方式，對審計也產(chǎn)生了很大的影響。
�、僭谛畔⒋尜A方法上。在傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)中，從原始憑證到記賬憑證，由過賬到財務報表的編制，每一步都有文字記錄，審計是針對這些文字記錄而言。但在會計電算化系統(tǒng)中，會計處理集中由計算機完成，會計信息集中存貯在磁性介質(zhì)上，只留下肉眼看不見的線索。
�、� 在會計核算形式上。在會計電算化系統(tǒng)中，不一定要遵循手工操作方式下的會計核算方式，而是直接輸入數(shù)據(jù)由計算機按程序自動進行處理得出結(jié)果。如果會計電算化系統(tǒng)的應用程序出錯或被人非法篡改，則計算機只會按給定的程序以同樣錯誤的方式處理有關(guān)的會計事項，從而得出錯誤的結(jié)果。
�、墼趦�(nèi)部控制上。傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)中，會計部門的內(nèi)部控制一般表現(xiàn)為對人的控制，強調(diào)職責分清、相互牽制，采用的手段主要是利用紙面信息進行人工核對與檢查。但在會計電算化條件下，內(nèi)部控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ撕蜋C器兩方面的控制，且多數(shù)情況以計算機內(nèi)部控制為主。如果計算機內(nèi)部控制設(shè)置不當，沒有形成有效的控制，就給人以可乘之機，甚至可能被神不知鬼不覺地嵌入非法的舞弊程序，給企事業(yè)單位招致嚴重的損失。
因此，在會計電算化條件下，審計人員必須要了解和審查會計電算化系統(tǒng)的處理功能及其內(nèi)部控制，以證實其會計事項處理的合法性、結(jié)果的正確性及信息的完整性和安全性。
二、實施會計電算化審計面臨的現(xiàn)狀
由于各行業(yè)各單位會計電算化系統(tǒng)應用環(huán)境大不相同，應用程序也各具特點。從使用的系統(tǒng)來看大致有以下兩種情況：
1、購置商用會計軟件。
目前，商業(yè)化會計電算化軟件有幾百家之多，不同的電算化系統(tǒng)雖然有著不同的特點，但也有著基本的相同點：①輸入、處理、統(tǒng)計、查詢、輸出及維護功能較完整全面，界面設(shè)置較好;②對軟件設(shè)計過程、程序文本和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)采取嚴格的防范和保密措施，安全性較好;③采用計算機內(nèi)部控制取代部分手工會計的內(nèi)部控制，減少了人為因素。這些特點給會計工作帶來了較大的便利。然而由于各種會計軟件的數(shù)據(jù)庫千差萬別，其防范保密措施更是八仙過海，各顯神通，這就給審計人員開發(fā)通用的審計軟件帶來困難。
2、自行開發(fā)會計軟件。
自行開發(fā)會計軟件，一般是根據(jù)企事業(yè)單位自身的需要，結(jié)合實際情況研制而成的。如我校某些下屬單位的會計軟件就是由單位提出要求，請計算機人員編制而成。這些軟件使得財務會計后臺核算，包括從記賬到報表輸出、統(tǒng)計查詢的全過程自動化，一般具有較強的檢測排錯功能和統(tǒng)計處理功能，實用性強。但在系統(tǒng)安全方面及內(nèi)部控制方面需要人工予以輔助來加強系統(tǒng)的管理。比如：有的數(shù)據(jù)庫沒有加密，可以隨時打開修改數(shù)據(jù)，就要求管理者制定規(guī)章制度來約束會計人員的行為。
三、審計對策
會計電算化的實施使得會計系統(tǒng)本身發(fā)生了很大的變化，對電算化系統(tǒng)的審計與對手工賬簿的審計相比，相應在審計內(nèi)容、方法上也發(fā)生了變化。無論是對購置的會計軟件還是對自行開發(fā)的會計軟件，審計內(nèi)容上都需要對其系統(tǒng)內(nèi)控進行審計，以及對其電算過程和結(jié)果進行審計，審計方法或措施有所不同。
1、加強對系統(tǒng)內(nèi)控的審計
對系統(tǒng)內(nèi)部控制的審計，一般經(jīng)過以下幾個步驟：
�、賹�(nèi)部控制進行描述：審計人員可以通過與被審單位有關(guān)人員座談、實地觀察、查閱系統(tǒng)的文檔資料等辦法，必要時可編制內(nèi)部控制情況問卷，了解系統(tǒng)的內(nèi)部控制，將它用圖示描述出來。
�、趯�(nèi)部控制進行初步評價：側(cè)重于評價內(nèi)部控制的健全性和合理性。主要從以下幾方面來評價系統(tǒng)控制是否已經(jīng)設(shè)立、控制的布局是否合理、有無過多或不必要的控制：
A：是否實施了職責分離，以達到相互牽制、相互制約的目的。主要包括計算機開發(fā)和維護部門以及系統(tǒng)使用部門內(nèi)部的職責分離，如憑證的輸入與審核應由不同人員擔任。這種控制不但要以規(guī)章制度的形式明確每個部門及人員的職責，還應在系統(tǒng)中采用密碼控制技術(shù)，防止越權(quán)行為的發(fā)生。
B：是否編制了切實可行的開發(fā)計劃，計劃是否經(jīng)過嚴格審查、仔細研究和反復調(diào)查后才予以實施;在開發(fā)過程中是否實施了嚴格的人員調(diào)配;系統(tǒng)的文檔資料是否齊全規(guī)范，保管制度是否科學等。這項評價適用于自行開發(fā)會計軟件的單位。
C：是否只有經(jīng)過授權(quán)批準的人才能接觸系統(tǒng)的硬件、軟件、數(shù)據(jù)文件及系統(tǒng)文檔資料;機房是否具有安全保護措施、設(shè)備是否具有保護措施等;數(shù)據(jù)文件是否具有備份措施等。
D：是否建立正確可靠的硬件及軟件平臺，保證系統(tǒng)正常運作;尤其是系統(tǒng)軟件中是否具有錯誤處理的功能、文件保護的功能及安全保護的功能。如：系統(tǒng)是否自動建立使用系統(tǒng)的人員和活動記錄，以備日后檢查;存貯的文件是否實施加密措施，以保證只有掌握密碼的人才能打開文件等等。
E：是否采取了嚴格的輸入控制措施，來保證系統(tǒng)輸入信息的可靠性。例如：輸入憑證的完整性、是否具有憑證的試算平衡控制、憑證的編號是否按順序設(shè)置，有無重復號碼、憑證的借貸方金額是否相等、對由計算機發(fā)現(xiàn)的錯誤是否拒絕接受并予以提示，改正錯誤后重新提交系統(tǒng)并作好錯誤記錄等等。
F：是否采取了適當?shù)奶幚砜刂拼胧�，來保證會計數(shù)據(jù)處理準確性、完整性。例如：是否只有經(jīng)過授權(quán)批準的人才能執(zhí)行登賬、對賬、結(jié)賬等會計處理操作;系統(tǒng)是否具有防止或及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)出錯的措施;對非正常中斷是否具有恢復功能;系統(tǒng)是否具有防止非法篡改的功能等等。
G：是否采取了適當?shù)妮敵隹刂拼胧瑏肀ＷC系統(tǒng)能完整、準確地輸出經(jīng)處理的會計信息。例如：未經(jīng)授權(quán)批準的人不能接觸輸出資料，打印輸出的資料是否進行登記，并經(jīng)有關(guān)人員檢查后簽章才能使用或予以保管等。
以上內(nèi)部控制在系統(tǒng)中由計算機內(nèi)部控制和手工控制組成。不同的系統(tǒng)中設(shè)置的程序化控制也不相同，尤其是自行開發(fā)的會計軟件在這方面比較松懈，因此對每個系統(tǒng)都應認真檢查是否建立了規(guī)章制度，用管理來彌補計算機內(nèi)部控制的不足。
�、蹖�(nèi)部控制的執(zhí)行情況進行符合性測試。主要是對上條中設(shè)置的內(nèi)部控制措施是否得到認真執(zhí)行而采取的測試。對計算機內(nèi)部控制可以利用計算機進行輔助測試，對手工控制則可以采取如觀察法、實驗法等手工測試方法。
④對內(nèi)部控制進行總評。主要考慮系統(tǒng)內(nèi)部控制中有哪些比較滿意的措施、是否能夠通過符合性測試，符合程度如何、內(nèi)部控制是否可以信賴等。
2、做好系統(tǒng)電算過程和結(jié)果的審計
在系統(tǒng)中，輸入的原始數(shù)據(jù)、處理的中間結(jié)果和最后結(jié)果都是以數(shù)據(jù)文件的形式存貯于電、磁介質(zhì)或打印輸出在紙質(zhì)賬頁上，要對系統(tǒng)電算過程和結(jié)果的真實性、正確性、合法性等進行評價，必須對數(shù)據(jù)文件進行審計。數(shù)據(jù)文件審計可以是對打印輸出的數(shù)據(jù)文件進行審計，也可以是對存貯在電、磁介質(zhì)上數(shù)據(jù)文件進行審計，前一種數(shù)據(jù)文件審計與手工會計系統(tǒng)中對憑證、賬簿、報表的審計方法與技術(shù)相同，后一種數(shù)據(jù)文件的審計則需要運用計算機輔助審計技術(shù)進行審查。通常，為了節(jié)省時間，提高審計效益和審計質(zhì)量，采用后一種審計方法。即可直接從系統(tǒng)中取得所需數(shù)據(jù)。
對于自行開發(fā)的會計軟件，審計人員可以復制它的數(shù)據(jù)庫，直接用計算機語言或采用計算機語言編制輔助審計程序訪問數(shù)據(jù)庫，可對整個數(shù)據(jù)庫或選定的數(shù)據(jù)進行復核，可有效地執(zhí)行大量數(shù)據(jù)的驗算、重新分類及匯總工作，可詳細地檢查數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，按指定的標準查找記錄，總之，根據(jù)審計目的進行計算和處理，并按照審計要求輸出審計信息。
對于購置的會計電算化系統(tǒng)，由于軟件公司對其軟件的設(shè)計過程、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)采取嚴格的防范和保密措施，直接打開其數(shù)據(jù)庫的困難較大。但較完整的會計電算化系統(tǒng)一般都建立了查詢、對賬、統(tǒng)計或財務分析、通用報表等功能，審計人員在對被審系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件進行審計時，可利用這些功能完成部分審計任務。例如利用被審系統(tǒng)的查詢模塊，可以按指定的條件查找數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)。
雖然在工作中能利用電算化系統(tǒng)軟件自身的功能模塊，但其功能畢竟是為會計人員所設(shè)置的，對審計人員來說，仍然存在著很多不便。想要打開系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件則比較困難，因此最好在會計軟件中建立標準數(shù)據(jù)接口，使得不同格式的數(shù)據(jù)能夠轉(zhuǎn)換成同一格式，從而節(jié)省審計人員的時間和精力，提高審計效率。
尤其值得一提的是在大型的已形成了局域網(wǎng)的系統(tǒng)中，可以為審計人員設(shè)立一個終端，將審計人員的計算機作為一個特殊的用戶連入局域網(wǎng)中，供其使用，但應該注意的是對審計人員的計算機終端設(shè)定的權(quán)限是只能查詢不能修改。例如：我校的財務系統(tǒng)采用天財高教財務會計計算機管理系統(tǒng)，形成了自成一體的局域網(wǎng)。并利用已有的校園網(wǎng)線路，將審計處的計算機連入財務網(wǎng)，開通了會計核算管理、指標管理、往來賬管理、歷史數(shù)據(jù)等功能模塊中的查詢功能。審計處可以隨時了解各項經(jīng)費的使用情況，大大方便了審計工作。
對數(shù)據(jù)文件內(nèi)容的合法性、真實性、正確性的審查范圍與數(shù)量，與被審單位的內(nèi)部控制制度的健全性和有效性以及會計軟件功能的正確性、可靠性密切相關(guān)。如果被審系統(tǒng)的內(nèi)部控制健全有效，會計軟件功能正確可靠，則可減少數(shù)據(jù)文件實質(zhì)性審查的數(shù)量和范圍，反之，則應擴大實質(zhì)性審查的數(shù)量和范圍。
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