農業科研所如何加強文書檔案的管理工作
隨著社會的不斷進步，隨著各項工作的改革發展，檔案越來越多地在人們的政治、經濟、文化諸多方面發揮著它不可替代的愈來愈重要的作用，而目前傳統的文書檔案管理形式已經遠遠不能適應工作的需要。農業科研所在科研、黨政管理等項工作中形成的大量具有保存價值的文書檔案材料，因種種原因不能完全歸入到檔案室里。所以，改革目前的文書檔案管理工作，健全農業科研所的文書檔案管理體制，使檔案更好地服務于農業科研是一項十分重要的任務。一、存在的問題
1.文件資料收集不完整
據了解，許多單位的文書檔案都沒有按規定進行分類管理，檔案室雖然是一個單位檔案管理的最高機構，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒法協調好這方方面面的關系，導致一個完整的檔案有時被分割成好幾部分。同時，因為農業科研所的主要工作任務是進行農業科研，大多承擔了國家、省、市重點項目，科研人員對科研檔案建檔意識較強，也比較重視，但對文書檔案卻缺乏應有的重視。加上有些人對檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經濟利益、人員獎懲的文件材料得不到及時歸檔，影響了歸檔材料的質量。
2.文件資料歸檔過程中存在漏洞
目前，大多數單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負責對本單位在工作中形成的文件資料進行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數兼職管理人員流動性大，文化程度不同，工作性質不同，文書檔案專業知識又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領導對文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價值的文件不能如期、完善、系統地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。
3.人員管理和文件印制中造成浪費
大部門起草后的機關文件必需由部門秘書打印、下發、整理、歸檔。機關各部門各發各的文件、各送各的材料、各歸各的檔案，互不幫助，互不協調，這不僅是人員資源上的浪費，而且反映了機關工作雜亂無章。
許多農業科研所的機關文件起草、打印、下發、整理、歸檔的前期工作都由各職能部門自己進行。單位每年都要撥付相當一部分辦公經費給各職能部門用于文件的印制。因為沒有一個統一的制度和管理辦法，所以每年各個單位在文件的印制過程中花了多少錢，誰也不知道，浪費了多少經費，誰也不關心。文件在印制過程中印重、印廢、印多的現象屢屢發生。因此在文件印制過程中出現的浪費現象比較嚴重。 二、改革設想
1.健全檔案管理制度，提高檔案管理意識
歸檔文件整理前需要制定文件材料整理與歸檔辦法、歸檔范圍與保管期限表、不歸檔文件處理辦法等相關制度，其中還包括收發文登記制度、傳閱紀錄制度、打印留存制度等文書處理制度。通過制度規定，將文件材料的收集列入文書人員的崗位職責。傳閱文件應由專人負責，保證辦結文件的歸檔，保證公文載體材料的壽命，保證公文格式、用筆、簽章的規范化。檔案人員要定期對收集來的文件進行篩選，按照統一的分類標準進行分類，確保材料的內在質量。
文書檔案的管理工作與領導的重視和支持是分不開的，尤其是秘書直接參與文書處理各環節，直接參與大部分文件材料的形成過程，得到他們對檔案工作的支持，就保證了一批重要文檔材料的質量和來源。因此，作為一名檔案工作者，除了了解自身工作對象和職責外，還應向領導和業務人員進行宣傳，提高他們的檔案意識，讓他們更加重視和支持檔案工作，發展檔案事業。
2. 加強檔案知識學習，提高檔案管理人員素質
從事檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。隨著當今社會和經濟生活的快速發展，對檔案業務的管理、服務等各項工作也提出了新的要求和挑戰，如果檔案人員知識過于老化單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應新形勢，把學習作為工作生活中的第一需要，做到努力學習，不斷提高自身綜合技能。不僅要熟悉農業科研工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，要拓寬視野，了解農業發展的現狀及發展動態，努力去多思考，多研究，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型的轉變。
3.及時收集文件資料，確保文書檔案的完整性
收集資料是檔案管理工作的首要環節，在檔案管理工作中處于基礎地位，只有認真做好檔案資料的收集整理工作，才能保證檔案管理后續工作的開展。收集的材料應該突出本機關主要職能活動和基本歷史面貌的特色，應是本單位活動中產生的有價值的文件材料。如單位重要的農業科研活動、外事活動、經濟活動形成的材料。檔案員要做收集這方面材料的有心人，千方百計拓寬收集渠道，掌握收集主動權，還要有主要超前意識，了解有關部門需要什么，從而提供超前有效的服務并及時收集文件。在整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點，并按短期、長期、永久三大保管期限準確把握立卷歸檔的時效性，及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等方面的工作。
文書檔案作為一個單位歷史的記錄，是單位的寶貴材料，必須實行集中統一的管理，確保單位文書檔案的完整性和系統性，以充分發揮它在單位建設中的作用。
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