對于新形勢下做好高校辦公室文秘工作的對策思考

對于新形勢下做好高校辦公室文秘工作的對策思考

　　論文摘要：高校辦公室作為一個單位的行政中心，是一個單位的窗口，高校辦公室工作的好壞直接影響著單位的辦事效率和對外形象，而文秘人員又是高校辦公室的重要組成人員。筆者結(jié)合自己的實踐就當(dāng)前高校文秘工作談幾點粗淺的看法和建議。

　　論文關(guān)鍵詞：高校；辦公室；文秘工作；對策
　　
　　一、銳意進(jìn)取，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高綜合素質(zhì)

　　作為文秘工作者，是領(lǐng)導(dǎo)與干部、領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間聯(lián)系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。這種工作的特殊性，要求每一個文秘工作者必須不斷學(xué)習(xí)，提高自己的綜合素養(yǎng)。
　�。ㄒ唬┎粩嗵岣咦约旱恼�治素質(zhì)
　　高校辦公室工作是一個政治性、全局性、政策性很強(qiáng)的工作，工作人員任何時候都必須忠誠堅定，把政治素質(zhì)作為自己的第一素質(zhì)。這就要求我們要不斷提高政治鑒別力和政治敏銳性、堅定性，學(xué)會從政治的角度，辨證的分析問題和解決問題。
　　（二）全面提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)
　　“政以才治、業(yè)以才興”。高校高校辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標(biāo)準(zhǔn)高，要求嚴(yán)，這就需要高校辦公室人員必須具備廣博的綜合知識和教育常識。要做到這一點，沒有捷徑可走，必須勤學(xué)苦練，博采眾家之長，既要向書本學(xué)、向?qū)嵺`學(xué)，又要向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、同事學(xué)，使自己成為“雜家”，成為復(fù)合型人才，要做到提筆能寫，開口能講，有事能辦，尤其要把提高自己的寫作水平作為增強(qiáng)能力的重點。
　�。ㄈ�）加強(qiáng)文秘人員教育培訓(xùn)工作
　　高校辦公室文秘人員由于工作性質(zhì)的關(guān)系，相對業(yè)務(wù)部門來說培訓(xùn)機(jī)會較少，文秘人員知識更新慢，現(xiàn)有的知識水平很難滿足工作的需要。為此，要加強(qiáng)文秘人員的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)要有針對性，提倡“菜單式”的培訓(xùn)模式。

　　二、轉(zhuǎn)變作風(fēng)，改進(jìn)方法，不斷提高辦事效率

　　高校辦公室的工作千頭萬緒，每一項工作都與全局有著密切的聯(lián)系。作為高校辦公室文秘人員，一定要在工作作風(fēng)和方法上下功夫，提高自己的辦事效率。
　�。ㄒ唬�樂于奉獻(xiàn)，扎扎實實做好本職工作
　　高校辦公室工作就是服務(wù)，服務(wù)就意味著奉獻(xiàn)，沒有奉獻(xiàn)精神，服務(wù)工作就沒有積極性、主動性和創(chuàng)造性。做好高校辦公室工作沒有吃苦耐勞的作風(fēng)，沒有無私奉獻(xiàn)的精神是難以勝任高校辦公室工作的。必須要有一種不圖名、不圖利、默默無聞、忘我精神，在工作中不斷充實和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。
　�。ǘ�）理清思路，有條不紊的做好本職工作
　　高校辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。但越在這時我們越不能亂，我們要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，才能做到忙而不亂、緊張有序。同時，要善于思考，不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務(wù)堆中，而無時間抓信息工作和調(diào)研工作。尤其是在遇到工作任務(wù)多的情況下，一定要冷靜思考、科學(xué)處理，一件一件排出時間表落實。
　�。ㄈ�）嚴(yán)以律己，樹立良好的公眾形象
　　高校辦公室工作接觸面廣，其性質(zhì)較為復(fù)雜。不得飛揚(yáng)浮躁、驕傲自大，要低調(diào)做人，低調(diào)干事，要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，在工作中謙虛謹(jǐn)慎，一絲不茍，要正確認(rèn)識和對待組織、自己和他人，自覺抵制腐朽思想的侵蝕，以實際行為來感染和帶動其他同事，這樣才能有利于各項工作的開展。

　　三、抓住中心，創(chuàng)新工作，做好高校辦公室政務(wù)服務(wù)工作

　　作為高校辦公室的文秘人員，最主要的服務(wù)就是辦好會，辦好文、搞好信息調(diào)研。
　�。ㄒ唬┘�(xì)致規(guī)范，做好會務(wù)服務(wù)工作
　　細(xì)節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。會務(wù)服務(wù)的好壞影響著會議的成功與否，我們要結(jié)合單位實際制定出詳細(xì)的會務(wù)工作方案，根據(jù)會議規(guī)格高低、人員多少、日程長短，設(shè)立相應(yīng)的工作小組，明確各小組的工作職責(zé)。制定出詳細(xì)的工作流程，明確各項任務(wù)、各環(huán)節(jié)的目標(biāo)要求、完成時限、承辦人員，將會務(wù)工作分解到組，量化到人。在工作執(zhí)行過程中，要適時召開工作小組碰頭會，及時溝通工作中存在的問題，查漏補(bǔ)缺。在會議開始前，高校辦公室人員要一定對各項內(nèi)容再次進(jìn)行查驗，確保會議組織工作不會出錯。另外，我們還要做好會后跟蹤服務(wù)和會議資料的歸檔工作。
　　（二）嚴(yán)格認(rèn)真，做好公文處理工作
　　在這里只談一下公文的審核工作，公文的審核要重點把好內(nèi)容、程序和格式關(guān)。在內(nèi)容審核上，首先要把好政策關(guān)，看文件是否符合現(xiàn)行政策規(guī)定，是否完整體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖；其次要把好文字關(guān)，看文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、通順、簡練，謀篇布局、結(jié)構(gòu)是否符合問題要求，層次是否清楚、嚴(yán)密，文句是否符合語法、邏輯，語氣是否得體，數(shù)字、引文、標(biāo)點等是否準(zhǔn)確、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。在程序?qū)徍松�，重點要把好簽審關(guān)，要看公文是否嚴(yán)格按照公文處理程序進(jìn)行簽審。在格式審核上，首先要看文種是否恰當(dāng)，有無文種運(yùn)用不規(guī)范現(xiàn)象；其次要看文件格式是否規(guī)范，主要看文件標(biāo)題是否妥當(dāng)，主送機(jī)關(guān)是否正確，版記、密級、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素是否齊全等。
　　（三）積極主動，做好信息報送工作
　　信息工作是高校辦公室工作的重要組成部分，是“上情下達(dá)、下情上報”的重要途徑，是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。信息內(nèi)容的選擇要抓住“三點”，做到“三貼近”。一是通過抓重點工作貼近領(lǐng)導(dǎo)意圖。將全年或階段性的重點工作進(jìn)展情況，通過信息的形式及時地反映，讓領(lǐng)導(dǎo)了解工作的開展情況，為下一步?jīng)Q策提供依據(jù)。二是抓熱點問題貼近教職工需求。抓住教職工普遍關(guān)注的熱點問題，及時地把教職工的呼聲通過信息反映給領(lǐng)導(dǎo)，及時架起干群“連心橋”，使一些矛盾點進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)決策后及時化解，維護(hù)教職工利益。三是通過抓亮點總結(jié)經(jīng)驗貼近上級需求。緊緊抓住事關(guān)全局、對工作具有指導(dǎo)意見的典型經(jīng)驗，及時總結(jié)反饋，為上級的決策提供科學(xué)的依據(jù)。要提高信息質(zhì)量就要快、實、準(zhǔn)。要快，超前把握，信息講究的是“天天短平快，年年馬拉松”，所以信息工作人員就要拓寬信息來源渠道，要超前的收集信息，及時地將信息報送，做到參謀在前，謀劃在前。要實，調(diào)查研究，不調(diào)查，就沒有發(fā)言權(quán)；不調(diào)查，信息也就失去了它的科學(xué)性。為此，信息工作人員要深入實際、深入基層、深入教職工，摸實情、說實話、深開掘、出精品，寫出有情況、有分析、有建議，對參考有較大價值的調(diào)研信息。愛因斯坦說“提出一個問題往往比解決一個問題更重要”，信息的一個基本原則就是有喜報喜、有憂報憂、憂喜結(jié)合。所以，我們在報送信息的時候一定要把問題搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績背后的矛盾和問題，提醒領(lǐng)導(dǎo)注意。
　�。ㄋ模┣髮崉�(chuàng)新，做好調(diào)查研究工作
　　調(diào)查研究是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，也是高校辦公室的基礎(chǔ)性常規(guī)性工作。選題要切實。要注意工作中出現(xiàn)的新情況、新問題和熱點、焦點問題。過程要扎實。要實事求是的反映問題，要善于從政治、政策、從服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)，客觀的分析問題。方法要多樣。要注意利用和傳統(tǒng)的調(diào)研防范的基礎(chǔ)上，開拓創(chuàng)新，不斷拓寬調(diào)研渠道。加強(qiáng)對外協(xié)作，提高調(diào)研成效；利用現(xiàn)代科技手段，提高調(diào)研效率。結(jié)果要管用。在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，有理有據(jù)地提出針對性、有較強(qiáng)可操作性的意見和建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

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