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畢業論文調研報告范文
摘要：針對客戶服務中心在我國經濟發展中的作用及現狀，結合本人在廣州誠伯信息有限公司實習期間的收獲和感受，分析該公司現在的發展環境和運行情況，針對公司在物流方面與行政管理方面的不完善個人的建議和解決方案。
關鍵詞： 管理信息系統 客戶服務代表 合作意識 行政管理制度
一、前言
2009年2月21日至6月13日，我進行了為期4個月的頂崗實習，我實習的單位是廣州誠伯信息有限公司，實習的崗位是彩鈴客戶服務代表。在實習的這段時間里，我主要的工作是負責接聽客戶的來電，并為其處理關于下載和設置彩鈴歌曲的相關業務。如果客戶咨詢的業務不是我們的業務范圍的話，我們應該引導客戶通過其他途徑獲取他們所需要的信息。我認為作為客戶服務代表與其他職業相比顯得尤其不同的是，他們同時承受著來至上司和顧客帶來的壓力，特別是來至顧客的壓力需要心理素質非常好的人員來能承受。在工作期間上司對我們的要求很嚴格，為了讓我們更加熟悉相關的業務流程，我們每個月都要進行考核，而考核的成績與員工的工資直接掛鉤。除此以外，公司設置了監聽部門，對客戶服務代表與客戶的通話過程進行監聽，如果發現客戶服務代表在回答客戶的問題時態度不好或者回答有誤的話，都要進行相對應的扣罰，主要是以扣罰工資為主。至于與客戶溝通時，難免會遇到難纏的顧客，但是我們還是要禮貌、熱情、耐心地為其提供優質的服務，所謂“顧客就是上帝”。其實這也是客戶服務代表的必備素質，同時也是客服代表稱職與否的表現。作為客戶服務代表，對語言的表達要求特別高。當我們接到客戶的來電時，就必須用標準的國語報讀首語“您好！請問有什么可以幫您？”也許有些人會認為很簡單，其實并非如此，對于短短的一句話，我們在接受培訓時練習了很長時間。因為我們在報讀首語時必須：每個字發音清晰，既不能多講一個字也不能漏講一個字；語速要適中，既不能太快也不能太慢；聲音甜美之中又要帶點輕快�？偠灾�，要求很嚴格。在廣州誠伯信息有限公司實習的這段時間里，我發現自己成長了很多，雖然有緊張與困惑的時候，但是還是學到了不少書本上學不到的知識。我會很虛心地向同事請教，希望從他們那里學到更多的知識。每次上級委派給我的任務我都會認真地完成，對于顧客提出的問題，我也會很耐心地回答，并且盡量以最好的服務態度和最快的速度為客戶解決問題。經過4個多月的學習，我發現自己考慮問題更加全面和周到，做事的方式和技巧也有了很大的提升，我相信只要我努力地工作，我的人生會變得更加充實，更加有價值。
二、公司簡介
廣州誠伯信息有限公司成立于1997年，是中國最早從事專業外包式呼叫中心服務提供商之一，同時也是廣東立信企業有限公司旗下的成員公司。該公司位于廣州著名的商業區五羊新城。該公司擁有經驗較豐富的客戶服務和技術隊伍，并且擁有豐富的通訊資源和性能優越的傳輸節點，能較好為客戶提供線路服務質量。至廣州誠伯信息有限公司成立以來，他們憑借先進的技術、設備以及優質的服務，為社會各行業提供全方位的專業外包呼叫服務、系統集成以及顧客咨詢和培訓方案。廣州誠伯信息有限公司的解決方案包括從微量到海量的呼出、呼入電話處理；從微量到海量的數據處理（資料錄入、數據篩選）；客戶服務各領域的專業培訓課程，呼叫中心運營診斷和顧問咨詢，呼叫中心技術支持和系統集成等。服務客戶遍及海內外，已經持續不斷地為通訊、金融、保險、飲食、傳媒、消費品等知名跨國公司及國內大型企業提供從培訓與顧客服務到實際地解決方案，以及完全外包的各種層次的客戶呼叫中心優質的服務。
三、公司剖析
隨著世界經濟的快速發展和經濟全球化的步伐加快，我國的企業面臨的競爭越來越激烈。以客戶為中心的理念已在全球范圍內被廣大企業接受。客戶服務中心也隨著加速發展，世界知名企業紛紛通過建立自己的客戶服務網絡來管理系統來加強與客戶之間的聯系，及時掌握和滿足客戶的各種需要，從而繼續保持和增強企業的競爭優勢。因此，我們必須清醒地認識到客戶時代已經到來，企業必須通過滿足客戶服務來培養客戶的忠誠度，增強客戶的信賴，開發和提升客戶的價值。而廣州誠伯信息有限公司的發展歷程也具有現有的客戶服務中心的特點。該公司的呼入和呼出電話從微量到海量，數據的處理從微量到海量，服務客戶遍及的范圍越來越廣。企業向員工灌輸正確的客戶服務理念，組織和培訓優秀團隊，公司重視員工與客戶之間的溝通，因為他們覺得要想繼續保持優勢并有所拓展，就要為客戶提供更加優質的服務。公司保持人才和技術優勢，要求員工要有進取心和責任心，并希望員工提出建設性的建議和意見。勇于向現實發起挑戰，從而提高企業的工作效率和效益�？偠灾緸榱诉_到成為客戶最佳的選擇的目標而做了很多工作，實施了很多方案。但與此同時，公司不完善的地方還是有的。通過在廣州誠伯信息有限公司為期4個月的實習生活，我感慨公司良好的發展前景的同時，也發展了許多不完善之處。以下是我對廣州誠伯信息有限公司存在的主要不完善之處及解決方案提出的一些看法和建議。
（一）、公司存在不完善之處
1、公司在物流方面存在有下面五點的不完善之處：
（1）公司規模不夠大：當今社會人們對快速獲取的準確信息的需求量越來越大增加，公司的業務量也在不斷地增加，在現存的設備和人員的情況下，遠遠不能滿足顧客的要求，主要體現在：即使我們經常加班加點，但是業績還是沒有達到公司所制定的目標；顧客經常反映在撥打我們的服務熱線時要等待很長時間才有客戶服務人員接通電話。為此，我覺得公司很有必要考慮擴大公司的規模，這樣既有利于公司本身的利潤的增長又有利于增強客戶的忠誠度和滿意度。反之，如果不及時擴大公司的規模，很可能對公司日后的發展造成很大的影響。
（2）管理信息系統不夠完善的問題：在實習的這段時間，我發現該公司的一個很嚴重的問題，那就是管理信息系統不夠完善的問題，主要體現在以下方面：A、管理信息系統的功能不夠強大，我們很多時候無法根據客戶提供的資料為客戶搜索他們所需要的信息。比如說我所在的彩鈴部門，客戶只有在提供歌曲名或者歌手名時才可以查詢到他們所想下載的歌曲，可是很多時候客戶不知道歌曲名只知道是哪部電視劇的主題曲或插曲。這個時候我們就無法為他們查詢到他們所要的歌曲，除非客戶服務人員剛好非常熟悉那首歌曲；B、信息系統出現故障的頻率比較高，表現在有時候系統的反應所須的時間長，平時需要1秒鐘左右的反應時間，出現故障時要40—60秒才能查詢到，甚至有時候無法運行，曾經有幾次該公司的系統根本無法運行，只能向客戶道歉并跟客戶解釋是電腦出現故障，建議客戶稍后再致電上來；C、系統不能即使更新數據，比如說我所使用的系統，很多時候客戶要求下載的歌曲系統上是顯示有那首歌曲的，可是經過公司的測試后發現部分歌曲的音質差或者是價格不一致，為避免客戶對公司產生不滿，公司要求客戶服務人員不允許將音質差和價格不一致的歌曲轉接給客戶試聽�？墒窍到y上并沒有顯示出來哪些歌曲是有問題的，客戶服務人員必須記住那些歌曲的名字，否則會在操作過程中出現差錯。這無疑大大增加了客戶服務代表的工作量。
（3）員工對業務流程不夠熟悉。我在該公司實習的這段時間，發現公司內的員工對業務流程不夠熟悉。即使是老員工也會經常出現錯誤，更不用說是新員工了。我覺得造成這個問題主要是兩個原因：公司在處理一些問題的方法在不斷的變化中，導致員工一時之間無法放棄舊的處理問題的方式；公司內的工作人員來自不同的專業，他們對客戶服務代表的工作內容和所必備的素質不清楚，有時候即使培訓老師花很多時間去培訓新員工也難以達到他們所期望效果。不管是什么原因造成員工對業務流程不熟悉，我覺得公司都應該盡快改變現狀，因為如果工作人員連自己的業務都不熟悉的話，他們根本就無法為客戶提供優質的服務，而服務質量不好必然會導致客戶的流失，對于一個公司而言，如果客戶量不但不增加反而減少的話，公司談何發展，談何壯大呢？因此公司必須立即采取行動，讓員工熟悉業務流程，減少不必要的業務差錯，減少不必要的時間浪費。讓客戶覺得我們的客戶服務代表是專業的，讓客戶信賴我們。
（4）員工的合作意識和凝聚力不強。員工上班的時候一直帶著耳機和客戶溝通，下班就回家，公司平時又很少組織活動。因此，員工之間的交流機會很少，相互認識和了解不夠深，自然他們的互動變得很困難，群體的凝聚力自然也就不強。然而員工的凝聚力對員工的工作效率產生重大的影響，如果員工之間的關系友好的話，有利于降低員工的緊張情緒，提供一個順利實現群體共同目標的良好環境。例如，如果我們組員的關系很好，工作時就覺得心情舒暢，遇到不懂的問題就可以相互指教，甚至是遇到工作上或生活上的不順心也可以相互傾訴，舒緩壓力。與之相反，如果員工之間的凝聚力不強，同事之間總是勾心斗角的，對于工作壓力本來就比較大的客戶服務代表而言，無疑是致命的一擊。因為工作壓力和生活壓力本來就讓客戶服務代表難以承受，加上同事之間的關系緊張，很容易影響員工的工作情緒和工作積極性。所以，我覺得增強員工的合作精神和凝聚力是非常必要的。
（5）員工的住宿問題。該公司的上班時間制度是采取三班倒的形式，因為廣州誠伯信息有限公司是客戶服務中心，它必須24小時都提供服務，而24小時提供服務給員工帶來不便。因為晚上上班的員工從下午一直上班到深夜十二點，很多員工本來就很難適應這樣的上班時間，還要下班后搭車很不方便，因為深夜的公交車特別少，要半個小時才有一趟車，有些公交線路甚至晚上不發車。然而公司卻沒有為員工提供宿舍。其實這個問題也是導致員工流動性很大的一個原因之一。因為晚上上班本來就很辛苦，員工還要為搭車或住宿的問題而頭痛，為此，我覺得公司應該重視這個問題并且探討相關的解決方案。
2、公司在行政管理方面存在有下列三點不完善之處：
（1）員工的流動性很大。該公司招聘新員工的頻率很高，其中最主要的原因是公司本來的員工流失量大所造成的。根據我的調查，很多員工因為無法承受心理上的或生理上的壓力而辭職，有些員工則因不滿公司的制度而選擇辭職。其實我覺得員工流動性大對公司造成的損失可以說是無法估量的，因為員工辭職后，他們很可能到同行業的競爭對手那里就職，公司的一些服務技巧很可能也隨之被競爭對手所運用。另外，培訓新員工所花的成本很高，新員工所占公司人員的比率高還有一個弊端，那就是新員工對公司的工作流程不熟悉，處理業務的速度比較慢，出錯率比較高，容易引起客戶的不滿甚至引起客戶的投訴。為此我覺得公司應該加倍重視該問題，以免降低公司的競爭優勢。
（2）加班制度的落實不到位。公司在加班制度表明：員工因工作需要延長工作時間或需要加班的需要填報加班單，經公司同意后進行，公司以補假或者發放加班費的形式給予補償。若在法定假日（元旦、春節、國慶節、勞動節目）加班，加班工資按照國家相關規定計算。平時加班是以員工自愿的原則進行的。公司在實際的運行中，基本上按照制度對加班員工給以相應的補償，但是很多員工反映公司對加班問題并非以自愿的原則進行，而是強制性地規定員工加班，很多員工常常抱怨這個問題。我覺得公司根據實際情況要求員工加班是難以避免的問題，可是公司要求員工加班的時間要適度，不能讓員工經常性地長時間家班，因為這樣既影響員工的作息時間同時會讓員工產生不滿的情緒。員工很可能因為這個問題而工作效率低，工作積極性差，嚴重的話甚至會影響公司的聲譽。
（3）請假制度執行力度不夠。公司請假制度規定，員工因病為能上班，應該及時通知所屬的上級負責人，并向有關部門提交由三級醫院開具有、的病假證明、發票、病歷。有綜合事業部門審核員工是否符合帶薪病假假期，如果發現員工偽造病假資料按曠工情況處理，而曠工一天要扣罰當月工資的百分之二十。制度本身是比較完善的，但在執行的過程中很多員工沒有按照規定做事，事后補假條的情況頻繁出現，很多員工出現臨時請假德才情況。例如，上早班的員工因為覺得上早班太累了，早上不想太早起床就找借口說是路上塞車需要臨時請假半小時才到。偶爾一兩次因為路上塞車而導致遲到一點也是可以原諒的，可是不少員工經常出現這樣的情況。公司目前對員工臨時請假是沒有任何的處罰，也沒有規定每個月臨時請假的次數。我覺得公司應該適當地修改一下請假制度，不能沒有約束地讓員工臨時請假，因為公司曾經因臨時請假的員工人數多而導致電話線路非常繁忙。而電話線路繁忙，又會影響員工的服務質量，并且降低客戶對公司的滿意度。
（二）通過對廣州誠伯信息有限公司的調查、分析、研究，我發現公司存在上述的問題，并提出以下的解決方案。
1、公司在物流方面存在不完善之處的解決方案如下：
（1）針對公司規模不夠大的問題，結合公司現在的經營情況，我建議公司擴大公司的規模。該公司是廣東立信企業有限公司旗下的成員公司，廣州誠伯信息有限公司可以通過總公司增加資金，從而擴大自己的規模。因為在同行業當中，目前該公司的競爭能力還是比較強的而且市場的需求量也比較大，潛在需求也正逐漸受到刺激，我認為公司擴大規模所帶來的利潤將遠遠超過因擴大規模所花費的成本。加上公司有廣東立信企業有限公司這強有力的后盾，資金問題可以得到很好的解決。公司擴大規模的時候應該注意要提高公司員工的素質，完善公司的制度，提供更優質的服務。當公司達到一定的經濟規模后，將會降低公司的運作成本，公司會因此而獲的更多的利潤和尋找到更好的市場機會。
（2）基于公司的管理信息系統不夠完善的問題。我建議公司的系統維護人員應該及時地完善系統。我建議公司通過以下三方面來完善：A、公司可以與軟件公司合作，因為合作既可以發揮軟件公司的技術力量，又可結合本企業人員對管理業務熟悉的優勢，這種合作所開發出來的信息系統具有較高的水平和適用性；B、公司的領導或負責人應該提出系統的目標和總策略并對系統完善的工作進行監督和控制，協調好有關的各項工作，并且要及時向上級組織報告系統完善工作的進展情況；C、系統維護人員不應該被動地等到客戶服務代表提出要求時才做維護工作，而應該對目前在使用中的系統經常進行維護與調試。通過預防性維護為未來的修改與調試奠定良好的基礎。預防性的維護工作既可以減少以后對它們維護時所需的工作量，又可以為客戶提供優質服務，而且維護的成本也不會很高。隨著公司業務量的增加和客戶的要求在不斷地變化，數據需要不斷地更新，經常要新增一些數據或刪除過時的數據，調整數據結構。這樣可以讓系統更好地適應環境的變化，當維護人員完成維護任務后，應由維護小組組織測試并與用戶共同驗收成果。
（3）我覺得員工對業務流程不熟悉這個問題是公司迫在眉睫要解決的問題。我建議公司加大員工的培訓力度，致力于優化管理，提高人才素質并進行人才發展培養員工應有的工作技巧和業務知識。而員工的培訓有可以分為新員工入職培訓和員工在職培訓。新員工的入職培訓可以有綜合事業部與其他項目組負責，是員工對公司背景和本職業工作的概念知識有所了解，盡快適應工作環境。而員工的在職培訓需要開展業務培訓，使員工學習掌握執行所必備的專門知識和技術，開發自身能力，提高修養，從而獲得更大的進步和發展。這種類型的培訓有利于加強員工對業務流程的熟悉，同時有可以讓員工其他方面的提升。
（4）員工的合作意識和凝聚力是公司不可忽視的問題，針對公司現在的情況，我建議公司定期地舉行一些文娛活動，讓員工之間的接觸機會更多，溝通的機會更多，從而加強員工之間的友誼。根據研究表明人際關系影響員工的工作績效和員工的滿意度，影響員工的身心健康，影響員工的自我發展和完善。如果員工的人際關系和諧，可以促使員工心情舒暢地進行工作，員工之間還可以互幫互學，相互促進，增強員工之間的相互競爭的動機。
（5）員工的住宿問題，也是公司急待解決的問題。我認為公司可以安排適當數量的臨時床位，所謂的臨時床位是指專門提供輪到上深夜班并且搭公交車不方便的員工的床位。這樣既可以減少公司經濟上的負擔同時又可以解決員工深夜下班不安全的問題，從而減少員工的流失率和增強員工對公司的滿意度。
2、公司在行政管理方面存在不完善之處的解決方案如下：
（1）針對員工的流動性很大的問題，我建議公司可以通過以下的方法來解決：A、領導經常給員工做思想工作，減輕員工的思想負擔，為員工提供舒緩工作壓力的環境。B、公司應該注重企業文化對員工的影響力，如果員工非常認同公司的文化，并且將個人的目標僅僅地聯系在一起的話，將有利于員工提高工作的積極性和主動性，實踐證明：如果將公司目標被視為員工的觀念和信仰的一部分，就會獲得巨大的激勵力量；C、趨于人性化的管理，公司員工普遍反映公司規定員工的吃飯時間太短，只有20分鐘左右�？此坪苄〉膯栴}卻給員工帶來極度的不滿。認為公司很有必要適當的延長員工的吃飯時間，公司如果是業務量的需要，寧愿增加新工作人員也不要壓縮員工的休息時間
（2）加班制度落實情況不到位給公司帶來的負面影響也是不可忽視的。經常加班特別是強制性地長時間加班很容易引起員工的不滿，而員工的不滿又必然會降低員工的工作積極性和主動性。為此，我建議公司通過以下方案解決該問題：A、合理地增加員工人數和設施設備，滿足客戶的需要的同時又可以增強員工對公司的忠誠度；B、領導經常激勵員工，與基層的員工溝通好，使員工降低對加班的厭惡感；C、需要加班應該盡可能提前通知員工，讓員工有心理準備。不少員工抱怨公司在加班時沒有做好提前通知工作。
（3）關于請假制度執行力度不夠的問題，相關領導應嚴格按照請假制度執行任務。如果出現特殊情況，領導應該靈活處理問題。領導可以規定員工每個月的臨時請假不能超過多少次，否則要受到相應的處罰。最好是按照工資的百分之幾扣除不按制度辦事的工作人員的工資，時刻提醒員工要有時間觀念和責任感，采用這種制度不僅減少員工隨意請假的次數，同時對遵守紀律的員工而言會顯得更加公平。我相信公司也會因此而運行得更順暢，發展的更快更好。
四、結語
時間飛逝，轉眼間我的實習期就要滿了，而我也快要畢業了。在實習的這段時間里我覺得自己真的學會了很多書本上沒有學到的知識，同時也遇到了很多在學校學習時沒有遇到過的難題。我為自己學到知識而感到欣慰，同時又感慨學生的生活一去不復返，特別是遇到工作上的挫折和困難時，心里就特別難受特別想念大學生活。但是時代的步伐是永遠都是前進的，而我也只有堅強、進取、積極工作才會找到屬于自己的一片天地。在以后的日子里，我會更加努力地工作，更加認真地生活，保持一種積極、樂觀的態度去面對一切。
參考文獻：
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[3]汪星明/周山芙.《管理系統中計算運用》.武漢大學出版社.2008年8月.第107、310頁
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