淺析企業財務軟件的帳務處理

淺析企業財務軟件的帳務處理

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　　論文摘要：由于國家會計準則對計算機軟件的會計處理沒有作明確規定，企業的財務軟件如何入賬，從理論到實務運作都存在著不少問題，本文從目前企業財務軟件入賬三方面存在的問題進行分析，并提出今后改正的思路。

 

　　會計電算化對于提高會計核算的質量，促進會計職能轉變，高效快速提供會計信息都有十分重要的作用。與此同時，相關的各類財務軟件公司相繼出現，通用的商品化財務軟件被不斷研制開發，以不斷滿足各類用戶的需求。隨著會計電算化系統的不斷擴展和深化，購置或開發財務軟件的費用，已從幾千元上升到幾十萬元甚至上千萬元。企業財務軟件應該如何入賬，從理論到實踐還存在著不少問題，這些問題主要集中體現在以下三個方面：

 

　　1 財務軟件計入固定資產存在的問題

 

　　1.1 根據固定資產的定義，財務軟件不能計入固定資產。

 

　　固定資產是指使用期限較長，單位價值較高，并且在使用過程中保持原有實物形態的資產。國際會計準則第16號對固定資產的定義是：預計使用期限超過一個會計期間；企業用于生產、提供商品或勞務、出租或為了行政管理目的而擁有的有形資產。我國企業會計準則規定：固定資產是指使用期限在一年以上，單位價值在規定標準以上，并且在使用過程中保持原來物質形態的資產。從國際會計準則第16號對固定資產的定義中我們知道，固定資產是有形資產，我們說的有形，是看的見、摸得著的物體。而我們在市場上購買到的會計軟件，是一種磁性介質，既看不見、又摸不著，退一步說，財務軟件可以通過支持它的系統軟件和硬件，讓我們看到里面的內容，充其量也是文字數據，而不是有形的實物形態，所以它不能算作是有形資產。從我國會計準則固定資產的定義中可以知道：固定資產是在使用過程中保持原來物質形態的資產。而企業購買財務軟件，是為了進行核算和管理。發生的每一筆經濟業務都必須記錄在案，隨著生產經營的不斷持續，發生的經濟業務也會不斷增加，大量的經濟業務輸入財務軟件，使得財務軟件的內部數據越來越大，占用的容量發生了變化；另一方面，由于企業的行業性質不同，許多財務軟件購買以后，不一定馬上就能使用，而是要進行二次開發后才能使用。二次開發以后，財務軟件的結構發生了重大變化。也就是說，財務軟件在使用過程中沒有保持原來的物質形態，不屬于固定資產。自行開發或委托開發的財務軟件在使用過程中也有必要進行軟件維護，包括操作維護（主要是一些日常維護工作）和程序維護（包括正確性維護、完善性維護和適應性維護）。這些維護工作必然導致財務軟件內部結構的變化，使其不能保留原有的物質形態。

 

　　1.2 財務軟件折舊的時間和凈殘值不能確定。

 

　　固定資產的折舊是指固定資產在使用過程中，逐漸損耗而消失的那部分價值。固定資產的損耗分為有形損耗和無形損耗。有形損耗是指固定資產由于使用和自然力的影響而引起的使用價值和價值的損失；無形損耗則是指由于科學技術進步等而引起的固定資產價值的損失。財務軟件是一種磁介質，不可能是有形損耗。而說它是無形損耗又不完整，我們購買財務軟件的目的是讓它來裝載財務數據、產生財務數據，利用這些數據，提煉出有用的信息做出合理的決策，以求得企業的發展。所以說財務軟件只是一個文字工具，是信息的載體，載體內的財務信息才是實質。隨著科學技術的進步，財務軟件本身的價值可能會損失，可是由它裝載的財務信息并不一定會減值。固定資產折舊，必然要考慮固定資產的使用年限問題，使用年限的長短直接影響各期應計提的折舊額，所以要合理的確定固定資產的使用年限。財務軟件的使用年限很難確定，因為隨著計算機技術的不斷進步，財務軟件也可以不斷的升級；財務軟件中裝載的資料，也不能確定何時無用。另外財務軟件的殘值也很難確定。

 

　　2 財務軟件計入長期待攤費用存在的問題

 

　　長期待攤費用是指企業已經支出，攤銷期限在1年以上（不含1年）的各項費用，包括固定資產大修理支出、租入固定資產的改良支出等。如果財務軟件計價不能計入固定資產和無形資產科目，那么能否可以計入長期待攤費用呢？同樣存在問題，那就是時間的確定問題。計入長期待攤費用的費用，在各費用項目的受益期限內平均分攤。比如，大修理費用，應當在將發生的大修理費用在下一次大修理之前平均攤銷；租入固定資產改良應當在租賃期限與租賃資產尚可使用年限孰短的期限內平均攤銷；可是，財務軟件的分攤期如何確定？只要企業還在生存、發展，就必然發生賬務，企業就會受益于賬務。企業生存、發展是動態的，則企業受益于賬務的時間也應該是動態變化的，所以這個時間很難確定。國家對此也未做明確規定。

 

　　3 財務軟件一次性的計入當期費用存在的問題

 

　　未實行會計電算化之前，企業是用紙質的賬簿、憑證等記錄發生的經濟業務，可以一年采購一次，當年夠用就行，所以價格不是很高，企業可以一次性的攤入當期費用--管理費用。而財務軟件則不同，它是一次性的購入，長期使用，且費用較高，購買一個核算子系統少說也要幾千元或幾萬元，那么購買一套財務軟件（包括許多子系統）應該要幾萬甚至十幾萬元。如果是購買管理軟件，比如目前國際上流行的ERP系統（企業資源規劃管理系統，在國際市場上ERP銷售40％來自財務、20％分銷、20％制造、20％人力資源），在國內，就拿用友財務軟件公司生產的ERP系統來說，一套ERP系統要200多萬元，在國外市場，如SAP等著名晶牌公司生產的ERP系統折合人民幣要1000多萬元，費用很高。如果一次性攤入管理費用，必會大大影響企業的當期損益，導致企業財務信息不能真實反映企業的財務狀況。因此，企業自身也很難接受。況且，財務軟件的受益期不只是一期，所以購買財務軟件入賬一次性記入當期費用不合理，不能簡單一次性記入。

 

　　4 改正途徑

 

　　基于以上考慮，企業財務軟件入賬，按現行的會計制度計入哪類都存在一定的問題，而會計實務操作對財務軟件總需有一個科目入賬才成，這方面尚需進行深化研究和規范。目前，筆者認為其改正途徑可以從以下兩方面綜合考慮：

 

　　4.1 單列“軟件”科目。

 

　　企業購入的用于生產經營、管理用的財務軟件價值明確，可以將其資本化。為了區別傳統的無形資產科目，是否可以像固定資產、無形資產那樣，單列一項“軟件”科目，財務報表（資產負債表）中“軟件”科目放在長期資產類。軟件可包括系統軟件和應用軟件等。每期按規定的折舊率（或分攤率）提取折舊（或分攤額）。但是這個折舊率（或分攤率）應該由會計準則明確規定。具體分錄如下：購入軟件時借記“軟件”科目，貸記“銀行存款”科目；分攤時借記“管理費用軟件攤銷費用”，貸記“軟件”科目。委托開發形成的財務軟件應按實際支付的委托費入賬。如果該軟件是用于生產經營或管理，應資本化。自行開發形成的財務軟件有明確的目的，開發成功的可能性很大。而且企業的研發支出，比例不會太高（因為企業必須考慮成本因素），因此，應將開發過程中發生的直接費用和間接費用計入“研究與開發費用×軟件”賬戶，若開發成功，則轉入資產賬戶；若開發失敗，則將研究與開發費用計入當期費用。發生的后續支出應該根據重要性原則和配比原則來處理。如果金額較小，按照配比原則計入相關費用科目；如果金額較大則應予以資本化。

 

　　4.2 作“遞延資產”處理。

 

　　由于財務軟件的使用期較長，一次性支出較大且受益期在一個會計年度以上，為了便于管理，非軟件開發企業購買的軟件計入“遞延資產軟件支出”，在資產負債表中作為資產來管理。其分攤率由會計準則明確規定。具體分錄如下：購入時借記 “遞延資產軟件支出”，貸記“銀行存款”；分攤時借記“管理費用軟件支出”，貸記“遞延資產-軟件支出”。分攤的那部分費用，相當于每期購置空白的紙質賬簿、憑證等的費用。委托開發形成的財務軟件若用于生產經營或管理，應按實際支付的委托費資本化。自行開發的財務軟件將開發過程中發生的直接費用和間接費用計入“研究與開發費用x軟件”賬戶，若開發成功，則轉入資產賬戶；若開發失敗，則將研究與開發費用計入當期費用。發生的后續支出應該根據重要性原則和配比原則來處理。如果金額較小，按照配比原則計入相關費用科目；如果金額較大則應予以資本化。

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