淺議如何加強秘書人員的職業素養建設

淺議如何加強秘書人員的職業素養建設

參謀助手、承上啟下、協調服務、調查、信息督查，是秘書工作的幾項基本職能。要順利履行這些職能，就要求秘書人員是一個“通才”、“全才”,甚至是“超才”�，F就如何加強秘書人員的職業素養建設,提高業務能力，做一些探討。

一、培養秘書人員的基本素養,提高業務能力

秘書人員工作的全面性,活動的寬廣性及 其角色的多變性,除了應具備一般管理干部的素質之外, 還必須具備與秘書本職工作的性質、任務相應的更高、更嚴的要求, 其中尤以“德”、“謀”、“書”為最基本素養和業務能力。

重德�！暗虏偶鎮�,以德為重”。一個秘書人員,若不能把“德”放在首位,即使有“滿腹經綸”、“張良之才”,也不能算是一個合格的秘書。秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當無名英雄。經常擬稿,但自己不著名,也不拿稿費;經常組織會議,但自己從不 上主席臺。經常熬夜,但白天還得正常工作,節假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句,而秘書必須以絕對服從為天職,等等。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和的公認。凡此種種,都說明一點,沒有一個全心全意為人服務的心是當不了一個秘書的。特別是當前秘書人員物質待遇相對社會上一些行業、一 些人員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在國內外環境錯綜復雜多變的形勢下,沒有“富貴不淫,貧賤不移”,“寧公而貧,不私而富”,“君子修道重德,不為困而改節”的思想品德,廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的本色,忍辱負重、任勞任怨的工作態度,是干不好秘書工作的。同時由于秘書人員的“德”是領導形象的“補充”、機關效率的“折射”、自身素養的“反映”,要求秘書人員必須誠實正直、心明步正,謙虛謹慎、 兢兢業業,恪盡職責、嚴守機密， 互相補臺、競而不妒。

善謀。由于秘書人員直接為領導提供服務,對領導提供精力和智力補償,因而人們常稱秘書為領導的“外腦”,當好“外腦”就是秘書“善謀”的應有之義。秘書“善謀”一旦博得領導者的賞識,就能在輔助決策的過程中發出璀璨的火花。那么秘書人員怎樣才能做到“善謀”呢?首先,要有正確的角色意識。秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發議論、自作主張、左右領導。秘書必須注意使自己的言行符合角色規范,做到既尊重領導、堅決執行領導指示,又不迷信盲從,始終把為領導提供有價值的決策依據及參謀意見作為自己的重要職責。其次,要深刻領會領導意圖。要“參”到點子上,“謀”到關鍵處,必須準確理解和把握領導意圖。要善于通過間接或者直接方式,把領導的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領導意圖正確“發揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎上,以敏銳的觀察力抓住工作中的關鍵環節,經過深思熟慮,形成有價值的參謀意見。第三,注重進言技巧。要根據領導的心理、行為特征,選擇適當場合和最佳時機, 從要害切入,用委婉、含蓄的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見。

但是,秘書人員要做到“善謀”還必須謹防幾個誤區:一是“參政”意識過“度”,把自己擺在“準領導”或副職的位置,把幕后工作放到臺前。二是輕易拋出“夾生”想法(觀點),強加于領導,于公于已都不利。三是出“餿主意”,幫倒忙,給工作帶來損失,造成被動。要避免以上誤區,就要求秘書人員用良好的職業道德規范約束自己,踏踏實實地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。

擅書。何謂秘書?古書云:“常管文書并協助領導處理日常工作的人員�！笨梢娒貢�當“書”(即辦理文書),以“書”為主,寄情于“書”。擅長書寫文稿,應該是秘書人員最起碼的素質要求。為了綜合提高秘書人員的文稿質量,要特別注意“四抓”:一抓練內功。在學習上,側重學政策、學、學業務、學、學、學寫作、學機、學市場與知識,以拓寬知識面,高屋建瓴,了然于胸;同時,還要在實踐中學習,邊工作、邊學習、邊、邊提高,使撰寫的文稿血肉俱全;向領導學習,學習領導講話時的構思、處理問題時的技巧,使文稿起伏與領導語言、工作方式達到“同頻共振”;向同事學習,取人之長,補已之短,努力做一個“通才”、“全才”。二抓鍛煉增能力。盡可能地安排秘書人員,深入調查研究,吃透“下情”,廣泛涉獵第一手資料,既能填充他們的“資料庫”,增強寫作能力;又能為領導決策提供準確、可靠的依據。三抓借鑒采眾長。一方面,要求秘書人員要經常博采來自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用;另一方面,要經常派秘書人員赴各地學習考察,解放思想,開闊視野,增長見識、才干。四抓管理促效率。這方面,主要要建立健全各項規章制度,實現管理的規范化、制度化和科學化,尤其要突出抓好目標管理,對秘書人員每次承擔的文稿,都要按照難易程度、完成時限進行量化,半年小結,年終考核,按積分多寡權衡下一年文稿的撰寫任務,分多、質量高多安排,分少、質量劣少安排或另改其它工作,并根據總積分評定秘書優劣,實施獎罰。

二、增強 秘書人員“六種意識”,適應需要

改革開放 的不斷深入和發展,人們的思想觀念發生了巨大變化。管理作為提高工作效率、促進事業發展的有效手段,在黨政機關和各企事業單位得到廣泛。秘書人員在管理中起著參與政務、管理事務的作用,要加強秘書人員的職業素養建設,不僅要強化傳統的服務意識、調研意識等,而且還要具有并 增強自我意識、信息意識、超前意識、創新意識、競爭意識、責任意識等六種現代意識,以適應市場和國內外形勢發展的需要。

自我意識。秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環境關系的認識和感受,它是秘書人員現代意識的之一。雖然秘書工作具有很強的服從性、服務性特點,但秘書人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環境的,應該具有較強的主動性和能動性;另一方面,今天的秘書人員多半受過較高層次的,他們更應有思考的獨立性。如果沒有自我意識,何言“參與政務”?又何言“管理事務”?因此,作為一個秘書人員,應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力 ,以便在領導決策前為之提供有效的依據,在領導決策后正確領會并執行其意圖。

信息意識。當今是一個信息時代,增強信息意識是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息,秘書人員應在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進行嚴格的取舍,把最有用的信息提供給領導。這就要求秘書人員必須具備敏銳的洞察力,而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識為基礎的。秘書人員豐富的知識不僅指書本上所學的和科學知識,而且包括對單位現狀和前景的深研,對基層工作和民意的了解,這些都有助于秘書人員對信息的發掘和掌握。

超前意識。超前意識是秘書人員在領導決策之前的思維活動和心理感受,它受秘書人員自身素質、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。秘書人員科學、準確的超前意識,可以對領導決策發揮積極的推動作用;反之,則有可能影響領導決策的正確性。而參與意識和效率觀念則是秘書人員樹立超前意識的前提。一是秘書人員必須具備強烈的責任感和使命感,積極主動地參與領導的工作,不僅僅滿足于為領導服務、對領導負責,而且要時時意識到自己的工作是全局性活動的一部分,從而克服“不在其位,不謀其政”的消極觀念;二是秘書人員要有強烈的時間觀念和效率觀念,事事走在領導面前,成為領導的馬前卒,這樣才能掌握最新信息,并據此對事物的發展做出正確的判斷、推理和科學的預測、合理的評估,為領導決策提供。正確的超前意識一旦為領導者所接受并轉化為領導意識,將在領導決策中發揮重要作用。

創新意識。過去對秘書人員的創新意識明顯重視不夠,只承擔大量的收文、發文任務,對報告、請示不提處理的初步意見,一方面,秘書人員無形中變成了領導的通訊員、傳真機和翻譯員,自然起不到“參與政務”作用,影響了工作的積極性;另一方面,領導者事必躬親,陷入煩瑣的事務性工作中,影響了對全局工作的準確把握。在新形勢下,要發揮秘書人員的創造性,就要發揮他們的主觀能動性,大膽地讓他們出點子、想辦法,分擔領導的一些具體工作,做領導名副其實的參謀和助手;領導同志也應該給秘書人員以充分的信任和支持,不要僅在收發文本或文字材料上提要求,而應給他們在其它方面提供鍛煉和創新的機會。

競爭意識。,秘書人員的文化層次呈上升趨勢,高學歷者越來越多,這固然是一個優勢,但高學歷并不一定就有高水平,高學歷者還必須埋下頭、扎下根在實際工作中不斷,加強鍛煉,使和實際相結合,以便增強競爭力。有的秘書雖然工作時間較長、實踐經驗豐富,但知識老化,必須繼續學習新的知識,以適應形勢的發展和競爭的需要。所以,秘書人員無論文化層次高低、經驗豐富與否,都要具備競爭意識,只有在競爭中,才能加快工作節奏,提高工作效率。

責任意識。秘書人員工作態度和工作質量的好壞,在一定程度上直接著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識,秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽,才能做到工作認真、態度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現出良好的思想文化和職業道德素養,才能真正提高秘書工作的質量和水平。

【淺議如何加強秘書人員的職業素養建設】相關文章：

淺議如何加強秘書職員的職業素養建設02-27

論秘書的職業道德建設03-06

如何加強新時期和諧醫院建設03-18

淺論加強法官的職業道德建設03-20

試論加強職業學校學生道德建設的思考03-18

淺議如何加強我國管理會計的應用與發展03-15

文秘職業素養03-07

淺議中國企業如何成功建設內部控制體系03-15

探析如何加強建設工程項目施工成本的管理03-19