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試談ＥＲＰ在企業(yè)財務管理中的作用
一、ＥＲＰ的思想體現(xiàn)了對財務管理的要求企業(yè)資源計劃（ＥＲＰ）系統(tǒng)，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層提供決策運行手段的管理平臺。它集信息技術與先進的管理思想于一身，核心目標是實現(xiàn)對整個供應鏈的有效管理，滿足企業(yè)合理調配資源、最大化地創(chuàng)造財富的要求，成為企業(yè)在信息生存、發(fā)展的有力保障，同時也為財務管理提供了基礎的信息。ＥＲＰ的思想主要體現(xiàn)在以下三個方面：
１．對整個供應鏈資源進行管理的思想。企業(yè)的競爭已經不是單純的企業(yè)之間的競爭，而是一個企業(yè)供應鏈與另一個企業(yè)供應鏈之間的競爭，即企業(yè)不但要依靠自己的資源，還必須把經營過程中的有關各方如供應商、制造工廠、分銷、客戶等納入一個緊密的供應鏈中，才能在市場上獲得競爭優(yōu)勢。ＥＲＰ系統(tǒng)正是適應了這一市場競爭的需要，實現(xiàn)了對整個企業(yè)供應鏈的管理。在供應鏈上有五種基本“流”在流動：物流、資金流、信息流、增值流和工作流。物料、資金、信息都不會自己流動，物料的價值也不會自動增值，要靠人的勞動來實現(xiàn)，要靠企業(yè)的業(yè)務活動——工作流或業(yè)務流程使它們流動起來。企業(yè)業(yè)務流程重組（ＢＰＲ）是保障各種流程順利運行的基礎。ＥＲＰ在ＢＰＲ的基礎上提供各種行之有效的業(yè)務流程，而且可以適應市場競爭形勢的發(fā)展，隨著企業(yè)工作流（業(yè)務流程）的改革在程序的操作上做出相應的調整，最終實現(xiàn)五“流”的統(tǒng)一。在這個大的管理平臺上，財務管理享有了及時、充分、完整的信息，可以洞察企業(yè)業(yè)務流程中的每一個蛛絲馬跡，使視野更開闊、控制更有力、更透徹。
２．精益生產、同步工程和敏捷制造的思想。精益生產（ＬＰ）思想，是指企業(yè)把客戶、銷售代理商、供應商、協(xié)作單位納入生產體系，同他們建立起利益共享的合作伙伴關系，進而組成一個企業(yè)的供應鏈。敏捷制造（ＡＭ）思想，是指當市場上出現(xiàn)新的機會，而企業(yè)的基本合作伙伴不能滿足新產品開發(fā)、生產的要求時，企業(yè)組織一個由特定的供應商和銷售渠道組成的短期或一次性供應鏈，形成“虛擬工廠”，把供應商和協(xié)作單位看成是企業(yè)的一個組成部分，運用同步工程（ＳＥ）組織生產，用最短的時間將新產品打入市場，時刻保持產品的高質量、多樣化和靈活性。ＥＲＰ的這一思想和功能使企業(yè)對市場變化的迅速反應能力大大提高，也使財務管理具備迅速跟進瞬息萬變的市場競爭的能力，并且在個性化的生產、銷售活動中發(fā)揮應有的管理作用。
３．事前計劃與事中控制的思想。ＥＲＰ系統(tǒng)中的計劃體系主要包括：主生產計劃、物流需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執(zhí)行計劃、利潤計劃、財務預算和人力資源計劃等，而且這些計劃功能與價值控制功能已經完全集成到整個供應鏈系統(tǒng)中，形成“牽一發(fā)而動全身”的格局。此外，ＥＲＰ系統(tǒng)通過定義與事務處理相關的核算科目和核算，在事務處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，不僅降低了會計人員的勞動強度、人為出錯率，而且保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的完全一致性，從而實現(xiàn)了根據(jù)財務報表數(shù)據(jù)可以追溯資金的來龍去脈、追溯所發(fā)生的相關業(yè)務活動直至最細微的環(huán)節(jié)，便于實現(xiàn)事中控制和實時做出決策。
二、ＥＲＰ使財務管理從核算型向管理型轉變
企業(yè)實施ＥＲＰ必不可少的環(huán)節(jié)是進行業(yè)務流程重組。這個過程就是將企業(yè)原有的業(yè)務流程根據(jù)新的管理需要并結合ＥＲＰ軟件的功能進行重新劃分和制定，最終在系統(tǒng)中分配不同的職責權限，以完成業(yè)務流與信息流的同步運行。從另一個角度講，這個過程也是部門職責、工作任務的重新分配。
首先，由于業(yè)務流程的重組，財務部不再負責對銷售收入和銷售成本的確認和核算工作，這項工作分別由商務部和生產部來完成，而且此項工作是在ＥＲＰ系統(tǒng)中隨著“發(fā)貨”指令的發(fā)出而自動完成的。商務部將銷售合同的信息（物料清單、工藝路線等）輸入系統(tǒng)中，創(chuàng)建銷售定單；系統(tǒng)運行市場資源計劃（ＭＲＰ）后就會由銷售定單自動觸發(fā)生產計劃（生產定單），生產計劃又會觸發(fā)采購計劃；生產部門按照生產定單上顯示的物料需求進行領料和生產；每個產品被發(fā)貨后，系統(tǒng)都會自動生成銷售收入和銷售成本的財務憑證，無須財務人員做憑證。
ＥＲＰ系統(tǒng)的這一功能不僅嚴格保證了收入和成本的相互匹配、業(yè)務流與財務信息流的高度統(tǒng)一，而且使從繁重勞動中解脫出來的財務人員有精力仔細檢查：每個銷售定單的毛利率是否正常，偏離預算毛利率的原因是什么；每個生產定單的完工狀態(tài)有無，標準成本與實際成本的差異產生在哪個環(huán)節(jié)；客戶和供應商的庫存狀態(tài)是否正常，有多少存貨是處于滯留的狀態(tài)，對采購量和采購價進行分析；查詢應收款和應付款的動態(tài)、賬齡狀況等。這從根本上實現(xiàn)了財務管理從核算型向管理型的轉變。
三、ＥＲＰ使財務管理水平得到提高
１．ＥＲＰ系統(tǒng)功能對毛利預測、合同管理更加準確和及時。銷售合同報價在ＥＲＰ系統(tǒng)中自動完成，每更改一次產品的配置，系統(tǒng)都會瞬間、準確地計算出銷售收入、成本和毛利，為包括財務部在內的合同評審者、決策者提供可靠的數(shù)據(jù)支持。銷售合同的評審也從各個部門輪流的書面評審變?yōu)樵冢牛遥邢到y(tǒng)中的評審，不僅不受地域的限制，而且評審時間由原來的５ ～ １０天縮短為１天，大大提高了工作效率。
２．ＥＲＰ系統(tǒng)功能實現(xiàn)了對財務預算的實時控制和多角度。在ＥＲＰ系統(tǒng)中，所有的費用項目全部設置在費用明細層。同時，將需要考核的單位設置成不同的“成本中心”，然后根據(jù)不同的管理或查詢需要建立起不同的“成本中心組”，這樣就可以靈活、方便、快捷地查詢出不同的期間費用總額、部門費用總額、公司費用總額、任意組合的“成本中心組”的費用總額等。ＥＲＰ系統(tǒng)對費用的管理還可以實現(xiàn)同時按部門和項目統(tǒng)計，這就大大方便了對研發(fā)項目成本管理或某個階段性產品項目成本管理的需求。
獲利能力分析是ＥＲＰ系統(tǒng)提供給的又一個強大的財務管理功能。具體而言，公司將內部組織根據(jù)管理和考核的需要設置成不同層次的“利潤中心”和“成本中心”，并將公司年度整體預算逐層分解到每個被考核的“利潤中心”和“成本中心”。當業(yè)務實際發(fā)生時，系統(tǒng)會將每一筆業(yè)務的收入、成本、毛利、費用及時地歸集在預先設置好的“利潤中心”和“成本中心”名下。管理者可以從系統(tǒng)的報表工具中逐層查詢每個“利潤中心”和“成本中心”的財務預算執(zhí)行情況，分析產生偏差的原因，從而實現(xiàn)了對整體經營指標的分解、落實、監(jiān)督、分析和考核，拓展了財務管理的視角，提高了財務管理的透明度、及時性和有效性。
３．ＥＲＰ系統(tǒng)功能使資產管理水平大大提高。ＥＲＰ系統(tǒng)可以詳細記載資產購進、轉移、組建以至于到最后處理的所有業(yè)務細節(jié)和過程。電子資產卡片替代了書面的卡片；一項資產在系統(tǒng)中擁有唯一的代號；同一資產在各部門間的流動都將記錄起始時間；系統(tǒng)對組建的資產自動計算其新的價值；資產折舊不再是按類別而是按每項資產分別自動計提，并且按照記載的資產在部門間流動的起始時間分別列支在不同的部門（成本中心）名下。財務人員甩掉了繁重的核算工作，把主要精力放在對資產使用有效性和安全性的監(jiān)督、控制和分析工作上，強化了管理職能。
４．ＥＲＰ系統(tǒng)功能提高了成本管理水平。ＥＲＰ作為一個高度集成的信息系統(tǒng)，將不同業(yè)務部門的信息高度交匯，體現(xiàn)物流、信息流、資金流的統(tǒng)一。它強調事前計劃、事中控制、事后反饋的統(tǒng)一，一套預測、計劃、決策、控制、分析、考核的管理模式也體現(xiàn)在成本管理中。從具體的管理來看，ＥＲＰ系統(tǒng)強調能夠實現(xiàn)標準成本的預先確定、實際成本發(fā)生后成本差異的分析、以成本中心為主體的責任成本管理等功能，而這些都是管理的重要。它并非停留在僅僅能夠完成計算機化的成本記錄、歸檔等傳統(tǒng)任務，更多貫穿于ＥＲＰ成本管理中的是管理會計的原則和思想。
具體而言，標準成本的制定與企業(yè)年度預算緊密相連；實際成本的核算從最底層物料的材料費開始，逐層向上將每一件物料的材料費、人工耗用、機器耗用和制造費用累積，得出每一層零部件直至最終產品的成本。對于成本分析來說，徹底擺脫了月末結賬的限制，變事后分析為可隨時查詢某個生產定單在不同工序上實際成本與標準成本的比較情況；可隨時通過查詢“成本中心報表”來觀察每個生產工序上實際成本與標準成本的對比情況；可監(jiān)督生產部門工時確認的準確性等等。它最終實現(xiàn)了成本管理的及時性。?
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