紙質檔案和電子檔案分別有哪些優(yōu)點

紙質檔案和電子檔案分別有哪些優(yōu)點

　　檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。以下是小編為大家整理的紙質檔案和電子檔案分別有哪些優(yōu)點相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　一、電子檔案和紙質檔案比較的優(yōu)勢分析

　�。ㄒ唬╇娮訖n案的可分享性。紙質檔案一般只有一份或者幾份，數(shù)量非常少，而且只能在同一個地點觀看。這對于文件的傳輸是非常不利的。如果另一個距離較遠的地方的人需要了解這份紙質文件，只有兩種方法：一種是遠距離的人乘坐交通工具來到紙質文件所在地，另一種是通過郵寄紙質文件。顯然這樣會浪費大量的時間，人力物力。而且很大一部分的紙質絕密檔案是不允許被郵寄的。郵寄的途中很有可能會造成文件的損壞或者丟失。但是電子文件則可以在不同的時間，不同的地點同時被很多人看到。一方面可以打破人數(shù)的限制，同時被很多人看到，無形當中增加了檔案的利用價值和利用效率。另一方面打破了紙質檔案只能在同一場所觀看的限制。觀看者可以通過多種方式進行遠距離觀看。我們國家之前的文物檔案都是采用紙質書面的形式，而且人們只能通過去博物館才能看到文物，我們國家每個地區(qū)幾乎都有博物館，而且擁有五千年歷史，文物數(shù)不勝數(shù)。遠距離、時間少限制著很多對文物對歷史有著濃厚興趣的人。于是現(xiàn)在更多的博物館開始采用電子檔案以及線上觀看、查詢的方式。高科技的發(fā)展使得資源可以更加有效地分享。

　�。ǘ�）電子檔案的不易失真性和經濟環(huán)保性。紙質的檔案隨著時間的增加和閱讀次數(shù)的增加會受到不同程度的損壞，字跡也會越來越老化，難以長時間保存。高溫高濕等環(huán)境因素均可促進紙張發(fā)生水解，同時也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化。而且意外事件的發(fā)生也極有可能會使珍貴的檔案材料毀于一旦，比如火災。但是電子檔案卻可以進行多個備份，而且數(shù)字化檔案不會因為重復性利用而失效，我們可以進行無數(shù)次的打印、下載和傳輸。紙質檔案需要大量的紙張，而且檔案工作人員需要花費大量的時間精力對紙質檔案進行拆釘、裝訂和搬運。我國雖然地域廣闊，樹木眾多，但是人均資源并不多。這是我們每個人都知道的常識。每年保存檔案所消耗紙質的數(shù)量是十分龐大的，這顯然是不符合建立資源節(jié)約型，環(huán)境友好型社會的。增加電子檔案的使用可以很大程度上減少紙質檔案的使用，保護環(huán)境。當一份文件需要傳送給多個人的時候，只需要通過郵件、文檔等方法即可，而不再需要大量的復印。

　　（三）電子文檔的多樣性和趣味性。紙質文檔的形式比較單一，只可以通過文字的描寫來表達。在書寫的過程中很容易出錯。在觀看文檔的時候我們經常會看到潦草的字跡，很難認清。如果經過較長的時間，是很難求證的。電子檔案的錄入相對于紙質檔案來說速度比較快，字跡工整，出錯后方便修正。電子文檔在錄入時形式是多樣性的，不只是單一的文字形式。還可以采用多種圖形比如柱狀圖、餅狀圖、條形圖等來進行統(tǒng)計。另外電子檔案可以將相關物品的圖片放入檔案中，達到圖形和文字的統(tǒng)一。有了電子文件可以更方便快速地對文件信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制等，更好地滿足利用者的各種需求。當圍繞一個專題對檔案進行匯編時，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。

　　二、紙質檔案和電子檔案的優(yōu)勢比較分析

　　（一）紙質檔案的不易篡改性和丟失性。電子檔案對于電腦高手或者可以接觸到檔案的相關人員來說是極其容易侵入并且進行篡改的，而且電子檔案篡改后不留痕跡，是非常難以被發(fā)現(xiàn)和識別的。紙質檔案不容易被篡改，被篡改后會留下相應的痕跡，是非常容易被發(fā)現(xiàn)和辨別的。而且紙質的檔案具有獨一無二性，可以通過字跡等來進行相應的辨別。同樣，一份歷經時間越久的檔案也就顯得愈加珍貴。電子檔案的不穩(wěn)定性更加明顯，遇到計算機病毒或者計算機故障的情況，如果沒有及時備份是十分嚴重的。保存電子檔案的U盤、光盤、磁盤一旦受到外界強磁干擾，或因存儲庫房的溫濕度的變化，都會導致檔案內容的丟失和損壞。電子檔案的查閱需要計算機等相關的設備和知識，而紙質檔案方便快捷。同時電子檔案的容易篡改性、拷貝性使得它的真實性容易受到質疑，相比紙質檔案更有說服力。

　�。ǘ�）紙質檔案的安全性。有些檔案是絕密的，有些檔案是關系著國家安全的，有些檔案是關系公民個人隱私的。但是電子檔案的安全性遠遠不如紙質檔案。對于網絡上的一些高手來說，侵入各個系統(tǒng)的電腦并非不可能。電腦技術日新月異，每個國家都在飛速進步。如果想保證電子檔案的安全性，我們必須不斷地提高相關的技術，防止國家機密的外泄。

　　【拓展內容】

　　加強電子檔案的管理和做好電子檔案的利用

　　電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

　　一、電子檔案使用的主要途徑

　　電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

　　1.提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

　　2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數(shù)字通信或互聯(lián)網絡來實現(xiàn)。

　　3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

　　二、加強電子檔案管理的重要意義

　　電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。

　　1.加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。？在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。？

　　2.加強電子檔案管理，有利于提高服務質量。？檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯(lián)網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應有的社會效益和經濟效益。

　　3.加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。 隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

　　三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

　　由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。

　　1.建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。 要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質的飛躍。

　　2.規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回損失。 電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

　　3.建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。 所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔�！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術，熟練運用電腦及現(xiàn)代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。

　　4.加強工作人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護�？傊�，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

　　現(xiàn)代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規(guī)律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

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