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電子檔案和紙質(zhì)檔案一樣嗎
電子檔案與紙質(zhì)檔案各有不同，但也擁有安全性、真實(shí)性、原始性的優(yōu)勢；電子檔案具備節(jié)省空間、資源共享、快捷方便等優(yōu)點(diǎn)，也有例如：易丟失檔案信息、易泄密以及易失真等局限性存在。以下小編為大家整理了電子檔案和紙質(zhì)檔案是否一樣的相關(guān)內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助！
電子檔案和紙質(zhì)檔案一樣嗎
不一樣。紙質(zhì)的文檔，顧名思義是由紙張所制成的文件檔案，如儲(chǔ)存公文所用的圖紙、信件、族譜、電報(bào)、合同、記錄、賬目、各種證書、的原稿等。紙質(zhì)檔案形式很簡單，紙張是其唯一的載體。
但電子檔案是把已經(jīng)歸檔后的，具備紀(jì)念價(jià)值的電子文檔及數(shù)值、各種參數(shù)、設(shè)備，電子檔案的形式不少，可使用的載體也不少。但不是一切有關(guān)電子上的文件都可為電子制成的檔案，唯有通過相應(yīng)的審核后，電子文檔在歸檔之后，具備相應(yīng)的紀(jì)念價(jià)值的才可稱作電子檔案。
因此，以載體的方式來說，紙質(zhì)的檔案和電子式的檔案雖不一樣，但都是一個(gè)符合實(shí)際活動(dòng)的記錄，也是文件檔案的一種形式，且都具備紀(jì)念的價(jià)值。
電子檔案和紙質(zhì)檔案的區(qū)別
1、電子檔案與紙質(zhì)檔案的編目與檢索辦法不同。
傳統(tǒng)檔案的編目是對(duì)檀卷按年代和分類號(hào)逐卷進(jìn)行卷內(nèi)文件目錄謄寫，再寫檀卷目錄，然后構(gòu)滿足引目錄。檢索則是手藝查閱這些目錄。電子檔案檀卷級(jí)目錄消亡，增添了盤帶目錄這一新型目錄。電子檔案的每一件軟盤、磁帶、光盤都要按倉庫中擺放次序編號(hào)，并寫標(biāo)題簡要闡明各自貯存的內(nèi)容或年代跨度。盤帶標(biāo)題按序號(hào)聚集起來，編成盤帶目錄，電子檔案是全文在核算機(jī)上管理，能夠恣意整序、分類、擺放、檢索，完結(jié)檔案全文主動(dòng)檢索，文件級(jí)目錄可省去。
2、電子檔案與紙質(zhì)檔案的判定辦法不同。
對(duì)電子文件來說，因?yàn)殡娮游募哂幸资判�、易更改性，文件信息�?nèi)容"轉(zhuǎn)瞬即逝"，有必要在文件構(gòu)成之前就決議其是否需求保存及保存時(shí)刻長短，電子檔案的判定和紙質(zhì)檔案的判定相同是對(duì)其保存價(jià)值的判斷和猜測，所不同的是判斷進(jìn)程要對(duì)文件的內(nèi)容及某些辦法特征進(jìn)行充沛的剖析，還需求對(duì)文件進(jìn)行必要的技能剖析，因?yàn)殛P(guān)于電子文件來說，技能狀況與文件的實(shí)在性、可讀性、運(yùn)用性規(guī)模密切相關(guān)，可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)作直接的影響，電子檔案的完好性、可讀性、可行性在判定工作中有必要得到全面的表現(xiàn)，電子檔案的判定分為內(nèi)容判定和技能判定兩個(gè)方面，電子檔案內(nèi)容判定的準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)、辦法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不徹底適用于電子檔案，技能判定包含可讀性判定、無病毒判定和介質(zhì)判定等。判定程序：歸檔曾經(jīng)確認(rèn)歸檔文件，并區(qū)別保管期限；檔案室在接納電子文件時(shí)，進(jìn)行內(nèi)容判定和技能判定；對(duì)未進(jìn)檔案室的電子文件在保管必定時(shí)期后再判定，以確認(rèn)其是否需求持續(xù)保存。
3、電子檔案與紙質(zhì)檔案的倉庫管理辦法不同。
檔案的保管一般來說是對(duì)已收拾好并寄存?zhèn)}庫及其柜架中的檔案進(jìn)行的日常維護(hù)性的維護(hù)性管理，要維護(hù)檔案實(shí)體的秩序狀況，使檔案在寄存和運(yùn)用中始終有序；要維護(hù)檔案實(shí)體的理化狀況，使其在寄存和運(yùn)用中不受或少受人為的或天然要素的危害，并盡量延伸其物質(zhì)形體的"天然壽數(shù)"。其寄存環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案比較有顯著不同，電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案倉庫的管理，它對(duì)保存場地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對(duì)倉庫溫濕度進(jìn)行嚴(yán)厲的操控，并裝備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設(shè)備，電子檔案還要嚴(yán)厲防備核算機(jī)病毒，因而保管條件更凌亂，保管難度更大。
從維護(hù)的時(shí)期來看，紙質(zhì)檔案是階段維護(hù)，而電子檔案則需求全程的維護(hù)管理。
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