庫房管理制度(精選)
在社會發展不斷提速的今天,制度在生活中的使用越來越廣泛,制度是國家法律、法令、政策的具體化,是人們行動的準則和依據。那么擬定制度真的很難嗎?下面是小編為大家整理的庫房管理制度,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。
為加強對采購工作的管理,監督物料采購過程,完善存貨管理,降低采購成本,優化營運資本組合,確保公司物資采購品種對路,量足質化,庫存合理,開支適當,保證各項經營業務工作的正常進行,特制定本制度。
1、適應范圍:公司所有外購物料的申請、采購、入庫、報帳等業務行為。(辦公用品的采購適應二“辦公費管理制度”,固定資產的購制適應于“固定資產管理制度”)。
2、物料采購
2.1 物料需求部門根據生產經營需要,向采購部提出采購需求,采購部根據需求和庫存結存情況,報送物料需求計劃,由分管經理和總經一批準后,送達采購部、財務等相關部門。物料需求計劃應詳細列明料號、名稱、規格型號、單位、數量、要求到貨時間、生產批號、參考價格、稅率、稅票種類等內容。
2.2 當需要采購物料時,采購員填寫申購單(請購單)經批準后,應立即進入采購程序。
物料申購單應詳細列明號、名稱、規格型號、單位、數量、要求到貨時間、生產批號參考價格、稅率、稅票種子類等內容。
2.3 “貨比三家”,選定供應商。
2.4 詢價、比價。
2.5 下達采購訂單,物料單必須由有關部門和領導審核批準。
2.6 進行定單跟蹤,確保及時、保質保量完成采購任務。
3、物料入庫
3.1 物價入庫手續必須由本公司經手業務中全過程辦理 3.2 所有外購物料必須稱辦理入庫手續后,才能領用
3.3 入庫流程
3.3.1 貨物到達后,采購員憑采購訂單詳細填寫“到貨單”,將采購訂貨單(申購單)交采購部長審核,審核無誤后在到貨單上簽字。
《到貨單》一式三聯:第一聯倉庫收貨憑證;第二聯質量檢驗憑據;第三聯制單部門統計。
3.3.2 質檢員憑到貨單第二聯對采購的物料進行質量檢測,出具質量檢測報告,不合格品一律拒入倉庫。
3.3.3 倉庫保管員審核采購訂貨單、到貨單、質量報告的真實性。
3.3.4 資歷核實無誤后,倉庫保管員清點物料,詳細核對物為的生產單位、名稱、規格型號、數量、單價、金額是否與到貨單一致。
3.3.5 倉庫保管員核對無誤后,開具入庫單并簽字確認。
《入庫單》一式四聯,第一聯連同《到貨單》、《質量檢驗報告》、申購單、或訂單由倉庫員交財務處主管會計記帳;第二聯為供方發票入賬憑證;第三聯倉庫員記材料明細賬;第四聯采購部業務統計。
4、物料采購報帳程序
4.1 物料報帳由公司經手業務員全過程辦理
4.2 采購員根據所采購物料使用情況,通知供應商開具發票。采購員收到發票后,應備齊需報帳所需資料:合同、定單(如在財務部有預留的,可不備)、發票、物料入庫單等。
4.3 資料齊全后,填寫“物料采購報帳單”,經手人簽字、采購部長和分管領導審核后到財務審核報帳。
4.4 物料驗收入庫后,應及時辦理報帳手續,財務部將按入帳時間為基準計算付款時間。
4.5 業務員應備有采購業務備查簿。逐筆按單位時間詳細記錄經手的每筆業務。記錄的主要內容有:供應商法定全稱、編碼、地址、稅號,逐筆業務清單,包括:料號、名稱、規格型號、數量、單價、金額、入庫情況、發票索取記錄、付款記錄、欠款記錄等,做到有據可依,有據可查。
5.0 付款
5.1 零星采購(1000元以下),又在無長期往來的商店或單位采購的,按費用報銷程序辦理。
5.2 需預付款采購的,填寫請款單附上采購訂單復印件,按資金審批程序辦理。
5.3 已掛帳“應付帳款”的,由業務員根據當月批準的付款計劃,填寫請款單,請款單上各要素應準確填寫,采購主管審核后報財務處主管會計核實應付帳款余額及其他,然后報分管副部、總經理批準,財務經理根據當時的資金狀況審核批準付款,最后到出納處辦理付款。
6.0 嚴格遵守公司保密制度,不得向供應商以外的第三方泄露商業秘密,否則按公司規章制度給予處罰,構成犯罪的,報司法機關追究行為人的刑事責任。
第四章 倉庫管理制度
1、目的
加強資周轉,降低存貨周轉費用,保證物資安全。
2、適用范圍
適用于對庫存商品,原材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品三包退貨、清收物資、顧客提供的商品(指不需加工的配件)、受托加工物資、委托加工物資、半成品、廢品、廢料的管理。
3、職責
3.1 倉儲部負責保管好庫存物資,做好數量準確、質量完好、儲備合理、節約使用、收發及時、有序;面向生產和營銷,做以服務周到,確保安全。
3.2 質量部負責對進出倉庫物資進行品質檢驗。
3.3 財務處負責倉庫“進、銷、存”的核算工作,組織定期盤點。
4、物資驗收入庫
4.1 庫存商品的入庫按以上程序辦理:
4.1.1 產品完工后,生產車間填制“到貨單”將完工產品提交質量部檢驗是否合格,由質檢員按合格品和不合格品分類填寫“質量檢驗報告”。
4.1.2 生產車間憑“到貨單”、質量部出具的“質量檢驗報告”,到成品庫辦理合格品的入庫手續。倉庫保管員按“質量檢驗報告”上的產品名稱、規格型號、數量、產品編號、生產車間等驗收就位后,開具“入庫單”,交貨人在“入庫單”上簽字認可。
《入庫單》一式四聯,第一聯連同《到貨單》、《質量檢驗報告》由倉管員交財務處主管會計記賬;第二聯為生產車間結算工資的憑證;第三聯倉管員記庫存商品明細賬;第四聯成本會計作為結轉完工產品的依據。
沒有《到貨單》、《質量檢驗報告》,倉管員不得為車間辦理入庫手續。
4.2 原材料、輔助材料、包裝、低值易耗品的入庫程序:
材料運到后,采購部開具《到貨單》,向質檢員提出檢驗申請,倉管員收
到《到貨單》、《質量檢驗報告》及申購單或采購訂單后,對貨物的名稱、規格型號、數量、商標、生產廠商等進行核對,驗收后,開具入庫單,交貨入簽字確認。
《入庫單》一式四聯,第一聯連同《到貨單》、《質量檢驗報告》、申購單或訂單由倉管員交財務處主管會計記賬;第二聯為供方發票入賬憑證;第三聯倉管員材料明細賬;第四聯采購部業務統計。
質量檢驗合格后,倉管員才能辦理庫手續。
4.3 三包退貨的入庫程序
倉管員憑營銷部出具的《到貨單》、三包退貨鑒定單(初級鑒定)及客戶提供的退貨清單,對貨名稱、規格型號、數量、客戶名稱等進行核對,驗收后,開具入庫單,交貨人簽名確認。
三包退貨《入庫單》一式四聯,第一聯連同《到貨單》、《三包退貨鑒定單》、退貨清單由倉管員交財務處主管會計記賬;第二聯交營銷部登記保管,待三包最終鑒定后,隨同退貨發票一并交財務作銷賬依據;第三聯倉管員記庫存明細賬;第四聯營銷部業務統計。
營銷部收到三包退貨《入庫單》后,及時進行三包鑒定,對三包退貨物資進行最終鑒定,并出具鑒定單。對不屬于三包范圍的退貨開具紅字三包退貨《入庫單》(入庫單去向與上述相同),貨物同時清理出庫,交由營銷部處理;對屬于三包范圍的退貨,按返修品和報廢品整理倉庫。
4.4 清收物資的入庫程序
倉管員憑分管副總及總經理簽批的清收報告及評審意見、到貨單、清收物資清單,對貨物的名稱、規格型號、數量、商標、生產廠商等進行核對,驗收后,開具入庫單,交貨人簽名確認。
《入庫單》一式四聯,第一聯連同《到貨單》、清收報告及評審意見、清單由倉管員交財務處主管會計記賬;第二聯隨發票一并交財務辦理入賬手續;第三聯倉管員記庫存明細賬;第四聯清收部門業務統計。
4.5 廢品的入庫程序
生產車間憑質檢員出具的《質量檢驗報告》,將生產過程中產生的廢品交廢品庫辦理入庫手續。程序同4.1.2。
生產過程中產生的廢品分清情況作出處是:屬供應商材料質量問題造成的廢品,質量部通知采購部向供應商辦好質量索賠;屬生產車間工人操作是失誤造成的,生產車間通知財務部核減工資;其他原因造成,報分管副總作廢品處理。
4.6 為提高工作效率,特殊情況下,經財務經理、分管副總書面同意,不常用的,小批量的,一次性即可用完的非生產用的物料,可不必辦理入庫手續,但仍由倉管員與使用單位一同驗收數量,物料的質量由使用單位控制。
5、物料出庫
5.1 所出庫的物料必須是經質檢合格的,不合格的物料不得出庫。
5.2 物料出庫必須遵循“推陳出新、先進先出、按規定供應、節約用料”的原則發貨。支持“一盤底、二核對、三發料、四減數”的原則。違反發貨原則造成變質、大料小用、優料劣用及差錯等損失的,由倉管員賠償。
5.3 配套件的的領用依據產品結構,嚴格按照產品定額發料,即由車間根據生產計劃,填寫配套件領料單,車間主任審核后領料。超定額領料,由車間填寫領料單,經財務經理及分管副總審批后方可發料。
5.4 機物料及其他件出庫,由車間填寫領料單,車間主任簽字同意可發料。
5.5 三包件出庫:三包用件實行借用制,即當營銷部接到維修指令時,由三包服務員填寫三包服務用料單,報營銷部負責人批準,然后到財務處審核,財務處根據三包件的情況按該件無稅價記掛三包服務員個人往來,待三包舊件返還時再沖減個人往來。對不能返回的易損件可不記掛個人往來;如已記掛個人往來的三包件無法返回,三包服務員應及時作出書面說明,報財務處分管副總審批后作出處理,否則財務處從其工資中按三包件的含稅價扣回三包件的價款。財務處定期對三包借件進行清理,核實三包借件情況,及時作財務處理。
5.6 庫存商品出庫,倉管員憑財務處蓋章的提(送)貨單或發票提貨聯出庫。
6、物料退庫
倉管員憑經財務和審核的紅字入庫單辦理庫手續。
7、物料的儲存保管
7.1 物料的存儲保管,原則上以物資歷屬性、特點和用途設置倉庫,并根據倉庫的條件劃區分工“凡吞吐量大的落地堆放,周轉量小的用貨架存放:落地堆放以分類和規格的次序排列編號,上架以分類四號定位編號。
“四號定位”的含義:第一位號碼表示庫房或貨場的編號;第二號碼表示貨架或內分區的編號;第三位號碼表示貨架層次或貨場分排編號;第四位表示貨物位置或貨場跺位編號。
7.2 物料堆放的原則:在堆放合理安合可靠的前提下,一般推行五五堆放,根據貨物的特點,必須做到過目見數,檢點方便,成行成例,文明堆齊。
“五五堆放”的含義:發五為基數,對物料的存放,包裝的捆扎進行定量分組存放。例如五五成行、五五成堆、五五成排、五五成包、五五成串和五五成層等。
7.3 為了減少物料運轉費用,降低物料庫存成本,可以在車間劃定儲位,存放容易清點和儲存的物料(例如:前軸、橋殼、差速器殼、減速器殼、制動器大件、輪轂、制動轂等),車間的儲位放滿后再存放在倉庫。存放在車間必須與倉庫保管員辦理保管移交手續,其第一保管責任單位所在車間,第二保管責任單位是所屬庫房。
7.4 倉庫保管員對庫存及代保管物資等負有經濟責任和法律責任。因此,各倉庫必須做到人各有責,物各有主,事事有人管。
7.5 倉庫物資如有報廢、盤盈、盤虧等,倉庫保管員應及時向公司領導上報,分析原因,查明責任后,按規定辦理報批手續,未經批準一律不得擅自處理。
7.6 物資的儲存保管必須根據其自然屬性,考慮儲存的場所和保管常識處理,按物資的性能人門別類,采取不同措施,進行維護,做好防火、防銹、防潮、防腐、防水、防爆、防變質、防漏電等工作。倉庫嚴禁煙火,明火作業必須經安技部門批準。保管員要懂得使用消防器材和必要的防火知識。
7.7 倉庫的庫存物資,一律不準擅自借出:總成物資一律不準拆散后零發,特殊情況,必須報經采購部、技術中心、質量部、公司領導批準,事后,采購部必須及時對零散件進行妥善處理。
7.8 因質量不合格,而從車間退回到倉庫的物料,倉庫保管員必須在半個工個工作日內將詳細情況及時節報有關領導。
7.9 各倉庫必須嚴格保衛制度,未經批準,禁止非本倉庫工作人員擅自進入。
8、物料盤點
8.1 倉庫的盤點采用永續盤存法。日常的盤點,由保管員通過每天的物資收發,及時檢查庫存物料的帳、卡、物是否相符,并每月以有動態的物料進行復查或輪番抽查:定期盤點,由財務部、倉儲部共同組織有領導干部、管理人員、工人結合的清倉盤點小組,按制度規定的時間對倉儲物料進行全面的清點。
8.2 物料盤點的主要內容和要求:
8.2.1 檢查物料的帳面數與實物是否相符;
8.2.2 檢查物料收發有無錯誤;
8.2.3 檢查各種物料有無超儲積壓、損害、變質等情況;
8.2.4 檢查各倉庫的安全設施和庫房設備有無損害等;
8.3 對于清查出來的超儲、呆滯物資,除了查明原因外,由倉庫報倉儲部匯報后報公司領導追究責任、及時處理解決。
9、其他有關事項
9.1 倉庫的記帳要準確、及時、清楚,做到日清月結不積壓。
9.2 允許范圍內的磅差、合理的自然損耗所引起的盤盈盤虧,倉庫存每月可以上報,經批準后作帳務處理,以便做到帳、物、卡一致。
9.3 庫存盈虧反映出保管員的工作質量,各倉庫應力求做到不出現差錯
9.4 倉庫保管員調動工作必須辦理移交手續,移交中的示了事項及有關憑證,必須列出清單四份,并寫明情況,交接雙方及監交人簽字,交接雙方各執一份,倉儲部、財務處各執一份。
9.5 倉庫保管員因工作失職而給公司造成損失的,一照價賠償;保管員從發現時起,必須在半個工作日內將詳細情況上報倉儲中,否則,還要給予紀律處分,直到解除勞動合同。
9.6 創“五好” 倉庫是每個倉庫工作人員努力的方向,倉儲部要每月對各倉庫工作進行考評,以促進創“五好”倉庫的工作開展。
“五好”指的是:文明生產好、工作質量好、服務態度好、勞動紀律好、團結互助好。
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