業務部門日常管理制度

業務部門日常管理制度

　　在社會發展不斷提速的今天，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編幫大家整理的業務部門日常管理制度，希望對大家有所幫助。

　　一、商品請購管理

　　1、各部門按需進行商品請購的申請，填明請購的時間、要求到貨時間、請購產品的品牌、規格、型號、數量、建議價格，其中商品的建議價格為必填項。由部門經辦人、產品經理、部門經理、采購部經理簽字確認后上傳到經營財務部進行審簽，單據生效后留存財務一份，由采購人員進行商品詢價。

　　2、工程類產品在請購前需向采購部、經營財務部提交各部門簽字確認后的開工報告方可申請采購。

　　3、工程類產品在施工過程中如發生增項情況，需在請購單生成前對原開工報告進行變更，經各部門經理簽字確認后，方可申請采購。

　　4、請購單由業務部門經理簽字后為生效確認，如需他人代簽，需部門負責人簽發“授權書〞同時經主管副總經理批準前方可代簽，并于當日傳于采購部及財務部。

　　5、請購生效后，如發生請購變更，需進行請購單變更，不得在原單據進行修改，審簽流程與第一條類同。

　　二、實物庫存管理

　　1、出庫管理：

　　A.對入庫手續齊全的到貨商品，庫房保管員應及時通知業務人員，辦理出庫手續；

　　B.尚未辦理入庫手續的到貨商品，庫房保管員不具有處置權，業務人員不得擅自提貨；

　　C.直達商品及物資的出庫辦理程序等同于實物商品，庫房保管員應在出庫單據上標注“直達〞字樣，并注明直達單位；

　　2、商品責任劃分：

　　A.出庫手續辦理完畢后，商品直接責任轉移至業務部門實物負責人。實物負責人應對所負責的商品及商品包裝妥善保管，保證其平安性、完好性，不得擅自將商品借于他人及其他部門，不得擅自開封損壞，出現非人為損壞及質量問題的商品應及時返還物流中心，并辦理相關手續；

　　B.如發生人為損壞，由行為人按價賠償；

　　C.出庫手續辦理后，庫房保管員對庫房內暫存商品仍負有監管職責，有義務與業務部門實物負責人配合，保證商品存放平安；

　　3、其他業務管理

　　A.調撥：公司間各業務部門因業務需要，可進行商品調撥。由調出部門實物負責人填寫調撥單，調撥單上應寫明商品名稱、數量、本錢價。雙方實物負責人簽字確認后，調撥單生效，實物責任轉移至調入方；

　　B.領用：

　　1、內部領用：由領用部門出具領用單，領用單注明商品名稱、數量、進價。由領用人部門經理、辦公室主任簽字許可后，領用單生效；

　　2、贈送領用：公司發生贈送行為時，由實物負責人出具領用單，注明商品名稱、數量、進價及對方單位。由領用人部門經理、主管副總經理、營銷總監、公司總經理簽字許可后，領用單生效，方可付出商品；

　　4、月末庫存管理

　　A．經營財務部每月最后一天協助業務部門實物負責人進行實物盤點，盤點表應按實物填寫；

　　B．盤點后實物負責人應在二天內，完成自行對帳及與財務人員的對帳工作；

　　C．盤點日后二天內，業務部門實物負責人應出具盤點匯總表、當月賒銷表、應收及質保金表。庫存表需注明庫存原因，存在三超數據的說明超期原因及處理方法；

　　D．盤點表中要將零本錢及取得的贈送商品列入其中，其銷售及領用、調撥手續等同于其他商品。

　　5、送貨管理

　　A．為保障公司資金正常運轉，各業務部門不允許出現實物庫存，除因到貨時間較晚、天氣原因或甲方特別要求等客觀因素外，當日到貨商品要求當日送出；

　　B．為標準、躲避、統一送貨流程，公司所有業務部門需送客戶的商品均由技服中心統一提貨、送貨，技服中心按照比率對所需部門收取送貨費。

　　C．各部需送貨時，由業務人員簽寫送貨簽收單，注明單位、聯系人、聯系、商品名稱、型號、序列號、數量等，交由技服中心送貨人員，送貨人員持單去庫房提貨；

　　D．提貨過程需認真仔細，保管員有檢查、驗貨的責任；

　　E．送貨活動發生后，送貨簽收單應當日返回，偏遠單位的單據返還日期不超過二天；

　　F．送貨人員應保證商品的平安送達及對方簽收人的真實性；

　　6、超期管理商品出庫日后二個月，納入超期庫存范圍，管理方法參照?三超管理規定?。

　　三、賒銷業務管理

　　1、送貨簽收單返還公司后，賒銷業務即確認發生。業務部門帳務負責人與財務人員按送貨簽收單內容及時登記賒銷明細；

　　2、特殊業務發生的送貨行為，無法取得買方簽字的，必須向部門經理及財務人員說明原因。正常填寫送貨簽收單，得到業務部門經理簽字、主管副總經理、營銷總監簽字確認后，賒銷行為方可生效；

　　3、工程類、工程類發生的送貨行為，不能一一取得送貨簽收單的，需經辦人員填制進場簽收單，按批次取得甲方人員簽字后，及時上傳財務，賒銷生效；

　　4、因業務結算需求，需要對賒銷進行部門間調撥的，調撥手續等同于實物調撥，調撥單生效后，賒銷業務轉入調入部門，調入部門帳務負責人對其登記仍以該賒銷初次發生日期為準；

　　5、因業務需求，需要對賒銷內商品進行領用的，領用簽字流程等同于實物領用，領用單生效后，如屬部門自用商品以進價計入部門運行費，如屬客戶所需商品以進價計入部門日常營銷費；

　　6、超期管理：

　　A：商品銷售業務：送貨之日起二個月后納入三超范圍；

　　B：工程施工工程：公司內驗結束一個月后，工程內所有工程物料納入三超范圍。

　　C:針對長城公司、遼河區單位無方案運行工程〔提前供貨的情況〕由營銷總監批準后適當調整為送貨之日起三個月后納入三超范圍。

　　四、銷售業務管理

　　1、業務人員在開具發票前，對已供貨商品填制銷貨單。開具時要認真、準確填寫商品的規格、型號、數量、單價、金額、客戶信息，已簽合同的注明合同號，沖預交款的要標注預交款的發生日期；

　　2、合同內商品銷貨時，銷貨單要與合同單項一一對應；

　　3、零星采購銷售毛利率不能低于25%，低于此毛利率的需經其部門經理簽字批準，平價銷售的需經部門經理簽字批準，銷貨單方可生效；

　　工程類工程銷貨允許平價填制銷貨單，毛利統一加在一項商品內;

　　4、對于不符合合同供貨明細的銷貨單，財務部不予審核，合同變更單提交后，方予以計入業務部門收入；

　　5、對于前期已收預交款，后續供貨的業務，要求業務人員及時與甲方核對帳目，及時對帳內相應商品進行銷貨處理，沖銷預交款；

　　6、對發生退貨的，要及時填具紅字銷貨單，由其部門經理確認后，財務部方予以審核，沖減其收入。

　　五、應收帳款管理

　　1、發票開出之日，應收款形成。由業務人員及財務人員予以登記，保證每筆款項的發生日期、金額、單位、性質準確無誤；

　　2、公司資金申報例會所形成數據，業務部門結算人員要做到清晰明了，據以合理安排結算業務；

　　3、按合同規定比率、日期及甲方掛帳憑證，對質保金做以準確登記，結算人員需在質保金到期日前一個月，熟知應結質保金情況，并進行結算手續的辦理；

　　4、超期管理：

　　A：應收款：開發票日期起一個月后納入三超范圍；

　　B：質保金：合同規定到期日后納入三超范圍

　　六、發票管理

　　1、開具發票經辦人必須持有效單據包括：已簽訂生效的合同、銷貨單等開發票。

　　2、經辦人需正確提供甲方單位的開票信息，有需要在備注中注明的要提前說明。

　　3、資料提供不全時，財務人員有權拒開發票。

　　4、業務人員申請開具發票時，需同時提交與發票等額的銷貨單；

　　如為預交款，那么應提交其他應收單，由部門經理簽字批準，財務人員方可予以開具，以減少先預交后走帳的行為。

　　七、合同管理

　　1、合同上傳管理要求業務人員在合同簽訂后，即刻提交合同原件一份，交由財務留存；

　　2、合同變更管理

　　A．本著不損害公司利益，需變項供貨的商品，在與甲方協商后，需及時填寫合同變更單；

　　B．合同變更單需注明合同名稱、甲方單位、變更金額、變項內容及原因等，由甲方人員、業務部門經理、主管副總經理、營銷總監、經營財務部、工程管理部、公司總經理審簽后，變更單生效；

　　C．經營財務部要嚴格對合同變更單進行審核，包括變更原因、變更前后本錢差異等，無異常情況，方可予以審批；

　　D．業務人員按期與財務人員核對工程變更的履行情況。

　　八、收款管理

　　A．交款單需正確寫明交款日期、合同編號、交款單位、交款金額、款項性質按照結算單位具體劃分回款情況；

　　B．各部門交款應日清，現金款項必須當日提交財務出納處。

　　C．轉帳方式回款的交款單應在回款后當日內送至經營財務部。

　　九、特殊帳務管理

　　1、經營過程中，甲方人員有特殊帳務需求時，業務人員要合理安排，如實填寫走帳申請單，經部門經理、主管副總經理、營銷總監、經營財務部、公司總經理審簽批準后，方允許進行走帳行為，開具發票等；

　　2、走帳申請單需列明：走帳單位、人員、聯系、走帳金額、提款方式、開票種類、稅金及管理費扣取比率等；

　　3、稅金及管理費扣取比率規定：

　　A．如甲方提供等額進項發票時，不另扣稅金，管理費收取比率為8%-20%;

　　B．如甲方不能提供等額進項發票時，稅金扣取比率為17%，收管理費取比率為8%；

　　4、合同外走帳業務，需待發票回款后，方準按申請單簽訂比率辦理結算；

　　5、合同內走帳業務，依情況可予以先行辦理款項的提取，但必須經過部門經理、主管副總經理、營銷總監、經營財務部、公司總經理審簽批準前方可提��；

　　6、合同中變項走帳部份的利潤率不得低于同單位其他合同的利潤率；

　　7、預交業務事后轉為走帳業務的，補提走帳申請單，須經部門經理、主管副總經理、營銷總監、經營財務部、公司總經理審簽批準前方可辦理；

　　十、罰那么

　　1.對銷售人員銷貨單填寫不全或填寫不準確按10元/次，從工資中扣除。

　　2.不按規定時間將銷售款項交至公司財務按10元/次從工資中扣除。

　　3.出現未入庫先取貨的情況，從保管員及取貨經辦人工資中分別按20元/次扣除。

　　4.對于盤點表、賒銷明細表、盤點金額匯總表不認真填寫、核對，按10元/次從工資中扣除。

　　5.在盤點中出現的商品短缺及物品喪失等情況，由實物負責人確認簽字后，按商品本錢金額扣除工資〔過后查出者不予補發〕。

　　6.經辦人員擅自商品外借、不愛惜商品、未辦理手續擅自開封使用、不及時返廠等情況造成商品滯銷，發現一次按10元/次從工資中扣除。

　　7.賒銷商品未辦理賒銷單或送貨單的，一經發現按20元/次從工資中扣除。

　　8.如有喪失發票現象，按稅額的30%從責任人工資中扣除并責令彌補發票損失。

　　9.對于請購單未下提前進貨、送貨商品，一經發現按100元/次從工資中扣除。

　　10.以上現象如有發生，那么按當事人罰額的25%對部門經理進行罰款。

　　以上制度由經營財務部修改及解釋，自頒發之日起執行。對于違反上述規定人員，財務部直接下罰單交由辦公室在當月工資中扣除。如上述條款，財務人員不認真審核制約，按所罰額雙倍自罰。

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