檔案行政管理制度
在日新月異的現代社會中，制度起到的作用越來越大，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編為大家收集的檔案行政管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
本公司素以嚴格規范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業管理過程中,我們將依然按照iso9001質量管理體系規范和iso14000環境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規范管理與專業服務相結合的路線。
常言道:'沒有規矩,不成方圓',必要的規章制度是作好物業管理服務的保證,要使該物管區域的管理與服務走上正軌,實現標準化、規范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度,這些制度的建立,是以政府相關法律法規和公司的經營宗旨、經營范圍和業主需求的為依據,并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地說,這些制度包括兩大方面:
一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優質服務的操作準則和依據,其總體涵蓋:公眾制度部分,內部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業服務的方方面面,與傳統的管理方式相比,其更顯科學、規范。
二是專門針對某某區行政中心物業服務項目所制訂的系列內部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業服務項目完善內部機制,造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。
一、規章制度的建立與管理
1、行政中心物業管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規,所有管理制度的建立,均以法律法規及物業管理委托合同為基礎,物業管理活動中各法律主體的合法權益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規范化,以保證如實履行物業管理委托合同規定的義務。
2、在建立某某區行政中心物業管理內部管理制度時,以我公司現有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎,結合行政中心物業管理的具體特點和要求,并導入iso14000環境管理體系和ohsas18000職業安全健康管理體系,對整個規章制度體系作適當的修訂和整合,使整套規章制度體系更切合實際,操作性更強。
3、規章制度注重服務、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據,又能激發員工工作熱情。
5、注重物業管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系,梳理各個環節,用制度使其環環相扣,做到有序規范的運作,協調一致。
6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執行。
(規章制度的內容見物業管理服務方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規章制度的執行,需要通過檔案管理手段來實現。某某區行政中心物業管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進行的,對相關記錄進行規范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。
三、物業管理檔案的分類
1、物業管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據,做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。
2、物業管理檔案按三個層面進行分類管理:
(1)第一層面:以建設部頒發的《全國物業管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業管理檔案資料。
(3)第三層面:將執行復合型管理體系文件、相關規章制度的各種現場記錄補充到管理檔案架構中,形成檔案管理的終端。
3、xxxxxx區行政中心是某某區政府的首腦機關,保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。
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