OA系統使用管理制度

OA系統使用管理制度

　　在不斷進步的時代，制度的使用頻率逐漸增多，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家整理的OA系統使用管理制度，希望對大家有所幫助。

　　第一章 總 則

　　第一條公司辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）是以建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統，實現網上辦公和信息資源共享。OA系統是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。

　　第二條 OA系統運行應堅持優化業務辦公流程程、提高辦公效率和降低管理成本原則，利用OA系統處理辦公業務應符合公司公文管理及其它業務管理的有關規定。

　　第三條 為保障公司辦公自動化系統（以下簡稱OA）安全、有效、規范運行，根據企業網建設及OA系統實施要求，結合本公司實際，特制定本辦法。

　　第四條OA系統由總部技術處負責升級、網絡維護，保障網絡服務器始終在線，保持正常的運行狀態，并建立服務器運行日志。

　　第五條人資處負責OA系統的建設、管理、運行和維護檢查工作。并經行系統使用的培訓。

　　第六條各部門有專人負責本部門相關電子文檔的保存，各部門發起流程應有專人負責OA流程的跟進與追蹤。

　　第二章 系統實施的目標

　　第七條 OA系統的運行是為了達到公司內部無紙化辦公及對外信息交流。系統正式運行后，系統所有用戶必須在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統瀏覽一次。

　　第八條 為公司實行信息化戰略目標。首先是全面實現公司內部辦公無紙化；進階實現公司成員企業之間的信息交換、網絡辦公等。

　　第三章 系統運行操作管理

　　第九條 在公司內，有簽章的電子文件(包括打印版)與相同內容的紙質文件，具有同等效力，各部門可以將電子文件作為公司內部貫徹執行工作和辦理的依據。

　　第十條 公司內部各類會議通知、有關工作情況通報、部門之間的信息傳遞、日常請假申請，以及其他只在系統內部需要貫徹的、部署性的、告知性的、事務性的文件等，只通過OA系統傳遞和辦理，不再發送紙質文件。

　　第十一條 公司員工應熟練掌握OA系統的操作方法，在使用OA 系統處理辦公業務時，應遵守以下規定：

　　1、通過OA 系統發布的信息、發起的協同，OA使用人員視同知曉，應及時登錄系統獲取辦公信息，處理相關業務。

　　2、公司員工應保證通過OA系統發布、流轉的信息和文件的內容完整準確，并對所發布的內容負責。

　　3、公司員工應保證OA系統處理辦公業務的響應時間。網上公文及協同處理流程涉及到的工作人員處理時間原則上不超過2個工作日。如有出差、請假、培訓等特殊原因離開時，須通過代理設置功能委托相關人員代為辦理。

　　第十二條OA系統公共信息管理實行實名制，不得在OA系統上發布與公司工作無關的公告或調查；應避免在討論區發布私人事務，尊重他人權益及隱私，言論應遵守國家相關法律法規。

　　第四章 網上辦公業務管理規則

　　第十三條 發文

　　公司各管理部門發布正式公告，由各部門職員擬稿，交部門主管審核修訂后后，提交人資處復核編碼，人資處根據文件性質提交給相關部門領導討論，通過后文件傳遞給人資處正式發布并對文件存檔，并分發到各相關部門和人員。

　　第十四條 收文（包括紙質文件和網發文件）

　　1、公司收文，總經辦收到政府及相關企業、合作伙伴來文后登記，傳遞給總經辦負責人，如需接收辦理的掃描后上傳OA系統。在提出初步處理意見后提交公司領導閱示，領導閱覽后批示意見，總經辦根據領導批示意見轉交相關部門辦理。

　　2、部門收文，由部門文員完成收文登記、部門領導擬辦、領導批示、轉到具體辦事人辦理自動歸檔。

　　3、工作流的建立、變更和注銷

　　部門因工作需要新建、變更、注銷工作流時，經本部門負責人提出申請，經人資處審批后，由系統管理員在接到通知后4個工作日內進行工作流的新建、變更及注銷。

　　第十五條 其他辦公事項

　　1、日常請假

　　單位人員請休病假、事假或公出，須經OA系統傳遞填寫請假單，并根據情況提交給本部門領導或直接交給公司領導審批，由人資處核實存檔。

　　2、協同辦公

　　公司各部門人員需要傳遞文件，須用OA與部門內部或其他部門人員、部門領導或公司領導進行日常的文件的交流和消息溝通。

　　3、會議通知

　　召開會議前，由各部門人員填寫會議通知或方案，通知相關人員，描述會議相關信息，提交部門領導審核，部門領導溝通相關參會人員。需要分管領導以上參加的提交總經辦申請。

　　4、公告調查

　　由各部門起草公告通知等信息，人資處核定公告內容及格式，核實無誤后編號，交由該部門領導審核或直接交領導審核后在辦公OA系統上直接發布。

　　5、新聞稿件登記

　　由各部門擬稿后交由相關領導審批發稿，稿件刊發后，再交由總經辦審核登記、相關領導查閱后，由總經辦文檔管理員歸檔。

　　第五章 安全保密管理

　　第十六條OA系統使用要嚴格執行國家有關保密法律、法規和集團公司商業秘密保護的有關規定，確保國家秘密和企業商業秘密的安全。

　　第十七條OA系統中公文傳輸為非涉密電子公文。對涉及國家秘密，以及公司商業秘密機密級以上的公文，仍以紙質文件傳遞。

　　第十八條 通過OA系統生成的電子文檔或公文與相同內容的紙質文檔或公文具有同等效力，除按有關規定必需采用紙質文件存檔外，無需打印存檔。

　　第十九條 由人資處負責現有用戶、及新增用戶的審核、開通，并確認需要開通的人員名單和使用權限。

　　第二十條OA系統通過用戶名和密碼進行身份管理和認證，使用人員首次登錄系統應及時更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的損失由本人負責。

　　第二十一條OA系統涉及使用電子印章和人員簽名，由人資處統一制作并授權使用，對電子印章的使用、管理等同于實物印章。

　　第二十二條 有權使用電子印章和人員簽名的人員，應定期更換其密碼，妥善保管，不得泄露；電子印章及簽名在OA系統上（包括OA系統文件打印版）與鮮章具有同等效力，非OA打印格式紙質打印無效。

　　第二十三條 原則上有權使用電子簽章的管理人員，再請假期間也需要按照本制度要求按時登陸OA系統處理工作，如果確實需要有工作替代人。必須在休假前OA發送工作替代申請到人資處備案。因出差耽擱等不可抗力因素可委托直接上級代為處理。

　　第六章 系統維護管理

　　第二十四條 為避免計算機病毒傳播和網絡攻擊保證數據及網絡安全，OA服務器應安裝防火墻及網絡防病毒軟件，系統管理員應指導檢查本單位操作用計算機安裝防病毒軟件并及時更新操作系統安全補丁及病毒特征碼。

　　第二十五條 系統管理員負責每日對OA數據進行本機備份，每周末對OA完整數據進行一次異地備份。

　　第二十六條 OA系統定時關閉維護時間為：“五一”、“十一”及春節長假期間。

　　第二十七條 總經辦應與軟件開發單位簽訂技術支持協議，確保故障得到及時處理及軟件版本升級。

　　第八章 考核

　　第二十八條 OA系統自動對協同工作進行跟蹤，并對每位公司員工工作事項的處理周期、處理件數、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入部門年度考核范圍。

　　第二十九條 OA系統發布的相關信息如需要一定時間段內回復的，發件人必須注明答復時間，并抄送總經辦督導處，并在后續進行2次答復提醒。

　　第三十條 相關收件人沒有在規定時間內對協作部門發出的信息做出及時答復的，未影響工作進行警告一次，對工作造成影響依狀況懲處。

　　第三十一條 OA系統撰文、附件，必須認真確認，有出現錯別字及附件格式不對（包含但不限于：附件錯誤、附件不完整、所附掃描件方向不對等），回復期間要求不準確或漏要求，對于發件人警告一次。

　　第三十二條 處罰

　　1．對長期不使用OA系統、不按統一要求提供共享數據；網上辦公數據不準確，對工作造成不良影響的，將按照考核的相關辦法進行處理。

　　2．偵測、盜用他人帳號和密碼，刺探網絡配置、服務器配置和數據庫信息，造成OA系統運行中斷的；遺失或泄露帳號、密碼等安全認證信息，造成公司損失的，將根據有關情節和所造成的損失大小，依據相關規定，對責任人進行處理。

　　3．違反保密規定，造成失密泄密的，按《保密法》有關規定進行處理。

　　第九章 附則

　　第三十三條 本辦法未包括事項仍按原程序辦理。

　　第三十四條 本辦法自下發之日起執行。

　　第三十五條 本辦法由公司總經辦負責解釋

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