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銷售部檔案管理制度
在生活中，很多場合都離不了制度，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的銷售部檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
為規范銷售檔案管理工作，使檔案管理工作規范化、標準化、系統化、特別制定以下管理辦法；
一、檔案歸檔范圍
1、銷售合同
�。�1）預定書（認購書）原件；
�。�2）買賣合同原件；
（3）換、退房申請；
�。�4）房型修改申請；
�。�5）其他合同之補充協議。
2、客戶資料檔案
（1）來訪客戶名錄：包括客戶姓名、聯系方式、需求，及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。
（2）簽約客戶檔案
基本資料：姓名、聯系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等；
辦理按揭及房屋產權證所需客戶提供的資料；
其他客戶提交之資料。
3、內部管理檔案
�。�1）銷售部內部管理檔案：各項管理制度、成文發放的管理文件
�。�2）銷售管理檔案
（3）各日、周、月統計表及報表；
�。�4）早晚會會議記錄。
4、內部往來文件
�。�1）發往各部門間的日常函件；
�。�2）收到公司各部門的往來文件。
5、公司對外宣傳資料
（1）各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本；
（2）電視宣傳資料：各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶；
�。�3）戶外燈箱、路牌的樣稿；
�。�4）各類宣傳活動的錄影帶及照片。
6、房地產相關信息
�。�1）房地產相關法律、法規、政策、資料；
�。�2）各樓盤樓書；
�。�3）房地產相關信息剪報；
�。�4）各項目對外宣傳廣告剪報。
7、對外合同合約
（1）戶外宣傳制作合同復印件；
�。�2）媒體制作合同；
�。�3）其他與銷售部有關的合同合約。
二、歸檔及保管要求
1、嚴格按歸檔范圍對檔案進行歸檔整理；
2、檔案資料分類應清晰、全面；
3、檔案接收時要認真點、驗收，并辦理交接手續后入檔；
4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒；
5、應建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。
三、檔案的借閱
檔案的借閱應有嚴格的借閱制度，必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執行：
1、本部門檔案僅限本部門員工借閱；外部門借閱需出示借條，附雙方負責人許可簽字；
2、本部門員借閱，借期不超過兩天。如因需要延長借期，須出示借條并附部門負責人簽字；
3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續方能借閱和離開；
4、按期歸還，愛護所借檔案資料，逾期不還或有損壞、遺失，按有關規定進行處理，造成重大損失者當追究責任；
四、檔案的保管
1、檔案接收時要認真清點、驗收份數、張數、規格驗收必須符合要求的，辦理交接手續方可入檔；
2、各類檔案材料，應按管理規范要求分類、編目、立卷，放入檔案盒或檔案夾內上柜保管；
3、檔案存放必須使用專用資料柜，排柜方式要省時、醒目，便于查找；
4、每年年底要對檔案庫存保管情況進行一次清理，核對以保管單位為基礎，做到賬物相符，對破損或載體變質情況要及時采取有效措施補救。
五、檔案的剔除和銷毀
1、在整理檔案的過程中，對檔案材料要仔細甄別，對無保存價值的資料及時剔除，必要時列出剔除資料目錄提交部門經理批示；
2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領導，經部門批示后銷毀。
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