公司檔案管理制度（通用10篇）
在學習、工作、生活中，制度使用的情況越來越多，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編幫大家整理的公司檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
公司檔案管理制度 篇1
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的'頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
七、本制度即日起開始執行。
公司檔案管理制度 篇2
第一條 為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條 本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條 公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條 調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的'繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條 各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條 工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。
第七條 舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。
第八條 檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。
第九條 檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條 保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。
第十一條 未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條 本制度從20xx年1月1日起執行。
公司檔案管理制度 篇3
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的`批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。
查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
公司檔案管理制度 篇4
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。
4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。
3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的'利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。
5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7.與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。
2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
公司檔案管理制度 篇5
一、制度內容
為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統，而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二、管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三、適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。
一般客戶檔案包括以下的資料：
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時填具之資料
5. 客戶資料補充
6. 客戶聯絡資料
7. 緊急事故聯絡人的資料
8. 客戶與管理處往來文件
9. 客戶違規事項與欠費記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)與工作程序
四、注意事項
1. 及時上行下達客戶與管理之間的'知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。
2. 協調與客戶之間的關系，加強橫向溝通;
3. 做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進;
4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴;
5. 接聽客戶工程報修電話，及時聯系修復。
公司檔案管理制度 篇6
一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的'產權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
�、傥募牧淆R全完整;
②根據檔案內容合并整理、立卷;
�、鄹鶕䴔n案內容的歷史關系，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度 篇7
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：
保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3. 凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1. 總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的'借閱必須由總經理或分管副總經理批準�？偨浝硪蚬獬鰰r可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4. 檔案借閱者必須做到：
�、� 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、� 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4. 經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。
公司檔案管理制度 篇8
1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。
2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。
4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印制數量、完成時限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的'貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。
13、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。
14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉。
17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。
18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。
公司檔案管理制度 篇9
第一條 為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的.原件)一律由辦公室統一收集管理。
第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條 歸檔范圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條 檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。
第七條 檔案的銷毀：
1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。
3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。
公司檔案管理制度 篇10
一、人事檔案管理范圍：專業技術干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。
三、檔案的管理
(1)根據氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發現編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發現漏缺檔案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。
(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案管理的科學化。
四、人事檔案是全面應干部、工人歷史和現實情況的實物材料，構成包括下列十項內容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳材料;報告個人有關事項的材料。
(3)各種鑒定;審計工作中形成的材料;
(4)各類考核、評價材料及畢業成績單、學歷證明等。
(5)歷史審查材料及甄別復查材料，更改或姓名認定材料等。
(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。
(7)表彰獎勵材料
(8)執紀執法部門形成的涉及個人的材料。
(9)任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規定：
(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關人員檔案情況，需辦理借閱手續由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項進行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員泄漏被查檔案內容，違者應追究責任。
(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經人事部門負責人允許后方可抄錄，抄錄的材料應盡快送回檔案室處理。
(7)外調人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下，經批準可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。
六、轉遞檔案應遵守下列規定：
(1)檔案要通過機要交通或派專人轉遞，不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉出要及時追收回執，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執上簽名蓋章后退回回執。
七、凡歸檔的`材料，均應經過認真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續完備，完整無缺把好"入口關";需經組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字后才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應按照組織部《關于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規定》整理，不應歸入干部檔案的材料，不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下：
(1)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內容。
(2)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經常打掃和保持檔案室的清潔衛生。
(3)不得擅自轉移、分散和銷毀檔案材料。
(4)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，努力提高業務水平和工作能力。
(5)堅持黨的原則，認真貫徹執行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
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