合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

　　現今社會公眾的法律意識不斷增強，隨時隨地，各種場景都有可能使用到合同，簽訂合同也是避免爭端的最好方式之一。那么大家知道合同的格式嗎？以下是小編精心整理的合同檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　合同檔案管理制度1

　　第一條 為了規范合同的簽訂和管理，維護公司及用戶合法權益，保障用戶資料及檔案信息的安全，制定本制度。

　　第二條 本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。

　　第三條 用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶供氣合同、城市燃氣商業用戶供氣合同及大用戶照付不議合同，可根據業務調整情況增減合同類別。

　　第四條 符合正常業務流程的零散居民用戶安裝合同由業務人員與用戶簽訂即可，對于商業用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應由市場部經理審核簽字，分批付款的'安裝合同由經營副總簽字審批；供氣合同由業務人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經理審批簽字；照付不議合同由經營副總草擬，總經理審核簽訂。

　　第五條 合同內容要按規定填寫，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體用戶必須有聯系人姓名和電話，有工期要求的要經過規劃建設部測算后予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型用戶涉及產權歸屬爭議的由經營副總審核確定。

　　第六條 天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費，業務人員不得違反公司規定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。

　　第七條 業務人員要嚴格按照規劃建設管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續，簽訂供氣合同。

　　第八條 用戶開戶后，要及時完善表務信息、地址信息、燃氣具信息等，并打印用戶信息。

　　第九條 照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規模在300萬立方米或日用氣規模在1萬立方米以上（含）的工業用戶、大型商業用戶（集中采暖鍋爐、大型中央空調）等，照付不議合同由市場部、財務部提供相關信息和數據，由經營副總經理草擬，總經理審核、簽訂。

　　第十條 業務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料（包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等）按編號整理，交檔案管理人員存檔，用戶檔案的建立要全面、及時、準確，不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。

　　第十一條 各類用戶資料的查詢要履行必要的手續，嚴禁泄漏公司和用戶信息，具體規定由部門制定。

　　第十二條 計算機上的用戶信息由業務人員填寫備份，后臺管理由綜合管理部網絡管理員負責，要嚴格設置分級管理和查詢使用權限，保障信息安全，保全公司利益。

　　第十三條 本制度從20xx十月一日起執行。

　　合同檔案管理制度2

　　第一章 總則

　　一、為了規范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價值材料，維護公司的經濟利益，降低經營風險，特制定本管理制度。

　　二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過程中形成的協議、單證、函電及與此相關的具有保存價值的材料形成。

　　第二章 合同分類

　　一、采購合同：指為生產產品采購原器件、外協部件、商品、禮品、固定資產等而簽訂的合同或框架協議。

　　二、銷售合同：指銷售公司產品而簽訂的合同或框架協議。

　　三、技術服務合同：指提供技術服務、產品維修、技術咨詢、技術轉讓等簽訂的合同。

　　四、產品合作合同：指公司購買或轉讓技術、合作開發技術或產品、合作或委托生產產品、外協加工以及商務合作等簽訂的合同。

　　五、測試協議：指用公司產品、商品、部件等用于外部測試的協議。

　　六、聯盟協議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協議。

　　七、市場營銷合同：指為市場運作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場活動合同。

　　八、財務合同：指與相關金融機構簽訂的借款、還款、債券、保險等合同。

　　九、企發合同：指為企業發展與相關機構、部門、行業組織簽訂的合同。

　　十、綜合合同：區別于上述類別的其他合同或協議。

　　第三章 檔案管理的責任分配

　　一、合同檔案管理的歸口部門為經營管理部。

　　經營管理部合同管理專員負責所有文件編號歸檔；非采購、非銷售類合同的蓋章和合同編號分配；合同相關檔案資料的收集、整理；所負責文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。

　　二、各部門設檔案管理員予以協助管理。

　　各部門負責本部門合同或協議的編號分配、檔案資料的收集整理。

　　第四章 文件合同歸檔要求

　　一、文件合同編號規則

　　合同號是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號14位，其余均為12位。

　　文件合同號由公司號、年度號、分類號、順序號、部門代碼組成。

　　基本模式：ST-2004－XS－0001－HT

　　1．年度號：年度號由四位阿拉伯數字組成，指文件材料形成的年度。

　　2．分類號：分類號是檔案號的主體,分別依照合同類別拼音首字母給予識別代碼。

　　3．順序號：順序號4位，用阿拉伯數字表示：0001、0002……表示公司當年某一類合同的序號。

　　4．部門代碼:部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語拼音簡稱。

　　二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經辦人辦理合同評審手續；經領導審批后，到檔案管理員處編號并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。

　　三、合同簽訂人或經辦人負責將合同相關檔案資料及時提交給檔案管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。

　　四、所有檔案資料整理完整后，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫《檔案移交單》，雙方簽字認可，管理專員歸檔。

　　五、所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺只留復印件備查。檔案管理員每月初將統計出各部門30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。

　　六、檔案管理員每月5號前匯總本部門上月度的完整合同檔案資料，制作《合同檔案匯總表》提交經營管理部，并填制《檔案歸檔單》歸檔。

　　七、公司各部門的投標標書文件，無論是否中標，都要求在投標后1個月內將文件的`電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。

　　第五章 合同檔案保管期限及銷毀

　　一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計算檔案保管期限。

　　二、合同金額在50萬元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬元（不含）以下的保存15年；合同金額在5000萬元（不含）以下的保存50年；合同金額在5000萬元以上的永久保存。

　　三、檔案銷毀：

　　1．任何組織或個人未經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

　　2．各檔案管理人員應定期對檔案進行檢查。

　　3.合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　4．凡是超過保管期限又確無保存價值的檔案應在《檔案銷毀清單》上登記，經主管業務負責人批準后，專人監銷，由檔案管理專員銷毀，并由《檔案銷毀清單》立卷永久保存。

　　第六章 檔案借閱

　　一、公司合同原件，一般不予借出。

　　二、特殊原因需要借閱公司檔案的，若借閱本部門簽訂的合同，應填寫借閱申請單，經部門經理審核后，到檔案管理員處辦理借閱手續。若借閱非本部門簽訂的合同，則除本部門經理簽字外，還要報公司主管業務負責人批準方可借閱。檔案材料的復印手續同借閱。

　　三、借出檔案借用期限為一周。

　　借閱人應到期歸還。確因工作需要繼續借用的，必須再次辦理借閱手續（續借）。對逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發催還單，此后一周內仍不歸還者。

　　四、借閱人應注意檔案安全和保密，嚴禁涂改，轉借、損壞、遺失。

　　第七章 責罰制度

　　一、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款200元，并予以通報批評。

　　二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機密的，涂改、拆散或未經經營管理部批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款200-1000元，并予以通報批評；

　　三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查，并對借閱人進行績效處罰100元；

　　四、一般檔案資料若出現丟失、損壞、缺頁等情況，應立即報告檔案歸檔部門并辦好補辦手續，同時對借閱人進行績效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門負責人一個月績效工資，并視情況嚴重程度追究其相關責任。

　　五、不按規定存放電腦檔案，不按規定接收檢查者給予相應的紀律處分并給予通報批評。

　　六、對借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責任。

　　第八 章附則

　　一、本制度由行政部門負責解釋及修改，由總經理辦公會批準后執行。該規定可以依據實際情況進行隨時或定期修訂,修訂的版本獲得總經理辦公會批準后生效,且自動替代以前的版本。公司全體員工應遵循最新版本的規定。

　　二、本制度自下發之日起執行。

　　合同檔案管理制度3

　　公司為進一步規范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現銷售合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種來往合同、協議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。

　　二、公司在業務經營過程中，收取相應客戶的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

　　三、合同檔案管理原則

　　1、公司經營產品的采購、銷售均須訂立合同。

　　2、業務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　3、銷售部指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有銷售業務合同文檔。

　　四、合同章管理原則

　　1、公司統一發放合同章，屬銷售業務使用的合同章發放到銷售部。

　　2、業務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

　　3、各業務部門、業務人員用章時應填寫用章登記表，并附上用章的.文本原件或復印件，交由銷售部經理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。

　　五、合同文檔的管理要求

　　1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進行分類編號。

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關人員責任。

　　3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

　　4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　5、各業務員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門領導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無特殊情況不得外借。

　　六、附則

　　1、本制度自審批通過之日起實施。

　　2、本制度由銷售部負責解釋。

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