檔案管理制度集錦15篇
在不斷進步的時代,人們運用到制度的場合不斷增多,制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展,對社會公共秩序的維護,有著十分重要的作用。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢?以下是小編幫大家整理的檔案管理制度,希望能夠幫助到大家。
檔案管理制度1
一、學校檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分,、檔案管理人員要有強烈的責任感,嚴格執行《中華人民共和國檔案法》,迅速準確地收繳并把各類信息、資料、文件歸檔保存。
二、凡能反映教育教學管理、教學活動的真實面貌,凡是具有憑證和信息查找價值的各種文字圖表、影像等不同形式的歷史記錄,必須要妥善保管。
三、歸檔范圍。
1、上級機關頒發的與本單位直接有關系的學年或學期指導性文件。
2、每學期師生花名冊。
3、各年級組、班主任、教研組、個人的學年或學期工作計劃、總結、論文、獲獎材料等。
4、德育材料、各種統計資料、班主任工作手冊等。
5、學校各部門制度。
6、學校教育教學的'剪報、簡報、錄象、錄音、圖片等。
7、其他與教學活動有關的重要資料。
四、學校各部門上交教務處的教學資料必須充分、準確、完整。須歸檔的必須用碳素墨水或檔案墨水,以利檔案永久保存,計劃、總結、方案、統計表等材料必須打印。
五、對檔案材料要分門別類,歸檔立卷,分類編號,以利保管查閱。立卷時要做到標題明確,格式正確、字跡工整清楚,頁碼準確,目錄與卷內文相符。
六、重要文件、秘密文件除規定可以翻印或學校主管部門同意翻印外一律不準翻印和載抄、借閱。
七、借用檔案時,重要文件必須校長同意,一般性資料如學生學籍,家長情況、成績統計等可由借閱人直接與教務員聯系,但要寫好借條登記按時歸還。
八、借閱人不得將其文件資料轉借、拆散損壞、涂改、遺失。否則追究責任。
九、外單位人員不得查閱有關資料,經學校同意方可借閱。
十、有關人事檔案的內容不得向無關人員談論、泄露。
十一、采取保護措施,定時投放樟腦丸等以保證檔案材料無蟲蛀、霉變。
十二、所有檔案資料必須擺放整齊,按類整理,注意保持檔案室的清潔衛生,不得在室內吸煙。
十三、檔案材料要進行編目登記,便于使用時查找。
十四、學校教學用書、教學材料一定要妥善保管。教師使用時一定也要及時發放、回收,不得遺失。
十五、若教務員變動,必須將全部文件材料及有關業務事宜交代清楚,嚴格辦好交接手續。
檔案管理制度2
一、為規范公共場所衛生檔案管理,增強公共場所衛生檔案的實用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公共場所從業人員的健康狀況、衛生知識培訓情況、各項衛生設施的圖紙、文字等材料、衛生許可相關資料、衛生自查記錄、監管部門的監督監測資料等具有參考價值的文件資料。
三、公共場所的衛生檔案管理由衛生檔案管理員負責。
四、衛生檔案管理員的職責:保證公共場所各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公共場所的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公共場所衛生檔案資料歸檔期。
2、在衛生檔案資料歸檔期,由衛生檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3、凡應該及時歸檔的資料,由衛生檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發文件資料,按文件的.密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入衛生檔案室。
5、衛生檔案管理員實施衛生檔案歸檔整理。
六、衛生檔案的借閱
1、總經理、副總經理、辦公室主任借閱非密級衛生檔案可直接通過衛生檔案管理員辦理借閱手續。
2、因工作需要,公共場所的其他人員需借閱非密級衛生檔案時,由部門經理辦理《借閱衛生檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3、公共場所衛生檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級衛生檔案禁止調閱,機密級衛生檔案只能在衛生檔案室閱覽,不準外借;秘密級衛生檔案經審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級衛生檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執行。
4、衛生檔案借閱者必須做到:
①愛護衛生檔案,保持整潔,嚴禁涂改。
、谧⒁獍踩C,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
七、衛生檔案的銷毀
1、公共場所任何個人或部門非經允許不得銷毀公共場所衛生檔案資料。
2、當某些衛生檔案到了銷毀期時,由衛生檔案管理員填寫《公共場所衛生檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3、凡屬于密級的衛生檔案資料必須由總經理批準方可銷毀。
4、經批準銷毀的公共場所衛生檔案,衛生檔案管理員須認真核對,將批準的《公共場所衛生檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的衛生檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公共場所衛生檔案資料時,必須由總經理或分管副總經理指定專人監督銷毀。
檔案管理制度3
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿(含備查帳簿)、財務 報表、財務計劃 、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據,必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務部負責管理,由主辦會計組織有關人員,嚴格按照《會計人員工作規則》要求,對會計檔案進行定期收集,審查核對,分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記,嚴防毀損、散失和泄密。年度的.會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管,做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等,財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況,及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料,按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼,閱后近規定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時,必須經財務部負責人同意,由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應持有單位介紹信及工作證,經公司領導批準,財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱,并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位,查閱日期,會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案,原則上不對外借,如有特殊情況需要,須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印,并辦理有關手續,外借期間不得轉借他人,不得拆散原卷冊,要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限,根據其特點和使用價值,分為永久、定期二類,定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時,由會計檔案管理人員提出銷毀意見,由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定,嚴格審查,編制會計檔案銷毀清冊,報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀,并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料,按上級有關規定執行。
11、由于單位人員的變動,會計檔案需要移交時,由移交人辦理交接手續,并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設單位完工后,會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位,并按規定辦理交接手續。
13、公司分設新單位時,由老單位根據帳面數編制財務移交表,雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據,原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。
檔案管理制度4
一、居民建檔率要符合市衛生局的要求。設立健康檔案資料室,以戶為單位,一人一檔的準則為家庭和居民建立健康檔案。
二、健康檔案要集中檔案室保管,按行政村名和編號順序存放,檔案專柜存放,保持整齊、美觀和規范有序,逐漸實行計算機化管理。
三、居民健康檔案應由全科醫師負責填寫,責任醫生要對健康檔案進行按照65歲以老人、兒童、孕產婦、慢性病人及重性精神病人等進行分類專冊登記,檔案盒要設目錄和分類信息登記。
四、定期開展隨訪工作,按疾病分期隨訪病人,結合參加合作醫療農村居民和育齡已婚婦女每年一次的健康體檢,以及兒童防備接種和體檢、孕產婦系統管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業體檢和健康隨訪服務等資料內容,及時記錄在健康檔案中,對體檢和隨訪發現的`健康問題,進行有針對性的以健康教育為重點的健康干預。
五、資料管理人員及責任醫師,應及時登記已經獲取的各種信息,并進行分析統計,及時反饋。
檔案管理制度5
1、外購配件入庫前,應由配件檢驗人員進行質量檢驗,并填寫配件入庫檢驗單,并經檢驗人員簽名。
2、入庫配件主要檢驗出廠合格證、質量保證書、外觀包裝和數量,禁止“三無”配件入庫。
3、不符合質量要求的配件,應由原采購人員負責退貨。
4、配件檢驗人員應及時向廠(公司)領導匯報供貨質量,以便調整供貨渠道。
5、外協加工件裝車前,必須由專職人員進行檢驗,對不符合技術標準的不得裝車,并由相關人員責成加工單位返工。
6、外購基礎件、外協加工件的`檢驗資料應歸入車輛維修檔案。
檔案管理制度6
一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設有關的重要活動,記載工程建設主要過程和現狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統一采用 A4 規格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員,主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統計
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責任人(經手人)必須于當天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部.com、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設程序組卷。
3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號,
頁號從"1"開始,案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的`,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄:"序號"以一份文件為單位,"責任者"填文件的直接形成單位和個人,
有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其余用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原 有的文號或圖號;"文件題名"填寫文件標題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。
未按要求編目的,每項扣罰部門資料員 5 元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
單位工程竣工驗收完成后 30 日內,部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后 60 日內,部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員 5元。
(八)工程檔案的索引(待討論工程代號、檔號)
工程代號由集團公司統一規定,檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。
案卷號 如:第 1 卷 1.1.1-1
專業號 如:基建類 1 為 1.1.1
工程代號 如XX花園首期為 1.1
樓盤代號 如XX花園代號為 1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統計,及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存 20 年以下。
同一案卷內有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級,
監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀
按照集團公司檔案管理制度執行。
本制度由部門經理負責考核部門資料員,工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發布之日起執
檔案管理制度7
為規范學校的檔案管理和有效地使用檔案,特制定本檔案管理制度:
1、辦公室在學年之后裝訂好文件、通知檔案;年度考核之后的資料存檔;其它資料的存檔。
2、教導處每期工作計劃和總結存檔;“六認真”檢查資料的歸檔;普九資料的歸檔;教研活動資料的歸檔;其它有關資料的歸檔;
3、德育處每期的紀律衛生檢查資料歸檔;班級評比、評優選好的資料歸檔;德育活動歸檔;班主任工作筆記、計劃的'歸檔;其它相關資料的歸檔。
4、后勤處相關資料按時分類存檔。
5、團總支每期的活動資料歸檔;組織學生社會實踐活動的資料歸檔;組織建設歸檔;其它相關資料的歸檔。
6、每部門的檔案應做到條理清晰、分類明確、裝訂規范。
7、各類通知、文件應先送到辦公室,然后分發到各部門。
8、部門的各種資料聘及時歸類裝訂存檔。
檔案管理制度8
一、安全檔案建立
建立健全學校安全檔案,目的主要在于為學校各級領導,上級有關領導部門分析、總結、部署、調度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視,并確定一名校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
二、安全檔案立卷
檔案人員應按安全工作的具體要求收集各種安全檔案資料,并將篩選后的資料分類入檔。檔案袋,檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。
三、安全檔案的`保管
由專門負責安全工作的校領導指導安排檔案保管工作,確保檔案詳實有效,便于安全工作的開展
四、安全檔案的整理
定期對安全檔案進行整理,完善安全工作制度體制,分析安全工作的不足,及早提出整改備案。
檔案管理制度9
一、客史檔案應該包含以下基本內容:
1、客戶的常規檔案。包括單位客戶檔案和散客檔案。單位客戶檔案主要有雙方協議簽訂時所提供的單位名稱、性質、經營內容、地址、負責人姓名、聯系人姓名、聯系方式、主要消費需求、認定的房價、消費折扣率、付款方式等信息。散客檔案則是指客人在辦理預定和人住登記時所留下的第一手資料,主要包括客人姓名、性別、出生年月日、所屬單位、常住地、有效身份證件類別、號碼、聯系方式、到達原因、人住房價、人住時間、付款方式等要素。
2、酒店有意識收集的顧客消費個性化檔案。這主要是指在酒店各服務區域,通過不同渠道、方式,飯店有意識、主動去收集的顧客消費需求特點、行為特征、個人嗜好等信息,包括顧客家庭狀況、學歷、職稱、職務;對客房房型的要求;洗浴用品的品牌追求;枕頭高低、床墊軟硬度選擇;閱讀習慣;電視節目、娛樂喜好;飲食習慣、口味特征,茶葉、咖啡、酒類愛好;燈光、空調溫度、洗澡水熱度要求;衛生標準;個人其它嗜好;對酒店產品與服務的評價等。
3、客戶信息分析檔案?褪窓n案是客戶信息的總匯,是客史檔案價值的真正體現?蛻粜畔⒎治鲋饕獜囊韵聨追矫孢M行:(1)客戶概況分析,包括客戶層次、經濟風險、愛好、習慣等;(2)客戶忠誠度分析,主要指客戶對酒店各項服務產品的認同度和購買熱情;(3)客戶利潤分析,主要指客戶消費不同產品的附加利潤、總利潤額、凈利潤等;(4)客戶未來分析,包括客戶數量、類別、潛在消費能力等未來發展趨勢、爭取客戶的手段、方法等;(5)客戶促銷分析,包括廣告、宣傳、情感溝通計劃等。(6)客戶維護服務,客戶的店慶、婚慶、廠慶、生日、客戶特俗意義紀念節日、兒女升學等。
只有上述三項內容有機組成的客史檔案才能形成一個完善的體系,構筑起酒店客戶關系管理系統和客戶忠誠系統的組合平臺,實現客史檔案為經營決策提供依據。
二、客史檔案的建立與實施
在錯綜復雜、千頭萬緒的客戶信息中提取出有效的信息,形成科學的客史檔案是一項十分困難的工作。因此,客史檔案的建立必須做到以下幾點:
1、 樹立全店的檔案意識
客史檔案信息來源于日常的對客服務細節中,需要飯店全體員工高度重視,在對客服務的`同時有意識地去收集,因此酒店在日常管理、培訓中應向員工不斷宣傳客史檔案的重要性,培養員工的檔案意識,形成人人關注,人人參與收集客戶信息的良好氛圍。
2、建立科學的客戶信息制度
把客戶信息的收集、分析做為酒店日常工作的重要內容,在服務程序中將客戶信息的收集、分析工作予以制度化、規范化。要求各部門各級管理者及對客服務的員工每天在接觸顧客的過程中,必須將客戶信息及需求填寫到賓客意見表中,在日常服務中應給員工提示觀察客人消費情況的要點?头坎繂T工在整理客房時應留意客人枕頭使用的個數、茶杯中茶葉的類別、電視停留的頻道、空調調節的溫度數、客房配備物品的利用情況等。餐飲部員工可注意客人菜品選擇的種類、味別,酒水的品牌。遺留菜品的數量,就餐過程中對醬油、醋、咸菜等的要求等,從這些細節中能夠捕捉到客人的許多消費信息。同時應以班組為單位建立客戶信息分析會議制度,每個員工參與,根據自身觀察到的情況,對客人的消費習慣、愛好做出評價,形成有用的客史檔案,在客人再次來店時可以針對性的實施。
3、形成計算機化管理
客史檔案的管理必須納入酒店計算機管理系統中。計算機管理系統中的客史檔案應且備以下特點:第一:信息共享功能,通過酒店計算機管理系統達到客史檔案的資源共享功能是客史管理的基本要求,對客各部門能夠相互傳遞信息,才能發揮相應做用。第二:檢索功能,便于隨時補充、更改和查詢。第三:及時顯示功能,在酒店每個服務終端,輸入客戶基礎數據,系統能夠立即自動顯示客人的相關信息資料,并做為對客接待提供依據。
4、利用客史檔案進行常規化的經營服務
酒店營銷部門、公關部門應根據客史檔案所提供的資料,加強與VIP客戶、回頭客、長期協作單位之間的溝通和聯系,使之成為一項日常性的常規工作;可以通過經常性的回訪、入住后征詢意見、客戶生日時贈送鮮花、節日期間郵寄賀卡、酒店主題活動、新的菜式產品推出時給予推薦等方式來拉近酒店與客戶之間的關系,讓客人感到親切和尊重。
總之,酒店客史檔案的管理和應用是一項系統性工程,需要酒店高度重視,積極挖掘,形成嚴密完整的體系,并對賓客日積月累的消費記錄中進行各方面的分析,從而提供有利的決策依據,才能使之成為酒店經營決策的基石。
檔案管理制度10
1、設備管理員應根據設備維護要求以及設備技術狀況制定本廠設備的保養細則、保養周期和檢定周期,并做好設備維修記錄臺帳。
2、設備操作工在獨立使用設備前,須掌握該設備的操作技能。
3、設備使用應定人定機,對公用設備由專人負責保養。
4、操作工要養成自覺愛護設備的習慣。班前班后認真擦試設備及注油潤滑工作,使設備經常保持良好的潤滑與清潔。
5、操作工要遵守設備操作規程,合理使用設備,管好設備附件。
6、對私自操作設備人員,要進行嚴肅的批評教育,由此發生的一切后果由私自操作者負責。
7、設備發生故障應及時停機,使用部門應立即通知設備管理員或單位領導,請修理人員檢查排除故障。當修理人員在排除故障時,操作人員應積極協助修理人員排除故障。
8、對設備使用年久,部件嚴重損壞,又無法修復和沒有改造價值的',可辦理報廢手續報請單位領導批準。
9、對設備的檢查、保養、修理應做好所有記錄,由設備管理員歸檔,以便檢查。
檔案管理制度11
1、局辦公室是公文處理的管理機構,主管本機關的公文處理工作。
2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科(股)室起草,局辦公室負責審核把關,登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后,由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。
4、積極推行辦公自動化,除公文和較大型綜合材料、外,一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料,須經各業務主管局長同意,明確印制數量、完成時限后,交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理,并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關或交辦的公文,由辦公室提出擬辦意見,報局長批示,按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。
7、辦公室負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后,由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定,及時整理(立卷)、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的'具體領導下,全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受文件后,一般性文件由辦公室主任簽批,重要文件由主管常務副局長簽批,然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時,一般性文件兩天之內必須傳閱完畢,兩天之后文件未傳完時,文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件,辦公室必須當時送達相關領導,及時落實。
13、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。
14、嚴把印信使用關,發文時必須由分管局長同意,然后由局長簽批后才可打印并使用公章,平時使用公章,必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用,并做好公章使用登記,介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴格執行借閱,保密等項規章制度。
16、除屬名信外,公務信件均由文書拆閱,重要信函,由主任或主管常務的副局長簽轉。
17、一般業務性工作,各科自行建檔保管,重要檔案需送辦公室統一管理,辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔,統一管理。
18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學,有利用價值。
檔案管理制度12
一、目的
為了規范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
二、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,各部門的`檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。
三、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、企業管理、經營活動等事項,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統一管理,任何個人不得擅自留存。
3、各部門歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;
以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、由公司對外簽訂的經濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,投資部及風險部各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。
6、在歸檔范圍內的其他資料,由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
7、所有歸檔的文件及其他資料都要建立電子檔案,由各部門制作掃描件并整理歸檔,歸檔完成后在綜合部檔案管理人員的監督下統一在檔案室進行電子檔案備份。
四、檔案保管制度
1、公司綜合部設檔案室,各部門應根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據分類法,編制分類目錄;根據需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須檔案臺賬與實物相符,電子檔案與紙質檔案相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。
7、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
8、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。
五、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經分管副總經理批準。
5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。
6、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
7、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經分管副總經理同意,必須外借的,由總經理審批。
六、其他
1、本制度綜合部負責修訂、完善并解釋。
2、本制度自公布之日起執行。
2xxx年4月20日
檔案管理制度13
教學檔案是教學實踐和教學研究過程中形成的重要文獻材料。加強教學檔案管理,收集整理并逐年積累教學資料和教學檔案,為學院工作及時準確提供所需要的資料、數據,是教學工作的重要組成部分。為加強教學檔案,特制定本制度。
一、管理體制
。ㄒ唬┙虒W檔案分為院、系、室三級管理,教務處為一級管理,系為二級管理,教研室與實驗室為三級管理。
。ǘ└鞑块T要有一名領導分管檔案工作,教務處配備一名專職檔案人員承擔檔案管理工作。各系檔案管理由教務干事兼管,教研室與實驗室檔案管理由主任或副主任兼管。專兼職檔案管理人員統一管理本部門、本系統的教學文件,并由教務處統一向學院檔案室移交檔案。
二、檔案工作范圍
。ㄒ唬n案工作包括有關教學的各類檔案及相關資料的接收、整理、分類、鑒定、統計、裝訂、保管。
。ǘ└鞑块T負責的歸檔范圍如下:
教務處歸檔范圍
1、上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件,計劃、規定及各種規章制度、辦法等。
2、教師業務檔案;學生檔案。
3、綜合性教學文件材料:本部門產生及制定的各種教學制度、規定、辦法、條例、教師與實驗技術人員基本情況及工作量和教學工作的各種統計表等。
4、教學、教材等方面的材料:專業教學計劃、課程教學大綱、課程授課計劃、各類課程表,教師任課安排等,有關專業設置、規劃、建設、評估、教改方案,總結。各系各專業教材(含自編教材)使用目錄,教材征訂申請表、教材帳、卡、清單,教材建設材料,課程的試題庫、試卷庫等。
5、學籍管理方面的'材料:有關學生名冊、成績、學籍及有關變更材料等。
6、教學過程監控材料:教學運行文件、教學信息反饋材料及分析、總結材料,教學檢查資料,教學座談會記錄,教學紀律,教學調度方面的材料等。
7、教育研究方面的材料:有關教學質量、教學改革的研討、計劃、總結、調查表、教學論文等材料。教育科研課題和教學改革項目立項、驗收等有關材料,優秀教學成果獎評定的有關材料等。
8、實踐教學方面的材料:實驗教學大綱、計劃、課表,實驗指導書;實習(包括基礎訓練、認識實習、生產實習、專業訓練、畢業實習)計劃、大綱、實習指導書、實習講義,校外實習協議書;課程設計、畢業設計的題目、計劃;實驗室及實習基地建設規劃、論證、合同、評估、設立及各實踐教學環節的總結和各類統計表等。
9、教學設備管理及維護方面的材料:設備購置計劃、批復、合同、論證材料、設備帳目、清單、卡片,報廢計劃、帳目,大型精密儀器及大中小型計算機檔案,設備維護計劃、帳目,有關設備管理等方面的總結和統計報表等。
10、教學、教學設備經費方面的材料:經費預算、決算、計劃執行過程中產生的各種統計報表、總結表。
系歸檔范圍
1、上級與本系、部有關的各種文件、計劃、規定、辦法等。
2、本系(部)產生的各種文件、計劃、規定、辦法、總結與統計報表、人員考核等。
3、各類教學文件
專業教學計劃、課程教學大綱、學期授課計劃、實驗指導書、課程設計大綱、課程設計任務書、課程設計指導書、實驗實習大綱、實習指導書、畢業設計大綱、畢業設計任務書、畢業設計指導書;課程設計、畢業設計的原始資料。
教學檢查制度和執行記錄、教學聽課制度和執行記錄、對畢業的跟蹤調查記錄、系領導聽課記錄。學風建設規劃與實施記錄、實驗實訓建設規劃。設備管理制度、設備使用臺帳、校外實訓基地協議。
人才市場需求調查和分析(調查原始表格、分析報告)、專業建設指導委員會成立的文件、聘書、成員職稱復印件,及其會議記錄。
其它有關教學研究和教學改革方面的資料。
教研室歸檔范圍
1、上級與本教研室有關的各種文件、計劃、規定、辦法等。
2、教研室產生的各類教學材料:教學計劃、方案、大綱;教學改革方案;教學與實驗授課計劃、試題庫、試卷庫;有關實踐教學(包括實習、課程設計、畢業設計)計劃、大綱、講義、學生畢業設計(論文);自編教材;教研活動記錄;有關教學的各種計劃、經驗總結、考核、質量分析、教學情況的檢查、情況調查及統計表等。
實驗室歸檔范圍
1、上級與本實驗室有關的各種文件、計劃、規定、辦法等。
2、實驗室產生的各類教學材料:實驗教學計劃、課表、教學或實驗大綱、教材或實驗指導書、實驗卡片、實驗報告;設備運行記錄、維修記錄;實驗室建設規劃、實驗日志;有關實驗教學的各種考核、質量分析、總結、統計報表等。
。ㄈw檔時間:按學年度歸檔在次年6月底前歸檔,按度歸檔的檔案在每年寒假以前歸檔。
三、檔案管理
。ㄒ唬n案的分類、編號、裝訂、保管期限按國家教育部《高等學校檔案工作規范》執行,分為永久、長期(15年以上至30年)、短期(15年以下)三種。
。ǘn案的查閱、摘錄、復制等要按制度執行,應辦理借閱手續。
。ㄈ⿲<媛殭n案人員要認真執行有關檔案管理規定,認真履行好自己的職責。
。ㄋ模┮M快實現教學檔案的計算機規范化管理。
檔案管理制度14
一、衛生監督協管檔案資料應按上級文件、計劃總結、會議記錄、投訴舉報、轉交案件、宣傳培訓、年度報表、被監督單位本底資料、行政相對人監督檔案等項目進行分類,并裝訂成冊。
二、檔案分類及內容:
1、上級文件:上級衛生行政部門和衛生監督機構下發的文件。
2、計劃總結:衛生監督協管室年度工作計劃、總結、情況匯報、檢查安排、其他專項工作小結及圖片資料等。
3、會議記錄:衛生監督協管室召開或參加各類工作會議應留有記錄。
4、投訴舉報:群眾投訴舉報的受理和查處結果記錄。
5、轉交案件:衛生監督協管員向縣衛生監督所轉交案件的交接文字性材料以及處理結果。
6、宣傳培訓:衛生監督協管開展衛生法律法規宣傳活動的計劃、總結、宣傳資料、工作記錄及圖片影像資料;衛生監督協管參加縣衛生監督所組織的'培訓活動課件、學習筆記;衛生監督協管對衛生監督信息員開展培訓活動的培訓計劃、通知、課件、簽到冊、試卷及圖片資料。
7、年度報表:每年報送衛生監督協管工作信息匯總表的存檔。
8、被監督單位本底資料:衛生監督協管轄區單位名冊。
9、行政相對人監督檔案:按照職業衛生、公共場所衛生、餐飲單位、供水單位和醫療機構進行劃分,并做到一戶一檔。每戶行政相對人監督檔案中應包含:被監管單位的名稱、地址、負責人、衛生知識培訓、從業人員健康證持有情況和衛生監督協管現場檢查記錄、衛生監督意見書及存在的主要問題等。
檔案管理制度15
為加強設備技術資料的管理,建立設備技術檔案,以搞好設備管理的基礎工作,特制定本制度。
第一條:全公司設備檔案統一由公司檔案室管理。
第二條:設備動力部負責管理如下檔案:
1、申請外購設備的'報告、批復。
2、外購設備隨機文件材料(說明書、裝箱單、備件圖冊、合格證等復印件、原件交公司檔案室)。
3、設備的安裝、試車、調試記錄。
4、大、中修計劃記錄及檢修任務書及總結材料。
5、設備三大規程。
6、設備的運行記錄。各種臺帳、滑潤無定卡、維修費用統計分析,設備管理主要經濟指標原始資料及統計。
7、設備事故原始記錄及分析報告。
8、設備報廢申請報告、批復、重要設備報廢鑒定書。
9、外購設備及備件合同書、協議書。
10、水平衡、電平衡、熱平衡測試報告書。
11、電氣設備預防性試驗報告書。
12、設備防腐記錄。
13、水質報告。
14、鍋爐及附件鑒測報告。
15、受壓容器鑒測報告。
16、管網密封檔案。
17、備品備件儲備定額、備件圖冊。
18、主要管網圖(供電、供排水、供氣)。
第三條:工控資料保管及借閱:
1.工控軟件光盤及用戶程序備份光盤須由公司存檔,個人不能保存。
2.現有的工控機用戶名、密碼和用戶程序的用戶名、密碼報設備動力部備案。
3.不得隨意更改工控機用戶名、密碼和用戶程序的用戶名、密碼,如需更改,需經部門領導批準并及時報設備動力部備案。
4.工控資料的借閱時間為三天,超過期限需重新辦理借閱手續。
5.工控機的程序維護完畢后,需對程序更改內容作詳細記錄,報設備動力部備案。
6.非專業維護人員不得退出人機監視畫面。
7.不經部門主管領導批準不得擅自拷貝工控機內用戶程序。
第四條:技術檔案的借閱、保管、鑒定、銷毀等參照公司檔案管理制度執行。
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