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      1. 文件管理制度

        時間:2021-04-12 10:55:58 制度 我要投稿

        文件管理制度15篇

          在充滿活力,日益開放的今天,我們每個人都可能會接觸到制度,制度泛指以規則或運作模式,規范個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值,其運行表彰著一個社會的秩序。那么制度的格式,你掌握了嗎?下面是小編收集整理的文件管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。

        文件管理制度15篇

        文件管理制度1

          為使公司安全生產文件管理制度化、規范化、科學化,使得每次安全生產檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄,充分發揮各項安全記錄文件在安全生產中的重要作用,根據國家相關規定,結合公司實際情況,特制定本制度。

          安全文件管理目標及內容:

          1、 安全管理各項臺賬要有專門的存放地點,并由專門人員進行管理。

          2、 要對文件的內容、份數、標題等逐一核對,如發現不符應及時向上級報告。

          3、 應及時送交領導,不要擠壓。

          4、 應及時登記編號、分類整理并存檔,做好詳細記錄。

          5、 保存時,要保持文件的完整性。

          6、 需上報的文件必須經過負責人及法人的審核、簽字批準后方可上報,文件上必須詳細寫明文件標題、主送單位、經辦人等。

          7、 存檔人員應及時分類整理、存檔,并統計編號、編制目錄等,以方便查閱。

          8、 存檔時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

          9、 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和詳細規定,不得將有密級文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所。

          10、 借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作,不得翻印和復印,不能轉借他人。

          11、 對于不具備存檔和存查價值的文件應填寫《文件銷毀清單》,經安全科長批準后,可以銷毀。

        文件管理制度2

          (一) 消防安全教育、培訓制度

          1、每年以創辦消防知識宣傳欄、開展知識競賽等多種形式,提高全體員工的消防安全意識。

          2、定期組織員工學習消防法規和各項規章制度,做到依法治火。

          3、對消防設施維護保養和使用人員應進行實地演示和培訓。

          4、對新員工進行消防培訓(主要是研發及品質對設備的使用培訓)。

          5、因工作需要職員換崗前必須進行再教育培訓(主要是研發及品質對設備的使用培訓)。

          (二)防火巡查、檢查制度

          1、落實逐級消防安全責任制和崗位消防安全責任制,落實巡查檢查制度。

          2、消防工作歸安全管理職能部門每日對公司進行防火巡查。每月對公司進行一次防火檢查并復查追蹤改善。

          3、檢查中發現火災隱患,檢查人員填寫防火檢查記錄。

          4、檢查部門應將檢查情況及時通知受檢部門,若發現本部門存在火災隱患,應及時整改。

          5、對檢查中發現的火災隱患未按規定時間及時整改的,根據獎懲制度給予處罰。

          (三)安全疏散設施管理制度

          1、公司應保持疏散通道、安全出口暢通,嚴禁占用疏散通道,嚴禁在安全出口或疏散通道上安裝柵欄等影響疏散的障礙物。

          2、應按規范設置符合國家規定的消防安全疏散指示標志和應急照明設施。

          3、應保持防火門、消防安全疏散指示標志、應急照明、機械排煙送風、火災事故廣播等設施處于正常狀態,并定期組織檢查、測試、維護和保養。

          4、嚴禁在營業或工作期間將安全出口上鎖。

          5、嚴禁在營業或工作期間將安全疏散指示標志關閉、遮擋或覆蓋。

          (四)應急救援控制中心管理制度

          1、熟悉并掌握各類消防設施的使用性能,保證撲救火災過程中操作有序、準確迅速。

          2、做好消防值班記錄,處理消防報警電話。

          3、按時做好值班記錄、設備情況、事故處理等情況的手續。

          4、發現設備故障時,及時報告,并通知有關部門及時修復。

          5、發現火災時,迅速按滅火作戰預案緊急處理,并撥打119電話通知公安消防部門并報告部門主管。

          (五)消防設施、器材維護管理制度

          1、消防設施日常使用管理由安全管理部門負責,安全管理部門每日檢查消防設施的使用狀況,保持設施整潔、衛生、完好。

          2、消防設施及消防設備的技術性能的維修保養和定期技術檢測由安全管理部門負責,發現異常及時安排維修,使設備保持完好的技術狀態。

          3、消防設施和消防設備定期測試:

         。1)煙、溫感報警系統的測試由安全管理部門負責組織實施,物業保安部參加,每個煙、溫感探頭至少每年輪測一次。

         。2)消防水泵、噴淋水泵、水幕水泵每月試開泵一次,檢查其是否完整好用。

         。3)正壓送風、防排煙系統每半年檢測一次。

         。4)室內消火栓、噴淋泄水測試每季度一次。

         。5)其它消防設備的測試,根據不同情況決定測試時間。

          4、消防器材管理:

         。1)每年在冬防、夏防期間定期兩次對滅火器進行普查換藥。

         。2)安全管理部門專人管理,定期巡查消防器材,保證處于完好狀態。

         。3)對消防器材應經常檢查,發現丟失、損壞應立即補充并上報領導。

         。4)各部門的消防器材由安全管理部門負責管理,并指定專人負責。

          (六)火災隱患整改制度

          1、各部門對存在的火災隱患應當及時報告消防安全負責人并予以消除。

          2、消防安全負責人在防火安全檢查中,對所發現的火災隱患進行逐項登記,并將隱患情況書面發送各部門限期整改,同時要做好隱患整改情況記錄。

          3、在火災隱患未消除前,各部門應當落實防范措施,確保隱患整改期間的消防安全,對確無能力解決的重大火災隱患及時向公司消防安全負責人報告。

          4、對公安消防機構責令限期改正的火災隱患,消防安全負責人應當在規定的期限內改正并寫出隱患整改的復函,報送公安消防機構。

          (七)用火、用電安全管理制度

          1、用電安全管理:

          (1)嚴禁隨意拉設電線,嚴禁超負荷用電。

          (2)電氣線路、設備安裝應由持證電工負責。

          (3)各部門下班后,該關閉的電源應予以關閉。

          (4)禁止私用電熱棒、電爐等大功率電器。

          2、用火安全管理:

          (1)嚴格執行動火審批制度,確需動火作業時,作業部門應按規定向安全管理管理部門申請“動火許可證”。

         。2)動火作業前應清除動火點附近5米區域范圍內的易燃易爆危險物品或作適當的安全隔離,并向安全管理部門借取適當種類、數量的滅火器材隨時備用,結束作業后應即時歸還,若有動用應如實報告。

         。3)如在作業點就地動火作業,需派人現場監督并不定時派人巡查。動火作業必須保證有

          一人專職負責隨時撲滅可能引燃其它物品的火花。

          (八)易燃易爆危險物品和場所防火防爆制度

          1、易燃易爆危險物品應有專用的庫房,配備必要的消防器材設施,倉管人員必須由消防安全培訓合格的人員擔任。

          2、易燃易爆危險物品應分類、分項儲存;瘜W性質相抵觸或滅火方法不同的易燃易爆化學物品,應分庫存放。

          3、易燃易爆危險物品入庫前應經檢驗部門檢驗,出入庫應進行登記。

          4、易燃易爆危險物品存取應按安全操作規程執行

          5、易燃易爆場所應根據消防規范要求采取防火防爆措施并做好防火防爆設施的維護保養工作。

          (九)義務消防隊組織管理制度

          1、義務消防員應在消防安全管理部門領導下開展業務學習和滅火技能訓練,各項技術考核應達到規定的指標。

          2、要結合對消防設施、設備、器材維護檢查,有計劃地對每個義務消防員進行輪訓,使每個人都具有實際操作技能。

          3、按照滅火和應急疏散預案每半年進行一次演練,并結合實際不斷完善預案。

          4、每年舉行一次防火、滅火知識考核,考核優秀給予表彰。

          5、不斷總結經驗,提高防火滅火自救能力。

          (十)滅火和應急疏散預案演練制度

          1、制定符合本單位實際情況的滅火和應急疏散預案。

          2、組織全員學習和熟悉滅火和應急疏散預案。

          3、每次組織預案演練前應精心開會部署,明確分工。

          4、應按制定的預案,至少每半年進行一次演練。

          5、演練結束后應召開講評會,認真總結預案演練的情況,發現不足之處應及時修改和完善預案。

          (十一)燃氣和電氣設備的檢查和管理制度

          1、應按規定正確安裝、使用電器設備,相關人員必須經必要的培訓,獲得相關部門核發的有效證書方可操作。各類設備均需具備法律、法規規定的有效合格證明并經維修部確認后方可投入使用,禁止使用無廠家、無生產許可證、無產品質量檢驗合格證及國家明令淘汰的電氣設備。電氣設備應由持證人員定期進行檢查(至少每月一次)。

          2、防雷、防靜電設施定期檢查、檢測,每季度至少檢查一次、每年至少檢測一次并記錄。

          3、電器設備負荷應嚴格按照標準執行,接頭牢固,絕緣良好,保險裝置合格、正常并具備良好的接地,接地電阻應嚴格按照電氣施工要求測試。

          4、各類線路均應以套管加以隔絕,特殊情況下,亦應使用絕緣良好的鉛皮或膠皮電纜線。各類電氣設備及線路均應定期檢修,隨時排除因絕緣損壞可能引起的消防安全隱患。

          5、未經批準,嚴禁擅自加長電線。各部門應積極配合安全小組、維修部人員檢查加長電線

          是否僅供緊急使用、外殼是否完好、是否有維修部人員檢測后投入使用。

          6、電器設備、開關箱線路附近按照本單位標準劃定黃色的區域,嚴禁堆放易燃易爆物并定期檢查、排除隱患。

          7、設備用畢應切斷電源。未經試驗正式通電的設備,安裝、維修人員離開現場時應切斷電源。

          8、除已采取防范措施的部門外,工作場所內嚴禁使用明火。

          9、使用明火的部門應嚴格遵守各項安全規定和操作流程,做到用火不離人、人離火滅。

          10、場所內嚴禁吸煙并張貼禁煙標識,每一位員工均有義務提醒其他人員共同遵守公共場所禁煙的規定。

          (十二)生產安全事故的報告和調查處理制度

          1、員工發現在生產中發生火災事故,應積極采取必要的措施,防止事態的擴大,并保護好現場,不得隱瞞和故意拖延,立即向企業主要領導和安全生產管理機構報告。

          2、企業負責人、安全管理人員接到事故報告后,應及時趕到事故現場進行處理,對發生或有可能發生危急情況的,迅速啟動事故應急救援預案。

          3、企業負責人對發生的需向有關部門報告的生產安全事故,必須在1小時內,以公司名義報告安監等有關部門。

          4、發生重傷、死亡事故,派專人保護事故現場,并迅速采取必要的措施搶救人員和財產,防止事故擴大。需要移動現場部分物體時,必須做出標志,繪制事故現場圖、照相、錄像,并詳細說明。

          5、清理事故現場時,要事先經事故調查組或安監部門同意。

          6、發生輕傷事故要進行現場照相,經安監部門同意,由企業領導牽頭組成事故調查組,調查分析事故原因,劃分責任提出處理意見,制定和落實整改措施,按規定填報“傷亡事故登記表”,并對干部職工進行教育。

          7、企業事故調查組成員應符合下列條件:

         。1)具有事故調查所需要的某一方面專長;

          (2)與所發生事故沒有直接利害關系。

          8、發生事故要按照“四不放過”的原則進行處理!八牟环胚^”的原則是:事故原因沒有查清不放過;事故責任者沒有受到嚴肅處理不放過;職工沒有受到安全教育不放過;預防事故重復發生的防范措施沒有落實不放過。并按照事故的性質和造成的損失危害程度,根據規定對有關責任人員進行處罰。

          9、發生事故,必須按照企業各級安全生產職責的規定,分清事故的直接責任、領導責任和主要責任。

          10、對因玩忽職守、違章指揮、違章作業、違反安全規章制度以及工作不負責任等行為而造成的事故,視情況按規定追究責任并進行處罰

          11、事故查清后,應及時擬定改進措施,提出對事故責任者的處理意(轉載于:www.cSSyq.co m 書 業 網)見,填寫“職工傷亡事故報告表”報送安監部門。

          12、事故處理結案后,公開宣布處理結果。

          13、安全生產管理機構建立事故管理檔案,其內容應包括事故現場記錄、照片、鑒定材料、事故教育、改進措施等資料。

          14、安全生產管理機構定期進行事故的統計分析,并及時上報有關部門。

          (十三)消防安全工作考評和獎懲制度

          1、對消防安全工作作出成績的,予以通報表揚或物質獎勵。

          2、對造成消防安全事故的責任人,將依據所造成后果的嚴重性予以不同的處理,除已達到依照國家《治安管理處罰條例》或已夠追究刑事責任的事故責任人將依法移送國家有關部門處理外,根據本單位的規定,對下列行為予以處罰:

          (1)有下列情形之一的,視損失情況與認識態度除責令賠償全部或部分損失外,予以口頭告誡:

          a、使用易燃危險品未嚴格按照操作程序進行或保管不當而造成火警、火災,損失不大的; b、在禁煙場所吸煙或處置煙頭不當而引起火警、火災,損失不大的;

          c、未及時清理區域內易燃物品,而造成火災隱患的;

          d、未經批準,違規使用加長電線、用電未使用安全保險裝置的或擅自增加小負荷電器的; e、謊報火警;

          f、未經批準,玩弄消防設施、器材,未造成不良后果的;

          g、對安全小組提出的消防隱患未予以及時整改而無法說明原因的部門管理人員; h、阻塞消防通道、遮擋安全指示標志等未造成嚴重后果的。

          (2)有下列情形之一的,視情節輕重和認識態度,除責令賠償全部或部分損失外,予以通報批評:

          a、擅自使用易燃、易爆物品的;

          b、擅自挪用消防設施、器材的位置或改為它用的;

          c、違反安全管理和操作規程、擅離職守從而導致火警、火災損失輕微的;

          d、強迫其他員工違規操作的管理人員;

          e、發現火警,未及時依照緊急情況處理程序處理的;

          f、對安全小組的檢查未予以配合、拒絕整改的管理人員。

         。3)對任何事故隱瞞事實,不處理、不追究的或提供虛假信息的,予以解聘。

         。4)對違反消防安全管理導致事故發生(損失輕微的),但能主動坦白并積極協助相關部門處理事故、挽回損失的肇事者或責任人可視情況予以減輕或免予處罰.

        文件管理制度3

          1 目的

          為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規范化、科學化、制度化,對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定,實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況,特制定本制度。

          2 適用范圍

          適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

          3 職責

          3.1 公司總經辦是公司文件管理的歸口部門,負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作,并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。

          3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

          3.3 各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

          3.4 文件編制、審批、發布的權責

          3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文(通知、通告)等文件。

          3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

          3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

          3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度文件。

          3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件,并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。

          3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規范、產品技術標準、產品設計開發輸出文件(設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規范測試)等文件。

          3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件(由打樣工廠負責)。

          3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制,公司副總或部門負責人審核,總經理批準。

          3.4.9 公司及各部門文件分發布前,應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案,并獲得文件號。

          3.5 質量體系文件的編制、審核、批準、發布,依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。

          4.定義

          4.1 文件:公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書,是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

          4.2 受控文件:需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件,

          4.3 非受控文件:不受更改/修訂的控制,其封面或正文頁面無“受控”標識,文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

          4.4 外來文件:指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)

          5.工作程序

          5.1 文件的分類

          5.1.1 文件屬性分類

         。1)質量體系文件:質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

         。2)行政性文件:公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

         。3)管理性文件:公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等,如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

         。4) 技術性文件:產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。

          (5) 外來文件:國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

          5.1.2 文件階層分類

         。1) 一階文件:公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

         。2) 二階文件:公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

          (3) 三階文件:管理制度、規范/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。

         。4) 四階文件:各記錄表單、報表等。

        文件管理制度4

          一、總則

          1、技術文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續發展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術文件屬于公司所有。

          2、為規范本公司技術文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容,確保技術文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。

          3、適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。

          二、技術文件的編制

          1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

          具體包括:

          1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

          2)開發設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

          3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

          4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

          2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

          3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制,各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

          三、技術文件的提交

          1、在產品開發的整個周期中,設計人員必須按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術文件的完整性。

          2、在產品開發的各個階段,設計人員都必須按時提交設計文件,并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后,設計人員都必須重新提交文件,以便更新服務器中的文件,保證開發工作的可靠性。

          3、設計文件的提交以starteam為準,設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

          4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

          四、技術文件的歸檔

          1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

          2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

          3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

          4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

          5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽,標簽上須注明光盤的.大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。

          6、歸檔文件時,須填寫《設計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。

          五、技術文件的借閱

          1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件,不得非法保持不具權限的文件。

          2、若因工作需要,須借閱技術文件,則需報相關領導批準,并填寫《借閱登記表》,然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

        文件管理制度5

          (一)總則

          一、本管理制度旨在確保學校文件收發的完整、及時、準確,促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通,提高各部門組織管理工作的效率。

          二、本制度涉及的文件是指以學院名義發布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等,上級主管部門下達的各類公文,以及各部門上報的各類文件資料。

          三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。

          (二)收文制度:

          1、接收文件應在文件登記表上的作好登記,填寫應仔細、如實、及時,并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

          2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急,及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱,并做好文件傳閱記錄以備查。

          3、傳閱文件應保持文件完整無缺,并在相應的時間內歸還辦公室。

          4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動,應上交相應的計劃和總結,未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。

          5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿,打印稿應存放在各部門文件夾中,電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

          6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記,查看是否有圖片并做好備注,上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容,做好相應的登記。

          7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件,但不得善自改動文件內容,查閱時應經過辦公室有關人員的批準。

          (三)、發文制度:

          1、學院各類文件指在學校內部統一意見、發布通知、決定和溝通信息;向上級部門請示、報告重要事項等。

          2、欲發放文件應先起草文件草稿,起草完畢后交有關人員審定,審定合格后方可發放。

          3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單,并將文件按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記,學院任何發送文件都得做好登記,該登記表作為歸檔資料應妥善保存,不得遺失。

          4、文件發送之前應加蓋學院相應的公章。

          5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

          注:本管理制度由土建學院分團委辦公室制定,并經過相關領導審閱通過。如有改動,以分團委辦公室最新制度為準。

          土木工程與建筑學院分團委辦公室

        文件管理制度6

          一、文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,本單位上報下發的各種文件,具體由辦公室負責。

          二、對上級部門發來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。

          三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。

          四、凡正式文件在經登記后由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,分送領導和承辦部門閱辦,重要文件或急件應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。

          五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

        文件管理制度7

          1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類。“受控”文件指與質量管理體系運行的有關文件。

          2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識,文件更改幅度較大時,予以換版。換版文件下發后,必須將原文件由行政部收回,以保證使用有效版本。

          3.文件領用者,因文件丟失或者損壞需要領用新文件時,到行政部填寫《文件處理單》,經常務副總審核、批準后方可領用。

          4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件,并保持文字清晰,外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》,經常務總經理批準后方可借閱。

          5.作廢文件銷毀時,由該部門填寫《文件處理單》,由總經理審核、批準后統一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。

          6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計,行政管理部門審查批準,統一編號控制。質量記錄表需要更改時,仍由原審批部門審批。

          7.質量記錄填寫:要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改,如有失誤或者計算錯誤時,在改動處劃改并簽名。

          8.質量記錄的借閱:外來人員借閱質量記錄經常務副總批準后辦理借閱手續借閱,公司人員經行政部部長批準后,辦理借閱手續。

          9.質量記錄的管理和保存:質量記錄由本部門制定專人負責保管,注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的要求實施。

          10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂,行政部負責歸檔并規定期限保存。

          11.質量記錄銷毀:對于超過保存期的質量記錄,由行政部和使用部門負責簽字,包常務副總審核批準后,進行銷毀并填寫《質量記錄銷毀清單》,需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統一保存。

          12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄,填寫《監督檢查記錄》,發現問題及時進行糾正。

        文件管理制度8

          1、 技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

          具體包括:

          1) 開發計劃階段:方案設計、設計開發計劃書、檢驗要求。

          2) 開發設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序。

          3) 產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、設計評審記錄表(原理圖和印制板圖)、產品調試記錄。

          4) 產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

          2、 技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

          3、 技術文件由技術開發部等相對應部門編制,各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

          4、 各相關負責人負責技術文件的審核和批準。

          5、 技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

          6、 技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術文件不得用于生產和歸檔。

        文件管理制度9

          為了更好地規范各類文件的起草、收發、報送、保管等環節,特制定本制度。

          一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記,來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚,其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面,并送總經理批示,總經理批示后送有關人員傳閱,總經理有批辦意見的,辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果,并將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回,分類別分單位存入檔案袋。

          二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草,部門專業文件由各部門專業人員保起草,凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的文件均由辦公室填寫發文卡,由簽發人即總經理簽發后,并詳細填寫發文登記簿方可復印并存檔,沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。

          三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿,由接收文件人簽字后方可,否則,不能擅自將文件交予他人,而不辦理簽收手續。

          四、報告、請示、匯報、制度、規定等均應以文件形式印發,宣傳活動類一般應以簡報形式印發,每周例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況匯報應以文件形式上報。

          五、凡打印的錯文件應及時銷毀,以免機密外泄。

          六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續,否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員,重要文件的借閱均由總經理批準。

          太原吉祥匯物業管理有限公司 20xx年7月22日

        文件管理制度10

          為減少發文數量,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。

          一、文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

          二、公文的簽收

          1.凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。

          2. 公文的編號保管

          (1)、辦公室對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。

          (2)、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管,不得個人保存。

          3. 公文的閱批與分轉

          (1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質閱簽后,由辦公室分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要立即辦。

          (2)、一般文、函、電等,分別由辦公室直接分轉處理。

          (3)、為加速文件運轉,辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門,如關系到兩個以上業務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

          4.文件的傳閱與催辦

          (1)、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

          (2)、閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件送回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”,“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

          (3)、文件閱完后,應送交辦公室,切忌橫傳。

          (4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照公司有關規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。

        文件管理制度11

          一、總經辦設專人負責文件的管理工作,對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批,緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。

          二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理;其余文件均應交公司領導批示后,再由總經辦專人按批示范圍進行送閱,嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文(包括按文件要求報出的詳細資料、附件等)應及時主動地退給總經辦,以做好文件歸檔工作。

          三、凡本公司外發的文件,應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出;要求做到一文一事,按級上報,用詞及格式規范,嚴禁多頭主送,并由總經辦統一進行登記編號。

          四、部門或個人借閱文件,應辦理借閱手續,總經辦定期做好文件的清退工作,做到每月小清退一次,年終大清退一次,清退的文件按文書檔案管理有關規定分類整理,裝訂成冊,歸檔。

          五、嚴格遵守保密制度,對有密級的文件應嚴加管理,辦理完畢后應立即退回,并核點份數,隨時存檔。絕密文件,僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。

          六、如文件丟失或違反保密制度,發生泄密的,除及時報告組織人事部外,還須向有關領導報告,情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。

        文件管理制度12

          第一條 管理要點

          1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

          2、 文件管理的范圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

          3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫,統一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范,表達無歧義。

          4、 根據文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據編號定期歸檔,做好相應的文字記錄,以備查閱。

          第二條 制度規范

          1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

          2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

          3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核,總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草,行政人事部負責審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經理蓋章,簽發。

          4、 凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應記錄。

          5、 機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

          6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續,對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經理批準后方可借閱。

          7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,做好借閱記錄并限期清退。

          8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

          9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準,按照文件管理制度進行處理。

          第三條 文件管理流程設計

          1、 內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

          2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

          3、 借閱流程:提出申請,辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

        文件管理制度13

          一、目的

          為了規范安全生產文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。

          二、適用范圍

          本制度適用于與公司安全生產有關的文件檔案的管理。

          三、職責

          1、安保部負責制定本制度,并負責綜合監督管理。

          2、各部門負責本部門文件檔案的管理,并負責監督檢查和考核;

          3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管,并適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

          四、內容

          1、文件資料的收集

          安全生產文件檔案內容如下:

         。1)國家有關安全生產法律法規、標準規范及其它要求;

         。2)上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等;

         。3)公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等;

          (4)安全生產工作計劃、總結、報告等;、

         。5)各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等;

          (6)供應商、承包商、施工單位相關材料等;

         。7)安全設施檢測、檢驗報告、記錄等;

         。8)食品安全、職業衛生評價報告等;

          2、立卷歸檔

         。1)、文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷,保證的齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用;

         。2)、應根據文件資料的重要性,立案時間分永久、長期和短期三種,進行時間整理、分類歸檔;

         。3)、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔,統一保存;

         。4)、各種文件資料按一定特征進行排列和系統化,應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄;

         。5)、不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理,單獨立卷;

          3、檔案保管

         。1)、檔案應入架、科學排列,避免暴露和捆扎堆放;

         。2)、應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞;

          4、檔案借閱

         。1)、文件資料檔案借閱,必須履行借閱手續,借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續借手續;

          (2)、借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發表或轉借他人;

         。3)、歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷;

          5、檔案銷毀

          對于過期并失去保存價值的文件資料,經單位領導批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄;

          五、相關記錄

          《文件檔案清單》

          六、本制度由安保部制定并負解釋,自發布之日起實施。

        文件管理制度14

          局辦公室負責我局對外行文和公文的收發處理工作,為使行文和收文處理規范化,特規定如下:

          一、行文

          (一)凡以我局名義上報或下發的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等),由承辦科室擬稿,經科室負責人、分管領導初審后,送辦公室核稿,經辦公室核稿后送局領導簽發。重要文件需由局領導審核,主管區領導簽發。聯合行文必須同時送有關單位領導會簽,方可發出。

          (二)經局領導簽發的文稿交辦公室統一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂,上行文由辦公室發送并催辦,平行文和下行文由擬稿科室分發。

          (三)行文規則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發[XX]23號)有關規定執行,行文流程按局辦公處理系統流程進行。

          二、收文處理

          (一)所有發至我局的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我局處理的公文),由局辦公室統一簽收、登記、編號,送局領導閱示或送有關科室辦理。

          (二)文件按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據文件內容和規定的傳閱范圍,提出辦文意見,送局領導批示或交有關科室閱辦。需要辦理的公文,經請示局領導后辦理,辦公室根據文件內容、領導批示予以催辦。

          (三)對急辦件,辦公室應立即將文件送交局領導批閱。領導不在時,辦公室應根據文件內容及時限要求,交相關業務科室或人員辦理。事后及時向局領導匯報并做好督辦工作。

          (四)一般公文通過局內網辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。

          (五)凡外出開會、學習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。

          三、保密文件收發管理

          (一)遵守公司統計報表管理制度,保密資料統一由本局兼職保密員收發、傳遞、清退和銷毀,并嚴格把好收發關、傳閱關、清退關“三關”。

          (二)制發文件時,經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍,標明密級、保密期限,確定發送范圍、數量,送局領導審批后印發。

          (三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進行傳閱,未經批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復印或抄錄保密文件,不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的,需經局領導批準,并要妥善保管。

          (四)復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業性場所復印。

          (五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用,并辦理登記、簽字手續。用完后,要及時歸還。

          (六)對保密文件、保密資料要定期清查,一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對,發現欠缺要及時追查,防止丟失。

          (七)銷毀保密文件、保密資料時,必須登記造冊,經主管局領導批準,送區保密局指定的地點處理,嚴禁將文件出賣給廢品收購站。

        文件管理制度15

          1、學校各部門對學校以上文件的收發,傳遞,閱辦,保管,存檔要有專人,做到“三勤”:勤催辦,勤檢查,勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管,并按要求定期交回。

          2、收發文件有登記。收到上級文件后,由專人拆封,認真核對份數,統一編號,及時登記;向下發文時,明確份數,嚴格履行發文登記(簽字)手續。

          3、傳閱文件有專夾。做到及時,準確,去向清楚;達到“三不”:批閱不積壓,承辦不橫傳,傳閱范圍不擴大。

          4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領導簽批,本人(借閱者)簽字手續,閱后及時歸還。

          5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件,按規定該存檔的存檔,該上繳的上繳,該銷毀的銷毀,無論是存檔,上交或是銷毀,都必須分類列出清單備查。

          6、存放文件有專柜。需要繼續保存的文件,要設專柜專人分類保管,存放文件的室內要有晝夜值班人員,確保文件管理安全。

          7、秘密文件不準與其它公文混存,更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。

          8、上級召開會議由領導帶回的文件,一律交文秘人員登記,保管干部調動工作,事先要把文件交清。

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