借助信息化技術有效管理培訓檔案

借助信息化技術有效管理培訓檔案

員工培訓一直是一項長期、繁雜、動態與漸進的工作，如何形成一種簡潔、高效的培訓管理模式已被眾多HR們提上了議事日程。借助當今發達的信息化網絡技術，可以對企業培訓檔案進行有效的管理。

　　培訓檔案的分類與要素

　　一般來說，企業培訓檔案主要分為員工培訓檔案、培訓管理檔案和培訓知識儲備檔案三個大類。

　　員工培訓檔案是人力資源管理部門為員工建立的體現員工在一定時期內參加培訓項目的記錄性文件。檔案的主要內容涉及員工姓名、當時所在部門、參加培訓的名稱、培訓發生日期、培訓學時、培訓機構和授課人、培訓結果（如考試、取證、繼續教育等）、培訓費用等。

　　培訓管理檔案是企業培訓管理人員在培訓管理過程中形成的一些過程性文件檔案，包括：企業年度培訓計劃、培訓項目建議書、培訓項目評估報告，內外部培訓師資檔案、員工培訓取證和繼續教育檔案、培訓業務定點聯系機構檔案等。

　　培訓知識儲備檔案是由人力資源管理部門負責積累和不斷完善的、在培訓過程中形成的知識數據檔案，主要包括：以專業類別劃分的企業自行設計和開發的培訓課程、各種介質形態的培訓書籍和講義、培訓實況影像記錄光盤，另外還包括以發生時點分段的，同一培訓課程的版本修訂、知識補充與變更情況檔案等。

　　培訓檔案要素信息采集與處理

　　以上培訓檔案的各要素是圍繞培訓的實施而發生的，需要管理部門及時有效地進行信息采集與處理。

　　從信息采集程序上講，培訓檔案要素的信息采集程序如圖表1所示，流程圖的起始點為培訓計劃已制定，并下發實施。企業培訓從大類分可分為內部培訓和外部培訓兩部分。外部培訓一般指需要借助外部資源的培訓，如員工外出培訓、企業聘請外部講師進行的培訓；內部培訓指企業利用內部資源開展的培訓活動，如人力資源部組織的公司層面的培訓、部門或基層班組自主培訓等。

　　所有培訓要素的相關信息經過收集，將全部進入到人力資源培訓檔案管理系統中。這是一個信息處理中樞，經過系統可以將不同時點、零星輸入的培訓檔案要素信息進行數據收集和處理，并按使用要求，形成三類不同的培訓檔案，以進行規范化管理（見圖表2）。

　　在第一階段，檔案信息收集的特點是以單次培訓為中心，盡可能多地輸入本次培訓所能涵蓋的全部內容，就如同一把撐開的傘，呈輻射狀，但要求輸入的內容格式要標準。信息輸入內容應按使用者的不同要求進行設定，如時間、內容、專業類、課時、參加人員名單、總費用支出、授課人、培訓組織者對預期效果的反饋等。外部培訓一般由培訓參與人或知情者錄入，內部培訓一般由組織者錄入，另外知識儲備檔案、講師檔案信息一般由專業主責部門（如人力部、技術部、財務部等）負責篩選、維護并及時更新，檔案信息處理系統通過對不同使用者的授權就可以實現此功能。

　　在第二階段，通過系統處理程序實現信息的多對一、一對多、多對多等復雜邏輯關系的生成，并通過檔案輸出界面設計、輸入信息的修改權限設計形成符合使用要求的不同類型數據庫。使在第一階段輸入的信息數據鮮活起來，并按不同的提取字段，以不同的角色出現在不同的輸出界面中，實現一定程度上的“智能化”管理。

　　在第三階段中，提取出不同的輸出結果，為人力資源管理提供一種強有力的輔助手段。如企業的培訓知識檔案將來的發展方向是內部公共資源庫；員工學時目標的完成率、部門學時達標率，可作為績效考核的一項內容；員工年度參加培訓的項目可為下一步培養方案制定和職務晉升提供依據；講師滿意度調查可作為講師考核評價與升降級的一項主要參考；已有培訓的參與度可作為培訓需求調研和制定下一年培訓計劃的因素；單個員工培訓費用統計是企業核算人力成本、培訓協議簽署和離職員工培訓費用清算的條件等。

　　培訓檔案信息化的實施基礎

　　對培訓檔案實施信息化管理，不僅需要企業從上到下對培訓信息收集和檔案建立工作的支持、各級培訓管理者認真細致的工作，更重要的是企業全員都要理解培訓檔案管理的意義所在。需要特別注意的是，培訓檔案實施信息化只是作為一種管理工具，要做好培訓工作，必須要考慮到很多更重要的外圍環節，如果這些環節缺失，就會造成檔案管理信息化系統的形同虛設和徹底“失效”。

　　培訓本身

　　首先，培訓計劃要緊貼受眾需求、符合實際需要，內容不過分超前但能保證時效性；

　　其次，要求培訓課程設計是高水平的，圍繞一定的中心思想，形成嚴謹的邏輯關系；

　　再次，所有培訓講師是經過精心挑選的，在知識、經驗和表達等多方面是具有較高層次的；

　　最后，培訓實施安排是合理的，如時間及場所選擇、現場控制與記錄、效果評價與調查等都要在實施前進行周密籌劃。

　　培訓管理者

　　第一，管理者要具備良好的職業操守，認真細致的工作態度；

　　第二，檔案管理的系統化實施要求管理人員即使不是信息化專家，也應該是全面型人才；

　　第三，經驗來自于工作中的點滴收集和積累，管理者應不斷修訂檔案管理的制度，更新、完善流程；

　　第四，管理者應勇于創新和實踐，在創新過程中顯著提升技術水平和溝通應變能力。

　　體制與機制

　　首先，要使檔案管理被所有員工和領導重視起來，其中核心管理層的倡導最為關鍵；

　　其次，要在績效考核、薪酬調整、職務晉升等多方面建立與培訓檔案間的關聯，發揮培訓檔案輸出的激勵作用；

　　第三，要配合出臺關于培訓講師聘任、考核、升降級和解聘管理的一系列相關制度；

　　第四，要強化信息傳遞與溝通機制，建立各專業領域的信息獲取及更新流程，確保培訓知識儲備檔案的先進性、時效性。

　　企業人力資源管理的對象是每位員工，而培訓檔案信息化最根本的目的是要如實記錄和反映在企業培訓中所有員工的參與度，為員工職業發展提供依據和指導，這樣才能與企業人性化管理的理念相吻合，使企業在競爭激烈的市場環境中始終保持強有利的競爭優勢。 

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