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如何成功舉辦商務洽談會-會議禮儀
根據商務洽談舉行的地點的不同,可以將它分為客座洽談、主座洽談、客主座輪流洽談以及第三地點洽談?妥⒄劊丛谇⒄剬κ炙诘剡M行的洽談。主座洽談,即在我方所在地進行的洽談?椭髯喠髑⒄,即在洽談雙方所在地輪流進行的洽談。第三地點洽談,即在不屬于洽談雙方任何一方的地點所進行的洽談。
以上四種洽談會地點的確定,應通過各方協商而定。倘若我方擔任東道主,出面安排洽談,一定要在各方面打好禮儀這張“王牌”。人們常說:“禮多人不怪”,其實在洽談會中,又何嘗不是如此呢?!在洽談會的臺前幕后,恰如其分地運用禮儀,迎送、款等、照顧對手,都可以贏得信賴,獲得理解與尊重。在這個意義上,完全可以說在洽談會上主隨客便,主應客求,與以“禮”服務實際上是一回事。
在洽談會上,如果我方身為東道主,那么不僅應當布置好洽談廳的環境,預備好相關的用品,而且應當特別重視禮儀性很強的座次問題。
只有在某些小規模洽談會或預備性洽談會的進行過程中,座次問題才可以不必拘泥。在舉行正式洽談會時,則對它不能不予以重視。因為它既是洽談者對規范的尊重,也是洽談者給予對手的禮遇。
舉行雙邊洽談時,應使用長桌子或橢圓形桌子。賓主應分坐于桌子兩側。若桌子橫放,則面對正門的一方為上,應屬于客方;肯對正門的一方為下,應屬主方。若桌子豎放,則應以進門的方向為準,右側為上,屬于客方;左側為下,屬于主方。
在進行洽談時,各方的主談人員應在自己的一方居中而坐。其余人員則應遵循右高左低的原則,依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側變坐。假如需要譯員,則應安排其就座于僅次主談人員的位置,即主談人員之右。
舉行多邊洽談時,為了避免失禮,按照國際慣例,一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。這樣一來,尊卑的界限就被淡化了。即便如此,在具體就座時,依舊講究有關各方的與會人員盡量同時入場,同時就座。至少,主方人員也不應在客方人員之前就座。
在洽談的一般過程中,雙方人員的態度、心理、方式、手法等等,無不對洽談構成重大的影響。
商務禮儀規定,商界人士在參加洽談會時,首先要更新意識,樹立正確的指導思想,并且以此來指導自己的洽談表現。這就是所謂洽談的方針。談判方針的核心,依舊是一如既往地要求洽談者在莊嚴肅穆、劍拔弩張地洽談會上,以禮待人,尊重別人,理解別人。具體來說,它又分為以下六點:
洽談的第一點方針,是要禮敬對手。禮敬對手,就是要求洽談者在洽談會的整個過程中,要排除一切干擾,始終如一地對自己的洽談對手講究禮貌,時時、處處、事事表現得對對方不失真誠的敬意。
在洽談過程上,不管發生了什么情況,都始終堅持禮敬對手,無疑能給對方留下良好的印象,而且在今后的進一步商務交往中,還能發揮潛移默化的功效,即所謂“你敬我一尺,我敬你一丈”。
調查結果表明,在洽談會中,能夠面帶微笑、態度友好、語言文明禮貌、舉止彬彬有禮的人,有助于消除對手的反感、漠視和抵觸心理。在洽談桌上,保持“紳士風度”或“淑女風范”,有助于贏得對手的尊重與好感。
與此相反,假如在洽談的過程中,舉止粗魯、態度刁蠻、表情冷漠、語言失禮,不知道尊重和體諒對手,則會大大加強對方的防衛性和攻擊性,無形之中傷害或得罪對方,為自己不自覺地增添了阻力和障礙。
洽談的第二點方針,是要依法辦事。在商務洽談中,利益是各方關注的核心。對任何一方來說,大家講究的都是“趨利避害”。在不得已的情況下,則會“兩利相權取其大,兩害相權取其輕”。雖則如此,商界人士在洽談會上,既要為利益而爭,更需謹記依法辦事。
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所謂在商務洽談中應當依法辦事,是要求商務人員自覺地樹立法制思想,在洽談的全部過程中,提倡法律至尊。洽談者所進行的一切活動,都必須依照國家的法律辦事,惟其如此,才能確保通過洽談所獲得的既得利益。法盲作風、僥幸心理、鋌而走險、目無法紀、都只會害人、害己,得不償失。
有一些人在實踐中,喜歡在洽談中附加人情世故。它如果是指注重處理與對手的人際關系,爭取促進雙方之間的理解與尊重,那么則是正確的。假若指的是要在洽談中搞“人情公關”,即對對方吹吹打打,與對手稱兄道弟,向對方施之以小恩小惠,則是非常錯誤的。實際上,這是小農意識在作怪,而且無濟于事。因為人情歸人情,生意歸生意,任何有經驗的商界人士,都是不會在洽談會上讓情感戰勝理智的。在洽談中,過多地附加人情,甚至以為此重點,實在是誤入歧途。說到底,犯了這種錯誤的人,是沒有法制觀念,而且不懂得應當怎樣做生意。
洽談的第三點方針,是要平等協商。洽談是什么?洽談就是有關各方在合理、合法的情況下,進行討價還價。由此可見,洽談實際上是觀點各異的各方經過種種努力,從而達成某種程度上的共識或一致的過程。換言之,洽談只會進行于觀點各異的有關各方之間,所以假如離開了平等協商,成功的洽談便難于設想。
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