職場郵件基本禮儀

職場郵件基本禮儀

　　在商務往來中，使用電子郵件進行聯絡時，應當遵守一定的禮儀規范，尤其在大多數這些郵件是發給您的頂頭上司的情況下，更應該注意，下面是yjbys小編收集的一些資料，讓我們一起來看看吧。

　　郵件主要功能

　　1、使所有參與方對于所討論的論題、事實根據和結論，以及達成的共識一目了然，并保持跟進直至工作完成。

　　2、能準確及時地記錄事項進程、討論內容以及行動細則，并充當了作為每個工作項目歷史檔案的功。

　　3、充當意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關注于事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端。

　　〖關于郵件擬訂、發送原則〗

　　——原則：尊重他人時間。

　　——在職場交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。表現在電子郵件方面就是：只把有價值的信息最快、最直接地提供給需要的人。

　　〖關于郵箱名字〗

　　——如果你不用于職場，不用于商務信函，你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之類的……隨你叫什么都可以!但是用于正式商務交流，就不行。如果沒有公司統一的郵箱，自己的QQ、163等免費郵箱不管是發工作文件還是投遞簡歷，我建議將郵箱顯示名設置成自己的名字。因為發送正式商務文件，一定不要讓收件人猜猜你是誰。

　　〖關于主題〗

　　——發送郵件要擬訂一個主題，讓收件人看標題就明白你要將說什么內容。當然也便于郵件分類保存后的搜索、查閱。主題如此重要，建議：

　　——1、不要空，也不要空洞。比如，有人投簡歷時要么空起，要么“簡歷”二字，這對收件人來講起不到任何提醒作用;

　　——2、要簡潔，不要很長一段話才能表示 ，更不要直接把正文寫在主題欄里;

　　——3、要真實反應郵件主題的重要性，不要隨便使用緊急標識;

　　——4、一封郵件一個主題，不要大雜燴;

　　——5、千萬不要出現錯別字;

　　——6、回復郵件太多次時最好修改主題，防止“RE：RE：RE：”這樣疊加蓋樓。

　　〖關于稱呼和問候〗

　　——郵件的開頭應當稱呼和問候收件人，第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問候能夠體現一個人的修養和職業素養。建議：

　　——1、恰當地稱呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來郵件，有職務一般按職務尊稱，如李總、劉經理、王工之類的;如果沒有或不知道的，可以稱呼先生/女士，搞不清楚性別可以稱呼××老師;如果面向多人發郵件，可以稱呼各位同事、各位領導。如果是西方郵件，按西方商務函電規矩進行。

　　——2、郵件的開始結尾一般都有問候，簡單來說”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。YJBYS提醒您，結尾一般簡單來說用”祝順利、平安、安好，頌 商祺之類的就可以。

　　〖關于正文〗

　　——正文很關鍵，基本要求是簡明扼要、行文通順。

　　——1、根據自己與收件人的熟絡程度、等級關系，郵件對內還是對外，選擇恰當的語氣和語言，防止造成誤解;

　　——2、用簡單詞匯和句子把要描述的內容敘述清楚、表達清晰，最好不要出現晦澀難懂的語句。

　　——3、如果具體內容確實很多，正文最好只做摘要介紹，單獨寫文件作為附件進行詳細描述。

　　——4、如果必要，正文用序號列表，以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。

　　——5、一封郵件交待完整信息，不要在發出郵件后又想起事情沒交待完再發郵件補充，標以更正、補充，容易引人反感。

　　——6、盡量避免錯別字或拼寫錯誤。

　　——7、合理提示重要信息。重要信息要特別提示，但提示切忌沒有重點，更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示，恐影響收件人閱讀郵件。

　　——8、選擇合適的字體，不要太大，也不要太小。同時郵件中一般不要使用：)之類的笑臉字符。因為在商務郵件特別是對外郵件中，這樣的字符顯得有些輕佻。

　　〖關于附件〗 

　　1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

　　2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

　　3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

　　4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

　　5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

　　6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送。

　　〖關于個性簽名〗

　　每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

　　1.簽名信息不宜過多

　　電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。

　　2.不要只用一個簽名檔

　　對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。

　　3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

　　〖回復郵件的技巧〗

　　——1、如果公司里郵件交往是一種常用方式，建議每天查看郵箱并養成習慣，不要錯漏緊急或重要信息。也不要等大家發了郵件后，反復電話、短信提醒你收郵件啊收郵件。

　　——2、及時回復。

　　——收到他人重要郵件之后，要及時回復以示尊重。理想的回復郵件時間是2小時，特別是對于一些緊急、重要的郵件。

　　——如果事情復雜，無法及時確切回復，可以及時回復說“收到，我正在處理，一旦有結果就會及時回復”等等。

　　——總之及時回應，哪怕只是確認一下收到。

　　——3、現在郵件一般都有收件回執功能。如果你在休假，可以設置自動回復功能。但如果沒有休假，最好不要設置，否則別人不知道你到底有沒有收到郵件。

　　——4、有針對性的回復。

　　——5、回復郵件，字不要太少，一般不少于10個字，如“嗯”一個字之類的就不要來了。

　　——6、如果同一問題反復郵件往來說不清楚，建議電話溝通或面談。

　　——7、要注意回復和回復全部。郵件里回復功能是指回復本人，若點回復全部就是回復所有的人。

　　——8、懂得區分收件人、抄送人和密送人。

　　——收件人就是TO為郵件主送人，主要由本人進行處理;抄送人CC一般指需要知道這回事的人，一般無回復處理的義務，但若CC的人有建議可以回復;密送人BCC，收信人不知道你BCC了誰，可能用于非正式場合，職場中一般不用BCC。

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