職場社交之手機(jī)使用禮儀
無論是在社交場所還是工作場合,放肆地使用手機(jī)已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一,手機(jī)禮儀越來越受到關(guān)注。那么職場上有哪些禮儀呢?下面由yjbys就由小編為大家整理的職場社交之手機(jī)使用禮儀，歡迎查看~
在國外,如澳大利亞電訊的各營業(yè)廳,就采取了向顧客提供“手機(jī)禮節(jié)”宣傳冊的方式,宣傳手機(jī)禮儀。就禮儀規(guī)范而言，打電話時職員需要對通話的內(nèi)容、態(tài)度及其表現(xiàn)形式等三個要點(diǎn)加以注意。這三個要點(diǎn)又稱 打電話三要素 。打電話時所涉及的具體問題，均與此三要素直接相關(guān)。公務(wù)往來中的電話交流，可分為撥打電話、接聽電話、代接電話與使用手機(jī)等四個方面的問題。在禮儀規(guī)范上，這四個具體方面往往又有各自的一些規(guī)定。
在使用手機(jī)的時候應(yīng)該注意些什么?
1.手機(jī)的放置
在一切公共場合,手機(jī)在沒有使用時,都要放在合乎禮儀的常規(guī)位置。不要在并沒使用的時候放在手里或是掛在上衣口袋外。放手機(jī)的常規(guī)位置有:一是隨身攜帶的公文包里,這種位置最正規(guī);二是上衣的內(nèi)袋里;有時候,可以將手機(jī)暫放腰帶上,也可以放在不起眼的地方,如手邊、背后、手袋里,但不要放在桌子上,特別是不要對著對面正在聊天的客戶。女士則要注意,手機(jī)就算再好看和小巧,也別把它掛在脖子上。
2.必要時關(guān)掉手機(jī)
在會議中和別人洽談的時候,最好的方式還是把手機(jī)關(guān)掉,起碼也要調(diào)到震動狀態(tài),這樣既顯示出對別人的尊重,又不會打斷發(fā)話者的思路。
在餐桌上,關(guān)掉手機(jī)或是把手機(jī)調(diào)到震動狀態(tài)也是必要的。避免正吃到興頭上的時候,被一陣煩人的鈴聲打斷。
3.手機(jī)的使用要注意場合
注意手機(jī)使用禮儀的人,不會在公共場合或座機(jī)電話接聽中、開車中、飛機(jī)上、劇場里、圖書館和醫(yī)院里接打手機(jī)。
公共場合特別是樓梯、電梯、路口、人行道等地方,不可以旁若無人地使用手機(jī),應(yīng)該把自己的聲音盡可能地壓低一下,而絕不能大聲說話。
在一些場合,比如在圖書館或在劇院打手機(jī)是極其不合適的,如果非得回話,采用靜音的方式發(fā)送手機(jī)短信是比較適合的。
4.打手機(jī)前要考慮對方是否方便
給對方打手機(jī)時,尤其當(dāng)知道對方是身居要職的忙人時,首先想到的是,這個時間他(她)方便接聽嗎?并且要有對方不方便接聽的準(zhǔn)備。在給對方打手機(jī)時,注意從聽筒里聽到的.回音來鑒別對方所處的環(huán)境。如果很靜,應(yīng)想到對方在會議上,有時大的會場能感到一種空闊的回聲,當(dāng)聽到噪音時對方就很可能在室外,開車時的隆隆聲也是可以聽出來的。有了初步的鑒別,對能否順利通話就有了準(zhǔn)備。但不論在什么情況下,是否通話還是由對方來定為好,所以“現(xiàn)在通話方便嗎?”通常是撥打手機(jī)的第一句問話。
5.能打座機(jī)就不打手機(jī)
在沒有事先約定和不熟悉對方的前提下,我們很難知道對方什么時候方便接聽電話。所以,在有其他聯(lián)絡(luò)方式時,還是盡量不打?qū)Ψ绞謾C(jī)好些。由于手機(jī)話費(fèi)相對較高,而且通訊屬于個人私事和個人秘密,因此,聯(lián)系不熟悉的人時可先撥打其辦公室座機(jī),有急事需撥打手機(jī)時則應(yīng)注意講話言簡意賅。如果需要長時間通話,應(yīng)主動詢問對方是否需要撥打其座機(jī)電話。
6.工作期間不要用搞笑彩鈴
手機(jī)在職場上起著舉足輕重的作用,但有的人往往忽略手機(jī)的使用禮儀,這主要體現(xiàn)在手機(jī)不分場合地響起鈴聲以及在與人交談中頻頻接打電話。
此外,不恰當(dāng)?shù)拟徛曉O(shè)置和彩鈴也會令你失禮于人。公務(wù)員、公司管理人員等由于崗位性質(zhì)的需要,應(yīng)該以穩(wěn)重的形象示人,因此,在工作場合中,如果響起“爸爸,接電話”、“汪、汪”這樣的手機(jī)鈴聲不僅會顯得很不嚴(yán)肅,而且與自身身份不符。同樣,在工作期間,如果有人撥打手機(jī)聯(lián)系公事時,卻聽到“我就不接電話呀,我就不接電話,別人的電話我都接,我就不接你電話。”這樣的搞笑彩鈴也是會令人反感的。
7.收發(fā)短信的注意事項(xiàng)
不要在別人能注視到你的時候查看短信。一邊和別人說話,一邊查看手機(jī)短信,是對別人不尊重的表現(xiàn)。在短信的內(nèi)容選擇和編輯上,應(yīng)該和通話文明一樣重視。因?yàn)橥ㄟ^你發(fā)的短信,意味著你贊同至少不否認(rèn)短信的內(nèi)容,也同時反映了你的品味和水準(zhǔn)。所以不要編輯或轉(zhuǎn)發(fā)不健康的短信,特別是一些帶有諷刺偉人、名人甚至是革命烈士的短信,更不應(yīng)該轉(zhuǎn)發(fā)。
一、撥打電話
撥打電話，一般是指在打電話時自己處于主動的一方，是由自己首先把電話打給別人的行為。此時，撥打電話的一方叫做發(fā)話人，而接聽電話的一方則稱為受話人。當(dāng)一名職員作為發(fā)話人撥打電話給別人時，下述十個方面通常都是需要注意的。
1.慎選時間
倘若并非緊急事務(wù)必須立刻通報，那么打電話最好選擇一下具體的時間：一是要主動回避對方精力或許松懈的時間，例如，周五下午、周一上午、上班后的頭半個小時、下班前的最后幾分鐘。二是努力避開影響對方生活或休息的時間，例如，假期、午休、凌晨、深夜或就餐時間。打國際長途時，還應(yīng)事先考慮一下兩地的時差。
2.做好準(zhǔn)備
打電話給別人時，職員應(yīng)爭取給對方以干脆利索、惜時如金之感。因此，打電話之前，尤其是撥打重要的公務(wù)電話之前，一定要有所準(zhǔn)備，以免倉促上陣，打電話時現(xiàn)說現(xiàn)想、東拉西扯、反復(fù)絮叨。一般來講，撥打電話前，最好在專用的便箋上一一列出諸如電話號碼、備用號碼、通話要點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)之處、疑難點(diǎn)等諸多問題，以便通話時有所參考。應(yīng)強(qiáng)調(diào)的是，撥打辦公電話時，不宜假公濟(jì)私、大談私事。
3.禮貌待人
打電話給外單位或外人時，一定要在通話之初便對對方以禮相待。為此，既要首先問候?qū)Ψ�，又要隨即自報家門。通常，問候語 你好 應(yīng)作為通話時的開始語，少了這句話就算失禮。接下來，為了讓受話人明了自己的身份，即應(yīng)自報家門。其具體方式有以下七種：一是報出姓名;二是報出單位;三是報出部門;四是報出單位與部門;五是報出單位與姓名;六是報出部門與姓名;七是報出單位、部門與姓名。最后一種方式，通常最為正式。
4.條理清晰
在打電話時，不論通報一般性事務(wù)，還是進(jìn)行重要的商務(wù)洽談，均應(yīng)不慌不忙，條理清晰。在電話上進(jìn)行具體陳述時，要注意有主有次、有點(diǎn)有面、有先有后、有因有果。凡事均應(yīng)一一道來，循序而行，講究邏輯。惟有如此，才能令受話人完整、準(zhǔn)確、及時地理解發(fā)話人所要表達(dá)的意思。
5.確認(rèn)要點(diǎn)
一般而言，打任何一次電話都有一定的要點(diǎn)。為了保證通話效果，務(wù)必注意在電話里對要點(diǎn)加以確認(rèn)。常用的有效做法有三：一是通話要點(diǎn)宜少忌多。每打一次電話最好只有一個要點(diǎn)。二是通話之時應(yīng)明確地對要點(diǎn)加以強(qiáng)調(diào)。三是通話結(jié)束前須再次對要點(diǎn)進(jìn)行復(fù)述，以強(qiáng)化受話人對此的印象。
6.適可而止
在通話時，作為發(fā)話人，一名訓(xùn)練有素的職員理應(yīng)長話短說，廢話不說，更要切忌沒話找話，盡量精簡通話內(nèi)容，縮短通話時間。在正常情況下，最好有意識地將每一次普通通話的時間限定在三分鐘以內(nèi)。此項(xiàng)要求，在電話禮儀中被稱為 通話三分鐘法則 ，平時打電話時就應(yīng)自覺遵守。萬一情況特殊，通話時間可能較長，須向受話人提前說明，并征得對方同意。
7.善始善終
需要結(jié)束通話時，發(fā)話人應(yīng)當(dāng)在下述幾個方面表現(xiàn)出應(yīng)有的禮貌：一是先要詢問一下受話人是否還有事需要相告;二是要以 再見 等道別語作為通話的結(jié)束語;三是當(dāng)自己掛斷電話時，應(yīng)雙手輕輕放下話筒或輕輕按下通話終止鍵，切勿突如其來地掛斷或用力摔掉，令受話人產(chǎn)生誤解。
8.有錯必糾
有時在通話的過程中，往往會出現(xiàn)一些意想不到的差錯。不論是否與己相關(guān)，發(fā)話人均應(yīng)有錯必糾。一是撥錯電話號碼時，要即刻向?qū)Ψ降狼福灰谎圆话l(fā)，掛斷了事。二是線路發(fā)生故障，出現(xiàn)噪音、串線、掉線時，發(fā)話人應(yīng)首先掛斷電話，然后再主動撥打一次。電話接通后，發(fā)話人還應(yīng)就此向受話人做出必要的解釋。
9.善待他人
在電話打通后的第一時間，發(fā)話人有可能并未遇到自己要找的對象，而是碰上了其他人士充當(dāng)受話人。他們可能是電話接線員、辦公室工作人員或者受話人的同事、家人等等。當(dāng)確認(rèn)對方不是自己要找的人之后，應(yīng)請求對方幫助，同時問候?qū)Ψ讲⒏兄x對方的幫助。
10.及時反饋
在打電話的整個過程中，通話雙方的相互配合十分重要。打電話時，發(fā)話人一定要善于觀察受話人的反應(yīng)，并及時予以反饋。例如，在電話接通后，不妨先詢問一下受話人 現(xiàn)在打電話是否方便 ;發(fā)現(xiàn)受話人正在接待他人，則不妨改時再打。
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