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在辦公室收發(fā)即時(shí)消息的7個(gè)禮儀技巧
對(duì)很多員工來說，那是日常通訊的一部分，并且能讓他們快速的從一個(gè)任務(wù)轉(zhuǎn)到另一個(gè)工作任務(wù)之中。以下是一些禮儀專家對(duì)這種流行的自動(dòng)彈出的交流方式的一些建議！
在辦公室收發(fā)即時(shí)消息的7個(gè)禮儀技巧
要注意通訊信息的選項(xiàng)設(shè)置
在你通過即時(shí)消息聯(lián)系某人之前問問人家喜歡什么樣的溝通方式--電話、電子郵件或是即時(shí)消息�！坝行┩驴赡軙�(huì)覺得即時(shí)消息非常實(shí)用，而有些人可能會(huì)覺得那會(huì)分散注意力而且很煩人，”禮儀專家托馬斯·法利說。
要非常非常簡(jiǎn)潔
即時(shí)消息并不適合鋪開敘述深刻的思想�！凹磿r(shí)消息的好處在于快速節(jié)省時(shí)間。而它的劣勢(shì)則是會(huì)讓我們的溝通方式變得松懈，”德克薩斯議會(huì)學(xué)校的所有人戴安娜·古茲曼說。
告訴人們你是否有空
你完全可以通過設(shè)定自己的狀態(tài)避免因被打擾而生某人的氣，或者因?yàn)楹雎粤思磿r(shí)消息而疏遠(yuǎn)了某人這些情況的發(fā)生�！案鶕�(jù)你當(dāng)天的工作安排來設(shè)定你的即時(shí)消息狀態(tài)——‘沒在座位’或‘忙碌中’的自動(dòng)消息回復(fù)會(huì)讓發(fā)消息的人知道你不能馬上進(jìn)行回復(fù)，”法利說。
不要使用笑臉
要用你在電子郵件中所使用的相同的語法和標(biāo)點(diǎn)--這是非常重要的�！芭紶柺褂每s寫是可以的，但請(qǐng)不要在工作中使用口語式的方式或傻乎乎的表情，”古茲曼說。
永遠(yuǎn)不要發(fā)送任何你不能大聲讀出來的東西
你不會(huì)通過工作電話說一些你不希望讓同事或老板聽到的事情。法利建議說，在使用即時(shí)消息的時(shí)候也要完全遵照這個(gè)原則。其他人能很容易的從你身后看到你正在說的話，而且也很有可能你會(huì)不經(jīng)意的把消息發(fā)錯(cuò)人。
耐心等待回應(yīng)
即時(shí)消息能馬上送達(dá)，但并不意味著你就能馬上收到回復(fù)�！叭绻銢]有收到即時(shí)消息的回復(fù)，不要發(fā)送挑釁性的消息，比如‘嘿?’，可能你在發(fā)送消息的時(shí)候是微笑著的，但對(duì)方看不到你的表情，很有可能猜測(cè)你的語氣是消極的，”古茲曼說。
不要使用憤怒的即時(shí)消息短語
通過即時(shí)消息或電子郵件吵架，會(huì)留下太多引起誤解的可能�！叭绻阍诠ぷ髦惺盏搅素�(fù)面的回復(fù)或粗魯?shù)募磿r(shí)消息，建議你馬上進(jìn)行面對(duì)面的溝通(通過skype)或打電話給對(duì)方。因?yàn)楸鎰e肢體語言和語音語調(diào)比較容易，這最終能化解或解決沖突，”古茲曼說。
在辦公室收發(fā)即時(shí)消息的禮儀技巧
語氣助詞要慎用
微信溝通時(shí)，大家經(jīng)常會(huì)帶一些語氣助詞，比如哈哈、嘿嘿、呵呵、HOHO、暈、倒、啊等，但是你有沒有想過，手機(jī)另一端的人看了這些詞匯后，會(huì)有什么感覺?
有專門機(jī)構(gòu)針對(duì)QQ聊天做過兩次網(wǎng)絡(luò)調(diào)查，一次為單選調(diào)查，一次為多選調(diào)查，調(diào)查標(biāo)題為“當(dāng)你的網(wǎng)友說下面哪個(gè)詞時(shí)，你最想抽他”。
結(jié)果在單選調(diào)查中有64%的人選擇了“呵呵”，在多選調(diào)查中有40%的人選擇了“呵呵”�！昂呛恰边@個(gè)詞高票當(dāng)選，也就是說當(dāng)你和你的QQ好友不停的說“呵呵”時(shí)，有大部分人會(huì)不高興的。
同樣微信也是通過一種IM工具，如果你頻繁的使用“呵呵”，對(duì)方也會(huì)不高興的。這個(gè)調(diào)查意味著什么呢，意味著如果你和客戶溝通時(shí)如果用錯(cuò)了詞匯，讓對(duì)方有想抽你的沖動(dòng)，那你是絕對(duì)成交不了的。
熟悉的朋友之間使用這些詞匯還可以理解，如果作為商務(wù)溝通，招攬客戶則肯定不合適。
圖片表情要慎發(fā)
表情是大家在聊天中最喜歡用的元素之一，一個(gè)恰當(dāng)?shù)谋砬槟軌蚱鸬秸{(diào)節(jié)關(guān)系，緩和氣氛的作用，但同語氣助詞一樣，不適當(dāng)?shù)氖褂帽砬椋瑯訒?huì)使別人產(chǎn)生不愉快的心理感受。所以大家在用表情時(shí)盡量不要用那些可能會(huì)引起別人抵觸情緒、讓人反感，或是降低自己形象的圖片。一些低俗的圖片更是不能用。
聊天速度要適當(dāng)
在微信上溝通交流時(shí)，主要通過打字進(jìn)行，這就涉及聊天速度的問題。在這個(gè)問題上，應(yīng)該本著“就慢不就快”的原則。
比如對(duì)方一分鐘打20字，而我們一分鐘能打120字，這時(shí)候就要遷就一下對(duì)方，按著對(duì)方的節(jié)奏交流。否則對(duì)方跟不上我們的思路，使溝通產(chǎn)生障礙。
而且從心理學(xué)的角度來說，對(duì)方有話說不出來，只能看著我們滔滔不絕地打字，感覺會(huì)非常難受。除了聊天速度外，還要注意回復(fù)速度�；貜�(fù)對(duì)方的速度要適中，不能過快，也不能過慢，比如對(duì)方問了一個(gè)他認(rèn)為很重要的問題，那即使我們知道答案，也不要馬上回復(fù)。否則對(duì)方就有可能會(huì)感覺我們對(duì)這個(gè)問題不夠重視，敷衍了事。
回復(fù)要及時(shí)
顧客不知道什么時(shí)候就發(fā)來一條信息，對(duì)于他此時(shí)來說肯定是希望你最快的速度回復(fù)他，解決他的問題。因此我們的工作人員一定要及時(shí)回復(fù)，這是對(duì)他最大的尊重。
如果人家等了很長(zhǎng)時(shí)間都沒有接到你的回復(fù)，那是什么感覺，肯定認(rèn)為你對(duì)他不夠重視，甚至認(rèn)為你們的公司也就一般，可能直接導(dǎo)致這個(gè)客戶就失去了。
還有些顧客可能會(huì)晚上發(fā)信息，如果有條件我們需要每天晚上有客服人員值班，如果沒有條件也得在關(guān)鍵詞回復(fù)中告訴顧客我們會(huì)及時(shí)回復(fù)的，讓客戶知道這是下班時(shí)間。
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