給學校發email的主題(subject)不要空著，而且要盡量簡短。沒有subject的email雖然不至于被忽略，但給人第一印象不是非常好，至少說明你沒有花足夠的心思在上面。如有緊急事情，建議使用urgent help之類的短語，簡潔但很顯眼。
在稱呼上，首先要確定學校網站上的聯系信息上有沒有聯系人的名字。如果有，強烈建議直接以該聯系人姓名，比如Dear Mr. Barbrook代替泛泛的Dear Sir or Madam。當然，如果學校沒有提供，則最好使用以上提到過的Dear Siror Madam，或 To Whom It May Concern。
接下來是正文部分，還是一定要本著簡練的目的。因為admission辦公室的人一天都要看很多這樣的來信，過于冗長繁瑣讓人本能反應就不舒服。而條理清晰、簡潔明了的信會不知不覺讓對方在回答的過程中慢慢的透露出越來越多的信息。
重點是邏輯清晰條理清楚。這點不是很容易就做到。因為一般我們有“情況”才需要聯系學校，而往往這種情況讓我們心情焦慮，恨不得一下子把事情全部說清楚。但越這么想越容易把事情越說越糊涂。
在寫email前，應該把事情在腦子里理一遍，最好跳出來在旁觀者的角度上看問題。前因后果都要想清楚。為什么會出現問題?它是什么原因造成的?一定要交代一下背景，如果一上來就是問題會讓人摸不著頭腦。
但也不要走另外一個極端：很多人在急急忙忙講了一大堆事情后，什么問題都沒問就結尾了。這樣學校的負責人會不知所措，給出的建議的質量也要大打折扣。
在羅列問題時候，最好也不要一股腦兒什么都搬上去，一下子十幾條問題會嚇倒對方的。最好的策略是，先從最緊要的問題開始，一封email最好不要超過3個問題。問題的歸納要注意條理，不要重復，記得要具體一點，不要太過泛泛而談。這樣得到的答案才是最有效的。
一般英國的大學在回復email方面還是反應很快的，而且有調查標明新興的英國大學在這方面尤其突出。在收到回復以后，不管有沒有用最好都回信表示感謝。
另外，如果之前沒有說清楚的可以繼續深入探討。最好直接點“回復”鍵回復，這樣原文會在下面引用，可以讓對方知道你已經收到回復，更重要的是，由于學校每天處理大量這樣的信件，把原文引用在下面可以有助于他“回憶”一下你的case。
當然，如果第一次回復就達到目的，也不要就這樣不理不問了，時刻記住我們“禮儀之邦”的傳統美德，回復別人以表感謝是很必須的。