問候要真誠
抬頭之后的應酬語(承啟語)起開場白的作用。無論是經(jīng)常通信的還是素昧平生的，信的開頭應有問候語。向?qū)Ψ絾柡蛞宦�，是必不可少的禮儀。問候語可長可短，即使短到“您好”兩字，也體現(xiàn)出寫信人的一片真誠，而不是“應景文章”。問候要切合雙方關(guān)系，交淺不宜言深，以簡捷、自然為宜。
內(nèi)容須清楚、準確正文是書信的主體，即寫信人要說的事。
正文從信箋的第二行開始寫，前面空兩格。書信的內(nèi)容盡管各不相同，寫法也多種多樣，但都要以內(nèi)容清楚、敘事準確、文辭通暢、字跡工整為原則，此外還要謙恭有利，即根據(jù)收信人的特點及寫信人與收信人的特定關(guān)系進行措詞(包括敬語謙詞的選擇，語調(diào)的掌握等)。
稱呼要得體
稱呼要準確，要有禮貌。
一般來說，收信人應該是單位里有實權(quán)錄用你的人。要特別注意此人的姓名和職務，書寫要準確，萬萬馬虎不得。因為他們第一眼從信件中接觸到的就是稱呼。最初的印象如何，對于這份 求職 信 件的最終效果有著直接影響，因而要慎重為之。因為 求職 信 往往是首次交往，未必對用人單位有關(guān)人員的姓名熟悉，所以在 求職 信 件中可以直接稱職務頭銜等，如“上海煤氣總公司負責人”、“國發(fā)公司經(jīng)理”、“北京配件廠長”。 求職信 的目的在于求職，帶有“私”事公辦的意味，因而稱呼要求嚴肅謹慎，不可過分親見，以免給人以“套近乎”或者阿諛、唐突之嫌。當然禮貌性的致辭還是可以適當使用的。
稱呼之后一般還要加提稱語，即用來提高稱謂的詞語，如對尊長用“尊鑒”、“賜鑒”、“鈞鑒’、“崇鑒”;對平輩用“臺鑒”。“大鑒”、“惠鑒”;對女士用“芳鑒”、“淑鑒”、“懿鑒”(對年高者);對方是夫婦用“儷鑒”、“同鑒”、“均鑒”等。書信中的這種請察閱敬語要注意與稱呼相配合。
信度稱呼用尊稱
信皮(封文)的主要內(nèi)容除要清楚、準確地寫明收信人地址及郵政編碼、收信人姓名、發(fā)信人地址及姓名以外，還要恰當?shù)剡x用對收信人的的禮貌語詞。首先要注意收信人的稱呼。封皮是寫給郵遞員看的，因此應根據(jù)收信人的職銜、年齡等，寫上“經(jīng)理(或總經(jīng)理)”、“廠長”、“人事資源部長”、”人事經(jīng)理”或“先生”、“同志”、“女士”等。其次，要講究“啟封辭”、“緘封辭”選擇。“啟封辭”是請收信人拆封的禮貌語詞，它表示發(fā)信人對收信人的感情和態(tài)度。一般對高齡者長用“安啟”、“福啟”，對其余長輩用“鈞啟”“賜啟”;對平輩，可依照受信人的身份、性別，分別用“力啟”(對軍人)、“文啟”(對教師)、“芳啟”(對女士);“緘”字的用法也有講究。給長輩的信宜用“謹緘”，對平輩用“緘”。明信片、賀年卡等因無封套，因而無所謂“啟”和“緘”。求職者須注意，切忌用掛號或快件寄來職資料，以克勞神費時。
祝頌要熱誠
正文后的問候祝頌語雖然只幾個字，但表示寫信人對受信人的祝愿、欽敬，也有不可忽視的禮儀作用。祝領(lǐng)語有格式上的規(guī)范要求，一般分兩行書寫，上一行前空兩格，下一行頂格。祝頌語可以套用約定俗成的句式，如“此致”、“敬禮”、“祝您健康”之類，也可以另辟蹊徑，即景生情，以更能表示出對收信人的良好祝愿。如對尊長，可寫“敬請福安”、“敬請金安”、“敬請大安’、“恭請平安”;給平輩的信，則用“順頌時棋”，春天可寫“敬頌春安”，逢年可寫“即請年安”、“此請歲安”，平時用“敬頌時綏”之類;按對方職業(yè)可選用不同的祝頌語，對學界可選用“敬請學安”、“撰安”、“編安”、“文祺”、“教安”、‘誨安”;對政界可選用“恭請鈞安”、“勛安”;對商界可選用“敬請籌安”、“籌綏”、“商安”、“財祺”等。
箋文的最后，要署上寫信人的名字和寫信日期，為表示禮貌，在名字之前加上相應的“弟子”、“受業(yè)”;給用人單位領(lǐng)導寫信，可寫“求職者”或“您未來的部下”。名字之下，還要選用適當?shù)亩Y告敬辭，如對尊長，在署名后應加“叩上”、“敬親”。“叩稟”、“拜上”、“敬啟”、“肅上”等;對平輩在署名后加“敬白”、“謹啟”、“敬上”、“拜啟”等。