稱(chēng)呼要準(zhǔn)確，要有禮貌
一般來(lái)說(shuō)，收信人應(yīng)該是單位里有實(shí)權(quán)錄用你的人。要特別注意此人的姓名和職務(wù)，書(shū)寫(xiě)要準(zhǔn)確，萬(wàn)萬(wàn)馬虎不得。因?yàn)樗麄兊谝谎蹚男偶薪佑|到的就是稱(chēng)呼。最初的印象如何，對(duì)于這份求職信件的最終效果有著直接影響，因而要慎重為之。因?yàn)榍舐毿磐鞘状谓煌幢貙?duì)用人單位有關(guān)人員的姓名熟悉，所以在求職信件中可以直接稱(chēng)職務(wù)頭銜等，如“上海煤氣總公司負(fù)責(zé)人”、“國(guó)發(fā)公司經(jīng)理”、“北京配件廠長(zhǎng)”。求職信的目的在于求職，帶有“私”事公辦的意味，因而稱(chēng)呼要求嚴(yán)肅謹(jǐn)慎，不可過(guò)分親見(jiàn)，以免給人以“套近乎”或者阿諛、唐突之嫌。當(dāng)然禮貌性的致辭還是可以適當(dāng)使用的。
稱(chēng)呼之后一般還要加提稱(chēng)語(yǔ)，即用來(lái)提高稱(chēng)謂的詞語(yǔ)，如對(duì)尊長(zhǎng)用“尊鑒”、“賜鑒”、“鈞鑒’、“崇鑒”;對(duì)平輩用“臺(tái)鑒”。“大鑒”、“惠鑒”;對(duì)女士用“芳鑒”、“淑鑒”、“懿鑒”(對(duì)年高者);對(duì)方是夫婦用“儷鑒”、“同鑒”、“均鑒”等。書(shū)信中的這種請(qǐng)察閱敬語(yǔ)要注意與稱(chēng)呼相配合。
問(wèn)候要真誠(chéng)
抬頭之后的應(yīng)酬語(yǔ)(承啟語(yǔ))起開(kāi)場(chǎng)白的作用。無(wú)論是經(jīng)常通信的還是素昧平生的，信的開(kāi)頭應(yīng)有問(wèn)候語(yǔ)。向?qū)Ψ絾?wèn)候一聲，是必不可少的禮儀。問(wèn)候語(yǔ)可長(zhǎng)可短，即使短到“您好”兩字，也體現(xiàn)出寫(xiě)信人的一片真誠(chéng)，而不是“應(yīng)景文章”。問(wèn)候要切合雙方關(guān)系，交淺不宜言深，以簡(jiǎn)捷、自然為宜。
內(nèi)容須清楚、準(zhǔn)確正文是書(shū)信的主體，即寫(xiě)信人要說(shuō)的事。
正文從信箋的第二行開(kāi)始寫(xiě)，前面空兩格。書(shū)信的內(nèi)容盡管各不相同，寫(xiě)法也多種多樣，但都要以?xún)?nèi)容清楚、敘事準(zhǔn)確、文辭通暢、字跡工整為原則，此外還要謙恭有利，即根據(jù)收信人的特點(diǎn)及寫(xiě)信人與收信人的特定關(guān)系進(jìn)行措詞(包括敬語(yǔ)謙詞的選擇，語(yǔ)調(diào)的掌握等)。
祝頌要熱誠(chéng)
正文后的問(wèn)候祝頌語(yǔ)雖然只幾個(gè)字，但表示寫(xiě)信人對(duì)受信人的祝愿、欽敬，也有不可忽視的禮儀作用。祝領(lǐng)語(yǔ)有格式上的規(guī)范要求，一般分兩行書(shū)寫(xiě)，上一行前空兩格，下一行頂格。祝頌語(yǔ)可以套用約定俗成的句式，如“此致”、“敬禮”、“祝您健康”之類(lèi)，也可以另辟蹊徑，即景生情，以更能表示出對(duì)收信人的良好祝愿。如對(duì)尊長(zhǎng)，可寫(xiě)“敬請(qǐng)福安”、“敬請(qǐng)金安”、“敬請(qǐng)大安’、“恭請(qǐng)平安”;給平輩的信，則用“順頌時(shí)棋”，春天可寫(xiě)“敬頌春安”，逢年可寫(xiě)“即請(qǐng)年安”、“此請(qǐng)歲安”，平時(shí)用“敬頌時(shí)綏”之類(lèi);按對(duì)方職業(yè)可選用不同的祝頌語(yǔ)，對(duì)學(xué)界可選用“敬請(qǐng)學(xué)安”、“撰安”、“編安”、“文祺”、“教安”、‘誨安”;對(duì)政界可選用“恭請(qǐng)鈞安”、“勛安”;對(duì)商界可選用“敬請(qǐng)籌安”、“籌綏”、“商安”、“財(cái)祺”等。
箋文的最后，要署上寫(xiě)信人的名字和寫(xiě)信日期，為表示禮貌，在名字之前加上相應(yīng)的“弟子”、“受業(yè)”;給用人單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)信，可寫(xiě)“求職者”或“您未來(lái)的部下”。名字之下，還要選用適當(dāng)?shù)亩Y告敬辭，如對(duì)尊長(zhǎng)，在署名后應(yīng)加“叩上”、“敬親”。“叩稟”、“拜上”、“敬啟”、“肅上”等;對(duì)平輩在署名后加“敬白”、“謹(jǐn)啟”、“敬上”、“拜啟”等。
信封稱(chēng)呼用尊稱(chēng)
信皮(封文)的主要內(nèi)容除要清楚、準(zhǔn)確地寫(xiě)明收信人地址及郵政編碼、收信人姓名、發(fā)信人地址及姓名以外，還要恰當(dāng)?shù)剡x用對(duì)收信人的的禮貌語(yǔ)詞。首先要注意收信人的稱(chēng)呼。封皮是寫(xiě)給郵遞員看的，因此應(yīng)根據(jù)收信人的職銜、年齡等，寫(xiě)上“經(jīng)理(或總經(jīng)理)”、“廠長(zhǎng)”、“人事資源部長(zhǎng)”、”人事經(jīng)理”或“先生”、“同志”、“女士”等。其次，要講究“啟封辭”、“緘封辭”選擇。“啟封辭”是請(qǐng)收信人拆封的禮貌語(yǔ)詞，它表示發(fā)信人對(duì)收信人的感情和態(tài)度。一般對(duì)高齡者長(zhǎng)用“安啟”、“福啟”，對(duì)其余長(zhǎng)輩用“鈞啟”“賜啟”;對(duì)平輩，可依照受信人的身份、性別，分別用“力啟”(對(duì)軍人)、“文啟”(對(duì)教師)、“芳啟”(對(duì)女士);“緘”字的用法也有講究。給長(zhǎng)輩的信宜用“謹(jǐn)緘”，對(duì)平輩用“緘”。明信片、賀年卡等因無(wú)封套，因而無(wú)所謂“啟”和“緘”。求職者須注意，切忌用掛號(hào)或快件寄來(lái)職資料，以克勞神費(fèi)時(shí)。