我們提到求職信是主動的、附帶的、半正式的，那么，求職信的性質(zhì)與功能在哪里呢？
求職信也稱應(yīng)征函。一般的公司在征才啟事中，只會要求應(yīng)聘者寄上個人簡歷及自傳。求職信是應(yīng)聘者主動表示自己對這份工作的熱衷之一種表現(xiàn)。也就是說，個人簡歷及自傳是被動的，是一種求職過程中所必備的文件。而求職信則是主動的，是求職過程中附帶的，但具有爭取面談機(jī)會的一種半正式溝通作用。
嚴(yán)格來說，一封求職信的性質(zhì)是正式的。因為寫求職信的目的乃在于爭取一份工作，而且寫作的封象是一個公司或公司里某位高級主管，因此我們說求職信是一種正式文件。但是從另一角度來看，求職信是應(yīng)聘者的權(quán)利。應(yīng)聘者可以寫，也可以不寫這封求職信。如果他不寫，沒有人會讓為他的應(yīng)聘文件不完整，因為他寄了履歷和自傳。如果他寫了，那是他強(qiáng)調(diào)自己對這份工作的認(rèn)真態(tài)度，也是他除了履歷和自傳以外，一份和受信者之間，雖然正式但具有私人性質(zhì)的額外溝通。融合這兩層意義，所以我們稱一封求職信為半正式的溝通。
了解了求職信的性質(zhì)之后，我們再來了解它的功能。它的功能乃在透過其主動而附帶的書寫行為，和受文者做半正式的溝通，進(jìn)而使對方了解此應(yīng)聘者積極認(rèn)真的態(tài)度，最后達(dá)到取得面談的目的。在此，我們要有一個認(rèn)識：不管是求職信、履歷表或自傳，其目的都在被錄取。而錄取的關(guān)鍵乃在而談。如果有面談的機(jī)會，就表示有錄取的希望。所以求職信、履歷表及自傳也等于是在爭取面談的機(jī)會。我們常在履歷表或自傳的最后一段看到應(yīng)聘者寫上這么一段：“希望貴公司給我面談的機(jī)會。”便是這個道理。而求職信的功能便在加強(qiáng)受信者給予應(yīng)聘者面談機(jī)會的可能性。因為履歷表和自傳的功能乃在敘述自己的背景，是讓對方了解自己的基本文件，進(jìn)而肯定認(rèn)同自己的能力。
有了這些認(rèn)識以后，我們就可以充分利用這份屬于應(yīng)聘者專有的權(quán)利，為我們爭取工作了。