畢業(yè)生與用人單位的初次接觸往往是通過書面求職材料而發(fā)生的。個(gè)人求職信大多由開頭、主題、結(jié)尾三部分組成。
如何寫求職信呢？開頭部分主要寫清楚寫信的緣由和目的。通常的自薦信不論是針對(duì)報(bào)刊上的招聘廣告、朋友推薦還是人才交流中心的信息，都要寫明招聘信息的來源以及本人的應(yīng)聘理由。據(jù)有關(guān)專家歸納，開頭的形式有以下幾種：一是概括性開頭，用一句話概括你具備的最重要的求職資格和工作能力，并簡(jiǎn)要說明這些資格和能力為何能更好地滿足目標(biāo)工作的需要；二是提名式開頭，提及一個(gè)建議你去申請(qǐng)目標(biāo)工作且為目標(biāo)單位所熟知和尊崇的人的名字；三是提問式開頭，針對(duì)目標(biāo)單位的困難、需要和目標(biāo)提出一個(gè)問題，然后表明你真誠(chéng)地希望能幫助他們克服困難，滿足要求，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)；四是贊揚(yáng)式開頭，贊揚(yáng)目標(biāo)單位近期取得的顯著成就或發(fā)生的重要變化，然后表明你渴望為其效力；五是應(yīng)征信開頭，說是你是在什么地方看到了目標(biāo)單位的招聘廣告中提出的各項(xiàng)要求；六是個(gè)性化開頭，從你與求職目標(biāo)有關(guān)的興趣、看法和與目標(biāo)單位已有的接觸以及你目前工作的狀況說起，談自己為什么想到該用人單位工作；七是獨(dú)創(chuàng)性開頭，如果你申請(qǐng)的目標(biāo)工作需要?jiǎng)?chuàng)造性的想象力，那么可以用一個(gè)新奇的、能表現(xiàn)你這些方面才華的句子開頭。
主體部分是自薦信的重點(diǎn)，它是求職者的個(gè)人資料，屬于自傳體的題材，包括個(gè)人一般情況、專業(yè)、特長(zhǎng)、愛好、經(jīng)驗(yàn)等，具體而言有以下幾個(gè)方面：第一，個(gè)人的基本情況，包括姓名、年齡、性別、籍貫、民族、學(xué)歷、職務(wù)、政治面貌、學(xué)校、專業(yè)、身高等，一般來說，個(gè)人基本情況的介紹越詳細(xì)越好，但也沒有必要畫蛇添足；第二，本人的學(xué)歷、經(jīng)歷與成績(jī)，尤其是與求職有關(guān)的教育科目、工作，應(yīng)主要列出中學(xué)、大學(xué)學(xué)歷，主修、輔修與選修課程及成績(jī)，社會(huì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，個(gè)人生活經(jīng)歷。要突出重點(diǎn)，使你的學(xué)歷，經(jīng)歷讓用人單位感到與其招聘條件相吻合；第三，本人的專長(zhǎng)、技能、興趣、性格的介紹要恰如其分，盡可能使你的專長(zhǎng)、興趣、性格與你所謀求的職業(yè)特點(diǎn)、要求相吻合；第四，應(yīng)聘的簡(jiǎn)短理由，主要指本人對(duì)應(yīng)聘單位的興趣與要求。
（注：本部分可以個(gè)人簡(jiǎn)歷代替）
求職信結(jié)尾怎么寫？結(jié)尾部分主要有兩項(xiàng)內(nèi)容：一是希望并請(qǐng)求招聘單位給予面談的機(jī)會(huì)，內(nèi)容應(yīng)寫得具體、簡(jiǎn)明，語(yǔ)氣要熱情、誠(chéng)懇、有禮貌；二是要附上證明與各種支持材料，包括推薦人的姓名與地址，本人其他有關(guān)資料文件，如畢業(yè)證書、學(xué)位證書、獲獎(jiǎng)證書、學(xué)校的推薦書、履歷表及必要的證明材料。以下是幾種恰當(dāng)?shù)恼?qǐng)求對(duì)方安排面談的方式：如果你距離目標(biāo)單位較遠(yuǎn)，可建議在較近的目標(biāo)單位的代理處面談；提供電話號(hào)碼（包括城市區(qū)號(hào)），說明何時(shí)可以給你打電話，并對(duì)面談提出方便的時(shí)間和地點(diǎn)，或是說一個(gè)時(shí)間，你打電話給對(duì)方請(qǐng)求安排面談；對(duì)對(duì)方可能給予面談機(jī)會(huì)的做法表示贊賞；再次強(qiáng)調(diào)一下你最重要的求職資格和能力，以加強(qiáng)用人單位對(duì)你的良好印象。
在寫求職信的時(shí)候，要注意的問題包括態(tài)度問題、寫作問題及避免有引起反感的內(nèi)容。
一是態(tài)度問題。態(tài)度問題是影響求職信功效的大問題，一般說來，態(tài)度問題包括：
過分自信、自高自大。不少畢業(yè)生在求職信中常流露出這樣一種思想，就是認(rèn)為只要學(xué)習(xí)成績(jī)好，出身名牌大學(xué)，便是一個(gè)夠格稱職的候選人。實(shí)際上許多公司再三指出，不但要德、智、體全面發(fā)展，品學(xué)兼優(yōu)，而且要有多方面的經(jīng)驗(yàn)和才能。因此，過分自信，自高自大，不僅不符合實(shí)際，還會(huì)招致招聘者的反感。
不夠自信、過于謙虛。謙虛雖然是美德，可是在寫求職信時(shí)卻沒有必要表現(xiàn)這種美德。求職者應(yīng)該在信中強(qiáng)調(diào)自己的長(zhǎng)處。如果你不可避免地要在信中說明你的缺點(diǎn)，也沒必要那么直接。
推理不當(dāng)、主觀臆斷。許多畢業(yè)生為了取悅招聘人員，再三強(qiáng)調(diào)自己的學(xué)習(xí)成績(jī)，保證自己會(huì)努力工作成為優(yōu)秀職員，有的人還三番五次說明自己對(duì)所求職業(yè)的興趣，實(shí)際上這些人都犯了一個(gè)重要的推斷錯(cuò)誤，就是認(rèn)為只要成績(jī)好、愿望好、熱情高，便可以成為一個(gè)理想的職員，而不知道能力與經(jīng)驗(yàn)的重要。
語(yǔ)氣過于主觀。招聘的人大多喜歡待人處事比較實(shí)在與客觀的人，所以在信中要盡量少用“我覺得”、“我看”、“我想”等字眼來說明觀點(diǎn)、尤其不要重復(fù)用“我非常希望”、“我真的喜歡”之類的強(qiáng)調(diào)語(yǔ)氣。
二是寫作問題。寫作問題也是求職信的大忌，寫作問題包括：
措辭不當(dāng)。措辭不當(dāng)?shù)睦颖缺冉允�。例�?ldquo;你知道有我這樣的人應(yīng)聘，勢(shì)必大喜過望”、“我（女性求職者）特別喜歡接觸陌生人”、“這種職業(yè)對(duì)我來說簡(jiǎn)直是難以抵擋的誘惑”。如果認(rèn)真一點(diǎn)，這些不妥之處是完全可以避免的。
語(yǔ)言問題。平時(shí)我們與朋友熟人交談時(shí)，習(xí)慣簡(jiǎn)稱自己的學(xué)校、系所、專業(yè)，但在求職信中是要避免的。例如“人大”、“國(guó)經(jīng)”、“勞人院”等。這樣做，一方面招聘者不甚明了，另一方面會(huì)覺得你不穩(wěn)重。還有，一定不要英漢互用，這樣做會(huì)給人一種賣弄的感覺。
美觀問題。如語(yǔ)法不通、文字錯(cuò)誤、語(yǔ)句冗長(zhǎng)等問題。
三是引起反感的內(nèi)容。加入引起反感的內(nèi)容等于是在求職信的“臉”上抹黑，有畫蛇添足之嫌，包括：
給對(duì)方限定時(shí)間。如“本人于某月某日要赴外地實(shí)習(xí)，敬請(qǐng)貴經(jīng)理某月某日前復(fù)信為盼”，表面上看，文字相當(dāng)客氣，可是客氣之中，卻為對(duì)方限定時(shí)間，容易使人反感。
為對(duì)方規(guī)定義務(wù)。如“本人僅以最誠(chéng)摯的心情，應(yīng)聘貴公司的業(yè)務(wù)員，盼望獲得公司的尊重和考慮”，這樣的說法似乎是說：你如果不聘用我，就是對(duì)我的不尊重。這樣的語(yǔ)句，對(duì)方是難以接受的。
以上壓下的口氣。如“貴公司總經(jīng)理某某某先生要我直接寫信給您”或“某長(zhǎng)很關(guān)心我的求職問題，特讓我寫信找你”。收信人看后可能會(huì)這樣想：既然總經(jīng)理（某長(zhǎng)）有意，你還寫信給我干什么，真是多此一舉。
“吊”起來賣。如“現(xiàn)有幾家公司欲聘我，所以請(qǐng)你們從速答復(fù)我”。這樣用別的單位來給招聘的這家公司施壓，往往會(huì)激怒對(duì)方，將你的來信直接扔進(jìn)垃圾箱。
所以類似上述容易引起反感的話千萬不能寫，還是以老老實(shí)實(shí)、謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度去求職為好。那么，如何寫好一封求職信呢？以下的一些建議可以供求職參考。
第一，表示了解。信中盡可能表現(xiàn)出你對(duì)所球職位、部門或行業(yè)的熟悉。如果你和所求單位有過接觸，哪怕是你的一位朋友有過接觸，也要在信中說明，這樣招聘人就會(huì)認(rèn)為你對(duì)他們的單位已有所了解。因此，如果有可能的話，最好先做些調(diào)查，問問有關(guān)的知情人，了解諸如規(guī)模、效益和社會(huì)聲望等方面的情況。
第二，學(xué)會(huì)解釋。如果簡(jiǎn)歷中存在或招聘單位知道某些對(duì)你求職不利的客觀事實(shí)，應(yīng)解釋一下，這樣會(huì)有助于你順利求職。
第三，結(jié)合專業(yè)。事先要掌握大量的招聘信息，要了解哪些部門與單位需要你所學(xué)的專業(yè)。只有這樣，你才會(huì)有目的地去寫信，有針對(duì)性地去發(fā)信，命中率才會(huì)高。
第四，實(shí)事求是。要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，要正確介紹自己。不講大話和假話，不要過高地宣揚(yáng)自己，也不必將自己各方面能力講得平平，這都不利于自薦和用人單位的挑選，最好的方法是用成就和事實(shí)代替華而不實(shí)的修飾語(yǔ)，恰如其分地介紹自己。
第五，突出重點(diǎn)。自薦信切忌篇幅過長(zhǎng)，洋洋灑灑幾十頁(yè)容易使對(duì)方厭煩。相反，如果自薦信過短，即說不清問題，又容易給對(duì)方不嚴(yán)肅、不認(rèn)真的感覺。一般說來，自薦信以一千字左右為宜，以2~3頁(yè)為好。在著有限的篇幅內(nèi)，一定要突出重點(diǎn)，有針對(duì)性，或針對(duì)某一單位的某一職位而求職，效果更好。
第六，全面檢查。寄信之前若能對(duì)下列項(xiàng)目進(jìn)行檢查，會(huì)更有利于你的求職。首先，聯(lián)系方式方面，檢查信封是否標(biāo)準(zhǔn)，地址與落款是否清楚，收信人的姓名、職位或稱呼是否正確，是否署名并告訴了對(duì)方反饋信息的地址、電話，是否寫上了自己的興趣愛好，是否寫明了可以見面的時(shí)間與聯(lián)系方法；其次，內(nèi)容方面，檢查是否寫清楚了自己所要說明的內(nèi)容，是否提供了證明自己符合有關(guān)條件與資格的數(shù)據(jù)資料，是否提及工資方面的要求，是否說明附有簡(jiǎn)歷；最后，技巧方面，檢查信中語(yǔ)氣是否顯示出了自己的自信而并非吹噓，是否避免了使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)，是否回避了個(gè)人的弱點(diǎn)，是否在求職信結(jié)尾部分暗示或明確表明了自己的希望，信的內(nèi)容是否簡(jiǎn)短而有說服力，是否留有副本以供面試時(shí)參考，是否把求職信給朋友或有經(jīng)驗(yàn)的人看過并征求意見，是否記下了發(fā)信的日期以便及時(shí)詢問。