秘書是公司和當店樹立于客戶面前的形象窗口，是一個樞紐起著承上啟下的作用，是店長的左右手。下面是yjbys小編為您搜集整理的文秘崗位職責說明書，歡迎閱讀借鑒。
(一)客戶資料管理
總客戶登記冊用于登記當天值班接待的上門客人和經紀人當天獲取的除上門外的客人，秘書負責提醒督促經紀人將當天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后作廢銷毀。
登報客戶登記表用于登記登報來電問詢的客戶，編號并與當天下午下班前統一分配給經紀人，督促跟進。及時收藏半年后作廢銷毀。
(二)房源資料管理
原始資料
(1) 原始房源編號：按年份+當店的代表字母和順序如(05E0001)05代表2005年，E代表第五家店，0001代表店內的第一套房源
(2) 當天新房源應存夾在新房源夾中，寫上編號。
資料詳細明確的當天下午17：00-18：00發送給總部，資料不夠詳細明確的，提醒經紀人落實清楚，第二天發送給總部。
(3) 當周新房源備份一份并制作一張目錄表上交總部存檔。
(4) 原始房源資料根據當店實際情況進行分類存管，作好標識目錄便于查詢。
(5) 定期整理原始房源資料，提醒經紀人精耕房源。根據經紀人反饋的信息(已售、暫不售、價格異常等)及時更新房源信息，確保房源信準確有效
(6) 已售原始房源資料作好標識存檔保管一年后作廢銷毀。
供客戶查找的房源資料(簡稱對外房源)
每天打印從總部發送到各店郵箱里的各店當天新房源匯總資料，裝訂成冊，供客戶查閱。一個星期整理一次，確保房源信息準確有效。
網絡房源、新報房源當天錄入網站及時根據經紀人反饋信息更改更新。
(三)考勤管理：秘書應該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細內容，嚴格監督打卡情況。中國房地產中介聯盟網--聯盟吧-
(四)值班管理：秘書于當月的最后一天制定下月的值班表，由店長確認簽字生效，于晚會告知傳閱并張貼告示當店同仁，以便于經紀人提前做計劃。
(五)衛生管理：當天衛生由值班人員打掃，秘書應監督當店衛生及辦公設備的整潔度。發現值班人員沒做衛生或馬虎對待的，告知店長，由店長處罰。每月負責組織至少一次的衛生大掃除。
(六)表格表單管理
普通表單格：經紀人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標識清楚，一周整理一次，及時備存，確保各類表單格齊全供經紀人使用。
特殊表單格：租賃合同和收據要在租賃專員提出申請時發放，發出24小時內收回租賃傭金，收據本和一份存檔合同(一式三份中的其中一份)。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財務部
(七)當店辦公用品和基金的管理
辦公用品的領用制作成一份辦公用品領用登記表，監督領用登記，月底統計，供數據分析用。對當店辦公設備進行維護，如出現故障先尋找原因，在能力范圍內的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時與廠家或其他服務機構聯系。
當店基金的管理：根據當店具體情況于月初或月末將當店基金收支明細表張貼告示
(八)數據匯總
每周：周考勤匯總，客戶和房源統計，帶看量、簽單數匯總。