辦公行政工作計(jì)劃
辦公行政工作計(jì)劃
很榮幸服務(wù)于我們這個(gè)公司團(tuán)隊(duì)。鑒于公司業(yè)務(wù)規(guī)模，有效性等因素，公司行政辦公室工作綜合性，工作多樣復(fù)雜性，加之一人兼數(shù)職，許多事情需親力親為。作為辦公室的行政負(fù)責(zé)人，深感責(zé)任重大。通過(guò)以往企業(yè)管理的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際工作情況，對(duì)以后的工作整理出一些思路并做如下闡述：
一、對(duì)企業(yè)管理工作的理解
企業(yè)管理就是依靠企業(yè)的行政組織，按照行政渠道管理企業(yè)的一系列措施和方案。企業(yè)的管理工作內(nèi)容包括行政事務(wù)管理和人力資源管理。在我看來(lái)辦公室的工作性質(zhì)是一個(gè)集管理與服務(wù)相結(jié)合的部門，既有著全權(quán)管理的職能又有著為業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的義務(wù)，工作范圍廣泛，這個(gè)部門的工作成效直接關(guān)系到整個(gè)公司整體運(yùn)作，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)最信任的助手，是企業(yè)里在總經(jīng)理或直接副總領(lǐng)導(dǎo)下的綜合管理部門。
在具體事務(wù)上：是指以行政工作為主，具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動(dòng)、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、資料檔案管理、會(huì)議管理、涉外事務(wù)管理，還涉及到出差、財(cái)產(chǎn)設(shè)備、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。
二、整體的工作思路
1、行政方面
�。�1）作為一個(gè)成立多年的企業(yè)，所有一切事物都要從現(xiàn)實(shí)進(jìn)行規(guī)劃，首要任務(wù)就是強(qiáng)化建立的制度。制度是企業(yè)管理的根本，是企業(yè)文化的基礎(chǔ)，只有完善的制度其他一切工作才可以有條不紊，所有工作的最終目標(biāo)是通過(guò)各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間形成密切配合使整個(gè)公司在運(yùn)作過(guò)程中成為一個(gè)高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體。
�。�2）加強(qiáng)溝通，密切各部門工作關(guān)系，起到一個(gè)上傳下達(dá)的中間協(xié)調(diào)作用。與上級(jí)溝通主要是要充分領(lǐng)悟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意思，把握住方向，同時(shí)將自己和下級(jí)部門的觀點(diǎn)很好的傳達(dá)給上級(jí)。與下級(jí)溝通主要是執(zhí)行上級(jí)的決定以及收集整理下級(jí)部門各項(xiàng)信息。在傳達(dá)精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時(shí)，我的工作原則是務(wù)必真誠(chéng)、謙虛。
�。�3）培育和傳播企業(yè)文化。企業(yè)文化是一個(gè)企業(yè)的精神，是她的內(nèi)在力量。公司的企業(yè)文化，很簡(jiǎn)單概括的八個(gè)字“誠(chéng)信、勤奮、學(xué)習(xí)、互助”沒(méi)有多余的詞匯，沒(méi)有夸張的語(yǔ)言，卻直接體現(xiàn)了公司的工作理念與管理模式。在企業(yè)中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業(yè)文化去吸引、感化人，也就是我們通常所說(shuō)的人文管理。
企業(yè)文化的建設(shè)主要包括以下兩個(gè)方面：
�、俳M織結(jié)構(gòu)清晰，戰(zhàn)略導(dǎo)向明確。行政管理人員應(yīng)該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個(gè)好的組織結(jié)構(gòu)，并制定戰(zhàn)略目標(biāo)，從而形成一個(gè)完善的團(tuán)結(jié)的`團(tuán)隊(duì)。
�、谧⒅仄髽I(yè)形象建設(shè)。包括物質(zhì)形象和精神形象。物質(zhì)形象包括司容、司貌、產(chǎn)品、公司設(shè)施等。精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風(fēng)格、人文環(huán)境等。
企業(yè)文化的建設(shè)需要全體員工的參與，隨著我們公司各項(xiàng)工作都穩(wěn)步開(kāi)展，會(huì)逐步建立起來(lái)，當(dāng)然一定要本著實(shí)事求是的原則，要能夠體現(xiàn)出公司的自身特點(diǎn)、發(fā)展方向、管理模式等，真正的使企業(yè)文化滲透到每個(gè)角落，深入到人心。
2、人力資源方面
人力資源方面將根據(jù)企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，通過(guò)企業(yè)未來(lái)的人力資源的需求和供給狀況的分析，對(duì)組織架構(gòu)、職務(wù)編制、人員配置、教育培訓(xùn)、人力資源管理政策、招聘和考核等內(nèi)容進(jìn)行一系列的工作開(kāi)展。用合理的成本換來(lái)員工最高的工作積極性，以提高工作效率完成公司目標(biāo)發(fā)展任務(wù)。
�。�1）組織架構(gòu)和人員配備。考慮到公司目前狀況，對(duì)人事招聘與配置工作要我認(rèn)為主要做到兩點(diǎn)：謹(jǐn)慎招聘、滿足需求。
�。�2）人員考核與教育培訓(xùn)�？己俗罱K結(jié)果是建立完善的績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，形成公平、競(jìng)爭(zhēng)的平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)上有競(jìng)爭(zhēng)、有激勵(lì)，管理者不完全控制員工做事情的方式，而去衡量做事情的結(jié)果。員工培訓(xùn)是培養(yǎng)員工忠誠(chéng)度、凝聚力的方法之一。從而全面提高公司的整體人才結(jié)構(gòu)。
�。�3）員工福利與激勵(lì)。計(jì)劃制訂激勵(lì)政策：年度優(yōu)秀員工評(píng)選表彰，內(nèi)部升遷和調(diào)薪調(diào)級(jí)制度建立，對(duì)部門設(shè)立年度優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)等。
三、近期工作計(jì)劃
1、對(duì)工作進(jìn)行定位和崗位職責(zé)的劃分，明確崗位職責(zé)。在管理工作中對(duì)每一個(gè)事情都要明確到具體的責(zé)任人，避免出現(xiàn)管理上的空白，但是也要注意可以一個(gè)人負(fù)責(zé)多件事，絕不能幾個(gè)人同時(shí)分管一件事情。
2、強(qiáng)化公司相關(guān)制度，以及相關(guān)使用表格。文件正式的格式，文件發(fā)放與回收管理流程，物品采購(gòu)審批流程，車輛管理容易出現(xiàn)弊端。制度的強(qiáng)化，使工作中的矛盾與弊端就會(huì)越少。
�。�1）公司文件管理制度。統(tǒng)一公司的正式文件編號(hào)與格式，認(rèn)真做好文件、合同、資料、報(bào)刊、雜志的收發(fā)與存檔。
（2）公章使用管理規(guī)定。認(rèn)真監(jiān)督、管理公司印章的使用。
（3）規(guī)范公司的會(huì)議管理，實(shí)行會(huì)議實(shí)名簽到制，做好各項(xiàng)會(huì)議記錄，檢查督促公司領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作的落實(shí)情況 。
�。�4）采購(gòu)物品審批流程。落實(shí)專人負(fù)責(zé)辦公用品的登記、采購(gòu)、發(fā)放。
�。�5）財(cái)務(wù)報(bào)銷制度。強(qiáng)化財(cái)務(wù)各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷制度，完善財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。
�。�6）完善車輛使用管理制度。根據(jù)公司的實(shí)際情況，強(qiáng)化車輛管理，確保公司業(yè)務(wù)正常用車，做好駕駛員的日常管理工作，文明駕駛，確保行車安全。
3、積極配合好財(cái)務(wù)部做好固定資產(chǎn)管理工作，嚴(yán)格按資產(chǎn)的管理流程辦理審批手續(xù)，杜絕因管理不善造成的固定資產(chǎn)損壞或者丟失等不良現(xiàn)象發(fā)生。
4、根據(jù)各部門的實(shí)際人員需求與公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整體編制的規(guī)劃，組織實(shí)施人員招聘。
5、認(rèn)真學(xué)習(xí)公司的業(yè)務(wù)知識(shí)，配合業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)等部門工作。根據(jù)實(shí)際情況制定方案，落實(shí)好制定的工作計(jì)劃，并認(rèn)真組織實(shí)施。
6、做好監(jiān)督辦公場(chǎng)所，樓道衛(wèi)生間的清潔衛(wèi)生。
7、安保問(wèn)題重點(diǎn)就是辦公室的鑰匙保管問(wèn)題，以及同物業(yè)公司配合做好三防工作。
8、完成福利項(xiàng)目與激勵(lì)政策；滿勤獎(jiǎng)，交補(bǔ)，話補(bǔ)、福利，并報(bào)公司總經(jīng)理審批，通過(guò)后進(jìn)行有組織地宣傳貫徹。
9、完成公司領(lǐng)導(dǎo)交代的其他日常工作，認(rèn)真做好領(lǐng)導(dǎo)的助手。我個(gè)人認(rèn)為對(duì)政策的制定要軟，對(duì)政策的落實(shí)要硬。因此在制定政策時(shí)要根據(jù)需要征求相關(guān)人員的建議，深思熟慮而定有利于政策的完善，更切合實(shí)際，更有利于執(zhí)行。每一個(gè)政策的出臺(tái)很難讓所有的人全部接受，畢竟人的素質(zhì)、能力、理解力不同，因此我們?cè)诠芾頃r(shí)要有強(qiáng)勢(shì)執(zhí)行力。
四、中期的計(jì)劃
按照對(duì)辦公室中長(zhǎng)期的規(guī)劃，職責(zé)分工明確以后，主要開(kāi)展公司成本管控、各項(xiàng)制度完善兩項(xiàng)工作。以便于綜合辦公室下一步能夠有條不紊的開(kāi)展工作，提高工作效率，很好的為公司各部門做好保障工作。
辦公用品領(lǐng)用將繼續(xù)嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，控制辦公用品的用量，完善辦公用品領(lǐng)用制度，對(duì)所有耗材使用將進(jìn)行進(jìn)出有登記，消耗有異常時(shí)，將查明原因，并采取相應(yīng)措施。主要有以下幾個(gè)方面：
1、辦公耗材的管控。
（1） 辦公室電話費(fèi)用
�。�2） 辦公用的打印紙（定期回收其他部門的廢舊打印紙，并進(jìn)行可利用與不可利用的分類）
�。�3） 做好宣傳指導(dǎo)工作，在公司內(nèi)部樹立起勤儉節(jié)約的工作作風(fēng)。
2、車輛使用的管控。
車輛的管理情況復(fù)雜，牽扯的方面較多，包括日常駕駛、維護(hù)保養(yǎng)、加
油、等等。最好的就是定人定車，重要的是出現(xiàn)問(wèn)題有利于追究責(zé)任。
3、辦公室將嚴(yán)格按照之前既定政策、制度進(jìn)行落實(shí)并加以完善。
4、大力加強(qiáng)員工崗位知識(shí)、業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)培訓(xùn)，加大內(nèi)部人才開(kāi)發(fā)力度，爭(zhēng)取對(duì)有培養(yǎng)前途的職員進(jìn)行輪崗培訓(xùn)。培訓(xùn)不能形式化，要做到有培訓(xùn)、有考核、有提高。
5、勞資關(guān)系的建立。建立公司合同體系，辦理員工社會(huì)保險(xiǎn)，盡可能避免勞資關(guān)系糾紛。爭(zhēng)取做到每一個(gè)在職、離職員工沒(méi)有較大怨言和遺憾，樹立公司良好的形象。
6、對(duì)各部門工作作風(fēng)、工作能力、工作效率、工作成績(jī)、模范作用、信任度等德、智、能、勤方面進(jìn)行綜合評(píng)議。評(píng)議結(jié)果作為年度部門主管績(jī)效評(píng)價(jià)參考依據(jù)之一。
7、完善福利項(xiàng)目。
五、中長(zhǎng)期計(jì)劃主要是在各項(xiàng)制度的完善與企業(yè)文化的建設(shè)上。
1、認(rèn)真履行辦公室的各項(xiàng)職能，嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)程、工作指令，加大執(zhí)行力度，做到政令通暢。
2、加強(qiáng)計(jì)劃管理，修改并完善有關(guān)考核制度，并形成完整的體系，嚴(yán)格監(jiān)督考核，著實(shí)提高工作效率。按目標(biāo)責(zé)任制考核工作要求定期對(duì)各部門工作完成情況進(jìn)行檢查。
3、根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，提煉企業(yè)文化精髓，編制企業(yè)文化建設(shè)綱要，形成完善的可行的管理手冊(cè)，并逐步實(shí)施，最終使公司的各項(xiàng)工作步入正規(guī)化、科學(xué)化的管理水平。這一點(diǎn)需要在日常的工作中經(jīng)過(guò)分析與評(píng)估，在公司所有的工作在正常軌道中加以建設(shè)。
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