OA辦公系統實施成功的幾點建議

OA辦公系統實施成功的幾點建議

　　1. 系統的建設，領導要足夠的重視

　　OA辦公系統是一個要求所有員工都充分使用的系統，他并非一個一個專業的，僅屬少數人使用的系統，包括公司領導、部門領導、普通員工都要充分的使用，才能顯現本系統的優良特性和使用效果。

　　OA辦公系統中大量的業務都是用工作流的方式來實現的，整個流程的重要環節和核心往往是公司領導，如果公司領導沒有足夠重視，帶頭使用，則普通員工的使用積極性會大受挫折。無法保證OA辦公系統的使用效果和大家使用此系統的熱情。

　　OA辦公系統中所處理的事務大部分是人們在以前的手工方式辦公時就在做著的事情，但是通過辦公自動化來實現，手段更加先進，工作效率更高，可是因為少數員工因循守舊，往往放著更現代的工具不用，繼續使用傳統、落后、低效的手工方式，導致在系統投入使用很長時間以后，大家的普遍變工效率仍舊沒有提高。這也需要公司領導對其部屬監督、堵塞他們使用落后辦公方式的途徑。

　　2. 系統的實施，有全面的規劃，各系統之間功能定界明確

　　OA辦公系統是一個企業、公司所使用的多個軟件系統之一。他所能之處是日常辦公業務的電子化。其他如財務、生產方面還有許多專門的軟件，他們有著與辦公自動化軟件各自擅長的不同方面，是相互不可替代的。

　　可利用OA軟件系統來做整合的平臺和門戶。但是在功能規劃方面應該揚長避短，充分的發揮辦公自動化軟件在工作流和文檔管理方面的優勢，而不要去生硬的去處理過多的如財務、生產等方面它所不擅長的功能。

　　3. OA辦公系統實施的過程也是一個內部管理改革和完善的過程

　　OA辦公系統的使用不同于其他一般的軟件系統的使用。他本身就是一個管理軟件，在其需求調研和開發、使用過程中會發生許多與現有的管理模式和方法相互有沖突的地方。原因既有原管理方式不夠科學和合理的地方，也有少量因為軟件功能所限不能達到所要求功能的方面。

　　為充分使辦公自動化系統推廣使用之后，企業的管理水平能上一個新的臺階，需要在開發過程中:

　　充分的分析現有的管理模式和方法，把優化以后的模型用軟件的方式來實現。在軟件使用的同時，要配合的出一些新的管理和規定，同時對原管理制度和體制中不合理的地方做相應的調整，使得管理制度更加完善，而辦公自動化軟件充當了管理工具的主體，相關的管理制度就是其輔助的工具和手段。

　　4. 分步實施，循序漸進，不急于求成

　　辦公自動化系統的建設是一個過程，他不是一個結果性的東西。它是隨著大家的管理水平、應用水平的提高、使用效果也逐漸顯現的一個過程。而在系統使用到一定的階段和水平之后，新的管理問題和業務需求又成為推動系統進一步前進的重要動力。而一個企業的管理水平的提升、應用水平的提升也是一個不間斷的過程，沒有絕對的止境，并且他是一個循序漸進的過程，不能要求某一天以后，大家的管理和應用水平就突然來了一個躍升。

　　5. 合理分工，協同實施

　　根據辦公自動化系統的特點在實施時需要各方合理分工，協同配合的完成項目的各項工作。其中用戶方的技術部門應該做好技術方面的指導和輔助實施應用的工作，而相關業務部門應該努力地配合需求調研和充分試用。

　　開發方則需要做好需求的歸納整理工作，與用戶方的業務人員充分的溝通和交流、為系統的開發給出一份好的“設計圖紙”。

　　6. 需求建議的民主與集中

　　一個應用軟件開發的基礎是“需求”。很多用戶對需求的產生都有誤區，需求并不是用戶單方面提出以后就交給開發者去做的一份要求。一份合理的需求需要用戶方與開發方作充分的交流，既最大程度地解決用戶方目前的問題，又充分的融進開發方的實施經驗，使其最具合理性。同時，由于一套辦公自動化系統所涉及到的業務部門有很多，各部門對于同一功能模塊有不同的需求，但是作為公司一級的軟件平臺，需要對各部門的業務需求進行一個歸并和整合。

　　7. 開發與實施并重

　　OA辦公系統的另一不同之處是他的實施所占的比重很大。因為辦公系統是需要最廣大的用戶使用的一個系統，如果僅有開發，而沒有一定的制度、手段促進監督大家使用，技術部門的充分輔導和支持大家使用，則此系統的開發效果也就無法顯現出來了，更無法使應用效果顯現出來。

　　在此特別需要領導對于推廣、實施階段的工作予以足夠的重視，并有相應的人力以及時間的投入，如完善制度，加強培訓，做好技術支持工作等等。

　　8. 充分試用，把問題解決在開發階段

　　OA系統的開發主體是實施方的技術人員，他們對業務的了解程度不能與目前在崗的各行業的業務人員相比。如果他們開發出來的產品沒有用戶方的業務人員充分試用，很多問題仍有可能存在于系統之中。

　　所以在系統開發出來以后需要用戶方的業務人員充分的試用，這部分工作是開發方的技術人員所無法替代的。

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