文秘專業的基礎知識積累
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文秘專業的基礎知識積累
一、辦公室的基本知識
(一)辦公室理論的規定性概述
1、名詞概述。辦公室是指一個單位具體設置的綜合性的職能機構，是協助單位首腦辦理專門事項、輔助和協調本單位整個日常工作事務的部門，是指揮、控制整個單位工作的中心部門和聯絡上下左右、溝通四面八方的樞紐和窗口。
2、職責概述。①處理本單位內綜合性的日常事務;②制訂單位內部的有關規章制度;③對單位內部各部門之間的關系和工作進行協調、督辦以及處理有關收、發業務。④為首腦搞好各項服務。
3、范圍概述。①人員的配備與管理;②行政執行中的檢查、協調和監督;③文書、檔案保管;④物資供應、后勤管理;⑤對內外接待以及一些內務日常方面的具體的業務活動的組織、管理和執行。
4、條件概述。①應具備的硬件條件：辦公的專用空間;電話、電傳、打字機、攪碎機、裝訂機、復印機、資料柜等辦公用具。②應具備的軟件條件。文職服務包括的所有系統：辦公自動化系統、文書檔案管理系統、政務資料信息系統、工作協調督辦及后勤管理系統及分類、收發、打印、經管、統計等具體操作管理的基本條件。
(二)辦公室地位和職能的一般性概述
1、地位的概述：
一是處于中心地位：辦公室是指揮、控制整個機關工作的中心部門，代表領導處理全局性的問題，又是一個單位的信息網絡中心，是各種信息的交匯點和集散地，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合，并且發揮出信息中心的綜合效應。
二是處于窗口地位：辦公室是聯絡上下左右、溝通四面八方的“窗口”，是信息網絡中心，處于聯絡站的地位，主要負責接受處理上級和兄弟單位的來問來函，接待上級領導的視察，處理各類公務往來，接待人民群眾來訪等等。一般與外界的聯系，都首先要經過辦公室。
三是處于樞紐地位：辦公室在一個機關中，是溝通上下、協調左右、聯系各方，保證機關工作正常運轉的樞紐。辦公室雖然與其他職能部門同屬一個序列，但是，它與其他職能部門的區別在于其他職能部門是管理層、執行層，辦公室則是中階層。辦公室直接輔助領導工作。
2、職能的概述：
一是指導管理職能。辦公室的指導職能，主要指對下屬機構工作的指導主要體現在：①傳達、制定有關方針、政策，②制定具體的、個別的方針、政策，③對上級有關部門的政策作出闡釋，④提出具體貫徹執行的.意見和方案。
二是參考咨詢職能。
�、偈占畔⒙毮埽洪_展實際調查——進行理論研究——組織信息加工。
�、谳o助決策職能：確定合理目標——制定實施方案——協調組織實施——進行情況反饋和總結經驗。
③服務協調職能：一是服務職能。首先是為領導服務。做好參謀助手，協助領導處理日常事務，進行調查研究，收集整理信息為領導決策提供依據，以及完成領導交辦任務等都屬于服務的內容。其次是為本機關、本單位同級兄弟部門服務。辦公室承擔著文印、打字、文件管理、檔案管理、印信管理等任務。有的綜合性辦公室還承擔著機關事務管理等后勤工作任務。再次是為下級單位和人民群眾服務。二是協調職能。①統一步調。②化解矛盾。③合理安排。
�、鼙O督職能：a)辦公室對有關部門或人員所分擔的任務要心中有數，通過各種途徑隨時掌握他們完成任務的進度，并且檢查其工作完成的質量。b)如果發現執行部門在并無充分理由的情況下延宕工作，致使任務的完成產生困難，辦公室就應當采取果斷的處理辦法，催促其及時完成任務。
(三)關于辦公室基本任務的微觀性概述
1、會議管理工作——組織對會議的審批、安排、調度、通知、記錄、服務及善后工作的處理;
2、文書處理工作——組織對本單位公文的起草、制作、傳遞(送審)、印發;
3、調查研究工作——組織進行事關全局性的政策性、戰略性調查研究工作，實施執行過程的調研工作及中心工作的專題調研工作;
4、文字綜合工作——組織對各種信息、資料、情況進行收集、整理、加工、分析，綜合為專題材料，組織各種專題交流會議、口報會議、研討會議材料。
5、信息處理工作——組織對各種信息的收集、傳遞、處理、反饋，為領導決策作基礎性服務。
6、協調調度工作——對全局性、綜合性(指涉及幾個部門或全機關)工作進行組織協調、指揮調度。
7、督察督辦工作——組織對重點工作進行督查、督辦，實施考核、通報，發揮監督、推動、控制、反饋作用。
8、檔案管理工作——組織對原始性、有價值的文件、資料進行分類整理、立卷歸檔，并做好檔案的管理和使用;
9、信訪接待工作——組織搞好領導的和全局性的信訪接待，傾聽群眾呼聲，關心群眾疾苦，保護群眾利益，切實解決問題，妥善處理矛盾糾紛，做好安撫工作;
10、機要保密工作——嚴格按制度做好保密工作，收密多、知密早、曉密廣、泄密易，被人關注，機要保密十分重要;
11、公務接待工作——按程序、按規范做好政務接待、行政接待、交流參觀接待、外事接待、商務考察接待等;
12、信印管理工作——組織搞好文本管理、介紹信管理、聯系函管理及印章管理;
13、值班值勤工作——領導值班安排、民主值班安排，重大慶典、參觀活動值勤安排、節假日和群眾聚眾、上訪、集會、鬧事維穩值班值勤安排;
14、后勤服務工作——會議室管理、辦公設備管理、安全保衛管理、公共服務管理、倉庫管理;
15、物資和采購工作——重大物資采購申請事項、招標選點、組織采購，進庫登記，報廢處理，包干經費結算;
16、車隊管理工作——車輛配備、購置和更新，司機管理，公務車調度，價格審查，修理維護和車輛報廢處置;
17、物業管理工作——公共環境、衛生管理，綠化、安全、車輛停放管理，門衛保安管理，汽源、電源、油源管理，會議室管理和茶水服務及領導辦公室環衛管理;
18、房產管理工作——所有公用房產管理，辦公用房分配、維修、水電和供冷暖設備、電梯管理及維護維修等。
二、辦公室的規定事務
(一)日常事務。(主要有七大項)
1、日常管理：指辦公室天天面對的規定性、大量的、具體的、瑣碎的事務管理，具有“繁”、“雜”、“小”、“變”的特點，就像一個家，開門七件事：柴、米、油、鹽、醬、醋、茶一樣，每天如此。
2、印信管理：指對印章(機關、單位的印章是機關、單位權力的象征和職能的標志，具有一定的權威性和法定性，具有全權威、證明、標志的作用)信證(指機關單位的介紹性和憑證，介紹信是單位對外聯系、商洽事務的憑證，嚴禁開空白介紹信)的管理。
3、會議管理：指對各種專項會議進行計劃、安排和協調處理。
4、信訪接待：①指代表本單位全權辦理各類單位的來訪，程序是接待——閱信——登記——轉辦;②原則是“熱情、講禮儀、細致周到、妥善處置”，要求“及時接待、詳細商談、認真登記、迅速辦處”。
5、外事工作：是辦公室的一項對外的工作。主要對象是境外的人和事�；驹瓌t：主權高于一切——高度統一——嚴守紀律——平等相待——內外有別——接待相當。
6、禮儀禮節：指辦公室公關活動的行為規范。
�、傩蜗蠖Y儀：由單位的對外公眾形象、環境、信譽、待人接物、言談舉止和員工服飾、接待交流語言等元素構成的一種品質和規范。
�、跁娑Y儀：即禮儀文書。(請柬的用法，會務專用信件和賀卡等制作)
�、畚帐侄Y節：交往禮節中最基本的一種方式。一般情況下注意六個方面：上下級之間，上級伸手后，下級才能伸手相握;長輩晚輩之間，長輩伸手后，晚輩才能伸手相握;男女之間，女人伸手后，男人才能伸手相握;握手時應伸出右手握手;握手時，應摘掉手套;握手時間力求適度。
④互相介紹禮節：是社交場合常用的一種方式。
a.自我介紹：注意高度謙虛;克服羞澀;講究繁簡。
b. 介紹他人：先客氣地打招呼，先把年輕的介紹給長者，把晚輩介紹給長輩，把男子介紹給女子，把下級介紹給上級。
7、督查督辦：此工作是領導推進工作的一項最常用最有效的工作方法和手段，是辦公室在領導的授權下進行的一項工作。
�、俣讲槌绦颍篴. 具體事項督查程序：交辦——轉辦——承辦——催辦——檢查——辦結——辦結回告——審核——立卷——歸檔;
b. 特大或中心工作督查程序：分解——立項——送審——批辦——轉交辦——督辦——催辦——檢查——綜合分析——專題回告——審核——再批辦——再催、督辦——再辦結回告——再審核——立卷——歸檔。 -
�、诙讲楣模憾讲楣ぷ鳑Q定、工作計劃、工作匯報、督查工作查收分解、督查工作簡報(指反映進展情況、經驗介紹、督查效果)、督查工作專報(指對重大決策、會議文件督查落實情況的通告，指限發領導層人員和上報上級機關的簡報材料)、督查工作通報。
(二)承辦事務(主要有兩項)
1、收文事務。①擬辦：指對來文的處理，作出初步意見呈領導批辦。②請辦：包含請辦法和請批法兩種。請辦法是指辦公室根據收文通告直接注明送請主管部門辦理(或辦處或閱處);請批法是指辦公室將收文直接呈請領導批辦。由領導直接批示具體意見。③傳閱：指輪流傳看的引事復印、翻印的重要文件和資料。a. 按順序傳閱;b. 分送傳閱或集中傳閱。.④催辦：是指必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促檢查。⑤承辦：是指機關、單位有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。⑥辦復：是指需辦理的文件在辦畢后，對來文單位所作的答復。(函復、口頭答復、復印領導批示、就地處理、統籌處理)
2、發文事務。①發文程序：擬稿——審核——簽發——繕印、校對——用印、登記、封發②傳文：指根據文件內容和規定的傳達范圍，利用會議進行口頭傳達。根據時限要求，可一次性傳達，也可分幾次傳達。
(三)溝通協調事務(主要有五項)
1、內部溝通協調：指為了使機關、單位內部門之間能夠配合適當所開展的銜接、交流、協商、調度所做的工作。
(1)作用表現為：①凝聚作用，促使工作上分工合作;②樞紐作用：統籌指揮調度，減少失誤，提高效率，起到樞紐作用;③保證作用：促使大政方針、路線、政策的貫徹執行;④調節功能作用：各方力量形成一個合力，使整個工作井然有序、同步運轉。
(2)協調范圍為：公務協調——事務協調——政策協調——會議協調——關系協調——公文協調——受理請示協調——戰略協調
2、與上級溝通協調
①以大局為重，維護上級威信。認真執行上級決策，說話注意場合分寸，凡事不要通過貶低上級來抬高自己。
�、诨Q思考，為上級分憂。做積極的執行者，當得力的參謀。
�、蹟[正位置，就位不“越位”。做的工作不越位，表態不越位，決策不越位，應酬不越位，答復問題不越位。
�、苁杳苡卸�，一視同仁。對上級群體或班子所有成員做到“五個一樣”：組織上要一樣服從，工作上要一樣支持，態度上要一樣對待，請示匯報要一樣的程序，接待服務要一樣的安排。
3、與同級溝通協調：指同級部門之間、同職個人之間關系的處理。同為同級、同職之間的，既有共同的目標，又有各自的分工;既要互相支持、幫助，又蘊涵著彼此的競爭。
掌握的原則：見賢思齊，強者為師;互相尊重，彼此信任;互相補臺，積極配合;寬容別人，學會自制;與人為尊，以誠相待;互相支持，排憂解難。
4、與下級溝通協調：與下級部門或下層員工之間關系的處理，與下一級建立起和諧融洽的關系。最好的方法是以朋友的身份與下級打交道，與下級平等相處。通過工作任務等的確定與實施來構成與下級的關系。
掌握的原則：大膽信任和授權;人格平等;平衡關系(調解下級之間的矛盾和沖突);信息溝通;人文關懷。
(四)參謀事務
主要發揮出主意、想辦法、提建議方面的參謀助手作用。
原則：①圍繞中心，突出重點，著眼事關全局的大事，著眼“牽一發而動全身”的工作;②掌握分寸，適度適宜;③將意見變成問題提出來;④多提幾個方案供領導選擇; ⑤先提問題，再提出建議，一并提出。⑥注意事項：a. 針對不好的消息提的建議意見婉轉表達。b. 領導未采用自己的意見不要忌恨、猜疑。c. 能力不強的領導面前，施展參謀才干更要謙虛謹慎，但機會來了，抓住不放，充分展示。
(五)領導服務事務(主要有六項)
1、領導的日程安排：多指將主要領導每周或每月重大工作(活動)的內容及行程進行安排，制作一個表并注明相關事項和要求。
2、領導的接待事務：多指領導示意的小范圍內的聚會、聯誼、應酬等活動的安排、接待。
3、領導協調服務事務：多指領導示意的一定范圍內重要事宜的聯系、銜接、協調、催辦和落實。
4、領導生活服務事務：多指領導個人和家庭及親朋戚友在生活上的相關服務事務。
5、領導的公務活動服務：多指領導親自參加的參觀、考察、學習、開會的聯系安排的相關服務事宜。
6、領導的健康服務：專指領導的健康咨詢、檢查治療和療養及平時的養護及參加喜好的體育鍛煉活動等事項的服務。
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