行政助理職業前景

行政助理職業前景

　　行政助理在各種行政事務方面幫助和服務于公司員工，通過安排主管日程、填寫計劃列表、處理信息需求、制作數據報告、安排會談會議、接待客戶來訪、維護記錄管理，完成文件歸檔等各項工作，從多方面綜合性地完成高質量的行政管理工作。

　　盡管工作相對繁瑣，但其較低的門檻無疑是想從事行政管理工作的求職者的普遍選擇，他們通過在此崗位上的鍛煉培養，有望在了解企業運營流程、積累豐富工作經驗、建立相應人脈網絡的基礎上，獲得更為廣闊的發展空間。

　　職責

　　不同行業的行政助理有不同的職責，工業企業的行政助理的主要職責是：

　　1、負責員工的考勤，于次月第一個工作日提供考勤報表并存檔;

　　2、負責員工檔案管理，包括原始檔案的收集、整理、歸檔、電子檔案的建立;[1]

　　3、對一般文件的起草和行政人事文件的管理;

　　4、依據人力資源要求計劃，組織各種形式的招聘工作、收集招聘信息、協助招聘工作;

　　5、處理人事日常管理工作，負責請假、招聘、錄用、保險、合同等人事手續的辦理;

　　6、及時辦理相關證件的注冊、登記、變更、年檢等手續;協助做好公司人力工作的管理、培訓與指導;

　　7、組織公司各種活動的策劃;

　　8、負責辦公用品采購計劃制定及物品領取管理。

　　能力要求

　　行政助理必須能夠熟練地準備統計報表、書面報告以及做管理方面的演說。要求熟練掌握個人電腦技術、MS Word、Excel和PowerPoint，以及創建多種專業文件的經驗。

　　分析性思維很重要，因為他們經常需要對自己的工作進行輕重緩急的判斷，并且要對公司的發展和表現進行逐步地監控。

　　行政助理們需要有非常好的組織能力，傳播公司的正面形象并很好地反映在組織工作中，熟悉如何進行控制。

　　教育要求

　　初級職位的最低要求一般是高中文憑和熟悉基本辦公技能。

　　很多職業技術機構和社區學院都提供一到二年的能對申請人有利的辦公管理課程。

　　公司可能提供現場培訓，尤其針對那些醫學或法學領域的專業職位。

　　職業前景

　　該職業的就業前景預計會以中等增長速度持續增長過2012年。

　　1、協助行政經理完成公司行政事務管理;

　　2、參與公司績效管理、考勤等工作;

　　3、參與公司行政、采購事務管理.

　　具體工作

　　在各種行政事務方面幫助和服務于公司員工，例如負責訂機(車)票，聯系各種培訓事宜，聯系和管理公司交通班車服務，食堂餐飲服務管理，與外部物業管理聯絡督促其更好的服務于公司，聯系和協調各種集體活動例如集體外出旅游、受訓、公司運動會、年會和晚會等。還包括管理和組織辦公室文具供應，辦公設施的管理等。

　　行政助理具體工作如下：

　　1、記載員工出勤情況;

　　2、記載工作時間和加班時間;

　　3、考核計算扣加工資和加班工資等;

　　4、處理和維護主管日程，準備和完成各類文件報表;

　　5、閱讀和分析各類信息，制定工作計劃，做好時間分配;

　　6、協助審核、修訂行政管理規章制度，執行日常行政工作;

　　7、傳達通知、分發文件;

　　8、安排公司各種會務和組織員工各種活動;

　　9、接待訪客并決定是否讓主管或其他工作人員與之會談;

　　10、對公司各種文件和檔案進行整理、歸檔;

　　11、履行辦公日常職責，如辦公用品采買、管理和分發，維護記錄管理系統和執行基本的簿記工作等;

　　12、辦理行政事務和手續，比如填報報表、公司年檢、復印打印等;

　　13、負責平時員工福利的采購工作，比如日常的水果、中秋的月餅、公司年貨、生日禮品、節日禮品，等等。

　　注意事項

　　第一、身為行政人員，衣著是很重要的，因為你負責執行公司管理層的管理精神，一個正面的，健康的，積極的形象是很重要的，起碼你要讓人看起來覺得你穩重、大方、可以信任。

　　第二、反應靈敏，一個行政人員，絕不能呆板，當你睜著茫然的大眼睛看著招聘人員的時候，你就直接回家等消息吧。一個成功的行政人員一定是聰明與才智兼備的。

　　第三、脫穎而出的能力，在一堆人里面，也許你不是條件最好的，但你得有脫穎而出的本領，注意一些細節，比如說，制造一個話題，占主導地位，你的口才，你的分析能力，都是面試官會觀察的內容。

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