商務簽字禮儀知識

商務簽字禮儀知識

　　儀式禮儀規(guī)定，為了使有關各方重視合同、遵守合同，在簽署合同時，應舉行鄭重其事的簽字儀式。此即所謂簽約。

　　簽字的種類

　　(1)從禮儀有角度考慮，一般國家間通過談判，就政治、軍事、經(jīng)濟、科技等某一領域相互達成協(xié)議，締結條約或公約，一般舉行簽字儀式。

　　(2)當一國領導人訪問他國，經(jīng)雙方商定達成共識，發(fā)表聯(lián)合公報有時也舉行簽字儀式。

　　(3)各地區(qū)、各單位在與國外交往中，通過會談、談判，最終達成的有關合作項目的.協(xié)議、備忘錄、合同書等，通常也舉行簽字儀式。

　　業(yè)務部門之間簽訂的協(xié)議，一般不舉行簽字儀式。

　　簽字儀式流程

　　一、會談(談判)

　　會談是接待中的主要活動內容，應提前做好充分準備：組織好參談人員、明確主談人、備齊會談資料、文具、布置會談場地。

　　會談人員、時間、地點確定后，盡早通知雙方有關人員，工作人員提前到場檢查落實準備情況。我方參談人員應提前一定時間抵達會談場地等候客人，待客人到達后，一一握手問候，工作人員引導雙方參談人就坐，雙方介紹參談人后，即開始會談。

　　會談通常采用長方桌或橢圓桌形式，賓主相對而坐。以正門為準，我方(主方)背門而坐，客方面對正門就坐，雙方主談人居中，翻譯坐主談人右側，雙方其他參談人員，按禮賓順序在各自談人左右兩側就坐。

　　會談結束后，主方參談人員應將客人送至會談廳門口握手告別。

　　二、簽字儀式

　　簽字儀式是雙方或多方會談，談判結果的體現(xiàn)，是對外交往中的一項正式活動，要求組織嚴謹，按一定規(guī)程實施。

　　簽字儀式首先應做好簽字文本的準備，明確簽字人、助簽人和參加簽字儀式的人員。其次是準備簽字文具，布置簽字會場。提前通知雙方有關人員，簽字儀式的時間和地點。

　　簽字廳一般掛橫幅，設長方桌，桌上擺簽字文本、簽字筆、吸水紙;如掛國旗，以面對會場為準，右側為客方國旗，左側掛我國國旗。參加儀式的人員，以雙方身份高者居中，面對會場，右側為客方人員，我方人員在左側，站于簽字桌背后。

　　雙方人員到齊后，雙方簽字人面對本國國旗就坐，雙方助簽人站于各自簽字人一側。由主持人宣布簽字儀式開始，雙方助簽人負責翻開簽字文本，指明簽字處，簽字人持筆簽字，由雙方助簽人互相傳遞文本，再由簽字人在對方文本上簽字，然后合上文本，雙方簽字人起立，互相握手，交換文本。參加儀式的其他人員同時鼓掌表示祝賀。如安排以紅酒舉杯祝賀，服務人員應在簽字時，先將酒杯送給參加儀式的人員，待簽字完畢交換文本后，及時將酒杯送給雙方簽字人，同時舉杯祝賀。

　　宣布簽字儀式結束后，將客人送至簽字廳門口握手告別。

　　三、位次禮儀

　　一般而言，舉行簽字儀式時，座次排列的具體方式共有三種基本形式，它們分別適用于不同的具體情況。

　　1.并列式排座，是舉行雙邊簽字儀式時最常見的形式。

　　簽字儀式并列式排座

　　基本做法：

　　簽字桌在室內面門橫放;

　　雙方出席儀式的'全體人員在簽字桌之后并排排列;

　　雙方簽字人員居中面門而坐，客方居右，主方居左。

　　2.相對式排座，與并列式簽字儀式的排座基本相同。二者之間的主要差別，只是相對式排座將雙邊簽字儀式的隨員席移至簽字人的對面。

　　簽字儀式相對式排座

　　3.主席式排座，主要適用于多邊簽字儀式。

　　簽字儀式主席式排座

　　操作特點是：

　　簽字桌仍須在室內橫放，簽字者仍須設在桌后面對正門，但只設一個，并且不固定其就座者。

　　舉行儀式時，所有各方人員，包括簽字人在內，皆應背對正門、面向簽字席就座。

　　簽字時，各方簽字人應以規(guī)定的先后順序依次走上簽字席就座簽字，然后即應退回原處就座。

　　簽字儀式的準備工作

　　在商務交往中，人們在簽署合同之前，通常會竭力作好以下幾個步驟的準備工作。

　　第一，要布置好簽字廳。簽字廳有常設專用的，也有臨時以會議廳、會客室來代替的。布置他的總原則，是要莊重、整潔、清靜。

　　一間標準的簽字廳，應當室內滿鋪地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設都不需要。正規(guī)的簽字桌應為長桌，其上最好鋪設深綠色的臺呢。

　　按照儀式禮儀的規(guī)范，簽字桌應當橫放于室內。在其后，可擺放適量的座椅。簽署雙邊性合同時，可放置兩張座椅，供簽字人就座。簽署多邊性合同時，可以僅放一張桌椅，供各方簽字人簽字時輪流就座;也可以為每位簽字人都各自提供一張座椅。簽字人在就座時，一般應當面對正門。

　　在簽字桌上，循例應事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆。吸墨器等等簽字時所用的文具。

　　與外商簽署涉外商務合同時還需在簽字桌上插放有關各方的國旗。插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。例如，簽署雙邊性涉外商務合同時，有關各方的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。

　　第二，要安排好簽字時的座次。在正式簽署合同時，各方代表對于禮遇均非常在意，因為商務人員對于在簽字儀式上最能體現(xiàn)禮遇高低的'座次問題，應當認真對待。

　　簽字時各方代表的座次，是由主方代為先期排定的。合乎禮儀的作法是：在簽署雙邊性合同時，應請客方簽字人在簽字桌右側就座，主方簽字人則應同時就座于簽字桌左側。雙方各自的助簽人，應分別站立于各自一方簽字人的外側，以便隨時對簽字人提供幫助。雙方其他的隨員，可以按照一定的順序在己方簽字人的正對面就座。也可以依照取位的高低，依次自左至右(客方)或是“自右至左(主方)地列成一行，站立于己方簽字人的身后。當一行站不完時，可以按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例排成兩行、三行或四行，原則上，雙方隨員人數(shù)，應大體上相近。

　　在簽署多邊性合同時，一般僅設一個簽字椅。各方簽字人簽字時，須依照有關各方事先同意的先后順序，依次上前簽字。他們的助簽人，應隨之一同行動。在助簽時，依“右高左低”的規(guī)矩，助簽人應站立于簽字人的左側。與此同時，有關各方的隨員，應按照一定的序列，面對簽字桌就座或站立。

　　第三，要預備好待簽的合同文本。依照商界的習慣，在正式簽署合同之前，應由舉行簽字儀式的主方負責準備待簽合同的正式文本。

　　舉行簽字儀式，是一樁嚴肅而莊重的大事，因此不能將“了猶未了”的“半成品”交付其使用;或是臨近簽字時，有關各方還在為某些細節(jié)而糾纏不休。在決定正式簽署合同時，就應當擬定合同的最終文本。它應當是正式的，不再進行任何更改的標準文本。

　　負責為簽字儀式提供待簽的合同文本的主方，應會同有關各方一道指定專人，共同負責合同的定稿、校對、印刷與裝訂。按常規(guī)，應為在合同上正式簽字的有關各方，均提供一份待簽的合同文本。出國留學網(wǎng)提醒您，必要時，還可再向各方提供一份副本。

　　簽署涉外商務合同時，比照國際慣例，待簽的合同文本，應同時使用有關各方法定的官方語言，或是使用國際上通行的英文、法文。此外，亦可同時并用有關各方法定的官方語言與英文或法文。使用外文撰寫合同時，應反復推敲，字斟句酌，不要望文生義或不解其義而亂用詞匯。

　　待簽的合同文本，應以精美的白紙負責制而成，按大八開的規(guī)格裝訂成冊，并以高檔質料，如真皮、金屬、軟木等等，作為其封面。

　　第四，要規(guī)范好簽字人員的服飾。按照規(guī)定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽字儀式時，應當穿著具有禮服性質的深色西裝套裝、中山裝套裝或西裝套裙，并且配以白色襯衫與深色皮鞋。男士還必須系上單色領帶，以示正規(guī)。

　　在簽字儀式上露面的禮儀人員、接待人員，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一類的禮儀性服裝。

　　簽字儀式是簽署合同的高潮，這的時間不長，但程度規(guī)范、莊重而熱烈。簽字儀式的正式程序一共分為四項，它們分別是：

　　其一，是簽字儀式正式開始。有關各方人員進入簽字廳，在既定的位次上各就各位。

　　其二，是簽字人正式簽署合同文本。通常的作法，是首先簽署己方保存的合同文本，再接著簽署他方保存的合同文本。

　　商務禮儀規(guī)定：每個簽字人在由己方保留的合同文本上簽字時，按慣例應當名列首位，因此，每個簽字人均應首先簽署己方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一作法，在禮儀上稱為“輪換制”。它的含義，是在位次排列上，輪流使有關各方均有機會居于首位一次，以顯示機會均等，各方平等。

　　其三，是簽字人正式交換已經(jīng)有關各方正式簽署的合同文本。此時，各方簽字人應熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以志紀念。全場人員應鼓掌，表示祝賀。

　　其四，是共飲香檳酒互相道賀。交換已簽的合同文本后，有關人員，尤其是簽字人當場干上一杯香檳酒，是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。

　　在一般情況下，商務合同在正式簽署后，應提交有關方面進行公證，此后才正式生效。

　　應該說明的是：簽字儀式不一定非搞不可，盡管它可以制造聲勢，增強影響。但是，對于簽字本身卻是必須鄭重對待，不可草草收場的。商界人士對此必須切切注意。

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