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HR高效管理信息資料技巧
信息資料管理，包含人力資源部日常工作中所產(chǎn)生的紙質(zhì)資料和電子資料。對(duì)紙質(zhì)資料和電子資料進(jìn)行處理的過(guò)程，形成了各種數(shù)據(jù)進(jìn)而提高工作水平，信息資料處理最終會(huì)形成各種檔案或臺(tái)賬。信息資料生成、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、匯總、分析、輸出等各項(xiàng)工作，形成了信息資料管理整條工作鏈，分布在人力資源部工作的方方面面。
很多HR不重視信息資料管理工作，或者是不明白信息資料如何管理，導(dǎo)致在信息資料管理中花費(fèi)了不少時(shí)間但卻不能提高工作效率或促進(jìn)工作提高。
一、信息資料包含哪些
信息資料是人力資源工作中所產(chǎn)生的各種信息和資料，部門工作越多所產(chǎn)生的信息資料也就越多，一般來(lái)說(shuō)包含員工應(yīng)聘、入職、轉(zhuǎn)正、崗位異動(dòng)、薪酬變動(dòng)、績(jī)效考核情況、培訓(xùn)情況、獎(jiǎng)罰情況、考察情況、資質(zhì)榮譽(yù)、合同協(xié)議、與保險(xiǎn)相關(guān)等各種信息資料，也包含各種通知文件、數(shù)據(jù)調(diào)查、工作規(guī)范等其它信息資料。
二、信息資料如何管理
(一)建立各種檔案
人力資源部建立哪些檔案并沒有標(biāo)準(zhǔn)的說(shuō)法，說(shuō)到檔案一般都會(huì)想到員工檔案，這只是其中一種檔案，還包括其它各種檔案。在實(shí)踐中可以根據(jù)公司的情況和工作的連續(xù)性、便利性來(lái)建立。
按照模塊和工作來(lái)分，通常可以分為員工檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效考核檔案、薪資檔案、招聘檔案、文件檔案等。其它各種信息資料盡量歸到幾種檔案中，不能歸集的將單獨(dú)建立一套檔案。如果考慮工作的便利性，可以把績(jī)效考核檔案歸集到薪資檔案中，這樣能節(jié)省一些工作時(shí)間，但涉及薪資保密的企業(yè)，或者績(jī)效工作和薪酬工作由兩個(gè)人完成且不能交給第三人整理檔案的，可以獨(dú)立來(lái)建檔。
如后備人才培養(yǎng)、各種員工滿意度調(diào)查、合同協(xié)議簽收單等資料，不能歸入上述幾種檔案的，可以單獨(dú)來(lái)建檔。
各種檔案的編制，遵循不同的編制方法：
以員工作為檢索編制檔案的，如員工檔案。
以月進(jìn)行編制檔案的，如培訓(xùn)檔案、招聘檔案、績(jī)效考核檔案、薪資檔案等。
以年進(jìn)行編制檔案的`，如文件檔案。
以不定周期編制檔案的，如后備人才培養(yǎng)檔案。
不建議以部門進(jìn)行編制檔案，因?yàn)槿藛T在公司內(nèi)部流動(dòng)，會(huì)導(dǎo)致檔案資料查找麻煩。
(二)建立各種電子信息臺(tái)賬
大多電子信息臺(tái)賬是與紙質(zhì)檔案相互對(duì)應(yīng)的，如員工信息表、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表、招聘數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、工資表等。日常工作中需要的數(shù)據(jù)，在電子信息臺(tái)賬中查詢即可，非必要情況不必去查詢紙質(zhì)檔案。
建立電子信息臺(tái)賬，需要有檢索值。檢索值是每個(gè)臺(tái)賬中對(duì)對(duì)象主體進(jìn)行唯一性的編碼或者利用現(xiàn)有信息中的唯一性內(nèi)容作為檢索值。如員工信息表以員工作為對(duì)象主體，可以以員工編號(hào)作為檢索值。員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表以培訓(xùn)班作為對(duì)象主體，可以對(duì)培訓(xùn)班進(jìn)行編號(hào)作為檢索值，如果和員工信息表配合，可以將全年員工培訓(xùn)情況和內(nèi)部講師培訓(xùn)情況進(jìn)行匯總。招聘數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表以應(yīng)聘人員作為對(duì)象主體，對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行編號(hào)作為檢索值，配合著部門崗位信息等，可以對(duì)各部門、各崗位、各層級(jí)的招聘情況進(jìn)行匯總分析。工資表以員工作為對(duì)象主體，員工編號(hào)作為檢索值，但輸出時(shí)一般按照部門進(jìn)行輸出，所以需要配合員工信息表來(lái)進(jìn)行操作。同理，如考勤、績(jī)效考核、工傷情況等各種臺(tái)賬，都需要有檢索值，在和其它臺(tái)賬進(jìn)行綜合信息查詢時(shí)，可以快速的得到自己的數(shù)據(jù)。
紙質(zhì)檔案和電子臺(tái)賬的建立和維護(hù)，同樣是需要精力和時(shí)間的，掌握了工作規(guī)律，工作會(huì)越來(lái)越效率。電子信息臺(tái)賬的建立和檢索值的應(yīng)用，各種工作數(shù)據(jù)可以進(jìn)行交叉查詢和匯總分析，為工作的進(jìn)一步提高提供數(shù)據(jù)支持。
有公司用E-HR系統(tǒng)，但E-HR系統(tǒng)不可能涵蓋工作的各個(gè)方面，需要用多種手段保證信息資料的保管與數(shù)據(jù)生成，千萬(wàn)不能因?yàn)橄到y(tǒng)而把自己的工作局限。
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