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Excel工作表編輯與管理教程
在Excel工作表中，經(jīng)常會遇到想把Excel工作表設(shè)置為只有部分區(qū)域可以編輯的情況，因為這樣不但有助于保護表格的完整性，而且可以防止被更換內(nèi)容和格式。下面是YJBYS小編給你帶來的Excel工作表編輯與管理教程，希望對你有幫助!
1.選取單元格、單元格區(qū)域、行和列
在Excel 2010中選取單元格和單元格區(qū)域、行和列的方法如下：
2.輸入數(shù)據(jù)
選擇單元格或區(qū)域即可輸入數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)輸入結(jié)束后按 Enter 鍵或單擊編輯欄中的“輸入”按鈕確認;如果按Esc鍵或單擊編輯欄中的“取消”按鈕，便可取消本次輸入。
在工作表中可以輸入兩種類型的數(shù)據(jù)：常量和公式。常量是指沒有以“=”開始的單元格數(shù)據(jù)，包括文字、數(shù)字、時間和日期等;公式是以“=”開始，它可以是一個常量、單元格引用、名字或操作符序列，并可從現(xiàn)有的值產(chǎn)生結(jié)果。
Excel 2010對輸入的數(shù)據(jù)會自動區(qū)分類型，一般采取默認格式。下面介紹幾種常用數(shù)據(jù)的輸入。
(1)輸入文本
文本包括漢字、英文字母、數(shù)字、空格及所有鍵盤能輸入的符號。默認文本在單元格中左對齊。文本輸入超出單元格的寬度，將擴展到右列，若右列有內(nèi)容，將被截斷顯示。
(2)輸入數(shù)值
數(shù)值類型的數(shù)據(jù)中只包括0~9 、+(正號)、-(負號)、E、e、%、小數(shù)點(.)和千分位(，)、圓括號、分數(shù)號(/)、貨幣符號(￥或$)，默認數(shù)值在單元格中右對齊。若數(shù)值輸入超長，以科學(xué)記數(shù)法顯示，實際保存在單元格中的數(shù)值保留11位有效數(shù)字，如果要輸入并顯示多于11位的數(shù)字，可以使用內(nèi)置的科學(xué)記數(shù)格式(即指數(shù)格式)或自定義的數(shù)字格式;若小數(shù)輸入超出設(shè)定的位數(shù)，將從超出位四舍五入顯示。當單元格中顯示一串“#”字符時，則表示列寬不夠顯示此數(shù)字，可適當調(diào)整列寬以正確顯示。
無論顯示的數(shù)字的位數(shù)如何，Excel 2010都只保留15位數(shù)字精度。如果數(shù)字長度超出了15位，Excel 2010則會將多余的數(shù)字位轉(zhuǎn)換為零(0)。
(3)輸入日期和時間
當在單元格中輸入日期和時間時，系統(tǒng)自動識別日期格式為“yy/mm/dd”和“yy-mm-dd”、時間格式為“hh:mm(am/pm)”。注意，am/pm和前面的時間之間有一空格，若不按此格式輸入，Excel 2010將視為文本格式;正確輸入后，日期和時間數(shù)據(jù)將右對齊。
(4)自動填充數(shù)據(jù)
在利用Excel 2010進行數(shù)據(jù)處理時，有時需要輸入大量有規(guī)律的數(shù)據(jù)，如等差數(shù)列、等比數(shù)列、自定義數(shù)列等。
①填充相同的數(shù)字型或不具有增減可能的文字型數(shù)據(jù)
當需要在同一行或同一列上輸入一組相同的數(shù)據(jù)時，只需要在第一個單元格中輸入該數(shù)據(jù)后，單擊該單元格，用鼠標對準該單元格的右下角，使光標變成一個“ ”字形(稱為“填充柄”)，拖動填充柄經(jīng)過待填充區(qū)域，即可向其他單元格中填充相同數(shù)據(jù)。
②填充日期時間型及具有增減可能的文字型數(shù)據(jù)
操作方法同①，只是在拖動填充柄的同時要按住Ctrl鍵。
③填充一組規(guī)律性變化的數(shù)據(jù)
如果需要產(chǎn)生一組規(guī)律性變化的數(shù)據(jù)序列(如等差數(shù)列或者等比數(shù)列)，可在“開始”選項卡上的“編輯”組中，通過“填充”命令的下拉菜單中的相應(yīng)命令來完成。
④自定義序列
雖然Excel 2010自身帶有一些填充序列，但在實際應(yīng)用中，有時會發(fā)現(xiàn)Excel 2010提供的序列不能完全滿足實際需要，這時可以通過工作表中的現(xiàn)有數(shù)據(jù)項或自己輸入一些新的數(shù)據(jù)項來創(chuàng)建自定義序列。
利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)創(chuàng)建自定義序列
如果已經(jīng)輸入了將要用作填充序列的數(shù)據(jù)，則可以先選定工作表中相應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后單擊“文件”選項卡中的“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，如圖1所示。在該對話框中，單擊“高級”，將右側(cè)的滾動條拖到最下邊，單擊“編輯自定義列表”按鈕，打開“自定義序列”對話框，單擊“導(dǎo)入”按鈕，即可使用選定的數(shù)據(jù)添加到“自定義序列”列表框中，如圖5-2-4所示。
⑤利用臨時輸入方式創(chuàng)建自定義序列
如果要輸入新的序列列表，則需要先選擇圖2中“自定義序列”列表框中的“新序列”選項，然后在“輸入序列”編輯框中，從第一個序列元素開始輸入新的序列。在輸入每個元素后，按回車鍵。整個序列輸入完畢后，單擊“添加”按鈕。
編輯自定義序列
在圖2中的“自定義序列”列表框中，單擊需要修改的序列，該序列的元素就會出現(xiàn)在“輸入序列”編輯框中，修改相應(yīng)的元素后，單擊“添加”按鈕。
刪除自定義序列
在圖2中的“自定義序列”列表框中，單擊要刪除的序列，然后單擊“刪除”按鈕。
(5)數(shù)據(jù)有效性設(shè)置
在Excel 2010中，單元格默認的有效數(shù)據(jù)為任何數(shù)值。使用數(shù)據(jù)有效性功能，可以預(yù)先設(shè)置一個或某些單元格所允許輸入的數(shù)據(jù)類型和范圍，設(shè)置輸入提示信息和輸入錯誤提示信息。
數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置方法可按以下步驟進行操作：
①選擇要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格或單元格區(qū)域。。
②單擊菜單欄“數(shù)據(jù)”選項卡中的“有效性”命令，在“功能區(qū)”中單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，如圖3所示。
③在“設(shè)置”選項卡中設(shè)置有效性條件。
④在“輸入信息”選項卡中，設(shè)置選定單元格顯示的輸入信息。
⑤在“出錯警告”選項卡中，設(shè)置在輸入有誤的情況下顯示的出錯警告。
⑥在“輸入法模式”選項卡中，設(shè)置所需的輸入法模式，由于單元格中只輸入數(shù)值，不必進行文字輸入，因此可選擇模式為“關(guān)閉”。
⑦單擊“確定”按鈕，即可完成單元格或單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。
當對設(shè)置有效性的單元格進行操作時，會出現(xiàn)相應(yīng)的提示。如果輸入錯誤時會出現(xiàn)警告對話框。
在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中單擊左下角的“全部清除”按鈕，然后“確定”即可清除數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。
(6)記憶式鍵入
如果在單元格中輸入的起始字符與該列已有的錄入項相符，則可以自動填寫其余的字符，但只能自動完成包含文字的錄入項，或包含文字與數(shù)字的錄入項，即錄入項中只能包含數(shù)字和沒有格式的日期或時間。如果接受建議的錄入項，則按回車鍵;如果不想采用自動提供的字符，則繼續(xù)輸入。
3.編輯單元格數(shù)據(jù)
要編輯單元格中的部分數(shù)據(jù)，可以使用編輯欄或直接在單元格中進行修改。
如果要清除單元格中的格式、內(nèi)容、批注，只要選定欲刪除數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，然后選擇“開始”選項卡“單元格”組中“清除”按鈕，在彈出下拉菜單中選擇“清除內(nèi)容”命令即可。
4.移動與復(fù)制單元格數(shù)據(jù)
使用剪貼板可非常方便地實現(xiàn)單元格數(shù)據(jù)的移動和復(fù)制，具體操作步驟如下：
①擇要被復(fù)制或移動的單元格區(qū)域。
②若是復(fù)制，單擊菜單欄“開始”選項卡中“剪切板”中的“復(fù)制”圖標;若是移動，單擊菜單欄“開始”選項卡中“剪切板”中“剪切”圖標。
③選擇復(fù)制或移動到目的單元格區(qū)域。
④單擊菜單欄“開始”選項卡中“剪切板”中的“粘貼”圖標，即可實現(xiàn)移動或復(fù)制。
復(fù)制單元格數(shù)據(jù)時，可以只復(fù)制單元格的格式、批注等內(nèi)容。對此只需在粘貼操作時在彈出的快捷菜單中單擊“選擇性粘貼…”命令，顯示“選擇性粘貼”對話框，然后在粘貼選項組中選擇一種粘貼方式。
5.選定工作表
工作簿由多張工作表組成，有時為了同時對多張工作表操作，就需要同時選取多張工作表。按住Ctrl 鍵，用鼠標單擊工作表標簽即選取多張不連續(xù)的工作表;用鼠標單擊第一個工作表，按住Shift鍵，再單擊最后一個工作表標簽，即可選取連續(xù)的多張工作表。多個選中的工作表組成了一個工作組，在標題欄會出現(xiàn)“工作組”字樣，如圖4所示。選取工作組后，在一個表中輸入數(shù)據(jù)，會同時輸入到其他組員的工作表中。
6.工作表重命名
選擇要更名工作表，單擊“開始”選項卡“單元格”組中“格式”按鈕，在下拉列表中選擇“重命名工作表”命令，在標簽處出現(xiàn)反色顯示，直接輸入新工作表名。
7.插入工作表
要在當前工作簿中插入新工作表，操作步驟如下：
①選定一個或多個工作表。
②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“單元格”下方箭頭，在彈出下拉菜單中選擇“插入工作表”命令。
8.刪除工作表
①選擇需要刪除的工作表。
②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“刪除”下方箭頭，在彈出下拉菜單中選擇“刪除工作表”命令。
9.移動或復(fù)制工作表
①首先選擇要復(fù)制工作表。
②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“格式”下方箭頭，在彈出菜單中選擇“移動或復(fù)制…”命令，出現(xiàn)“移動或復(fù)制工作表”對話框。如圖5-2-7所示。
③在圖5所示對話框的工作簿下拉列表中選擇目標工作簿(同一工作簿則不進行選擇)，然后選定在哪個工作表之前。
④若要移動工作表，直接單擊“確定”按鈕;若要復(fù)制工作表，還應(yīng)選擇“建立副本”復(fù)選框，再單擊“確定”按鈕。
同一個工作簿中的工作表不能重名，若因為移動或復(fù)制要造成重名時，新的工作表將自動改名。
10.插入與刪除單元格
(1)若想要在工作表中插入單元格或單元格區(qū)域，可按以下步驟進行操作：
①單擊某行(列)單元格。
②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“插入”按鈕，在下拉列表中選擇插入“單元格”，彈出“插入”對話框。
③在該對話框中選擇插入方式。
④單擊“確定”按鈕，可插入一個單元格或一行(列)。
(2)若想刪除單元格，可按以下步驟進行：
①單擊某行(列)的任一單元格。
②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“刪除”按鈕，在下拉列表中選擇“單元格”命令，彈出“彈出”對話框。
③在對話框中選擇刪除方式，單擊“確定”按鈕，可刪除該單元格或其所在的一行(列)。
11.隱藏工作表和顯示隱藏的工作表
在工作簿中選定需要隱藏的工作表，在“開始”選項卡上的“單元格”組中，單擊“格式”下方箭頭，在其下拉菜單中選擇“隱藏和取消隱藏”命令，再在其級聯(lián)菜單中選擇“隱藏工作表”命令，即可隱藏該工作表，如圖6所示。如果要顯示被隱藏的工作表，則在“隱藏和取消隱藏”的級聯(lián)菜單中選擇“取消隱藏工作表”命令，即可重新顯示該工作表。
12.隱藏工作簿和顯示隱藏的工作簿
打開需要隱藏的工作簿，在“視圖”選項卡上的“窗口”組中，單擊“隱藏”，即可隱藏該工作簿。如果要顯示被隱藏的工作簿，則在“視圖”選項卡上的“窗口”組中，單擊“取消隱藏”命令。
13.工作表拆分與還原
為在同一窗口中同時查看工作表的不同部分，可將工作表拆分成多個窗格，具體方法如下：
鼠標選擇工作表中要拆分窗口位置的單元格，然后選擇“視圖”選項卡“窗口”組中的“拆分”命令，窗口中出現(xiàn)水平和垂直分割線將工作表分割為4個窗口。鼠標指向分割線，鼠標指針變?yōu)榉指钪羔?或 后，按下鼠標左鍵可左右或上下拖動分割線，可改變拆分窗口的大小。拖動垂直和水平滾動條可在4個窗口中顯示工作表的4個不同位置的內(nèi)容。
如果要撤銷窗口拆分，則再次單擊“拆分”命令即可還原成一個窗口。
14.隱藏、恢復(fù)和鎖定行(列)
(1)隱藏、恢復(fù)行或列
選定需要隱藏的行或列;在“開始”選項卡上的“單元格”組中，單擊“格式”，在其下拉菜單中選擇“隱藏和取消隱藏”命令，再在其級聯(lián)菜單中選擇“隱藏行”或“隱藏列”命令，即可隱藏選中的行或列。如果要顯示被隱藏的行，則再在其級聯(lián)菜單中選擇“取消隱藏行”或“取消隱藏列”命令，即可顯示被隱藏的行或列。
(2)行或列的鎖定(凍結(jié))
為了在滾動工作表時保持行或列標志數(shù)據(jù)可見，可以“凍結(jié)”頂部的一些行和(或)左邊的一些列，操作方法如下：
如果要在窗口頂部生成水平凍結(jié)窗格，則選定待拆分處下邊一行;如果要在窗口左側(cè)生成垂直凍結(jié)窗格，則選定待拆分處右邊一列;如果要同時生成頂部和左側(cè)凍結(jié)的窗格，則單擊待拆分處右下方的單元格。然后，在“視圖”選項卡上的“窗口”組中，單擊“凍結(jié)窗格”命令，在其下拉菜單中單擊“凍結(jié)拆分窗格”。如果要凍結(jié)首行或首列，則在“視圖”選項卡上的“窗口”組中，單擊“凍結(jié)窗格”命令，在其下拉菜單中單擊“凍結(jié)首行”或“凍結(jié)首列”。
如果要撤銷凍結(jié)，則在“視圖”選項卡上的“窗口”組中，單擊“凍結(jié)窗格”命令，在其下拉菜單中單擊“取消凍結(jié)窗格”即可。
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