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      2. Excel工作表編輯與管理教程

        時間:2024-08-06 20:58:46 office辦公 我要投稿
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        Excel工作表編輯與管理教程

          在Excel工作表中,經(jīng)常會遇到想把Excel工作表設(shè)置為只有部分區(qū)域可以編輯的情況,因為這樣不但有助于保護表格的完整性,而且可以防止被更換內(nèi)容和格式。下面是YJBYS小編給你帶來的Excel工作表編輯與管理教程,希望對你有幫助!

        Excel工作表編輯與管理教程

          1.選取單元格、單元格區(qū)域、行和列

          在Excel 2010中選取單元格和單元格區(qū)域、行和列的方法如下:

          2.輸入數(shù)據(jù)

          選擇單元格或區(qū)域即可輸入數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)輸入結(jié)束后按 Enter 鍵或單擊編輯欄中的“輸入”按鈕確認;如果按Esc鍵或單擊編輯欄中的“取消”按鈕,便可取消本次輸入。

          在工作表中可以輸入兩種類型的數(shù)據(jù):常量和公式。常量是指沒有以“=”開始的單元格數(shù)據(jù),包括文字、數(shù)字、時間和日期等;公式是以“=”開始,它可以是一個常量、單元格引用、名字或操作符序列,并可從現(xiàn)有的值產(chǎn)生結(jié)果。

          Excel 2010對輸入的數(shù)據(jù)會自動區(qū)分類型,一般采取默認格式。下面介紹幾種常用數(shù)據(jù)的輸入。

          (1)輸入文本

          文本包括漢字、英文字母、數(shù)字、空格及所有鍵盤能輸入的符號。默認文本在單元格中左對齊。文本輸入超出單元格的寬度,將擴展到右列,若右列有內(nèi)容,將被截斷顯示。

          (2)輸入數(shù)值

          數(shù)值類型的數(shù)據(jù)中只包括0~9 、+(正號)、-(負號)、E、e、%、小數(shù)點(.)和千分位(,)、圓括號、分數(shù)號(/)、貨幣符號(¥或$),默認數(shù)值在單元格中右對齊。若數(shù)值輸入超長,以科學(xué)記數(shù)法顯示,實際保存在單元格中的數(shù)值保留11位有效數(shù)字,如果要輸入并顯示多于11位的數(shù)字,可以使用內(nèi)置的科學(xué)記數(shù)格式(即指數(shù)格式)或自定義的數(shù)字格式;若小數(shù)輸入超出設(shè)定的位數(shù),將從超出位四舍五入顯示。當單元格中顯示一串“#”字符時,則表示列寬不夠顯示此數(shù)字,可適當調(diào)整列寬以正確顯示。

          無論顯示的數(shù)字的位數(shù)如何,Excel 2010都只保留15位數(shù)字精度。如果數(shù)字長度超出了15位,Excel 2010則會將多余的數(shù)字位轉(zhuǎn)換為零(0)。

          (3)輸入日期和時間

          當在單元格中輸入日期和時間時,系統(tǒng)自動識別日期格式為“yy/mm/dd”和“yy-mm-dd”、時間格式為“hh:mm(am/pm)”。注意,am/pm和前面的時間之間有一空格,若不按此格式輸入,Excel 2010將視為文本格式;正確輸入后,日期和時間數(shù)據(jù)將右對齊。

          (4)自動填充數(shù)據(jù)

          在利用Excel 2010進行數(shù)據(jù)處理時,有時需要輸入大量有規(guī)律的數(shù)據(jù),如等差數(shù)列、等比數(shù)列、自定義數(shù)列等。

          ①填充相同的數(shù)字型或不具有增減可能的文字型數(shù)據(jù)

          當需要在同一行或同一列上輸入一組相同的數(shù)據(jù)時,只需要在第一個單元格中輸入該數(shù)據(jù)后,單擊該單元格,用鼠標對準該單元格的右下角,使光標變成一個“ ”字形(稱為“填充柄”),拖動填充柄經(jīng)過待填充區(qū)域,即可向其他單元格中填充相同數(shù)據(jù)。

          ②填充日期時間型及具有增減可能的文字型數(shù)據(jù)

          操作方法同①,只是在拖動填充柄的同時要按住Ctrl鍵。

          ③填充一組規(guī)律性變化的數(shù)據(jù)

          如果需要產(chǎn)生一組規(guī)律性變化的數(shù)據(jù)序列(如等差數(shù)列或者等比數(shù)列),可在“開始”選項卡上的“編輯”組中,通過“填充”命令的下拉菜單中的相應(yīng)命令來完成。

          ④自定義序列

          雖然Excel 2010自身帶有一些填充序列,但在實際應(yīng)用中,有時會發(fā)現(xiàn)Excel 2010提供的序列不能完全滿足實際需要,這時可以通過工作表中的現(xiàn)有數(shù)據(jù)項或自己輸入一些新的數(shù)據(jù)項來創(chuàng)建自定義序列。

          利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)創(chuàng)建自定義序列

          如果已經(jīng)輸入了將要用作填充序列的數(shù)據(jù),則可以先選定工作表中相應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)域,然后單擊“文件”選項卡中的“選項”命令,打開“Excel選項”對話框,如圖1所示。在該對話框中,單擊“高級”,將右側(cè)的滾動條拖到最下邊,單擊“編輯自定義列表”按鈕,打開“自定義序列”對話框,單擊“導(dǎo)入”按鈕,即可使用選定的數(shù)據(jù)添加到“自定義序列”列表框中,如圖5-2-4所示。

          

          

          ⑤利用臨時輸入方式創(chuàng)建自定義序列

          如果要輸入新的序列列表,則需要先選擇圖2中“自定義序列”列表框中的“新序列”選項,然后在“輸入序列”編輯框中,從第一個序列元素開始輸入新的序列。在輸入每個元素后,按回車鍵。整個序列輸入完畢后,單擊“添加”按鈕。

          編輯自定義序列

          在圖2中的“自定義序列”列表框中,單擊需要修改的序列,該序列的元素就會出現(xiàn)在“輸入序列”編輯框中,修改相應(yīng)的元素后,單擊“添加”按鈕。

          刪除自定義序列

          在圖2中的“自定義序列”列表框中,單擊要刪除的序列,然后單擊“刪除”按鈕。

          (5)數(shù)據(jù)有效性設(shè)置

          在Excel 2010中,單元格默認的有效數(shù)據(jù)為任何數(shù)值。使用數(shù)據(jù)有效性功能,可以預(yù)先設(shè)置一個或某些單元格所允許輸入的數(shù)據(jù)類型和范圍,設(shè)置輸入提示信息和輸入錯誤提示信息。

          數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置方法可按以下步驟進行操作:

          ①選擇要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格或單元格區(qū)域。。

          ②單擊菜單欄“數(shù)據(jù)”選項卡中的“有效性”命令,在“功能區(qū)”中單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令,打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,如圖3所示。

          

          ③在“設(shè)置”選項卡中設(shè)置有效性條件。

          ④在“輸入信息”選項卡中,設(shè)置選定單元格顯示的輸入信息。

          ⑤在“出錯警告”選項卡中,設(shè)置在輸入有誤的情況下顯示的出錯警告。

          ⑥在“輸入法模式”選項卡中,設(shè)置所需的輸入法模式,由于單元格中只輸入數(shù)值,不必進行文字輸入,因此可選擇模式為“關(guān)閉”。

          ⑦單擊“確定”按鈕,即可完成單元格或單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。

          當對設(shè)置有效性的單元格進行操作時,會出現(xiàn)相應(yīng)的提示。如果輸入錯誤時會出現(xiàn)警告對話框。

          在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中單擊左下角的“全部清除”按鈕,然后“確定”即可清除數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。

          (6)記憶式鍵入

          如果在單元格中輸入的起始字符與該列已有的錄入項相符,則可以自動填寫其余的字符,但只能自動完成包含文字的錄入項,或包含文字與數(shù)字的錄入項,即錄入項中只能包含數(shù)字和沒有格式的日期或時間。如果接受建議的錄入項,則按回車鍵;如果不想采用自動提供的字符,則繼續(xù)輸入。

          3.編輯單元格數(shù)據(jù)

          要編輯單元格中的部分數(shù)據(jù),可以使用編輯欄或直接在單元格中進行修改。

          如果要清除單元格中的格式、內(nèi)容、批注,只要選定欲刪除數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域,然后選擇“開始”選項卡“單元格”組中“清除”按鈕,在彈出下拉菜單中選擇“清除內(nèi)容”命令即可。

          4.移動與復(fù)制單元格數(shù)據(jù)

          使用剪貼板可非常方便地實現(xiàn)單元格數(shù)據(jù)的移動和復(fù)制,具體操作步驟如下:

          ①擇要被復(fù)制或移動的單元格區(qū)域。

          ②若是復(fù)制,單擊菜單欄“開始”選項卡中“剪切板”中的“復(fù)制”圖標;若是移動,單擊菜單欄“開始”選項卡中“剪切板”中“剪切”圖標。

          ③選擇復(fù)制或移動到目的單元格區(qū)域。

          ④單擊菜單欄“開始”選項卡中“剪切板”中的“粘貼”圖標,即可實現(xiàn)移動或復(fù)制。

          復(fù)制單元格數(shù)據(jù)時,可以只復(fù)制單元格的格式、批注等內(nèi)容。對此只需在粘貼操作時在彈出的快捷菜單中單擊“選擇性粘貼…”命令,顯示“選擇性粘貼”對話框,然后在粘貼選項組中選擇一種粘貼方式。

          5.選定工作表

          工作簿由多張工作表組成,有時為了同時對多張工作表操作,就需要同時選取多張工作表。按住Ctrl 鍵,用鼠標單擊工作表標簽即選取多張不連續(xù)的工作表;用鼠標單擊第一個工作表,按住Shift鍵,再單擊最后一個工作表標簽,即可選取連續(xù)的多張工作表。多個選中的工作表組成了一個工作組,在標題欄會出現(xiàn)“工作組”字樣,如圖4所示。選取工作組后,在一個表中輸入數(shù)據(jù),會同時輸入到其他組員的工作表中。

          

          6.工作表重命名

          選擇要更名工作表,單擊“開始”選項卡“單元格”組中“格式”按鈕,在下拉列表中選擇“重命名工作表”命令,在標簽處出現(xiàn)反色顯示,直接輸入新工作表名。

          7.插入工作表

          要在當前工作簿中插入新工作表,操作步驟如下:

          ①選定一個或多個工作表。

          ②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“單元格”下方箭頭,在彈出下拉菜單中選擇“插入工作表”命令。

          8.刪除工作表

          ①選擇需要刪除的工作表。

          ②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“刪除”下方箭頭,在彈出下拉菜單中選擇“刪除工作表”命令。

          9.移動或復(fù)制工作表

          ①首先選擇要復(fù)制工作表。

          ②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“格式”下方箭頭,在彈出菜單中選擇“移動或復(fù)制…”命令,出現(xiàn)“移動或復(fù)制工作表”對話框。如圖5-2-7所示。

          ③在圖5所示對話框的工作簿下拉列表中選擇目標工作簿(同一工作簿則不進行選擇),然后選定在哪個工作表之前。

          ④若要移動工作表,直接單擊“確定”按鈕;若要復(fù)制工作表,還應(yīng)選擇“建立副本”復(fù)選框,再單擊“確定”按鈕。

          同一個工作簿中的工作表不能重名,若因為移動或復(fù)制要造成重名時,新的工作表將自動改名。

          10.插入與刪除單元格

          (1)若想要在工作表中插入單元格或單元格區(qū)域,可按以下步驟進行操作:

          ①單擊某行(列)單元格。

          ②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“插入”按鈕,在下拉列表中選擇插入“單元格”,彈出“插入”對話框。

          ③在該對話框中選擇插入方式。

          ④單擊“確定”按鈕,可插入一個單元格或一行(列)。

          (2)若想刪除單元格,可按以下步驟進行:

          ①單擊某行(列)的任一單元格。

          ②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“刪除”按鈕,在下拉列表中選擇“單元格”命令,彈出“彈出”對話框。

          ③在對話框中選擇刪除方式,單擊“確定”按鈕,可刪除該單元格或其所在的一行(列)。

          11.隱藏工作表和顯示隱藏的工作表

          在工作簿中選定需要隱藏的工作表,在“開始”選項卡上的“單元格”組中,單擊“格式”下方箭頭,在其下拉菜單中選擇“隱藏和取消隱藏”命令,再在其級聯(lián)菜單中選擇“隱藏工作表”命令,即可隱藏該工作表,如圖6所示。如果要顯示被隱藏的工作表,則在“隱藏和取消隱藏”的級聯(lián)菜單中選擇“取消隱藏工作表”命令,即可重新顯示該工作表。

          

          12.隱藏工作簿和顯示隱藏的工作簿

          打開需要隱藏的工作簿,在“視圖”選項卡上的“窗口”組中,單擊“隱藏”,即可隱藏該工作簿。如果要顯示被隱藏的工作簿,則在“視圖”選項卡上的“窗口”組中,單擊“取消隱藏”命令。

          13.工作表拆分與還原

          為在同一窗口中同時查看工作表的不同部分,可將工作表拆分成多個窗格,具體方法如下:

          鼠標選擇工作表中要拆分窗口位置的單元格,然后選擇“視圖”選項卡“窗口”組中的“拆分”命令,窗口中出現(xiàn)水平和垂直分割線將工作表分割為4個窗口。鼠標指向分割線,鼠標指針變?yōu)榉指钪羔?或 后,按下鼠標左鍵可左右或上下拖動分割線,可改變拆分窗口的大小。拖動垂直和水平滾動條可在4個窗口中顯示工作表的4個不同位置的內(nèi)容。

          如果要撤銷窗口拆分,則再次單擊“拆分”命令即可還原成一個窗口。

          14.隱藏、恢復(fù)和鎖定行(列)

          (1)隱藏、恢復(fù)行或列

          選定需要隱藏的行或列;在“開始”選項卡上的“單元格”組中,單擊“格式”,在其下拉菜單中選擇“隱藏和取消隱藏”命令,再在其級聯(lián)菜單中選擇“隱藏行”或“隱藏列”命令,即可隱藏選中的行或列。如果要顯示被隱藏的行,則再在其級聯(lián)菜單中選擇“取消隱藏行”或“取消隱藏列”命令,即可顯示被隱藏的行或列。

          (2)行或列的鎖定(凍結(jié))

          為了在滾動工作表時保持行或列標志數(shù)據(jù)可見,可以“凍結(jié)”頂部的一些行和(或)左邊的一些列,操作方法如下:

          如果要在窗口頂部生成水平凍結(jié)窗格,則選定待拆分處下邊一行;如果要在窗口左側(cè)生成垂直凍結(jié)窗格,則選定待拆分處右邊一列;如果要同時生成頂部和左側(cè)凍結(jié)的窗格,則單擊待拆分處右下方的單元格。然后,在“視圖”選項卡上的“窗口”組中,單擊“凍結(jié)窗格”命令,在其下拉菜單中單擊“凍結(jié)拆分窗格”。如果要凍結(jié)首行或首列,則在“視圖”選項卡上的“窗口”組中,單擊“凍結(jié)窗格”命令,在其下拉菜單中單擊“凍結(jié)首行”或“凍結(jié)首列”。

          如果要撤銷凍結(jié),則在“視圖”選項卡上的“窗口”組中,單擊“凍結(jié)窗格”命令,在其下拉菜單中單擊“取消凍結(jié)窗格”即可。

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