商務英語寫作的基本要求

商務英語寫作的基本要求

　　在商務的寫作過程中，大家都必須遵循6C原則，6C原則分別是準確(Correctness)、清楚(Clarity)、簡明(Conciseness)、具體(Concreteness)、完整(Completeness)、和禮貌(Courtesy)，下面小編就來為大家詳細介紹一下吧!

　　第一條原則：準確(correctness)

　　從廣義上講，商務英語寫作的準確性原則包括四層意義：閱讀人能理解、接受的英語水平;使用精確措詞，傳達準確信息;正確地使用語法和標點符號;拼寫正確。

　　1.恰當的語言風格

　　我們在撰寫正式的商務英語寫作時，應盡量使用正規的語言;而當起草非正式的商務便條、商務便函及商務書信時，可使用較通俗的口語。

　　2.準確的措詞和信息

　　商務寫作離不開商務術語，一般常用的商業術語用字簡潔。商務英語寫作應該特別注意措詞和信息的正確性。

　　3.正確的語法和標點符號

　　常見的標點符號錯誤主要出現在逗號、冒號、省字號等。

　　常見的語法錯誤一般出現在以下幾個方面：

　　(1)主謂之間的一致關系

　　(2)代詞與先行詞之間的一致關系

　　(3)懸垂句

　　(4)修飾語與被修飾語之間的一致關系

　　(5)狀語的位置

　　4.正確的拼寫

　　第二條原則：清楚(Clarity)

　　寫作中要合理安排要點，運用正確的句型句法，突出重點，層次分明。

　　1.邏輯布局(Logical Organization)

　　常用的邏輯布局方法包括：

　　(1)因果關系(Cause & Effect)

　　(2)時間順序(Chronological Development)

　　(3)序列順序(Sequential Development)

　　(4)比較(Comparison)

　　(5)一般到特殊(From General to Specific)

　　(6)特殊到一般(From Specific to General)

　　2.合理構架句群與段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)

　　在商務英語寫作中，應該合理安排句子和段落的結構與長度，把各種長句、短句、簡句、復雜句等最佳組合成長度恰當的段落。請看例句：

　　Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )

　　Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )

　　3.統一性與一致性(Unity and Coherence)

　　一篇商務寫作的每一個段落都要圍繞一個論點從不同方面進行論證，而在每一個段落中又都有一個主題句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子則圍繞著它進行論證，全文就這樣一步進一步，一環扣一環地統一在主題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前后呼應，首尾連貫。

　　4.強調(Emphasis)

　　在商務英語寫作中，有時需要強調某些單詞、詞組、句子，突出它們的作用，可以采用一些技巧手段，如下加橫線，大寫，或不同的字體、顏色等。

　　5.避免采用模糊的語句(ambiguous sentence)

　　注意將句中關系緊密的詞盡量靠近

　　第三條原則：簡潔(Conciseness)

　　簡潔是現代商務英語寫作的發展趨勢，是在保證內容完整無損的前提下用盡可能少的詞句來闡明主題。商務英語寫作要求既筒短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。

　　1.用簡潔的語言(Use simple language)

　　2.少用陳詞濫調(Omit trite expressions)

　　下表列出的是一些常見的陳詞濫調：

　　in the near future

　　it has come to my attention

　　at your earliest possible convenience

　　avail yourself of this opportunity

　　don t hesitate

　　3.避免冗長的表達方式和不必要的重復(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)

　　4.刪改無關緊要的成份(Remove unneeded facts)

　　如果句中的某些成份被刪除后不影響句子的原意，那么就應該毫不猶豫地把它們刪改掉。

　　5.多使用主動語態的句子結構以明確表達意思

　　請比較下面兩個句子:

　　Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.

　　Johnsons will pay their accounts next week.

　　第四條原則：具體(Concreteness)

　　商務英語寫作要求內容書寫得具體和明確，因此，盡量使用確定、具體的語言，直接了當地傳遞信息，說明問題，切忌籠統模糊。

　　1.盡可能地提供明確、具體的信息。

　　2.使用具體詞匯 避免使用抽象的詞匯，因為抽象的詞匯往往令人感覺模糊籠統。

　　第五條原則：完整(Completeness)

　　商務英語寫作的內容務必完整周密，任何要點的遺漏都可能導致重大損失。

　　第六條原則：禮貌(Courtesy)

　　商務英語寫作中的禮貌原則，并不是指采用一些客套的句式，而是指一種貫徹于全文的尊重、理解和體諒對方的態度

　　以下是幾條有助于禮貌的寫作方法：

　　1.使用禮貌友好的詞匯

　　2.體諒對方的寫作態度(You-Attitude)

　　3.措辭得體(Appropriate Wording)

　　4.避免使用有性別歧視之嫌的詞語

　　5.及時答復(Timely Response)

　　商務英語寫作的基本要求

　　1.清楚(clarity)

　　商務英語寫作要求，在動筆前必須有一個明確的目的(purPose),首先清楚自己想說什么，再用別人易于理解的文字表述出來。為了使內容清楚易懂,必須使用正確的句型結構，選擇恰當的詞匯，避免采用模糊不清的語句(ambiguoussentences)來表達思想。

　　2.簡潔(Conciseness)

　　簡潔即意味著用盡可能少的詞句來表達某種思想。商務英語寫作要求既要簡短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。要做到這一點，就必須避免字句冗長累贅(Wordinessandredundancy)。

　　3.完整(Completeness)

　　商務英語寫作的內容要力求完整。比如商務書信，它必須包括寫信人希望收信人作出積極反應的一切情況及問題，或是回答來信所提出的全部問題或要求。例如:接受對方的報盤時，比較好把條件全部陳述清楚或具體說明所接受的報盤的根據是什么(如報價單，信件等等)，因為這種信實際上已是成交合同，一旦發出，即對雙方都具有約束力，如果不“完整”，有可能引起不必要的糾紛。

　　4.正確(Correctness)

　　正確不僅僅是指英語語法，標點符號和拼寫，文字內容也要書寫正確。商務寫作中，數字的正確性要特別加以注意，有時“失之毫厘，謬以千里”，如￡65,000與￡650,000就相差585,000英鎊。商務寫作離不開商務術語，一般常用的商業術語用字簡潔，意義明確，但如使用不正確，就會引起混亂、誤解，甚至產生不必要的糾紛。因此，必須正確理解和運用商務術語。

　　商務英語寫作的基本要求

　　1、信頭

　　信頭是指印制或打印在信頭上的企業名稱、地址、電話號碼、傳真號碼、電子郵件、公司網站等。

　　2、日期

　　日期通常印在信紙的右下方，或發件人姓名和地址的下方。日期在英式書寫為日、月、年;在美式書寫為月、日、年。

　　為了避免誤解，日期和年份用數字表示，而月份則用英文表示，第一個字母大寫，也可使用縮寫。例如：May 1,1998(美式書寫);1，May ,,1998(英式書寫)。

　　3、收信人的姓名和地址

　　在書寫收信人姓名時，應特別尊重對方的習慣，不要在公司名稱前加或刪去前綴The，也不要改用傳統的寫法和縮寫，如Company和Co.不能互換，否則會被視為不禮貌的行為。

　　如果收件人是個人，應在收件人姓名前加稱謂，如Mr.(先生)、Mrs.(夫人)、小姐(Miss)、Hon(用于稱呼市長、部長、大使等)、Pres.(總經理、總裁、社長等)、Prof.(教授)等。收件人的地址寫法與信封的格式相同。

　　4、稱謂

　　在商務英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs;稱呼企業，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無具體收信人姓名用Dear Sir稱呼收信者。

　　5、正文

　　正文的地位和內容與中文信函相同。在英文商務信函中，信文從標題下面兩行開始寫，行與行之間有一行，段與段之間有兩行。

　　信件正文以占信紙的四分之三為宜，周圍留有一定的空白，每行的第一個字從左邊取全，右邊的第一個字不必取全，但要盡量考慮到整齊和美觀。

　　6、結尾

　　英文商務信函的結尾是寫信人的謙稱，相當于"敬上"的意思。

　　如果收信人是一家公司，則常用謙稱：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等等;如果收信人是個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等等。需要注意的是，結束語的方式后面必須有一個逗號。

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