怎么寫商務英語電子郵件

怎么寫商務英語電子郵件

　　“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。我們要怎么樣才能寫好一篇商務英語電子郵件?下面是小編分享的寫商務英語電子郵件的幾點建議，歡迎閱讀。

　　寫好電子郵件的幾點建議

　　1.可執行性.

　　一份備忘錄,報告,或者幻燈片與經典名著雙城記的最大區別就在于前者是具有可執行性的.一本小說是為了讓人欣賞,商業文檔則是希望閱讀者去執行一些事情:比如投資一家爆米花公司,填寫一份器官捐獻表格或者有序的疏散一座大樓里的居民.問問自己:我的郵件是不是為了讓讀者去做執行某些事情的?如果不是,為什么我還要發這封郵件?

　　2.直截了當表達你的意思.

　　M·奈特·沙馬蘭(驚悚片導演)是專門拿錢來嚇唬觀眾的.而我們拿錢確是為了不讓我們的.老板收到驚嚇. 不管你的目的是什么,在第一行直接寫出來. 神秘感和情節是很好的娛樂和寓教方式,但如果你并不他們為生,那最好還是在文檔中開門見山的表達你的意思.問問自己:是否讀者在沒有詳細閱覽內容之前,僅從你的標題或第一句話就能了解你的意圖?如果不能,那讀者可能就不了解為什么在你連清晰的意圖都沒有時還在堅持你信(文檔)中所寫的內容.

　　3.不要假設.

　　你覺得你文檔的讀者需要了解像"如果地鐵工人罷工項目就不能完成"或者"一切都取決于未來100年內不會發生5級颶風",再或者"雷曼兄弟的破產會不會讓整個行業分崩離析"這樣的問題么? 讓你的讀者自己去思考. 不要假設每個人都會記得你說的每句話.如果你擔心某段措辭,條款或者引用會引起別人的迷惑時,只需要有針對的解釋清楚就可以了.問問自己:有那些我寫的東西是讀者已經知道或者應該知道的?我是不是下意識的沒有表達清楚?如果答案是肯定的,那么他們會對我之后說的東西表示迷惑也就不奇怪了.

　　4.清晰的思路.

　　你收到過多少封正文寫著"你有什么想法?"而后面跟著長長的一串轉發內容的郵件? 這封郵件的作者一定是在說,"我實在沒時間跟你解釋我的原因或者我想讓你做什么." 當你寫郵件的時候,確保你已經對你的想法或者你想讓讀者花時間去做的事情進行了清晰的解釋.問問自己:我是不是已經在郵件中告訴讀者我的看法或者可供讀者回應的選擇.如果沒有,為什么我會假設他們能了解我的思想?

　　寫電子郵件盡量避免使用的5大字體

　　在發電子郵件，做演講，甚至在寫個貼在辦公室墻上的友情小提醒時，都需要選擇一種字體。如何選擇恰當的字體成了讓人頭疼的事情。

　　字體形狀千差萬別，大小不一，顏色各異。但這不意味著你可以隨心所欲，選擇使用任何字體：以下幾種字體就不建議使用。

　　Step 1: Arial

　　Arial已經陪伴我們太久了。如今，在使用這個字體時，人們常會順理成章地聯想到這個場景：一名中年男子拋棄了他的妻子，換了位更年輕，更性感的模特作伴。因此，Arial作為一種字體，與衣著邋遢的、心灰意冷的棄婦有異曲同工之妙。

　　Step 2: Times New Roman

　　在web2.0風靡的時代，Times New Roman這種字體已經不大適合用了。這種字體顯得有些粗陋，每個字母都有很銳利的扭曲，顯得怪怪的，很難看。選用一些漂亮的字體吧，比如Verdana or Calibri，讓Times回家吃飯吧!

　　Step 3: Papyrus

　　每個你用Payrus鍵入的字看起來都像古希臘語-盡管像是由一個“未來機器人”寫下來的。

　　如果你在使用這個字體，那一不做二不休，干脆字體顏色選成綠色，然后在你的e-mail下方簽名中寫“Save the trees! Please don't print this e-mail unless you really need to.。.”(愛護樹木，人人有責!除非確實需要，否則請勿打印此郵件。)，這樣一來，好像你的每封郵件都具有打印價值了一樣。

　　Step 4: Comic Sans

　　在不能使用的字體中，這是爺字輩的'人物。最初，人們設計Comic Sans字體，是為了讓其快速在連環畫冊中搶占一席之地，成為其專用字體。但很快，人們便發覺，這個字體被隨處濫用，已經引起人的視覺疲勞了。如今，除了在辦公室里，人們還用它寫寫沒人關注的通知外，在其他領域，這種字體已經銷聲匿跡了。

　　Step 5: Curlz

　　“看看我吧!”這個字體挺張揚：“從我身上就完全能看得出，我是一個怎樣的人!我有些輕狂，有些與眾不同。我必將脫穎而出!”

　　讀不太懂他們寫的是什么也無妨，因為能選擇這種荒唐字體的人，一般來說，也沒什么重要的事情要講。

　　真實故事：去年，VideoJug圣誕聚會的邀請函就選用的Curlz字體，字體顏色全部選擇的是紅色和綠色。這讓整個辦公室的人都大倒胃口。

　　一言以蔽之：選擇字體時一定要細心。因為一旦選錯了字體，你便會看起來像個大笨蛋。

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